Що таке ATS та навіщо вона вам: розповідаємо все про системи для рекрутингу

Щодня рекрутерам доводиться переглядати десятки резюме, якщо не сотні, аналізувати кожного кандидата, проводити по декілька інтерв’ю підряд та виконувати безліч інших завдань. Титановий обсяг роботи може призвести до величезних втрат часу, енергії та зусиль, і саме з такою проблемою стикається чи не кожен фахівець з рекрутингу. Однак існує дещо, що може повністю змінити рекрутингову гру – ATS. Такий інструмент здатний повністю змінити рекрутинговий процес та полегшити його. Дізнайтеся у нашій статті більше про що таке ATS, навіщо вона вам та що вміє робити ця система.

Що взагалі таке ATS?

ATS - це абревіатура до "Applicant Tracking System". Це програмний інструмент, який корисний для рекрутерів та сорсерів, який допомагає автоматизувати такі завдання, як відбір резюме, листування з кандидатами, підготовка вакансій та публікація оголошень про найм. ATS – чудовий спосіб впоратися з великим обсягом заявок від кандидатів, а також здатна допомогти визначити найбільш кваліфікованих кандидатів на конкретну посаду і загалом їхню сумісність з цінностями та цілями компанії. Популярність ATS продовжує зростати, адже все більше компаній та організацій усвідомлюють важливість автоматизації, особливо коли мова про масовий найм та HR-процеси. 

Переваги та недоліки ATS 

ATS – це якісне та довгострокове рішення, яке швидко стане вашим головним асистентом в пошуку найкращих фахівців. Однак перш ніж купляти таку систему, треба оцінити всі її плюси та мінуси. Про них ми зараз і поговоримо.

Аргументи за

Системи рекрутингу мають безліч переваг, які дозволять вам звільнити більше часу для важливих завдань та позбавитися від зайвого стресу. Основними перевагами є: 

• Економія часу.

Рекрутери можуть заощадити значну частку робочого часу, автоматизуючи такі завдання, як перевірка резюме, оцінка кандидатів та постинг вакансій. Їм не доводиться вручну це все робити, адже система якщо не повністю автоматизує ці завдання, то бодай частково.

• Підвищення ефективності.

Оскільки ATS здатна керувати великою кількістю заявок, рекрутерам більше не доводиться робити це все самостійно. Таким чином, фахівці з найму встигають опрацювати більше завдань за короткий проміжок часу, що робить їх ефективнішими щонайменше утричі.

• Покращений досвід кандидатів з вашою компанією. 

З попередніх двох переваг випливає ще одна – кандидати отримують набагато кращі враження від роботи з вашою компанією, навіть якщо вони не отримали офер. Завдяки системі, ви швидше відповідатимете кандидатам, надаватимете якісніший зворотний зв’язок та знатимете, як правильно побудувати комунікацію між вами та кандидатом.

• Повна аналітика даних.

Система рекрутингу надає аналітику даних щодо ефективності всього рекрутингового процесу, включаючи інформацію про кваліфікацію кандидатів, відсоток відгуків на вакансію, частота прийняття оферів тощо. За допомогою таких даних, рекрутер зможе покращити свій рекрутинговий процес та поліпшити бренд роботодавця.

Це були лише найосновніші переваги – адже система може бути корисною для кожного бізнесу по-різному. Однак те, що ви зекономите багато часу та ресурсів за допомогою системи, – гарантовано. 

Аргументи проти

Недоліки є у всьому, проте наскільки вони значні – вирішувати тільки вам. Найбільше скарг такий вид систем отримував у зв’язку з такими проблемними місцями:

• Відсутність людського дотику. 

Іноді може здаватися, що робота з ATS перетворює весь рекрутинговий процес на щось далеке від особистісного та людського, створюючи відчуття, ніби кандидат працює з машиною, а не людиною. Однак це легко виправити – адже користь системи полягає саме в тому, як рекрутер адаптує її під потреби компанії та свій робочий флоу.

• Надмірна залежність від ключових слів.

Аби система могла розпізнати та виокремити певні навички та досвід кандидатів, їй потрібно проводити пошук за ключовими словами. Таким чином, програма виділяє певні слова з резюме та потім надає результати рекрутерові. У такому випадку завжди існує імовірність, що справді гідні кандидати не сприйматимуться системою, адже їхні резюме можуть не містити потрібних слів.

• Технічні проблеми. 

Таке трапляється чи не з усіма програмами, тож тут і навіть пояснювати немає чого. Чи є це великим мінусом? Навряд чи. Аби технічні проблеми вас не турбували, важливо вибрати систему, яка не лише включає якісні рішення, але і підтримку від команди розробників.

• Вартість.

Деякі системи, особливо створені європейськими та американськими компаніями, є доволі дорогими. Витрати можуть становити від тисячі та більше доларів, особливо якщо ви бажаєте отримати доступ до всіх можливостей системи та преміальну підписку. Проте для українських рекрутерів є хороші новини – на нашому ринку є українські системи для рекрутингу, як-от HURMA, які нічим не поступаються закордонним, проте коштують набагато дешевше.

Хоча у таких систем і справді є певні мінуси, вони вас не мають зупиняти. Адже при правильному підході до вибору системи ви знайдете саме ту, яка не лише розв’яже проблему низької ефективності рекрутингу, але і допоможе автоматизувати багато інших завдань рекрутера. Важливо уважно розглянути всі функції такого інструменту, й обрати саме той продукт, який підходить вашим потребам. А які саме бувають функції у таких систем ми розкажемо вам далі.

Що вміє система рекрутингу? 

Функціонал систем рекрутингу дозволяє вам не лише заощадити багато часу, але і покращити якість вашого процесу найму. Незадовго після впровадження ATS, ви відчуєте, наскільки незамінним помічником вона може бути. Ось що вміє система:

1. Пошук за ключовими словами – ATS здатна автоматично сканувати резюме та сторінки кандидатів та відзначати ключові слова, які підходять під опис ідеального працівника вашої компанії. І таке сканування відбувається лише за декілька секунд!
2. Парсинг резюме – ATS може швидко аналізувати резюме фахівців та моментально отримувати всі важливі деталі про кандидата, такі як досвід роботи, освіта, софт і хард скіли тощо. 
3. Інструменти для комунікації – у більшість систем вбудована можливість листування з кандидатом, тож не потрібно навіть виходити з програми, аби продовжити листування з фахівцем. 
4. Ранжування та фільтрування – деякі з систем можуть автоматично фільтрувати кандидатів на основі визначених вами критеріїв. Таким чином, ви зможете швидше приймати рішення стосовно того, якого кандидата прийняти на роботу, а також будете впевнені в тому, що ви підібрали найкращого спеціаліста.
5. Аналітика даних та звітність – за допомогою системи ви зможете збирати та аналізувати дані про ваш процес рекрутингу та відбору кандидатів, аби підвищити ефективність та зробити ваш підхід до пошуку фахівців більш оптимізованим. А аби створити звіт за отриманими даними, достатньо витратити лише кілька секунд, і все буде готово.

Як бачите, система справді здатна на допомогу з багатьма завданнями. Головне – це вибрати саме той інструмент, що підходить вам найбільше. Про те, як це зробити, ми поговоримо з вами далі.

Як правильно обрати ATS для вашої компанії? 

На сучасному ринку представлено безліч систем для рекрутингу на будь-який смак та бюджет, тож вибір у вас точно є. Однак як переконатися, що він правильний? Слідуйте цим порадам, аби впевнитися в тому, що ви обрали правильну ATS:

• Проведіть оцінку власних потреб

Зрозумійте, які функції системи ви взагалі хотіли б використовувати. Це можуть бути певні (або всі) етапи рекрутингу, листування з кандидатами, аналітика ефективності рекрутингу, масовий найм тощо. Таким чином, ви не лише знатимете про свої потреби, але й дізнаєтеся більше про функції, які вам найбільш потрібні у системі.

• Зверніть увагу на інтеграції

Без потрібних інтеграцій придбана вами ATS виявиться грошима на вітер. Переконайтеся, що система пропонує усі інтеграції з потрібними вам інструментами, соціальними мережами та job-порталами, якими ви весь час користуєтеся. 

• Протестуйте пробну версію до придбання

Безліч компаній пропонують безкоштовні “trials”, тобто пробні версії. Проведіть тест-драйв кожної системи, що припала вам до душі, аби обрати найкращу програму для вас. Найкраща ATS система – це саме та, яка підходить саме вашій компанії найбільше.

• Поспілкуйтеся з іншими фахівцями

Спільнота HR-ів та рекрутерів чи не найсильніша спільнота у корпоративному всесвіті. Тут можна знайти багато порад та лайфгаків, які заощадять вам час, сили та гроші. Спитайте інших спеціалістів про приклади ATS систем, які використовують вони – так ви дізнаєтеся, які системи дійсно цінуються іншими. 

• І останнє – завжди дбайте про безпеку себе та інших

Обрана система має бути звіром у світі безпеки, адже ви довірятимете їй не лише свої дані, але і дані безлічі кандидатів, які, своєю чергою, довірились вам. ATS має бути захищена від хакерських атак і всіх можливих зламів та зливів і мати закритий доступ до даних інших.

Чи просто обрати відповідну систему для рекрутингу? Ну звісно ні! Але чи це можливо зробити так, аби жодного разу не пошкодувати? Однозначно. Скористайтеся описаними порадами, і ви точно потрапите в точку з вашим остаточним вибором.

Наскільки HURMA підходить вам? 

HURMA – це система не лише для автоматизації робочих процесів HR-менеджера, але ще й зручний інструмент для рекрутера. Ось які функції пропонує ATS від HURMA: 

• Інтеграція з job-порталами – ви можете одразу опублікувати вакансію на ресурс для пошуку кандидатів.

• Миттєве сканування кандидатів – за допомогою штучного інтелекту ви маєте змогу швидко отримати дані про кандидата з його профілю в будь-яких соціальних мережах, а потім всю отриману інформацію додати до системи за пару секунд.

• Єдина база кандидатів та вакансій – уся інформація про кандидатів та активні вакансії доступна за декілька кліків.

• Автоматизована аналітика – система для рекрутера допоможе вам зібрати всі важливі дані про ваш процес рекрутингу та зрозуміти, як ви могли б покращити його ефективність.

• E-mail маркетинг прямо з системи – надсилання імейлів та спілкування з кандидатом можливі прямо з програми, а шаблони для листів заощадять ваш час та допоможуть стати більш продуктивними.

• Усі етапи з кандидатом одразу перед вами – Kanban-дошка відкриває вам доступ до всіх етапів роботи з кандидатами, які ви можете зручно та швидко редагувати.

З HURMA ви зможете заощадити багато часу та ресурсу, які можна присвятити більш важливим завданням та справам. Довіртеся програмі, аби підвищити свою продуктивність та зменшити кількість стресу через купу завдань!

Помножте ефективність найму на 10 з системою рекрутингу

Висновок очевидний: ATS дійсно є важливим інструментом для всіх рекрутерів сучасності. Звісно, ця програма не є магією або чаклунством, тож всі складнощі та перепони не зникнуть як за помахом чарівної палички. Однак система для рекрутингу однозначно змінить чи не всі ваші робочі процеси, тож дайте їй шанс, аби переконатися у цьому на власні очі.