Автоматизація в умовах викликів: Благодійний фонд Сергія Притули та HURMA System

Благодійний фонд Сергія Притули – організація, що стала символом допомоги та підтримки в умовах війни для мільйонів українців. Діяльність фонду охоплює різноманітні напрями, починаючи з гуманітарної допомоги й закінчуючи підтримкою Збройних Сил України. Понад 200 волонтерів та робітників щодня наближують нас до перемоги, тож HURMA з радістю допомагає полегшити їхню працю.

Олена Турчак приєдналася до фонду на початку року і зайняла позицію HR Generalist, ставши єдиною людиною, відповідальною за всі HR-процеси.

Впровадження HURMA у фонд розпочалося у 2022 році, коли організація стрімко зростала. На першому етапі система використовувалася для базового обліку співробітників. Олена, яка вже мала досвід роботи з HURMA в попередній компанії, розширила функціонал системи у 2024 році, щоб інтегрувати більше процесів.

Модулі, які стали незамінними

Облік присутності та відсутності

Турчак Олена, HRG Благодійного фонду Сергія Притули

Найчастіше ми використовуємо базові функції – це облік присутності та відсутності, щоб ми розуміли де та в якому офісі у нас знаходяться люди. Вони знаходяться вдома, у відрядженнях чи на конференціях. Ми також сформували під себе формати відсутностей.

Система відстеження відсутностей — це функція HURMA, завдяки якій можна створювати та коригувати графіки роботи, фіксувати відпустки та лікарняні, отримувати сповіщення про найважливіші події та переглядати всю потрібну інформацію про відсутність працівників у кілька кліків.

Події

Турчак Олена, HRG Благодійного фонду Сергія Притули

Ми використовуємо події, тому що це дуже зручно. Не всі читають, на жаль, наші спільні чати в інших сервісах. І дуже зручно що HURMA нагадує в день про те, що сьогодні у вас запланована така-то подія. Це сприяє більшій залученості.

Дні народження, свята, річниці, зустрічі — не забувайте про важливе разом з HURMA.

База знань

Турчак Олена, HRG Благодійного фонду Сергія Притули

Активно використовуємо базу знань. Ми супер нею задоволені, тому що це дуже зручно – все знаходиться в одному сервісі. Мені дуже подобається в базі знань те, що вона знаходиться всередині HURMA І якщо людина йде з фонду, закінчує з ним працювати, то одразу автоматично забирається і доступ до інформації.

Єдина база знань — ідеальний спосіб зберегти всю важливу інформацію та матеріали без трати часу та помилок. З цим модулем усі важливі документи та цінні дані залишаться всередині компанії, навіть якщо працівник пішов.

Результати використання HURMA

Система допомогла не лише структурувати дані, але й підвищити залученість співробітників.

Турчак Олена, HRG Благодійного фонду Сергія Притули

Раніше ми не знали точної кількості людей у фонді – відповідь була десь “90”. Зараз ми чітко розуміємо кількість людей, які у нас працюють. Впровадження суттєво вплинуло на взаємовідносини з нашими співробітниками. Ми не пропускаємо дні народження людей, це дуже приємно і важливо.

Завдяки HURMA стало легше підтримувати комунікацію між співробітниками, які працюють у різних містах. У фонді декілька штабів і він постійно збільшується, приходять нові люди. Для таких випадків у HURMA є пошук по посаді, за номером, поштою, прізвищем та імʼям. Це значно спрощує адаптацію нових співробітників. "Ти можеш знайти абсолютно будь-кого, хто тобі потрібен" — відзначає Олена.

Чому саме HURMA?

На думку Олени, HURMA – це зручність і економія часу, які допомагають впоратися навіть із великим обсягом роботи.

Це дійсно так! Згідно з аналітикою, єдина система заощаджує до 90 робочих годин на місяць та 18% бюджету компанії.

Турчак Олена, HRG Благодійного фонду Сергія Притули

Я б обрала HURMA навіть якби у мене був вибір серед інших сервісів. Мені дуже подобається що система постійно розвивається, постійно додається щось нове і це завжди дуже актуально і в потрібний момент. Ти використовуєш одну вкладку, але в тебе є абсолютно все.

Команда фонду планує активно використовувати нові можливості HURMA. Серед найближчих цілей – автоматизація онбордингу та офбордингу, а також впровадження модулів для побудови стратегії на 2025 рік.

"Було б класно, якби більше HR дізналися про HURMA. Для мене інколи є здивуванням що люди використовують окремі сервіси для бази знань, коли всередині HURMA є зручний спеціальний модуль. Треба, щоб більше людей про це знали та цим користувались, тому що це справді дуже-дуже зручно і комфортно" – підкреслює Олена.

Разом ми сильніші

Кожна гривня допомагає фонду забезпечувати підтримку там, де це найбільше потрібно. Долучайтеся до великої справи – зробіть свій внесок у перемогу.

Ваша допомога – це ще один крок до спільної мети!