12 шаблонів для листів, які знадобляться кожному HR та рекрутеру

У нашому надзвичайно динамічному світі, важливо вміти оптимізувати свій простір та заощаджувати свій час. Це особливо актуально для HR-менеджерів, адже саме вони дуже часто є найбільшими «бджілками» будь-якої компанії, завалені купою завдань та звернень. Аби уникнути непорозумінь та вчасно встигати опрацьовувати всі запити та проблеми, кожен HR має спробувати один важливий інструмент – шаблони. 

Найчастіше вони знадобляться для написання оголошень, привітань, листів та інших форм звернень, адже саме з такими завданнями фахівцям з керування персоналом доводиться працювати чи не найчастіше. Сьогодні ми розглянемо найпопулярніші листи та шаблони до них, які ви б могли створити заздалегідь, підготувавши себе до безлічі ситуацій.

Навіщо взагалі потрібні шаблони?

Комусь може здатися, що створення шаблонів – це марнування часу, адже все можна і так швидко написати. Однак уявімо ситуацію: вам потрібно за один день провести 3 інтерв’ю, зробити декілька оголошень в груповому чаті, написати 4 листи, затвердити відсутності та відпустки, відвідати декілька зустрічей та попрацювати над організацією заходу. Завдань купа, а часу мало. 

Написання листів, повідомлень та оголошень займатиме у вас 2-3 години. Однак якщо ви це не робитимете з нуля, а використовуватимете шаблони, цей час зменшується до максимум 1 години. 

А якщо ви досі не переконані у вигідності шаблонів, ось ще список речей, які шаблони роблять для вас:

1. Забезпечують стандартизацію документації та листування.
2. Економлять час та зусилля при створенні листів.
3. Дозволяють зосередитися на важливих аспектах проєктів.
4. Допомагають забезпечити виконання законодавчих та регуляторних вимог.
5. Підвищують продуктивність працівників та збільшують прибуток компанії.
6. Спрощують процес взаємодії з колегами та партнерами.
7. Зменшують ризик помилок та невідповідності.
8. Дозволяють більш ефективно використовувати ресурси та збільшити ефективність роботи.
9. Пришвидшують найм.
10. Забезпечують більш точну та зрозумілу комунікацію всередині та поза компанією.

Вражає, чи не так? Шаблони спрощують робочі процеси та допомагають подбати про те, аби будь-який вид листа або звернення був написаний швидко та вчасно. Однак які саме шаблони варто підготувати? Про це ми вам розповімо далі.

Найважливіші шаблони для листів та повідомлень

Листи – це один з найважливіших інструментів HR-менеджера та рекрутера. Аби ви були готові до всього, ми підготували для вас перелік з найважливіших шаблонів, які ви можете взяти собі на замітку та налаштувати під власні потреби:

1. Шаблон листа про річний бонус

Річні бонуси, або ж премія, – це поширена практика серед компанії, яка підвищує мотивацію працівників та їхню лояльність до роботодавця. І хоча отримання премії – це вже чудова новина, лист має передавати цей настрій, а не лише сповіщати про бонус. Тон листа має передавати радість за колег, а не просто розказувати про новину. Обов’язково додайте до листа вдячність за працю ваших співробітників та привітання.

2. Шаблон листа новому працівнику

Перший день на новій роботі завжди найстрашніший. Однак теплий лист про вітання у команді може значно поліпшити настрій нового працівника. Окрім приємностей, такий вид листа має містити всю важливу інформацію про початок роботи – усі можливі документи до підписання, дані для логіну для корпоративної пошти та інших додатків, перші завдання, найважливіші контакти тощо. Такий лист має поєднувати усю важливу інформацію з щирими вітаннями.

3. Шаблон листа про підпис контракту 

Якщо у вашій компанії укладаються контракти після влаштування на роботу, вам краще повідомити працівника про них якнайшвидше. Додайте до листа всі деталі про процедуру підписання документа, а також всю іншу важливу інформацію, про яку має знати працівник до того, як підпише контракт. Іноді контракти надсилаються одразу з офером, або і взагалі вважаються одним листом. 

4. Шаблон листа про прийняття заяви на звільнення

Коли до вас звертається працівник з заявою на звільнення, важливо професійно прийняти новини та опрацювати їх. Цей процес завжди важко запускати, особливо якщо ви вже довгий час пропрацювали з людиною, однак навіть у такому випадку варто подбати про всі робочі нюанси та правильно попрощатися. 

Складіть шаблон листа, у якому ви приймаєте заяву на звільнення та дякуєте за всю роботу, яку виконала людина в компанії. Надайте в листі всю важливу інформацію для подальших кроків, як-от повернення майна, завершення завдань тощо.

5. Шаблон листа про підвищення зарплати

Сам факт підвищення зарплати – це вже чудові новини, однак лист може ще більше поліпшити настрій та мотивацію співробітників. Перш за все, привітайте колег, які отримають підвищення, з такою новиною. Похваліть їх за їхні здобутки та старання, і підкресліть той факт, що вони справді заслужили на підвищення. Однак не забудьте про те, що це все ще офіційний лист, і він має містити детальні дані про те, як саме можливо отримати підвищення. 

Додайте до листа інформацію про теперішню зарплату та якою вона буде після підвищення, а також місяць, з якого нова зарплата буде виплачуватися, та чи рішення про підвищення були прийнято відштовхуючись від досягнення після певного проєкту або завдання, або ж просто за чудові результати та виняткові показники.

6. Шаблон листа про звільнення

На жаль, трапляються випадки, коли з тих чи інших причин людину доводиться звільняти. У такому випадку потрібно сконструювати детальний лист, який не лише написаний в офіційному стилі, але і включає всі деталі та нюанси відповідно до законодавства країни, у якій зареєстрована компанія. 

Звільнення – це важка тема, однак до неї важливо підходити уважно і з розумом, аби не упустити деталі та уникнути непорозумінь. Якщо з колегою планується зустріч, вкажіть, коли вона станеться та як потрібно до неї підготуватися, якщо в цьому є потреба. Хоча і людину звільнено, до неї все ще важливо ставитися з повагою, тож уникайте зайвої емоційності та агресії у своєму повідомленні.

7. Шаблон листа про завершення або продовження випробувального періоду 

Випробувальний період завжди наповнений переживаннями, тож правильно складений лист про його завершення або продовження здатний позитивно вплинути на емоційний стан людини. У будь-якому випадку, необхідно не просто повідомити працівника про продовження/завершення випробувального періоду, а і надати зворотний відгук про роботу – позитивні та негативні моменти, загальні враження та рекомендації. Якщо випробувальний термін було продовжено, включіть до листа причини та цілі, які потрібно досягти протягом цього часу.

8. Шаблон листа повідомлення про подяку команді

Казати «дякую» – це гарна звичка, яка може покращити стосунки в команді та підвищити прихильність працівників до компанії. На жаль, у сучасному робочому середовищі іноді так не вистачає подяк – всі поспішають та переймаються через власні проблеми та завдання. Простенька подяка може значно змінити настрій та підвищити мотивацію серед працівників. Аби створити такий шаблон, підберіть щирі слова подяки та не забудьте розповісти про досягнення колеги, завдяки якому компанія збільшила прибуток, покращила результати, знайшла нових клієнтів тощо.  

9. Шаблон листа про перевірку місця працевлаштування 

Іноді у працівників виникатиме потреби підтвердити місце їхнього працевлаштування – про це можуть просити навчальні заклади, банки, орендодавці тощо. Такий лист є важливим документом, тож його потрібно скласти уважно і врахувати всю необхідну інформацію, таку як ім’я працівника, його посада, дата приєднання до компанії, зарплата (за потреби) та короткий опис того, чим саме займається ваш колега.

10. Шаблон листа про Кодекс поведінки 

Впровадження такого документа є важливим етапом у роботі кожної компанії, тож від вашого повідомлення залежить те, наскільки серйозно працівники поставляться до кодексу. Якщо ви вирішили створити такий документ, то і представити ви маєте його належним чином. Детально розкажіть про Кодекс, його важливість та додайте посилання або файл з документом до вашого повідомлення.

11. Шаблон відмови кандидату

Якщо з певних причин кандидат вам не підійшов, варто надати спеціалісту гідну відповідь. В першу чергу, подякуйте людині за витрачений час та ініціативу. За можливості розкажіть про причину відмови та дайте кілька порад, як кандидат може покращити свої навички та знання. Таким чином, ви залишитеся з фахівцем в хороших стосунках та справите гарне враження про компанію.

12. Шаблон оферу 

Надсилаючи офер, спершу привітайте кандидата з проходженням усіх етапів. Далі розкажіть всі деталі: обов’язки, бонуси, години роботи тощо. Якщо ви хотіли б отримати якусь додаткову інформацію від кандидата, не забудьте поставити запитання. Дайте кандидатові час на відповідь, однак встановіть чіткі часові обмеження – обов’язково напишіть про те, до якого числа людина має дати остаточну відповідь. 

Важливих шаблонів багацько, тож аби створити їх якнайшвидше, скористайтеся наступними порадами. Або ж просто спробуйте функціонал від HURMA – система містить вже готові шаблони, а також можливості для створення власних.

Як швидко створити шаблон листа?

Створення шаблону не займе багато часу, особливо якщо ви знаєте кілька швидких способів, як його написати. Ось декілька порад, які допоможуть вам впоратися з цим завданням якнайшвидше:

1. Зрозумійте ціль вашого листа

Знаючи, у чому ціль листа, ви зможете набагато краще передати його настрій та суть. З’ясуйте, яку саме думку ви хотіли б донести в листі та оберіть тон, який найкраще б її передав.

2. Підготуйте всю важливу інформацію заздалегідь

Зберіть всі ключові моменти, які мають стати частиною листа, ще до того, як ви створите шаблон. Шаблон має готуватися на основі вже якоїсь інформації, і краще підготуватися замість того, щоб витрачати час на пошук даних під час написання майбутнього листа.

3. Не робіть лист задовгим

Намагайтеся висловлюватися лаконічно та зрозуміло. Лист має бути достатньо коротким, щоб зберегти увагу читача.

4. Будьте дружніми

Спробуйте створити теплу та дружню атмосферу в листі. Використовуйте відповідний тон та формулюйте свої думки так, аби вони були приємними для читача.

5. Використовуйте HURMA для створення шаблонів

Функціонал HURMA пропонує не лише допомогу з такими великими завданнями, як онбординг або рекрутинг, але і з багатьма дрібнішими також. Одна з таких функцій – готові шаблони для листів, а також можливість створити кастомізовані шаблони самостійно. 

6. Не забувайте перечитати лист

Перед тим, як надіслати лист, перечитайте його ще раз. Переконайтеся, що все сформульовано правильно та відповідно до вашої мети. Використовуйте онлайн-коректори, які допоможуть відшукати помилки в листі.

Створення шаблонів може зайняти трохи часу, однак у довгостроковій перспективі цей інструмент може зекономити до кількох годин на день. А з системою HURMA ви зможете створити шаблон ще швидше, витративши лише декілька хвилин на його підготовку!

Заощаджуйте якомога більше часу з системою HURMA

Таке завдання, як написання листа колезі або пост для робочого чату не має забирати у вас багато часу та зусиль. Ми розуміємо, наскільки важко буває сфокусуватися на пріоритетних завданнях, адже завжди існує потреба присвятити час і меншим завданням. HURMA надає можливість усім HR-менеджерам та рекрутерам звільнити більше простору для стратегічних та креативних завдань. Довіртеся системі HURMA – вона подбає про те, аби всі завдання були виконані вчасно та без проблем!