База співробітників: як упорядкувати інформацію і перестати все тримати в голові

Усі знають, що дані працівників треба зберігати. Але як це зробити зручно та автоматизовано?

Хто у відпустці? У кого лікарняний? Який у бухгалтера ІПН? Чи є наказ про переведення менеджера? 

У невеликих командах ці питання вирішуються через Excel, особисту памʼять або листування в месенджері. Але щойно в компанії з’являється більше ніж 10–15 людей, зберігати й оновлювати дані в табличках — це провал.

Сьогодні розкажемо, як побудувати зрозумілу базу співробітників: що вона має містити, як уникнути помилок і які інструменти справді полегшують роботу HR-фахівців та керівників.

Що таке база співробітників і чому варто її вести

За даними звіту Asana, працівники витрачають у середньому 257 годин на рік на неефективні процеси та ще 258 годин — на дублювання роботи. У сумі це — 12 повних робочих тижнів. Частина цієї неефективності — саме ручна робота з документами та відсутність систематизації.

База даних персоналу — це централізоване сховище всієї інформації про співробітниць і співробітників компанії: від контактів і документів до історії змін у посаді, оплаті праці та навчанні.

Її головна мета — зібрати всі кадрові дані в одному місці, щоб:

• швидко знаходити потрібну інформацію (наприклад, дату виходу на роботу чи залишок відпустки);
• підготувати звіти без ручного збору даних і нескінченних таблиць;
• бачити всю історію взаємодії людини з компанією — хто коли проходив адаптацію, підвищення, оцінку;
• планувати навантаження, найм і розвиток команди на основі реальних даних;
• забезпечити юридичну коректність: у разі перевірок або спорів ви маєте повну документацію.

Вести базу можна по-різному: у звичних таблицях, у CRM, у хмарному сховищі. Але чим більше в компанії людей і змін — тим важливіше мати автоматизовану систему.

З чого складається база даних співробітників?

Немає єдиного стандарту — компанії налаштовують базу під свої потреби. Але є обов’язкові блоки, які варто включити з самого початку:

Основні дані

• ПІБ
• Дата народження
• ІПН / серія й номер паспорта
• Контактна інформація
• Адреса проживання

Робоча інформація

• Посада
• Підрозділ / команда
• Керівник
• Дата початку роботи
• Статус працевлаштування (основне/сумісництво, віддалено/офіс)
• Стаж, випробувальний термін

Документи

• Трудовий договір
• Накази (про прийняття, переведення, звільнення)
• Медогляди, сертифікати, довідки
• Заяви про відпустки, лікарняні, внутрішні переміщення

Зарплата і компенсації

• Ставка / оклад
• Бонуси / KPI
• Відпустки / лікарняні (залишки)
• Історія змін у винагороді

Розвиток

• Пройдені курси, навчання
• Оцінки ефективності
• Поставлені цілі

Добре, коли всі ці блоки зібрані в єдиній картці співробітника — без дублювань, втрат і різних «версій правди».

Як організувати базу співробітників

Визначте, що саме вам потрібно зберігати

Не перенасичуйте базу полями, які ніхто не буде заповнювати. Випишіть ключові дані, з якими працює HR, бухгалтерія, керівники.

Виберіть зручний інструмент

На старті, коли у вас до 10 працівників і HR-процеси ще не складні, облік можна вести в Excel або Google Таблицях. Якщо зміни відбуваються рідко, дані оновлюються вручну, а відповідальна за все одна людина — це працює.

Але щойно команда зростає до 15 і більше співробітників, зʼявляються переведення, найм, адаптація, регулярна оцінка ефективності — таблиці перестають справлятися. Особливо коли даними користуються не лише HR-фахівчиня, а й керівники, бухгалтерка, керівництво. У такому випадку варто переходити на HRM-систему — вона дозволяє централізувати й автоматизувати всі кадрові процеси: від зберігання інформації до формування звітності.

Встановіть ролі та доступи

Не всі мають бачити повний пласт інформації, адже це плутає. Наприклад, в HRM-системах доступи налаштовуються по ролях: бухгалтер бачить зарплати, керівник — лише свою команду, HR — загальну інформацію.

Ведіть історію змін

Зміни зарплати, переведення, відгуки — усе має фіксуватися. Це важливо для звітності та аналітики.

7 переваг централізованої бази даних співробітників

1. Чітке уявлення організаційної структури

Розподіл співробітників за відділами, посадами та ролями в єдиній базі спрощує управління, покращує внутрішню комунікацію та допомагає ухвалювати стратегічні рішення на рівні керівництва. Центральна модель HR дозволяє уникати безладу, адже всі ключові процеси з HR узгоджені й централізовані.

Якщо вас цікавить тема організаційної структури, рекомендуємо також ознайомитись з матеріалом "Як візуалізація оргструктури допомагає оптимізувати команду".

2. Профілі співробітників із гнучкими полями й автоматизацією оновлення

Налаштовувані картки з можливістю додати персоналізовані поля й автоматичне оновлення даних відповідають оперативним потребам. Це дозволяє адекватно відображати інформацію, що змінюється — від графіків до сертифікацій.

3. Оптимізоване управління талантами

Централізована база забезпечує повне уявлення про навички та досвід команди, що допомагає виявляти внутрішні таланти, планувати кар’єрний розвиток і працювати з кадровим резервом. Автоматичні сповіщення (електронною поштою або SMS) покращують комунікацію та узгодженість дій.

4. Автоматизація HR‑процесів і самообслуговування співробітників

Заявки на прийом, запити на відпустку, подача результативності стають частиною самообслуговування через портал. Це знижує ручне навантаження на HR, дозволяючи зосередитись на стратегічних завданнях.

5. Мінімізація юридичних ризиків і відповідність нормативам

Централізоване зберігання даних з автоматичною версією документів, контроль доступу та шифрування дозволяють зменшити ризик порушення трудового законодавства й захистити конфіденційні дані відповідно до GDPR та подібних норм.

6. Розширена аналітика даних і звітність

Регулярно оновлювана база дає можливість у реальному часі відстежувати ключові HR‑метрики — плинність, продуктивність, динаміку заробітної плати. Дані формують аналітичний фундамент для стратегічних бізнес-рішень.

7. Контрольований доступ і захист даних

Системи HRM/HRIS підтримують гранулярний контроль доступу за ролями: кожен бачить тільки ту інформацію, яка йому потрібна. Це підвищує безпеку та відповідальність у роботі з даними співробітників

HRM-система як інструмент зберігання та обліку персоналу

HRM-система (Human Resource Management System) — це програмне забезпечення, яке дозволяє автоматизувати рутинні HR-процеси: облік персоналу, управління документами, нарахування відпусток, оновлення статусів, звітність.

У контексті бази персоналу, HRM-система виконує ключові функції:

• зберігає всю інформацію про співробітників у цифровому вигляді;
• дозволяє швидко шукати й фільтрувати дані;
• автоматично оновлює залишки днів відпустки, фіксує зміни в статусі працівника;
• захищає доступ до конфіденційної інформації;
• інтегрується з рекрутингом, адаптацією, оцінкою, навчанням.

На відміну від Excel чи Google Sheets, у HRM-системі зміни відстежуються, історія зберігається, а звітність формується автоматично.

Як база співробітників реалізована в HRM HURMA

В українській HRM-системі HURMA облік персоналу реалізований за принципом «все в одному місці». Кожна працівниця або працівник має персональну картку, яка включає:

• особисті й контактні дані;
• статус працевлаштування, дату прийняття, графік роботи;
• інформацію про зарплату, бонуси, відпустки;
• історію кадрових змін, переведень, оцінок ефективності;
• цілі розвитку й пройдені навчальні курси.

Усі ці дані обʼєднані в єдину систему з автоматичним оновленням, сповіщеннями та правами доступу.

Крім карток, HURMA візуалізує структуру компанії — хто кому підпорядковується, як побудовані команди та хто за що відповідає. Це зручно як для HR й керівників, так і для новачків, щоб швидко зорієнтуватися:

Фіналізуємо

Чим більше людей у компанії — тим важливіше мати єдине джерело інформації. Як-от каже про HURMA Світлана Онищенко, CPO у TechVill:

"Добре, коли є єдине місце правди в компанії, де всі офери, розуміння, скільки людина заробляє, скільки людина в нас, коли вона була в відпустці тощо"

Якщо облік ведеться в таблицях, а документи зберігаються в папках і месенджерах — будь-яка зміна стає ризиком: для законодавчої відповідності, прозорості управління та навіть репутації HR-відділу.

Спробуйте безплатне демо HURMA — створіть картку співробітника за 2 хвилини, автоматизуйте кадровий облік і збережіть час команди вже з перших тижнів!