Як відмовляти кандидатам та не нашкодити бренду роботодавця

Розлучитися можна по-різному: відрізати жорстоко і безповоротно по SMS або щиро поговорити та залишитися друзями. Ці ж принципи працюють і в рекрутингу. У цій статті ми розповімо як правильно відмовляти кандидатам — як зберегти обличчя HR-бренду і не спалити мости.

Ви відкриваєте чергове резюме, оцінюєте сильні та слабкі сторони кандидатів і крок за кроком знаходите його — Суперспівробітника. У загальних рисах процес найму — відбудований і передбачуваний, але ж у ньому ще залишається багато підводних каменів і дрібних перешкод.

Відмови невідповідним кандидатам — один з таких слизьких моментів. Щоб не образити кандидата або просто через брак часу, у 59% випадків рекрутери і HR-фахівці не дають жодного фідбеку після інтерв'ю. І це тільки на цьому етапі воронки! Взагалі кожен другий кандидат відзначить, що його резюме ніби провалилося в «чорну діру».

Це досить дивно, враховуючи, що мовчки відхилений кандидат — це бомба сповільненої дії. Найімовірніше, він більше не буде відгукуватись на вакансії компанії та відверне від неї друзів і родичів. Що може підвищити ймовірність повторного відгуку в майбутньому у 4 рази? Проста конструктивна відмова!

Мабуть, досить статистики — переходимо до практики. У статті розберемо:

• як мають відрізнятися відмови в залежності від етапів воронки;
• загальні поради щодо відмов;
• як написати лист (з прикладами!);
• як автоматизувати відправку відмов;
• як відмовити телефоном;
• як зберегти зв'язок з кандидатами.

No offence: як відмовляти правильно

Якщо ви просто вмієте говорити «ні», ми сміливо зарахуємо вас до лику HR-святих. Але психологічні бар'єри — тільки верхівка айсберга. Мало навчитися відмовляти, важливо робити це доречно.

Ми підготували для вас кілька загальних рекомендацій, які варто тримати в голові. Вони допоможуть не порвати останні зв'язки з кандидатом і розлучитися у хороших відносинах.

• Відмовляйте якомога швидше

Так ви продемонструєте, наскільки ви цінуєте особистий час кандидата. Шукачі хочуть почути відповідь якомога швидше, навіть якщо їх чекають не найприємніші новини. Так що відставити тижневі очікування!

Постарайтеся повідомити кандидата, що ваші шляхи на цей час розійшлися, одразу як тільки самі це зрозуміли. Ставте собі нагадування у календарі й виділіть щотижневий слот для відмов.

• Зробіть відмови більш «особистими»

Кандидатам, що дійшли до фінальних стадій воронки найму, краще відмовляти усно, через дзвінок. Так ви зможете подякувати їм за витрачений час з більшою щирістю і дати їм конструктивний фідбек. На ранніх стадіях обмежтеся листами.

• Давайте чесний (але корисний) фідбек

Якщо є можливість, пояснюйте кандидатам, чому ваші шляхи поки не зійшлися. Будьте обережні в формулюваннях і намагайтеся коментувати тільки безпосередньо робочі критерії. Наприклад, фраза: «Ми шукали більш енергійних кандидатів» — може звучати як дискримінація для літніх шукачів.

Використовуйте свої оцінки з інтерв'ю за компетенціями та, якщо реально, порекомендуйте кандидатам області, в яких вони могли б прокачати свої скіли в першу чергу. Вони обов'язково оцінять ваші старання і запам'ятають бажання допомогти.

• Будьте відкриті

Постарайтеся бути на зв'язку з кандидатами та чесно розповідати їм про те, як буде проходити відбір (часові рамки, приблизну кількість конкурентів на кожному з етапів і так далі). Якщо щось раптом зміниться, не забудьте повідомити про це. Переконайтеся, що у претендентів є ваші контакти. Повідомте їм, що вони завжди можуть поставити вам питання або поділитися з вами сумнівами.

Підписуйтесь на розсилку статей для HR і рекрутерів! Будьте в тренді з Hurma 😉

Підписатися

*

Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача

Дякую!

Ви підписані!

Рекомендації вище можна назвати універсальними. Але в залежності від етапу воронки найму, ваші відмови будуть різнитися. Десь не завжди доцільно витрачати багато часу на пояснення, десь же потрібно, навпаки, направити всі сили на зворотний зв'язок. Розповімо про цю різницю докладніше.

Як відмовляти на різних етапах найму

Загалом, можна виділити три основні сценарії для відмов: після відгуку, після скринінг-інтерв'ю і після інтерв'ю за компетенціями. Розберемо кожен з них.

Відмова після відгуку

Як відмовити: e-mail.

Коли відмовити: протягом 2-3 днів.

Для початку, кожен кандидат повинен отримати лист з підтвердженням: «Резюме отримали, все добре». Нехай навіть автоматизоване — не важливо.

На цьому ранньому етапі компанія задає тон спілкування з кандидатами. Ті, хто не пройшов далі, повинні отримати той же рівень комунікації, що і претенденти на наступних стадіях. Намагайтеся не відправляти відмову в той же день, коли ви отримали відгук. Кандидати можуть подумати, що ви й не переглядали їх резюме.

В цілому, ваші листи на етапі відгуку можуть бути стандартизованими та відправлятися автоматично.

Відмова після скринінгу

Як відмовити: дзвінок, e-mail або відразу обидва способи.

Коли відмовити: протягом 2-3 днів.

Залежно від методу проведення скринінг-інтерв'ю та обраного інструменту комунікації, на цій стадії ви можете відмовити кандидату як по e-mail, так і телефоном. Ви можете зробити перший контакт в листі, але уточнити, що відкриті до фідбеку в особистій розмові. Що б ви не вибрали, на цьому етапі (та й завжди!) важлива чесність і прозорість.

Відмова після інтерв'ю за компетенціями

Як відмовити: e-mail і дзвінок.

Коли відмовити: протягом 48 годин, максимум - 7 днів.

Відмова на цьому етапі повинна бути максимально обережною. Проявіть щире співчуття і запропонуйте кандидату актуальний фідбек, який допоможе йому у пошуку роботи.

Постарайтеся відмовити протягом 48 годин після інтерв'ю. Почніть з листа і запропонуйте обговорити зворотний зв'язок телефоном. Не варто відправляти текст з розпливчастими формулюваннями — так ви тільки дасте шукачеві помилкову надію.

Як написати лист з відмовою

Переходячи до практичних порад, почнемо з листів. Ми зібрали для вас 8 рекомендацій ідеальної відмови текстом, а в наступному параграфі на вас чекають шаблони такого листа. Почнемо:

1. Зверніться до кандидата на ім'я
   
   Може виникнути спокуса відправити однаковий лист великій групі претендентів, але краще не варто. Завжди звертайтеся до людини на ім’я, це вкрай важливо.
   
2. Подякуйте за старання
   
   Кожен відгук і інтерв'ю — це години витрачених зусиль здобувача. Тому вдячність — не просто частина етикету, а необхідність.
   
3. Почніть з поганих новин (не вибачайтеся за вибір більш гідного кандидата)
   
   Одразу напишіть людям, що вони не підійшли на обрану вакансію. Не залишайте погані новини на кінець. Кандидати кілька разів прочитають лист, тому пишіть ясно, без хитрощів.
   
   Наприклад:
   - ... У зв'язку з цим ми вирішили не розглядати ваш відгук.
   - Я пишу, щоб повідомити вам, що ви не відібрані для інтерв'ю.
   - На жаль, зараз ми не будемо розглядати ваш відгук.
   
   Можливо, ви захочете вибачитися, але не варто. Ви приймаєте рішення на користь бізнесу і тут немає причин для вибачень.
   
4. Будьте зваженими
   
   Витратьте трохи більше часу, щоб відрефлексувати досвід кандидата. Ваша відмова буде виглядати більш зваженою і чесною. «Ні» без пояснень призведе до збентеження і розчарування.
   
5. Якщо ви обіцяєте фідбек, давайте його
   
   Багато компаній обіцяють дати зворотний зв'язок, але з різних причин цього не роблять. Якщо ви не даєте фідбек, тоді не згадуйте про таку можливість на співбесідах/у описах вакансій.
   
6. Надихніть кандидата на відгук у майбутньому
   
   Двері для класних кандидатів ніколи не зачиняються — дайте їм це зрозуміти. Необхідно надати інформацію про те, де вони зможуть знайти нові вакансії компанії. Наприклад, порадьте їм підписатися на корпоративні соцмережі.
   
7. Закінчіть на позитивній ноті
   
   Як і у гарного фільму, у листа з відмовою повинен бути свій хеппі-енд. Подякуйте кандидату, підкресліть його сильні сторони, дайте позитивний фідбек.
   
8. Уважно перевірте лист
   
   Немає нічого гіршого за погано написаного листа з відмовою. Переконайтеся, що у ньому немає фактичних і орфографічних помилок.

Приклади листів з відмовами

Як ми вже згадували вище, залежно від етапу воронки найму, ваші листи з відмовами можуть відрізнятися один від одного. У цьому параграфі ми наведемо приклади таких текстів для різних етапів відгуку та інтерв'ю за компетенціями.

• Відмова після відгуку

Тема листа: Ваш відгук на вакансію Старшого аналітика

Шановна Марія,

Дякуємо, що відгукнулися на вакансію Старшого аналітика в [назва компанії]. Наразі ми вирішили не розглядати ваш відгук далі.

Ми хотіли б подякувати вам за витрачені час і зусилля. Ми були особливо вражені широтою вашого досвіду. Однак вважаємо, що зараз інші кандидати більше підходять на цю посаду.

Тим не менш, ми рекомендуємо вам перевірити інші вакансії [назва компанії] і якщо ви знайдете іще цікаві пропозиції, знову відправити резюме.

З повагою,
[Ім'я рекрутера]

• Відмова після інтерв'ю за компетенціями

Тема листа: Ваш відгук на вакансію digital-маркетолога

Шановний Максим,

Нам було дуже приємно познайомитися з вами на інтерв'ю. Ми були вражені вашим досвідом, професіоналізмом і підходом, але цього разу обрали іншого кандидата.

Проте, хочемо зазначити, що інтерв'юерам сподобалася ваша презентація. Особливо цінними стали ваші пропозиції з приводу стратегії розвитку компанії.

Впевнені, що ваші знання, досвід і кваліфікація допоможуть вам знайти відповідну посаду для досягнення ваших цілей. Бажаємо вам успіху в пошуку роботи та в майбутній кар'єрі. Будь ласка, звертайтеся до мене в будь-який час, щоб уточнити всі деталі.

З повагою,
[Ім'я рекрутера]

Як заощадити час на відправлення листів

Листи з відмовами, особливо на перших етапах, можна автоматизувати. Це дозволить вам зосередитися на важливіших речах (наприклад, на відмови за телефоном, про які ми розповімо у наступному параграфі).

Сучасні ATS-системи дозволяють в кілька кліків налаштувати такі листи, до того ж вони будуть персоналізовані, а відправлення можна поставити на таймер.

Наприклад, в системі HURMA ви можете створити шаблон листа та вже в темі проставити тег [[Назва вакансії]] - вона підтягнеться автоматично:

У самому листі теж доступні персоналізовані теги. Ось так виглядав би лист з попереднього параграфа:

В налаштуваннях системи ви можете виставити умову — наприклад, відправити такий лист кандидату при відмові після інтерв'ю. Тепер це не доведеться постійно робити вручну.

Як повідомити про відмову телефоном

Особливо цінним кандидатам варто відмовляти телефоном. Тим більш, якщо вони витратили свій час на співбесідах і в тестових завданнях. І хоча основні принципи листів справедливі й для дзвінків, в цьому параграфі наведемо невеликий скрипт:

1. Назвіться
   
   Після того, як кандидат відповість, повідомте, хто йому дзвонить, з якої компанії та з якої причини. Наприклад: «Вітаю, Ірина, це Антон з компанії Company Name. Я дзвоню з приводу вашого відгуку на вакансію менеджера відділу продажів».
   
2. Подякуйте кандидату
   
   Як і в листі, після привітання подякуйте кандидату за відгук і інтерв'ю. Наприклад: «Для початку хотів би подякувати вам за час і зусилля, які ви витратили на інтерв'ю. Раді були познайомитися з вами минулої середи».
   
3. Повідомте про відмову
   
   Після подяк, плавно перейдіть до головного меседжу. З ввічливості до претендента постарайтеся не змушувати його занадто довго роздумувати, чи пропонуєте ви йому посаду. Якщо ваша компанія зацікавлена ​​у тому, щоб в майбутньому він відгукнувся на іншу вакансію, обов'язково скажіть про це відразу. Наприклад: «Цього разу, ми вирішили не розглядати ваш відгук. Але ми рекомендуємо вам стежити за вакансіями на нашому сайті й обов'язково спробувати відгукнутися на них у майбутньому».
   
4. Вирішіть, чи хочете давати пояснення своєї відмови
   
   Якщо причина відмови не безпосередньо пов'язана з вакансією, то краще не повідомляти її кандидату. І навпаки — запропонуйте фідбек, якщо претендентові варто посилити певні здібності або професійні зони. Наприклад: «Ми вирішили зробити офер кандидату, у якого краще розвинені навички програмування, оскільки ця позиція вимагає глибоких знань різних мов кодингу».
   
5. Закінчіть розмову
   
   Після закінчення розмови запропонуйте кандидату можливі наступні кроки (якщо вони є) і знову подякуйте йому. Наприклад: «Будь ласка, слідкуйте за новими вакансіями нашої компанії та ще раз величезне вам дякую за бажання працювати з нами».

Міцна дружба: як зберегти зв'язок з кандидатами

Закінчення спілкування на позитивній ноті — перший крок до вибудовування відносин з колишніми кандидатами. Поділимося декількома порадами, як залишитися друзями:

• Запрошуйте колишніх кандидатів на заходи. Причому не тільки на ті, які проводите, а й ті, в яких просто берете участь.
• Залишайтеся на зв'язку у соціальних мережах. Привітайте колишнього кандидата з новою роботою, коментуйте його нові досягнення або новини, якими він ділиться.
• Зберігайте дані про кандидатів у своїй ATS або базі звітності, щоб завжди мати їх на увазі у майбутньому.

Не забувайте — те, як ви відмовляєте кандидату, безпосередньо вплине на його враження про компанію. Конструктивна відмова не тільки не вдарить по HR-бренду (і навіть навпаки), але і дозволить вам швидше наймати кваліфікованих співробітників у майбутньому.