Електронний кадровий документообіг: як працювати законно, зручно та безпечно

Електронний кадровий документообіг (ЕДО) — це повноцінна система, яка дозволяє створювати, узгоджувати, підписувати та зберігати кадрові документи без паперу. 

Українці знаються на диджиталізації, тож е-документообіг є абсолютно законною практикою, яку затверджують:

• Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»;
• Закон України «Про електронні довірчі послуги»;
• статті 29, 60-2 Кодексу законів про працю України;
• стаття 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».

Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання затверджений наказом Міністерства юстиції України у 2014 році.

Внутрішній і зовнішній ЕДО: це важливо розрізняти

Коли ми говоримо про електронний кадровий документообіг, важливо розуміти, що він може бути внутрішнім або зовнішнім — це технічно і юридично різні моделі взаємодії.

Внутрішній ЕДО

Це документи, які знаходяться лише всередині компанії. Наприклад:

• заяви на відпустку;
• накази про прийняття, переведення чи звільнення;
• табелі обліку робочого часу;
• лікарняні;
• службові записки;
• акти внутрішніх перевірок.

Такі документи не покидають меж внутрішньої системи — тобто не надсилаються іншим юридичним особам. Компанія сама обирає, яку платформу використовувати для їх обігу, зберігання, підписання. Тут не виникає питань сумісності з іншими системами.

Особливості внутрішнього ЕДО:

• можливість використовувати як КЕП, так і удосконалені/прості підписи (за домовленістю);
• зберігання — у внутрішній системі компанії;
• контроль над усіма етапами документообігу;
• не потрібна інтеграція з іншими платформами.

Зовнішній ЕДО

Це документи, якими компанія обмінюється з іншими юридичними особами (контрагентами). Наприклад:

• договори;
• акти виконаних робіт;
• рахунки-фактури;
• акти звірки.

У зовнішньому ЕДО ключова вимога — щоб документи були взаємно визнані, підписані КЕП і підтримувалися обома сторонами. Тут критично важливі такі речі, як шифрування, інтероперабельність систем (тобто здатність «поговорити» одна з одною) і відповідність єдиним стандартам.

Особливості зовнішнього ЕДО:

• обов’язкове використання КЕП обох сторін;
• потрібна сумісність між системами обміну;
• дані шифруються й проходять через захищені канали передачі;
• часто є логіка погодження й контролю статусу доставляння документів;
• документи можуть бути використані як доказ у суді.

У переважній більшості випадків кадровий документообіг — внутрішній. Але є винятки:

• запити з ПФУ чи інших державних органів;
• направлення документів до зовнішніх аудиторів або партнерів (наприклад, агентських договорів);
• оформлення зовнішніх консультантів.

У таких випадках ЕДО частково виходить за межі внутрішньої системи.

Електронний кадровий документообіг під час воєнного стану

До жовтня 2022 року деякі кадрові документи потрібно було дублювати: створювати їх і в електронному, і в паперовому вигляді. Через це багато компаній уникали повного переходу на цифровізацію.

Але після змін до Порядку № 1886/5 ситуація суттєво полегшилася:

1. Документи тривалого та постійного зберігання більше не вимагають паперових дублікатів. Достатньо роздруківки з електронної системи.
2. Документи тимчасового зберігання (до 10 років) тепер можна створювати лише в електронному вигляді. Сюди входять заяви на відпустку, табелі обліку робочого часу, графіки відпусток тощо.
3. Узгодження з архівною установою більше не обов’язкове. Це зняло ще одну бюрократичну перепону.

У статті 7 Закону України "Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану" вказано, що роботодавець і працівник можуть погодити будь-який спосіб обміну документами. Наприклад, заява працівника про погодження використовувати пошту або месенджер, з деталями (логін, номер, адреса), буде достатньою. Роботодавець має видати наказ про відповідний порядок комунікації й зберігати підтвердження листування.

Також у регіонах активних бойових дій порядок ведення діловодства може визначати сам роботодавець — за умови дотримання обліку виконаної роботи та витрат на оплату праці.

Навіщо переходити на електронний документообіг

Цифрове оформлення кадрових документів — це про заощадження часу, а це своєю чергою про заощадження грошей. З очевидних плюсів хочеться зазначити й зменшення навантаження на HR-відділ:)

Якщо процес побудовано правильно, усе працює чітко: заяви на відпустку погоджуються за хвилини, контракти не губляться, підписи відстежуються автоматично. І ще низка-низка переваг:

• швидкий доступ до документів із будь-якого пристрою;
• економія часу працівників та менеджменту;
• зменшення кількості помилок завдяки шаблонам;
• контроль за статусом підписання в реальному часі;
• легке масштабування процесів при рості компанії.

Впровадження електронної системи буде особливо відчутною в компаніях із розгалуженою структурою або високою плинністю кадрів, де обсяг документів значний.

Найкращі сервіси для електронного документообігу

На українському ринку багато якісних сервісів та пропозицій для впровадження е-документації. Обирайте варіант, який найбільше підходить саме для ваших потреб.

M.E.Doc — програма, добре знайома всім бухгалтерам, має зручний функціонал для обміну документами (договори, рахунки, акти тощо). Документи легко знаходять адресата, адже M.E.Doc обмінюється з усіма програмами, які підключені до роумінг-платформи ПТАХ, а контрагенти, які взагалі не мають програми для ЕДО, отримують посилання на документ і можуть його підписати без жодних реєстрацій та оплат. Вартість Електронного документообігу від M.E.Doc: 10 безплатних документів щомісяця, а також повний безліміт за 2150 грн/рік.

Dubidoc перетворює оформлення кадрових документів на просту й швидку справу. Прийом на роботу, заяви, накази, договори, NDA — усе можна зробити за 2 хвилини через динамічні шаблони. Підпис для контрагента — без реєстрації. Документи не губляться, не змінюються і завжди доступні онлайн. Жодних “ой, я відправив не той файл” або “можеш ще раз скинути, бо загубив? “ — усе під рукою.

Document.online – сервіс для автоматизації бізнес-процесів, що працює понад 13 років. Дає можливість керувати документами з будь-якого пристрою в зручний час. Компанія підбере кращі рішення для ваших завдань, налаштує сервіс під ваші потреби та забезпечить підтримку на кожному етапі. Document.online оптимізує документообіг та управління кадровими документами, мінімізуючи ризики помилок і підвищуючи ефективність вашої роботи.

Як впровадити е-документообіг

Коли ви обрали рішення для цифрової трансформації – проаналізуйте процеси. Складіть список кадрових документів, визначте, які з них часто використовуються, які зберігаються довго, а які потребують підпису.

Далі такий алгоритм:

1. Уточніть у представників сервісу, як саме буде працювати ЕДО у вашій компанії. Визначте, хто має право на підпис, які формати підписів приймаються, як здійснюється архівація.
2. Отримайте згоду працівників. Це обов’язкова умова — достатньо разової заяви працівника.
3. Навчіть команду. Створіть коротку інструкцію або проведіть сесію. Люди мають розуміти, що від них очікується і як працювати з новою системою.
4. Почніть із базового. Найпростіше впроваджувати документи, які створюються регулярно: накази на відпустку, внутрішні повідомлення, погодження довідок. Зберіть усе важливе в одну платформу або сервіс. Зазвичай для цього компанії використовують HRM-системи з базою знань – це своєрідна бібліотека для важливої інформації.

Для прикладу, показуємо вам базу знань в системі HURMA:

Чи потрібне окреме положення про електронний документообіг як внутрішній нормативний акт?

Так, для впровадження ЕДО на підприємстві необхідно розробити та затвердити внутрішнє положення про електронний документообіг. Цей документ має визначати:​

1. Перелік документів, що створюються та зберігаються в електронній формі.​
2. Порядок підписання електронних документів.​
3. Вимоги до використання електронних підписів.​
4. Порядок зберігання та архівування електронних документів.​
5. Заходи щодо безпеки та конфіденційності інформації.​

Розробка такого положення сприятиме чіткому регулюванню процесів ЕДО та мінімізації правових ризиків.​

Чим раніше компанія пройде цей шлях, тим простішим буде її розвиток далі. Бо автоматизовані, захищені та прозорі процеси — це базова вимога для стабільної роботи компанії сьогодні й завтра. І вона починається з першого електронного підпису:)