Документація для онбордингу: як систематизувати процес

Коли до команди приєднується нова людина, вона одразу стикається з десятками питань: з ким комунікувати, де знайти потрібні інструменти, які в компанії правила, як виглядає робочий процес. Добре структурована онбординг-документація допомагає швидше включитись у роботу без стресу:)

Що таке онбординг-документація і навіщо вона потрібна

Документація для онбордингу — це набір матеріалів, що допомагають новачкові адаптуватися до компанії. Вона не замінює особисту підтримку, але точно зменшує плутанину на старті.

Що може включати посібник для онбордингу:

• покрокові інструкції: як налаштувати робоче середовище, отримати доступи, почати перший проєкт;
• пояснення процесів: як відбуваються мітинги, коли звітувати, хто приймає рішення;
• правила комунікації: через які канали вирішують ті чи інші питання;
• культура: не в теорії, а в реальних прикладах, як заведено взаємодіяти.

Хороша документація — це зрозумілий і доступний довідник, до якого можна звернутись у будь-який момент.

Як зрозуміти, яку документацію варто створити

Можна почати з простих запитань:

• яку інформацію шукає більшість новачків у перші дні?
• що викликає багато питань або затримки?
• яку підтримку зараз надає команда вручну, але можна було б автоматизувати?

Ці відповіді варто зібрати від тих, хто проходив онбординг нещодавно, та від їхніх менеджерів. Наприклад, якщо кожен новачок запитує: "А де знайти календар зустрічей?" — це сигнал, що така інформація має бути в переліку обов’язкової.

Що включити в онбординг-документацію: 5 базових пунктів

1. Перший день

• контакти HR, тімліда, менторів;
• графік першого тижня;
• як під'єднатися до чатів, пошти, таск-менеджера;
• інструкція з налаштування техніки або VPN.

Приклад: список "10 речей, які треба зробити в перший день", серед яких — поставити аватар у Slack і написати "Привіт!" у загальний чат.

2. Про компанію

• історія, структура, основні напрями роботи;
• формат взаємодії між командами;
• короткий словник внутрішніх термінів.

Це допомагає зрозуміти, як компанія живе всередині, її атмосферу і загальні настрої.

3. Роль і очікування

• посадова інструкція простими словами;
• цілі на випробувальний період;
• частота й формат зворотного зв’язку.

Добре, коли новачок одразу бачить, як виглядає “успішний старт” у його ролі.

4. Процеси

• як відбувається постановка задач;
• коли і як проходять мітинги;
• що робити у разі факапу.

Цей розділ особливо важливий, якщо компанія працює в гібридному або повністю віддаленому форматі.

5. Корисні ресурси

• доступ до Google Drive або інших файлів;
• внутрішні курси, корисні канали;
• база знань: де знайти політики, шаблони, інструкції.

Останній пункт, до речі – це суперкорисний інструмент для компаній будь-яких масштабів. База знань є одним з найзручніших способів зберігати та структурувати всю важливу інформацію для різноманітних цілей – навчання співробітників, онбординг нових людей в команді, інструкції, політики, правила і ще багато-багато всього корисного. Тобто це така собі онлайн-бібліотека для внутрішніх процесів компанії.

Наприклад, в HRM-системі HURMA база знань виглядає ось так:

Простий та приємний інтерфейс від HURMA+структурована документація вашої компанії = продуктивний та легкий онбординг!

А ось і 3 практичні поради, щоб попередній приклад спрацював:

• структуруйте документ за логікою “від першого дня — до першої задачі”;
• використовуйте короткі блоки, марковані списки, виноски;
• регулярно оновлюйте: позначайте дату останнього апдейту та відповідального.

Краще мати 5 актуальних сторінок, ніж 50 застарілих.

Зразок документа для онбродингу

Цей шаблон легко кастомізується: додавайте або забирайте розділи, залежно від ролі чи формату роботи в компанії.

Хто має створювати документацію

Це не тільки завдання HR чи People Partner. Оптимально, коли над документацією працює невелика група:

• хтось із HR — відповідає за загальні правила та процес;
• хтось з команди — допомагає описати специфіку роботи;
• новачки — дають фідбек після проходження онбордингу.

Залучення новачків — особливо корисна практика: вони як ніхто помічають, що було незрозуміло, що варто додати або переписати.

Як використовувати документацію в онбордингу

Спробуйте:

• включити документацію у welcome-лист перед першим днем;
• розбити на етапи й поєднати з реальними зустрічами (наприклад: день 1 — читання про компанію + дзвінок з ментором);
• використовувати як чекліст: співробітник відмічає, що вже прочитав, а менеджер бачить прогрес.

А якщо хочете систематизувати онбординг і зробити його по-справжньому зручним — спробуйте безплатне демо HURMA. Перевірте, як просто адаптувати новачків вже сьогодні!