Як не витрачати 60% часу на рутину: 5 реальних кейсів автоматизації з HURMA AI

Згадайте свій останній понеділок. Ви відкрили вакансію і за вихідні прийшло 87 резюме. До обіду ви переглянули 23 кандидати, з яких лише 2 виявилися релевантними. Звучить знайомо? Ми всі це проходили — і саме тому ми створили HURMA AI.​

Але одразу чесно: магічної кнопки немає. Ми не обіцяємо, що ви натиснете одну кнопку — і всі вакансії закриються самі. Бо AI не знає вашу корпоративну культуру, не розуміє специфіки вашого бізнесу і точно не замінить вашу експертність.​

HURMA AI — це кастомне рішення, яке створюється для вас, навчається саме на ваших даних, адаптується під ваші процеси та стає розумнішим з кожним вашим кроком. Це не готовий продукт під всіх — це персональний AI, який знає вашу компанію так само добре, як ви.​

Чому рішення з коробки не працюють

Ви напевно бачили десятки AI-інструментів, які обіцяють "революцію в рекрутингу за 5 хвилин". Але проблема в тому, що вони створені для середньостатистичної компанії, якої насправді не існує.​ Бо ідеальний кандидат на позицію менеджера з продажу в IT-стартапі кардинально відрізняється від ідеального кандидата в корпоративному банку. 

AI з коробки цього не розуміє — він просто шукає ключові слова і виконує загальні команди та фільтри.​

HURMA AI працює інакше.

Система аналізує ваш історичний досвід успішних найманих працівників, вчиться на ваших рішеннях і поступово вловлює нюанси, які роблять кандидата ідеальним саме для вашої команди.​

Кейс 1: Коли резюме не тонуть у безодні

Ваша щоденна реальність

Ви відкриваєте систему вранці та бачите 47 нових резюме. Швидко скануєте: хтось не вказав досвід, хтось працював лише рік, хтось узагалі з іншої галузі. Поки ви дійшли до 15-го кандидата, ви вже забули деталі з 3-го. 

Механічна робота виснажує, а менеджер чекає шорт-лист до кінця дня.​

Що робить HURMA AI (і чому це не магія)

Система автоматично аналізує кожне резюме і ранжує кандидатів за релевантністю — але не за простими ключовими словами, а за реальною відповідністю вашим унікальним критеріям.​

Перші тижні AI буде навчатися: ви будете коригувати його оцінки, показувати, які кандидати справді підійшли, а які ні.

Через місяць AI вже пам'ятає, які кандидати успішно пройшли відбір на схожі позиції, і навчається розпізнавати патерни успішних співробітників саме у вашій компанії. Він розуміє, що "сильні комунікативні навички" для вас означає конкретний досвід, а не просто слова в резюме.​

Ви відкриваєте систему та одразу бачите найкращі 10 кандидатів з чіткою оцінкою та аргументацією, чому саме вони підходять під вашу специфіку. Решту можна переглянути за потреби, але найякісніші ліди вже на поверхні.​

Що це дає вам особисто:

• ви витрачаєте на перший скринінг не 4 години, а 40 хвилин;
• час, який звільнився, можна інвестувати в дзвінки з топталантами або на стратегічне планування рекрутингу;
• ви не пропустите сильного кандидата через втому або неуважність;
• загальний рутинний аналіз скорочується на 70%​.

Чим це краще за звичайні фільтри

Більшість ATS-систем дає вам фільтри типу "5+ років досвіду в продажах". Але ви знаєте, що реальність складніша: є кандидати з 3 роками, але з ідеальним стеком, і є кандидати з 7 роками, але з нерелевантним досвідом.​

HURMA AI — не універсальне рішення. Він розуміє контекст і специфіку позиції, бо навчався саме на ваших даних.​

Кейс 2: Коли кандидати зникають між відгуком і співбесідою

Ваша щоденна реальність

П'ятниця, 16:30. Ви побачили ідеальне резюме, написали кандидату: "Поговорімо у понеділок?". Він відповів: "Окей". 

У понеділок вранці ви надсилаєте деталі, і от, тиша. Через день пишете повторно — він перепрошує, що був завантажений, і каже, що вже прийняв іншу пропозицію.

Ви не програли на офері. Ви програли на швидкості першого контакту.

Тим часом у вас паралельно 15 інших кандидатів на різних стадіях: хтось чекає на запрошення, хтось не підтвердив участь у співбесіді, комусь ви обіцяли відповісти завтра. Частина комунікації в Telegram, частина в email, частина в LinkedIn. Ви намагаєтесь тримати все в голові, але щось обов'язково випадає з уваги.

Що робить HURMA AI (і що потрібно від вас)

Попереднє опитування там, де зручно кандидату: система автоматично надсилає кандидату кілька питань у його улюблений месенджер — Telegram, Viber або WhatsApp. Не тоді, коли зручно вам, а тоді, коли зручно йому. Він може відповісти о 22:00 з ліжка, і це нормально.

Але тут саме ви налаштовуєте сценарій спілкування під свою культуру: які питання AI задає, у якому тоні, коли передає діалог вам тощо. Усе це під ваш персональний сценарій, який відображає вашу корпоративну культуру.

Поки кандидат у своєму темпі відповідає на питання, AI збирає всі відповіді, структурує їх і автоматично додає в його профіль. Коли ви відкриваєте систему наступного ранку, у вас вже є готова картина: мотивація, очікування, доступність для співбесіди.

Розумні нагадування, які не дають кандидату зникнути: система сама нагадує про співбесіду за день і за годину, уточнює підтвердження участі, надсилає деталі про формат зустрічі. Кандидат не випадає з воронки, бо комунікація стабільна — навіть якщо ви в цей момент на іншій зустрічі або закриваєте терміновий запит.

AI працює як ваш розумний помічник: закриває типові питання (графік роботи, формат співпраці, етапи відбору), але передає естафету вам, коли розмова потребує експертності.

Що це дає вам особисто:

• ви не втрачаєте топкандидатів через затримку у відповіді на 2-3 дні;
• комунікація централізована: всі діалоги в одному середовищі, незалежно від месенджера;
• ви не забуваєте нагадати про співбесіду — система робить це автоматично;
• кандидати отримують миттєвий зворотний звʼязок, що покращує їхнє враження про компанію;
• час йде лише на змістовні розмови, а не на відповіді на типові питання;
• рівень якості досвіду кандидата зростає, навіть якщо ви працюєте в невеликій команді.

Це не тільки для масового найму

Так, ці сценарії особливо цінні, коли ви закриваєте 50 позицій операторів або продавців. Але навіть якщо у вас 5 вакансій на senior-ролі, автоматизована комунікація дисциплінує процес: команда може бути невеликою, але досвід кандидата залишається на рівні великої корпорації.

Як каже один з наших клієнтів: 

"Раніше ми використовували Excel для ведення бази кандидатів, але це було неефективно. Ми стикалися з дублюванням даних, незручним пошуком та тривалим оновленням інформації. HURMA допомогла нам централізувати всі процеси, що значно спростило нашу роботу."

Кейс 3: Коли базові перевірки з'їдають половину вашого дня

Ваша щоденна реальність

Ви закриваєте позицію customer success manager у міжнародну команду. Базова вимога — англійська B2+. У резюме всі пишуть "Upper-Intermediate", але реальність завжди різна.

Ви призначаєте співбесіду, витрачаєте 30 хвилин підготовки, узгоджуєте час з наймаючим менеджером. Починаєте розмову англійською і за перші 2 хвилини стає очевидно, що кандидат ледь зв'язує слова. Співбесіда перетворюється на незручну ситуацію для всіх, а ви втратили годину часу (свого і менеджера) на те, що можна було перевірити заздалегідь.

Множите на 8-10 таких кандидатів на тиждень — виходить, що ви витрачаєте ціле робоче завтра на співбесіди, які не мали б відбутися взагалі.

Що робить HURMA AI

Голосова перевірка мови до співбесіди: система автоматично просить кандидата записати коротке голосове повідомлення потрібною мовою (англійською, німецькою тощо). Це займає у кандидата 1-2 хвилини — він може зробити це в зручний час, без стресу реального дзвінка.

AI аналізує запис і оцінює рівень володіння мовою. Коли ви відкриваєте профіль кандидата, бачите зрозумілий результат:

• проходить базовий поріг — можна вести далі на співбесіду;
• сумнівно — потрібно уточнення або коротка розмова для перевірки;
• не підходить — не витрачаємо час команди на зайві етапи.

Система не приймає рішення за вас, але дає об'єктивну оцінку, на яку можна спертися. Ви більше не покладаєтесь на самооцінку кандидата з резюме — у вас є реальна перевірка.

Що це дає вам особисто:

• ви не витрачаєте свій час (і час менеджера) на співбесіди з кандидатами, які не проходять базові вимоги;
• співбесіди стають продуктивними — ви оцінюєте мотивацію, досвід, сумісність з командою, а не базові hard skills;
• процес стає справедливим: всі кандидати проходять однакову перевірку, без суб'єктивності;
• ви уникаєте незручних ситуацій, коли доводиться завершувати співбесіду через невідповідність базовим вимогам.

Це працює не тільки для мови

Голосова перевірка мови — найочевидніший приклад, але логіка та сама для будь-яких базових вимог, які можна автоматизувати. Головне — керованість процесу: коли базові критерії перевіряються однаково для всіх кандидатів, ваш процес стає стабільним і передбачуваним.

А жива співбесіда використовується за призначенням — для того, що дійсно вимагає людської оцінки: розуміння мотивації, культурної сумісності, потенціалу росту. Не для того, щоб дізнатися, чи людина взагалі може говорити англійською.

Кейс 4: Коли HR перетворюється на довідкову службу

Ваша щоденна реальність

Понеділок, 9:15. Ви тільки-но сіли планувати співбесіди на тиждень. Корпоративний месенджер вибухає повідомленнями: новий співробітник питає, як оформити відпустку. Хтось із маркетингу не може знайти правила компенсації навчання. Колега з продажів питає, де подивитися графік роботи офісу. Колега з фінансів перепитує процедуру, яку ви вже пояснювали три тижні тому.

До обіду ви відповіли на 12 однотипних питань і не встигли зробити жодного дзвінка кандидату. Ви не проти допомагати людям — але чому все це не можна знайти самостійно? Чому ви витрачаєте 40% робочого часу на роль довідкової служби?

Ви знову згадуєте, що хотіли запустити нормальний онбординг, попрацювати над утриманням ключових людей, зайнятися ініціативами з залучення. Але коли, якщо день забитий відповідями на питання про те, як працює стоянка?

Що робить HURMA AI

Onboarding Bot, внутрішній HR-помічник, — це чат-бот, який працює всередині екосистеми HURMA і відповідає на типові внутрішні запитання співробітників: правила відпусток, процеси узгоджень, де знайти інструкції, як оформити компенсацію, коли виплачується бонус.

Співробітник пише питання в зручний для нього час і миттєво отримує відповідь. Не через 3 години, коли ви будете вільні. Не завтра, бо сьогодні ви на виїзді, а прямо зараз.

Бот знає внутрішні політики вашої компанії, бо його налаштували під ваші документи та процеси. Він не дає загальних відповідей з інтернету — він дає конкретні інструкції, які діють саме у вашій організації.

Що це дає вам особисто:

• ви перестаєте бути довідковою службою і повертаєте час на стратегічні завдання;
• співробітники отримують відповіді миттєво, навіть коли ви поза офісом чи на зустрічі;
• ви можете зосередитись на тому, що справді впливає на бізнес: адаптація, залученість, розвиток і утримання талантів;
• ваш робочий день контролюєте ви, а не черга з питань у месенджерах.

Це не просто заощадження часу — це повернення ролі HR

Коли рутинні запитання закриває система, HR-команда нарешті може робити те, заради чого вона існує: будувати культуру, працювати з людьми, впливати на бізнес-результати.

Керівники HR-департаментів підтверджують:

"Автоматизація графіків, запитів та міжвідділової взаємодії скорочує час роботи втричі. Результат — економія сотень годин щомісяця та практично нульовий відсоток помилок."

Втричі. Це не про 10-15% підвищення ефективності. Це про те, що замість трьох годин на рутину ви витрачаєте одну і повертаєте дві години на справжню HR-роботу.

Кейс 5: Коли безпека даних — це ваша репутація

Ваша щоденна реальність

Ви працюєте з конфіденційною інформацією щодня: персональні дані кандидатів, зарплатні очікування, деталі про внутрішню структуру компанії. Використання зовнішніх AI-платформ, які базуються десь у хмарі, завжди викликає питання: а що, якщо ці дані потраплять не туди?​

Що робить HURMA AI

Система працює за архітектурою Single Tenant — це означає, що всі ваші дані, включно з тим, чого навчився AI, залишаються виключно у вашому захищеному просторі. Дані не передаються зовнішнім сервісам, не змішуються з даними інших компаній, не використовуються для тренування загальних моделей.​

AI навчається виключно на вашому досвіді — він знає вашу корпоративну культуру, ваші критерії успішності, ваші специфічні вимоги. І вся ця інформація залишається інтелектуальною власністю.​

Це і є суть кастомізації: ваш AI не схожий на AI іншої компанії, бо він тренувався на різних даних і різних рішеннях.​

Що це дає вам особисто:

• ви спите спокійно, знаючи, що дані кандидатів під надійним захистом;
• не потрібно щоразу перевіряти угоди про конфіденційність перед використанням нових функцій;
• ви відповідаєте на запитання служби безпеки одним реченням: "Все в нашому контурі";
• ваша репутація як HR-професіонала захищена від ризиків витоку даних​.

Чому це кастом

HURMA AI не працює з коробки на повну потужність. Перші тижні — це період адаптації, коли ви навчаєте систему розуміти вашу специфіку. Ви показуєте приклади успішних і неуспішних кандидатів, коригуєте оцінки, налаштовуєте пріоритети.​

Але саме завдяки цьому через кілька тижнів ви отримуєте інструмент, який знає вашу компанію краще, ніж будь-який зовнішній рекрутер. Це не універсальне рішення для всіх — це ваше персональне рішення, створене під ваші задачі.​

Інші обіцяють магію — ми обіцяємо результат

Більшість AI-інструментів на ринку пропонують миттєве розв'язання всіх проблем. Та реальність складніша: кожен бізнес унікальний, кожна вакансія має свої нюанси, кожна корпоративна культура вимагає особливого підходу.​

HURMA AI не обіцяє магії. Ми обіцяємо систему, яка ставатиме розумнішою з кожним вашим рішенням і через кілька місяців працюватиме так точно, що ви будете дивуватись, як раніше обходились без неї.​

Чому це має для вас значення

Як рекрутер або HR, ви жонглюєте десятками завдань одночасно: закриваєте вакансії, спілкуєтесь із наймаючими менеджерами, підтримуєте воронку кандидатів, працюєте над брендом роботодавця. Кожна година, витрачена на механічний скринінг резюме, — це година, яку ви не витратили на справді важливі речі.​

HURMA AI робить вас суперрекрутером та супер-HR. Він вивільняє ваш час для того, що роблять найкращі фахівці: будують відносини, розуміють потреби бізнесу, знаходять таланти там, де інші не шукають.​

Три речі, які зміняться у вашій роботі

1. Менше рутини, більше стратегії: ви перестанете витрачати половину дня на скринінг і зможете зосередитись на плануванні сорсінг-кампаній або покращенні досвіду кандидата.​
2. Якість замість кількості: ви працюватимете з меншою кількістю кандидатів, але з вищою релевантністю. Це означає менше "пустих" співбесід і більше офферів.​
3. Ваша експертність зростає: AI навчається на ваших рішеннях і посилює вашу інтуїцію. З часом система знатиме всі деталі та патерни — але працюватиме за вашими правилами.​

Що робити далі?

Якщо ви готові інвестувати час у налаштування інструменту, який через кілька місяців заощаджуватиме вам години щодня, спробуйте HURMA AI. Ми не обіцяємо миттєвих чудес — ми обіцяємо систему, яка росте разом з вами.​

Замовте персональне демо — покажемо, які кейси ми успішно впровадили  та підберемо процес кастомізації під вашу специфіку: чи то IT-рекрутинг, масовий підбір, executive search чи внутрішній HR. Побачите реальні терміни впровадження та конкретні цифри економії часу для вашого кейсу.​

Тому що найкращі рекрутери та HR не шукають магічних кнопок. Вони будують системи, які працюють.