Як автоматизувати адаптацію співробітника: заощаджуємо час та нервові клітини

Понад 50% працівників у всьому світі залишають нове місце роботи у перші 18 місяців. Ця статистика красномовно говорить про те, наскільки важливим є перший етап у новій компанії. 

Причина звільнення часто полягає не лише у невідповідності роботи чи компанії очікуванням, а й у відсутності якісної адаптації, яка допомогла б працівнику швидше інтегруватися у робочий процес і комфортно почуватися в колективі.

Чому адаптація така важлива? – Наприклад, ви тільки-но влаштувалися на нову роботу. Для вас все нове: люди, завдання, навіть кавоварка, яка працює інакше, незнайомі сервіси тощо. В такий момент адаптація (онбординг) — це той перехідний етап, коли працівник знайомиться з компанією, її правилами, культурою, колегами та починає виконувати свої задачі. 

Добре організована адаптація:

• допомагає новачку швидше включитися в роботу без стресу;
• зменшує кількість помилок;
• покращує враження від компанії;
• збільшує шанси, що співробітник залишиться в команді надовго.

Щобільше, цей процес можна зробити зручнішим для всіх. Тут і з’являється ідея автоматизації.

Як автоматизувати адаптацію персоналу?

Автоматизація — це не лише про технології, але й про системний підхід. Ось кілька кроків, які допоможуть зробити адаптацію легшою:

Складіть план адаптації

Створіть список завдань і цілей, які новий співробітник має виконати в перші тижні або місяці. Це можуть бути:

• ознайомлення з базовими документами;
• проходження навчальних матеріалів;
• зустрічі з ключовими членами команди;
• виконання першого проєкту.

Цей план можна зберігати в табличках або навіть у звичайному файлі, але набагато краще, якщо він буде інтерактивним — із нагадуваннями та можливістю відстежувати прогрес.

Використовуйте онлайн-платформи

Замість того, щоб вручну надсилати кожному новачку купу документів, можна завантажити їх у платформу, яка сама нагадає співробітнику прочитати їх. 

HURMA в цьому експертка.

Система допоможе автоматично планувати зустрічі, надсилати опитування для отримання зворотного зв’язку або навіть вітати з першими досягненнями. Все це економить час HR-менеджера.

Використовуйте базу знань

Ніхто не любить розпитувати про кожну дрібницю. Замість того, щоб всоте пояснювати, як подати заявку на відпустку, створіть внутрішній портал із відповідями на популярні запитання. Це можуть бути статті, відео або навіть мінікурси, які зручно зберігати в одній вкладці. 

HURMA створила продуману та зручну базу знань для найважливіших даних.

Заплануйте регулярні зустрічі

Попри автоматизацію, людський контакт залишається важливим. Регулярні зустрічі з керівником або HR-менеджером допоможуть новачку відчути підтримку. До речі, їх теж можна автоматизувати: HURMA нагадає обом сторонам про зустріч.

Проводьте опитування

Коли адаптація завершена, дізнайтеся, як це було для працівника. Що йому сподобалося, а що — ні. Це допоможе вам удосконалити процес у майбутньому.

Адаптація як інструмент мотивації

Часто в компаніях адаптацію розглядають лише як формальний етап: підписали документи, дали ноутбук — і все. Але адаптація може стати справжнім мотиваційним інструментом, якщо її організувати правильно.

Покажіть перспективи

Люди хочуть знати, що їхня праця має значення. З перших днів розкажіть про кар’єрні можливості в компанії, навчальні програми, участь у проєктах, які можуть допомогти їм розвиватися.

Дайте відчути причетність

Організуйте спільну командну активність для новачка. Це може бути обід із колегами, онлайн-квіз або навіть участь у невеликому проєкті. Чим швидше людина відчує себе частиною команди, тим краще.

Якісна адаптація = якісна співпраця

Звісно, автоматизація не замінює людяність, але значно полегшує рутину, залишаючи більше часу для важливих речей — підтримки, мотивації та розвитку співробітників.

Не бійтеся змін — автоматизація адаптації допоможе вам зробити бізнес більш ефективним і дружнім до людей. А ваші новачки точно це оцінять.