Процес рекрутингу: 7 ключових етапів підбору персоналу

У кожній компанії рано чи пізно виникає потреба найняти нових співробітників. Інколи це регулярний процес, якщо бізнес великий або у фірмі велика плинність кадрів. Навіть у згуртованих командах змін не уникнути — хтось переїжджає, хтось змінює сферу, а хтось іде в декрет чи на пенсію.

Саме тому продуманий процес рекрутингу дозволяє не лише знайти потрібну людину, а й зберегти баланс усередині колективу при будь-яких обставинах.

Що таке процес рекрутингу?

Процес рекрутингу — це системна послідовність дій, спрямованих на пошук, відбір та найм потрібного кандидата на конкретну посаду. Це і розміщення вакансії, і перегляд резюме, і стратегічний цикл, що починається з аналізу потреб бізнесу й завершується адаптацією новачка в команді.

Етапи процесу рекрутингу охоплюють як оцінку hard і soft skills кандидатів, так і перевірку відповідності корпоративній культурі компанії. Тож наразі рекрутинг – це формування довготривалих взаємин між брендом роботодавця та потенційними кандидатами.

Чому процес рекрутингу важливий для компаній?

Згідно з LinkedIn, 75% шукачів враховують бренд роботодавця при перегляді пропозицій. Звіт Glassdoor також показує, що 69% активних шукачів роботи подають заявки до компанії з сильним брендом роботодавця.

Ці цифри підтверджують очевидне: ефективний процес рекрутингу — це не лише пошук «потрібної людини», а повноцінна частина стратегії компанії, яка:

• формує сильний HR-бренд, що допомагає залучати топових кандидатів ще до публікації вакансії;
• підвищує мотивацію команди — нові співробітники, які вдало інтегруються, зміцнюють культуру та результативність;
• економить кошти, запобігаючи помилковому найму (вартість якого може сягати 30% річної зарплати співробітника);
• допомагає сфокусуватись на стратегічному розвитку, а не витрачати ресурси на постійну заміну кадрів.

Ідеально вибудуваний процес рекрутингу — це конкурентна перевага, яка працює на компанію щодня.

7 ключових етапів підбору персоналу

1. Виявлення потреби в наймі

Перш ніж запускати вакансію, важливо зрозуміти: чому саме зараз потрібен новий співробітник? Це може бути:

• розширення команди;
• заміна звільненого фахівця;
• запуск нового напрямку.

Якщо роль не є критичною або компанія не готова до розширення, краще відкласти найм. Успішні компанії починають з цілей бізнесу, а не заповнення "вільного місця".

2. Визначення профілю кандидата

Рекрутинг неможливий без розуміння — кого ми шукаємо. Створіть чіткий профіль:

• функціональні обов’язки;
• рівень досвіду;
• очікування від комунікації;
• мовні навички, технічні знання, емоційний інтелект;
• мотивація: кар'єра, стабільність, свобода тощо.

Уточніть, що компанія може запропонувати натомість — чітко, чесно, без «золотих гір».

3. Пошук кандидатів

Є два базових підходи:

• активний — розміщення вакансій, отримання відгуків;
• пасивний — сорсинг профілів і запрошення на співбесіду.

Найкращий результат — комбінація обох. Та не обмежуйтеся лише job-порталами: розгляньте 10 найкращих каналів пошуку кандидатів і оберіть свою стратегію залежно від галузі та потреб бізнесу.

4. Обробка заявок

Якщо вакансія чітка й зрозуміла — відгуки не забаряться. Але щоб не втратити найкращих кандидатів, процес має бути:

• швидким;
• прозорим;
• з людяним спілкуванням.

Також контактна особа повинна бути вказана одразу.

5. Попередній скринінг

На цьому етапі відсіюються ті, хто не відповідає базовим вимогам. Ключ — чіткі критерії.

Використовуйте:

• тестові завдання;
• перевірку soft skills;
• оцінку мотивації;
• скринінг профілів і супровідних листів.

Не варто покладатися на «відчуття». Навіть зіркові резюме не завжди гарантують успішну адаптацію – зверніть увагу на цей гід для ефективного відбору талантів.

6. Основний відбір

Це — інтерв’ю, кейси, технічні перевірки. Ідеально — інтерв’ю за компетенціями, яке показує, як людина діяла в минулому, а не те що вона «могла б» зробити.

Кожен кандидат має отримати відповідь — це питання поваги.

Згідно з Candidate Experience Report, 52% кандидатів відмовилися від пропозиції роботи через негативний досвід під час процесу найму, що включає відсутність зворотного зв'язку.

7. Прийняття рішення

На фінальному етапі збирається зворотний зв'язок від усіх учасників відбору. Для прозорості рекомендується вести короткі звіти з:

• оцінкою кожного критерію;
• ризиками;
• очікуваннями на випробувальний термін.

Це дозволяє ухвалити рішення без поспіху чи емоцій, а базуючись виключно на даних.

Які метрики відстежувати на етапах підбору персоналу?

Метрики допомагають зробити процес рекрутингу керованим і об'єктивним, адже зібрані дані дозволяють аналізувати ефективність минулих кампаній, а також прогнозувати результат наступних. Для цього українські компанії використовують ATS-системи (Applicant Tracking Systems) — цифрові платформи, що автоматизують рекрутинг, включаючи процес збору, обліку й аналізу даних про кандидатів.

Що потрібно вимірювати:

• Time to hire — скільки часу тривав процес найму;
• Cost per hire — скільки коштувало закрити вакансію;
• Source of hire — з яких каналів прийшли найкращі кандидати;
• Offer acceptance rate — скільки людей погодилися на офер;
• Quality of hire — наскільки ефективним виявився найнятий працівник через 3–6 місяців;
• Candidate satisfaction — рівень задоволеності рекрутинговим досвідом.

Це важливо завжди, незалежно чи ви користуєтесь системою, чи ні. Питання лиш у тому, наскільки точними та вчасними будуть дані при ручній обробці інформації.

Як автоматизувати процес рекрутингу у компанії з ATS HURMA?

Наочно покажемо, що можна автоматизувати на прикладі ATS HURMA:

Розміщення вакансій на job-порталах (Work.ua, robota.ua, grc.ua, Djinni, DOU). Ви створюєте вакансію, а система публікує її там, де вам треба. Відгуки приходять одразу в HURMA – а ви можете бачити, які канали працюють найкраще.

Формування бази кандидатів. Для цього можна не заводити новий файлик чи табличку, усе в єдиній системі.

Етапи найму. Забудьте про нескінченне перемикання між вкладками. У HURMA ви змінюєте етап кандидата за кілька секунд — просто перетягнувши його на Kanban-дошці:

Автоматичне надсилання листів: коли кандидат переходить на новий етап, система сама надсилає потрібне повідомлення — без додаткових дій з боку рекрутера.

Воронка рекрутинга. Ви чітко бачите, де «застрягають» процеси, і можете швидко реагувати. HURMA сама формує всі необхідні звіти у вигляді зручних графіків та діаграм:

HURMA — провідна українська ATS-система, яка допоможе вам автоматизувати весь цикл рекрутингу та зробити його прозорим, зручним і результативним.

Що маємо в результаті?

Якісний та продуманий процес рекрутингу — це частина бізнес-механіки. А коли він автоматизований, прозорий та зручний — команда зростатиме органічно (і без зайвих витрат).

Переконайтеся в цьому самостійно – спробуйте демо HURMA безплатно, щоб знайти відповіді на усі-усі запитання!