Чек-лист ефективної One-to-One зустрічі: як досягти 100% результативності

One-to-One — це особиста бесіда між фахівцем і HR People Partner або між керівником і фахівцем. Це унікальна можливість для обох сторін обговорити, наскільки працівник задоволений роботою в компанії, що його турбує, що для нього важливо і як компанія може поліпшити його умови праці.

Основна мета One-to-One зустрічей — створити простір для відкритого діалогу, де фахівець компанії може поділитися своїми думками, почуттями та пропозиціями. Важливо, щоб ці зустрічі були надихаючими та мотивуючими, а не зводилися до оцінки чи критики.

One-to-One зустріч включає обговорення:

• стану та задоволеності фахівця;
• його мотивації та захоплень поза роботою;
• загальної задоволеності робочими умовами;
• комунікації в команді та в компанії;
• можливостей для навчання і розвитку;
• важливих ризиків і пропозицій від фахівця.

Наприкінці кожної зустрічі формуються конкретні дії (action items), які необхідно виконати для поліпшення стану людини та зміцнення її довіри до компанії.

Як One-to-One зустрічі зміцнюють відносини з фахівцями?

Кожен HR People Partner і керівник має свій підхід до проведення One-to-One зустрічей, включаючи питання та теми, які потрібно обговорити. Такі зустрічі допомагають виявити важливі аспекти, що впливають на задоволеність і мотивацію фахівця. Один із ключових елементів цих зустрічей — розробка та виконання action items, що демонструє важливість думки працівника і його участі в процесі.

Приклад ефективності One-to-One зустрічі

Під час One-to-One зустрічі із HR People Partner, один із членів команди висловив своє невдоволення та попросив переглянути його компенсацію, обґрунтовуючи це тривалістю роботи над проєктом. Однак клієнт, який приймав рішення, відмовив, посилаючись на те, що даний працівник не показує видатних результатів, а його поточна компенсація вища за ринкову.

Таке рішення сильно засмутило і демотивувало фахівця, що почало негативно впливати на всю команду. У цьому випадку HR People Partner провів аналіз ситуації та запропонував кілька раціональних рішень. Після обговорень з керівником і клієнтом були запропоновані такі варіанти:

• розробка плану розвитку (Development Plan) з контролем з боку керівника;
• одноразовий бонус за довгострокову співпрацю з компанією;
• відрядження до клієнта;
• система менторства для фахівця з подальшим розвитком управлінських навичок.

Ці пропозиції були частково схвалені клієнтом: він погодився на розробку плану розвитку та надання одноразового бонусу.

Цей кейс показує, наскільки важливі One-to-One зустрічі для всіх сторін і як можна зміцнити відносини з фахівцем компанії.

Важливо: комунікувати з усіма сторонами, проводити ретельний аналіз ситуації та шукати кілька раціональних рішень, розвивати критичне мислення і вміння знаходити компроміси.

Чек лист ефективної One-to-One зустрічі

1. Встановлення контакту

Для успішної зустрічі формату One-to-One важливо розпочати з налагодження доброзичливої та комфортної атмосфери. Це дозволяє створити основу для відкритого та конструктивного діалогу. Перший крок включає обговорення загальних тем, які допомагають розслабити співрозмовника та налаштувати його на позитивний лад.

Можливі теми для розмови:

1. Недавні події. Обговорення новин або останніх подій може стати чудовим стартом для розмови, адже це дозволяє оцінити спільні інтереси та актуальні теми.
2. Як справи загалом? Загальні питання про стан справ допомагають співрозмовнику поділитися своїми думками та почуттями, що створює простір для емпатії.
3. Що нового? Інтерес до будь-яких змін або новин у житті співрозмовника підкреслює важливість кожної особистості та її досвіду.
4. Як пройшли вихідні? Розмова про вихідні дає можливість зрозуміти, як людина проводить свій вільний час, що може допомогти знайти спільні теми для обговорення.

Інші теми для обговорення: фільми, хобі, сім'я, домашні улюбленці тощо.

На завершення, важливо звернути увагу на те, що у співрозмовника можуть бути конкретні теми, які він хотів би обговорити під час зустрічі. Це дозволяє зосередитися на важливих для нього питаннях і зробити розмову максимально продуктивною та змістовною.

2. Організаційні питання та формування очікувань

На початку зустрічі One-to-One важливо прояснити основні аспекти, щоб забезпечити ефективне та зрозуміле спілкування. Чітке формулювання мети та структури зустрічі допомагає створити спільне розуміння процесу та очікувань.

Ключові моменти:

1. Мета зустрічі. Основна мета One-to-One – обговорення робочих процесів, особистого комфорту на роботі, досягнень та проблем. Це створює платформу для конструктивного діалогу та підтримки.
2. Що не є метою зустрічі. Важливо підкреслити, що ця зустріч не є формальною оцінкою роботи чи дисциплінарною бесідою. Це простір для відкритої та неформальної розмови.
3. Формат та структура зустрічі. Зустріч побудована у форматі діалогу, де обидві сторони можуть вільно обговорювати важливі питання. Існує план питань для обговорення, але також важливо враховувати теми, які є актуальними для співрозмовника.
4. Таймінг. Зустріч триває приблизно 40 хвилин, що дозволяє зосередитися на ключових аспектах без надмірного затягування часу.
5. Коли можна ставити питання. Співрозмовник може ставити питання або висловлювати свої думки в будь-який момент, що сприяє відкритості та взаєморозумінню.
6. Нотатки. Робота з помітками під час бесіди допомагає не забути важливі моменти та забезпечує точність у подальшій роботі над обговореними питаннями.

Приклад:

"Ім'я, нагадую, що таке One-to-One зустріч: це завжди розмова про тебе, про твій комфорт на роботі, про твої успіхи та проблеми. Формат нашої зустрічі – діалог. У мене є план питань, які я хотів(-ла) би обговорити. Якщо у тебе є питання або теми для обговорення, будь ласка, озвуч їх. Таймінг зустрічі – близько 40 хвилин. Я буду робити помітки, щоб не забути важливі моменти. Є якісь очікування або питання?"

Цей підхід дозволяє створити прозору та зрозумілу структуру зустрічі, що сприяє ефективному спілкуванню та досягненню поставлених цілей.

3. Мотивація та задоволеність

Задоволеність співробітників своєю роботою та робочими процесами є ключовим чинником їхньої ефективності та довготривалої лояльності до компанії. Важливо не лише з'ясувати, що їм подобається та мотивує, але й виявити проблеми, які їх турбують, і запропонувати шляхи їх вирішення. Це допоможе створити здорове та продуктивне робоче середовище.

Орієнтовні питання:

• як ти оцінюєш робочу атмосферу?
• чи відповідає робота або проєкт твоїм очікуванням?
• що тобі подобається і що мотивує в роботі?
• які складнощі ти бачиш у своїй роботі, що можна покращити?

4. Комунікація

Оцінка якості комунікації в команді та з менеджером є важливою складовою ефективного робочого процесу. Виявлення комунікаційних переваг та труднощів допомагає зрозуміти, як покращити взаємодію всередині команди та з керівництвом. Це, своєю чергою, сприяє підвищенню продуктивності та задоволеності співробітників.

Орієнтовні питання:

• з ким ти найбільше спілкуєшся в команді?
• як ти оцінюєш комунікацію в команді та проєкті?
• які є побажання щодо покращення вашої взаємодії?
• як ти оцінюєш загальний рівень комунікації в компанії?
• як ти оцінюєш комунікацію із HR, офіс-менеджером, системними адміністраторами тощо?
• чи є якісь пропозиції щодо покращення комунікації з адміністративними відділами?

5. Навчання та розвиток

Розуміння бажань та потреб співробітника у навчанні та розвитку є важливим для створення сприятливих умов для його професійного зростання. Обговорення професійних інтересів та перспектив розвитку дозволяє скласти індивідуальний план розвитку, який сприятиме підвищенню мотивації та ефективності роботи.

Орієнтовні питання:

• чого ти навчився(-лась) за цей період, що ще хочеш освоїти?
• як ти бачиш свій розвиток у компанії?
• в яких навчаннях хотів(-ла) б брати участь?
• яку навичку чи яку область хотів би ще освоїти та в якому контексті ця навичка чи область можуть бути корисними для тебе?

6. Ризики

Розмова про ризики в роботі є важливою для розуміння потенційних проблем та забезпечення їхнього вчасного усунення. 

Орієнтовні питання:

• які ризики ти бачиш у своїй роботі?
• чи є колеги, на твою думку, які можуть бути у зоні ризику?

7. Ідеї та пропозиції

Стимулювання ідей та пропозицій співробітників є ключовим аспектом у покращенні процесів та зміцненні командної роботи. Відкритість компанії до діалогу сприяє інноваціям та підвищує загальний рівень ефективності

Орієнтовні питання:

• чи є в тебе ідеї щодо покращення процесів?
• що б ти хотів(-ла) додати або реалізувати у компанії?

8. Зворотний зв'язок та дії

Зворотний зв'язок та наступні кроки після зустрічі грають важливу роль у підтримці продуктивного співробітництва та розвитку співробітників. Наведений нижче приклад демонструє якісне завершення бесіди та акцентує на подальших діях.

Приклад:

"Дякую за нашу розмову, було дуже важливо почути твої думки. Якщо у тебе з'являться ще якісь питання або ідеї, будь ласка, звертайся. Я зафіксував(-ла) ключові моменти нашої дискусії, зокрема: обговорення поточних викликів у проєкті, твоїх пропозицій щодо оптимізації процесів та ініціативи щодо розвитку особистих навичок.

Щодо твоїх питань і пропозицій, я планую обговорити їх з керівництвом компанії та іншими відділами, які можуть бути зацікавлені. Буду також слідкувати за тим, щоб ти отримував(-ла) актуальну інформацію та підтримку.

Поділись, будь ласка, що саме було найбільш корисним для тебе під час нашої зустрічі? Які конкретні кроки плануєш зробити після нашого обговорення? У чому від мене буде потрібна допомога з твоїми планами? Чия допомога могла б знадобитися ще? Як я можу тобі допомогти?"

Висновок

Наприкінці зустрічі важливо подякувати за розмову та час. Уточнити подальші кроки. Запропонувати звертатися з питаннями у будь-який час.

Приклад:

"Дякую за цю цікаву і продуктивну розмову та відведений час. Я дуже ціную твої відкритість та внесок у нашу дискусію. Якщо у тебе з'являться будь-які питання чи ідеї незалежно від часу, не соромся звертатися. Важливо, щоб ти відчував(-ла) підтримку у всіх аспектах своєї роботи. Буду тримати тебе в курсі щодо усіх важливих питань. Ще раз дякую і приємного дня!"

Важливість One-to-One зустрічей

One-to-One зустрічі несуть значні вигоди як для бізнесу, так і для фахівців, зміцнюючи відносини між людиною і компанією.

Для бізнесу:

• поліпшення продуктивності та створення умов, за яких фахівці працюють більш ефективно;
• зниження плинності кадрів;
• підвищення залученості в роботу та цілі компанії;
• своєчасне виявлення та усунення проблем, що сприяє підтриманню здорового робочого клімату.

Для співробітників:

• задоволеність роботою, можливість відкрито висловлювати свої думки та отримувати підтримку від керівництва;
• обговорення можливостей навчання і розвитку, що допомагає досягати своїх кар'єрних цілей;
• підвищення мотивації фахівців;
• сприяння розвитку довірчих і конструктивних відносин між фахівцями та керівництвом задля поліпшення командного духу.

Таким чином, One-to-One зустрічі є потужним інструментом для покращення робочої атмосфери та підвищення загальної ефективності команди. Вони допомагають виявити і розв'язати проблеми фахівців, зміцнити їхню довіру до компанії та створити умови для їх професійного та особистого зростання. 

У результаті виграють усі: бізнес отримує більш продуктивних і лояльних фахівців, а працівники — задоволення від своєї роботи та розвитку.

Авторські статті та коментарі до них показують виключно експертизу та точку зору їх авторів. Редакція HURMA System може не поділяти думку авторів.