Як звільнити, щоб до вас повернулися

25 червня команда Hurma провела для HR-фахівців вебінар на важливу тему звільнення персоналу. Як розлучатися зі співробітниками і залишатися друзями? У статті ми традиційно зібрали основні думки вебінару для тих, хто не встиг приєднатися.

Нормальна плинність кадрів: як її розрахувати і коли варто вживати заходів

У кожної компанії свої показники норми плинності. На розрахунок плинності впливають:

• сфера діяльності роботодавця; 
• категорія персоналу;
• розташування компанії;
• методи управління персоналом і кадрова політика. 

Як розрахувати плинність? 

Розрахувати плинність можна за формулою:

KPI = Кількість звільнених співробітників / Середньооблікова чисельність співробітників

Згідно buhsoft.ru, нормальні значення коефіцієнта плинності варіюються так:

За який період розраховується плинність? 

Найчастіше, в компаніях розраховують плинність за рік. Але для компаній з високою плинністю розраховувати показник можна раз на півроку. До таких компаній відносяться представники логістичних та торгових сфер. Не частіше, ніж раз на кілька років варто розраховувати цей показник компаніям, які тривалий час навчають співробітників.

Що робити, якщо плинність персоналу поза нормою? 

• Плинність персоналу нижче норми (х2 менше норми)

Такий показник називається «застоєм». Це значить, що компанії для успішного розвитку необхідні нові ідеї і нові співробітники.

• Плинність персоналу в межах норми 

Щоб підтримувати її, стежте за зміною рівня KPI.

• Плинність персоналу вище норми (х2 або х3)

Пора задуматися про зниження рівня KPI. Складіть портрет тих, хто звільняються (стать, вік, сімейний стан, освіту і т.д.) і визначте основні причини звільнення співробітників.

• Критична плинність персоналу (більше х3)

При критичній плинності персоналу варто провести комплексний аналіз плинності всієї компанії і виявити приховані причини звільнення співробітників.

Чому співробітники залишають компанію

Люди звільняються з багатьох причин незалежних від компанії:

• Сімейні обставини
• В результаті зміни сфери діяльності
• Знаходять кращі рішення для своєї кар'єри, які неможливо реалізувати в компанії

Фактори, які залежать від роботодавця:

• Некоректна оплата праці відповідно до ринку праці, відсутність бонусів
• Погана організація робочих завдань
• Мікроменеджмент
• Низький рівень комунікацій в команді
• Невідповідна корпоративна культура
• Відсутність навчання і професійного розвитку
• Відсутність зворотного зв'язку від керівника
• Дисбаланс між роботою та особистим життям
• Неефективна мотивація

Навчання

Згідно з дослідженням Instructure, 70% співробітників в США залишать свою нинішню компанію і приймуть оффер від іншої компанії, якщо вона інвестує в навчання і розвиток співробітників.

Комунікації

Дослідження Dynamic Signal, в ході якого було опитано більше 1000 співробітників в США, показало, що майже дві третини фахівців вирішили звільнитися виключно через відсутність якісних комунікацій на робочому місці. 

Менеджмент 

Дослідження Udemy показало, що майже половина опитаних співробітників звільнилися через поганого менеджера, і майже дві третини вважають, що їхній менеджер не має належної управлінської підготовки.

«Люди часто змінюють керівника і токсичне середовище, а не роботу», — так вважають автори статті у Harvard Business Review, представники відділу кадрів в компанії Facebook.

На їхню думку, головне завдання менеджерів — створити такі робочі місця, які співробітникам не захочеться залишати.

Що робить хороший менеджер? 

• захищає своїх співробітників від токсичності;
• дає цікаві завдання;
• надає можливість навчатися;
• допомагає зберегти Work-Life Balance.

«Якщо вашому менеджерові небайдужі ваші щастя і успіх, кар'єра і життя, ви отримуєте відмінну роботу, і вам важко уявити себе працюючим де-небудь ще», — пишуть автори.

7 типів співробітників, які знаходяться в зоні ризику 

Звільнення — це останній етап. Перед тим, як прийняти таке рішення, варто попрацювати з проблемними співробітниками. 

Тип №1: некомпетентність

Найпоширеніший привід для звільнення — співробітник не впорався з посадовими обов'язками. Він може не пройти випробувальний термін або просто не витримати навантаження по задачам.

Як зрозуміти? Співробітник провалює дедлайни або не може виконати ряд завдань.

Що робити? Розберіться з кожною конкретною ситуацією. Можливо, співробітнику була некоректно поставлена задача або дедлайн.

Тип №2: токсичність

Американський підприємець Джек Уелч в 1980-х розробив систему категоризації працівників «ABC-Players» — «20-70-10». Відповідно до неї, 20% — це дуже продуктивні співробітники, 70% відносяться до середніх по продуктивності і 10% — працівники, яких сміливо можна звільняти.

До «токсичних» співробітників відносяться представники С-Players. Вони не приносять результату, пліткують і заражають негативом інших.

Як зрозуміти? Цей співробітник негативно сприймає будь-які зміни, обговорює їх за спиною у керівництва, а у роботі — втрачає минулу продуктивність.

Що робити? Виявити справжні причини такої ситуації. Найчастіше, саме поведінка компанії впливає на перехід співробітників у розряд С-Players. Сувора ієрархія, відсутність відкритості в компанії і мінімальна кількість інформації від керівництва породжують чутки і плітки. Щоб визначити проблеми в колективі, вчасно проводьте анонімні опитування eNPS, Q12 і опитування щодо роботи Team Leads. Реагуйте на відповіді співробітників та дійте. 

Тип №3: неприйнятна поведінка

Буває, що людина повністю відповідає посаді, але при цьому абсолютно дестабілізує обстановку в колективі: конфліктує, не дотримується субординації і відкрито «хуліганить» на робочому місці. А ще хамить клієнтам.

Як зрозуміти? На співробітника надходять скарги від колег і клієнтів.

Що робити? Розберіться в кожній конкретній ситуації. Можливо, має місце певний конфлікт між співробітниками або ви маєте справу з проблемним клієнтом. 

Тип №4: запізнення і прогули

Трапляється, що співробітник зриває дедлайни і часто відсутній на робочому місці. У цьому випадку він повинен інформувати керівника щодо проблем. Якщо хтось із співробітників без поважної причини регулярно спізнюється і безвідповідально ставиться до завдань, швидше за все, його пора звільнити.

Як зрозуміти? На співробітника надходять скарги від менеджера команди.

Що робити? Організуйте спільний мітинг з менеджером і співробітником, щоб розібратися в деталях ситуації.

Тип №5: обман

Інший випадок, коли працівник бреше на етапі співбесіди або приховує подробиці звільнення з попереднього місця роботи, які з'ясовуються згодом. Він може навіть виявитися представником конкурентів.

Як зрозуміти? Випадки обману можуть з'ясуватися на будь-якому з етапів співпраці з працівником.

Що робити? Організуйте 1:1 і спробуйте поговорити зі співробітником відкрито і чесно, надавши факти. 

Тип №6: постійні помилки

Якщо команді або менеджеру доводиться постійно виправляти помилки співробітника, цю ситуацію потрібно якомога швидше вирішувати.

Як зрозуміти? Команда переробляє/перевіряє роботу за співробітником, і це відбувається постійно.

Що робити? Призначте термін, в який співробітник повинен виправити ситуацію.

Тип №7: порушення правил компанії

Кожен роботодавець очікує, що співробітники будуть діяти етично і правомірно, як і говориться в правилах компанії. Випадки порушення цих правил зустрічаються регулярно, тому тільки роботодавцю вирішувати за що звільняти співробітника, а за що зробити догану.

Як зрозуміти? Наприклад, співробітник ігнорує правила ділового етикету, прописаного в політиці компанії.

Що робити? Обговоріть на 1:1 причини такої поведінки співробітника, чому він не згоден з конкретним правилом.

Якщо співробітник не справляється, обманює або усвідомлено поводиться некоректно, на жаль, з ним доведеться попрощатися.

Чому важливо залишатися з співробітником в хороших відносинах в будь-якій ситуації

Ситуації, які призвели до звільнення, можуть бути абсолютно різними. HR-фахівцю важливо завжди тримати себе в руках, тому що:

• Співробітник може повернутися на роботу в компанію через певний час

Якщо звільнення пройшло без конфліктів і у вас залишилися хороші взаємини, співробітник може з часом повернутися в компанію і продовжити співпрацю.

• Співробітник може перейти в інший статус: стати клієнтом або партнером компанії

Лояльне ставлення — те, що може стати основою для співпраці в майбутньому.

• Співробітник може поширювати негатив

Часто компанія сама стає винуватцем такої ситуації через неправильний оффбординг. В такому випадку, співробітник починає руйнувати бренд роботодавця на форумах і в соцмережах. 

Правильний оффбординг в кризу

Кейс Bird: як не потрібно звільняти

Американський сервіс оренди електросамокатів Bird у квітні цього року звільнив 30% персоналу через загальний відеодзвінок за 2 хвилини. Співробітники Bird були запрошені на відеоконференцію в Zoom під назвою «Оновлення по Covid-19». Керівництво попередньо відключило їм відео і звук та вивело на екран слайд з написом «Covid-19». У записі повідомлення говорилося, що через пандемію Bird скорочує штат. 

Співробітники також розповіли, що через 10 хвилин компанія заблокувала доступ до корпоративної пошти і Slack. 

Правила якісного оффбординга

Від якісного оффбординга залежить не тільки ваш бренд роботодавця, а й подальший розвиток компанії в цілому. Скандали і некоректні звільнення можуть стати причиною проблем з положенням компанії на ринку і в комунікації з клієнтами.

Етапи оффбординга за правилами

1. Підготовка до звільнення
Уникайте різких звільнень. Говоріть зі співробітниками чесно на 1:1 і обговорюйте умови подальшої співпраці. Вони повинні бути морально готові до того, що незабаром їм доведеться міняти роботу.

2. Процес звільнення в кризу

• Поясніть причини ситуації, що склалася. При скороченні відзначте, що провини співробітника тут немає.
• Якщо це можливо, запропонуйте альтернативу цій роботі: інший проєкт/ вакансію/відділ.
• Поділіться планами компанії і поговоріть про можливість повернутися на робоче місце після закінчення кризи. 
• Відзначте внесок співробітника в розвиток вашої компанії. 

3. Процес звільнення не через кризу 

• Надайте випробувальний термін, якщо це можливо.
  
• Обговоріть зі співробітником звільнення мінімум за 14 днів до останнього робочого дня.
  
• Використовуйте психологічні прийоми:

ПНП (Позитив-Негатив-Позитив)

1 етап. Сфокусуйтеся на досягненнях співробітника, перерахуйте позитивні моменти в роботі і його внесок в розвиток компанії.

2 етап. Повідомте про звільнення. Будьте доброзичливі і дайте співробітнику час обміркувати це.

3 етап. Нейтралізуйте негатив обговореннями в позитивному форматі, визначте причини, через які сталася така ситуація, не зачіпаючи самолюбство співробітника.

Говоріть про ситуацію, а не про людину. Не критикуйте особисті або професійні якості співробітника. Говоріть тільки про результати роботи.

Робіть паузи. Дайте співробітнику час на обробку інформації.

• Оформляйте всі необхідні документи і всі виплати вчасно, тим більше цього вимагає законодавство.
  
• Напишіть рекомендаційний лист, якщо співробітник пішов без конфліктів і скандалів.
  
• «Проводьте» працівника: організуйте вечірку/напишіть пост в корпоративному чаті/подаруйте на згадку корпоративний презент.

4. Обов'язково проводьте Exit Interview!

Головні цілі такого інтерв'ю — зрозуміти, що послужило причиною звільнення і знайти точки зростання в роботі компанії.

Список можливих питань:

• Чи подобались вам ваші завдання?
• Наскільки комфортним було робоче місце?
• Чи подобалася вам атмосфера в колективі і робочі процеси?
• Що в компанії можна поліпшити на вашу думку?
• Чи комфортно вам було працювати з керівником і як би ви оцінили його роботу?
• Чи готові ви в майбутньому розглядати повернення в компанію? На яких умовах?
• Чи зможемо ми залишатися на зв'язку і де?

4. Допомога в працевлаштуванні

Порекомендуйте фахівця знайомим рекрутерам, залиште позитивний коментар в Linkedin.

5. Комунікація після звільнення 

Важливо зберігати хороші відношення. Це буде корисно як для бренду роботодавця, так і для вашого HR-бренду, адже ви можете зустрітися зі співробітником в іншій компанії.

6. Зберігайте лояльність співробітників, що залишилися

Після звільнення кожного члена команди, співробітники, що залишилися в компанії часто переживають стрес. Повідомте цю новину команді за 14 днів до звільнення співробітника, щоб у них був час адаптуватися.

Не робіть з звільнення таємницю та конфлікт. Решта членів команди будуть асоціювати себе зі звільненим і втрачати лояльність до компанії.

Як гучне звільнення впливає на бренд роботодавця

Кейс HubSpot 

Американський журналіст Ден Лайонс написав книгу «Disrupted. Мої пригоди в стартап-пузирі», яка спровокувала скандал в пресі і стала одним з головних бестселерів бізнес-літературі. Ден Лайонс відомий як автор у виданнях The New York Times, CQ, Wired, Newsweek, Vanity Fair і сценарист популярного серіалу «Кремнієва долина».

У книзі автор викриває корпоративну культуру, менеджмент і бізнес-процеси компанії HubSpot — великого стартапу в сфері маркетингу. 

5 головних ідей книги:

• Слабкий менеджмент з поганим розподілом обов'язків.
• Штучна корпоративна культура
• Популярність стартапу не через продукт, а через зусилля маркетингу
• Схожість корпоративної культури із сектою: в компанії не готові до критики і чужих ідей
• Компанія вважає співробітників одноразовими та швидко і жорстко з ними прощається. Ден наводить як приклад ситуацію, коли одного разу компанія звільнила жінку, вагітну двійнею — після того, як та пропрацювала кілька місяців.

Кейс Yahoo!

У 2011 році під натиском інвесторів, яких не задовольняла результативність СЕО Yahoo! Керол Бартц, глава наглядової ради компанії звільнив Бартц по телефону. Вона повідомила про це всім співробітникам в email-розсилці, і вже через кілька днів, в інтерв'ю журналу Fortune, висловилася так: «these people fu**ed me over».

Кейс RyanAir

Компанія Ryanair звільнила 6 членів екіпажу одного із лайнерів через фото, де вони сплять на підлозі в одному з офісів авіакомпанії. Таким чином співробітники ілюстрували погані умови праці персоналу, які ставали причиною страйків співробітників Ryanair в Європі.

Компанія стверджує, що публікація постановочного фото завдала шкоди репутації авіаперевізника. 

Кейс The Ad Masters

Цієї весни на сайтах робіт і форумах розгорівся скандал з компанією The Ad Masters через невиплати зарплат і погрози від СЕО компанії Ларбі Аміруша. В Мережі з'явилася величезна кількість негативних відгуків і скріншотів.

СЕО компанії звернувся до адміністраторів DOU з проханням видалити негативні коментарі екс-співробітників. У відповідь редакція провела розслідування, в якому з'ясувала, що чоловік з ім'ям Larby Amirouche до всього іншого багато разів звинувачувався в шахрайстві прокуратурою в США.

«Я пропрацював в цій компанії аж 14 днів на позиції project менеджера HR-відділу. Протягом усього цього часу мені говорили, що я добре справляюся. Вранці 14-го дня ми з СЕО обговорювали мої KPI на наступний місяць. Крім того, він запропонував підвищення і збільшення зп. Але вже ввечері колега з HR-відділу, сам нічого не розуміючи, подзвонив мені і сказав, що його просили передати, що я звільнений і взагалі вже від завтра можу не виходити на роботу. І сталося це, звичайно ж, якраз перед днем виплати зп», — пише екс-співробітник компанії на DOU.

Як правильно звільняти навіть під час кризи

Кейс Airbnb

Пандемія нового типу вірусу торкнулася багатьох бізнесів, в тому числі і сервісу короткострокової оренди житла Airbnb. Компанії довелося скоротити майже 1900 співробітників (25% компанії).

Тим не менш, компанія подбала про своїх співробітників навіть в такій ситуації. Звільнені працівники отримають 14 тижнів базової заробітної плати, а також додаткові тижневі виплати за кожен рік роботи в Airbnb. Ще однією «плюшкою» стане річне медичне обслуговування. До того ж, рекрутери компанії допоможуть екс-співробітникам знайти нову роботу.

«У мене є глибоке почуття любові до всіх вас, — сказав CEO компанії Брайан Ческі, — Наша місія полягає не тільки у подорожах. Коли ми запустили Airbnb, наш оригінальний слоган звучав так: "Подорожуй як людина". Людська частка завжди була важливіша туристичної. Те, про що ми — це приналежність, і в центрі приналежності — любов».

Утримання талантів

На жаль, іноді звільняти людей доводиться вимушено. Але давайте розглянемо випадки, коли компанія втрачає співробітника через власні помилки. Як утримати талановитих співробітників і не допустити їх звільнення?

Чек-лист ознак співробітника, який збирається покинути компанію

1. Неохоче приступає до своїх завдань
2. Не бере участі в корпоративних заходах
3. Часто відлучається «у справах» в робочий час
4. Відкриває резюме на сайтах робіт або стає активним в LinkedIn
5. Не проявляє ініціативу на мітингах і презентаціях
6. Його команду нещодавно залишили ключові співробітники
7. Співробітник давно не отримує достатньо розвитку в рамках компанії
8. На його посаді є неможливим кар'єрне зростання
9. Він отримує нові навички, не пов'язані з посадою

Як не допустити звільнення цінного співробітника

1. Планові 1:1 и Performance review

1:1 — важлива частина Performance Management. Ця зустріч не відноситься до повсякденних мітингів по завданням. Ефективні 1:1 — це регулярні і приватні бесіди з HR-фахівцем, які допомагають знайти проблемні місця в роботі і вирішують питання співробітника до процесів і компанії.

Performance review — оцінка ефективності співробітника. Цілі Performance review:

• зрозуміти, наскільки є ефективним співробітник на даному етапі;
• визначити професійну відповідність посаді;
• визначити необхідність в навчанні;
• розглянути варіанти матеріальної мотивації співробітника/підвищення зарплати або кар'єрне зростання.

2. Моніторинг настрою

Статистика настроїв персоналу допоможе вам відстежувати найменший дискомфорт на робочому місці і швидко вжити заходів.

Гейміфікований інструмент дозволяє через емоджі відзначити свій настрій і написати коментар.

3. Важливість фідбеків

Автори статті в Harvard Business Review вирішили розглянути причини негативної реакції співробітників на фідбек і пояснили, як правильно його давати.

Перша причина: суб’єктивність

Одна з головних причин — суб'єктивність. На думку авторів статті, ми не є носіями істини, але оцінюємо чужу працю так, нібито наша думка об'єктивна і правильна. Але це не так. Часто керівники оцінюють роботу співробітників не маючи достатньої кількості знань і експертності для такої оцінки. Співробітники розуміють це і реагують негативно.

Друга причина: акцент на негативі

Так прийнято, що оцінюючи роботу ми забуваємо згадати про її позитивні моменти. Деякі керівники дозволяють собі залишати виключно негативні фідбеки в форматі «Це погано», «Мені не подобається».

Але орієнтація тільки на негативі не вчить людину і не допомагає їй зробити свою роботу краще. Фокус на помилках формує неправильні установки і повністю позбавляє людину мотивації зробити свою роботу добре.

Третя причина: відсутність стандартів якісної роботи

Якісна робота — поняття абсолютно суб'єктивне. У кожного з нас своє поняття якості. Якщо ви затвердите єдиний універсальний опис якісно виконаної задачі, то вам буде простіше оцінювати роботу за цими критеріями.

Фідбеки екс-співробітників і кандидатів: де відслідковувати відгуки?

• Google Alerts

Система сповіщення дозволяє стежити за згадками в соцмережах і моніторити посилання на веб-ресурс (наприклад, ваш офіційний сайт).

Вартість: безкоштовно

• Babkee 

Дозволяє відстежувати згадки в ЗМІ та соціальних медіа.

Вартість: безкоштовно

• Buffer Reply 

Допомагає відстежити обговорення в Twitter, Facebook і Instagram.

Вартість: 1 профіль, 1 користувач  — 50$ на місяць.

Як правильно реагувати на відгуки про бренд роботодавця

Що варто робити, якщо ви все ж знайшли негативні відгуки від кандидатів або екс-співробітників про вашу компанію?

1. Відповідайте якомога швидше.
2. Відповідайте на всі відгуки про компанію, в тому числі і позитивні.
3. Якщо кандидат переказує у своєму відгуку ситуацію в негативному світлі, подякуйте йому за відгук і розкажіть, як цю ситуацію бачить компанія.
4. У разі, коли кандидат описує реальний факап компанії, подякуйте йому за відгук і публічно виріште ситуацію.

Кейс Amazing Apps: відповідь на позитив

Кейс MacPaw: відповідь-роз'яснення

Кейс GlobalLogic: відповідь на негатив через факап

Персональний бренд співробітників: як створити і навіщо розвивати

Персональний бренд співробітника — найкращий інструмент, який формує образ успішної компанії в очах кандидатів. Це викликає довіру до бренду роботодавця (адже про нього говорить реальна людина), виділяє серед інших компаній (допомагає швидше «продати компанію») і привертає більшу аудиторію (люди охочіше стежать за особистостями, а не за брендами).

Шляхи просування особистого бренду співробітника

1. Соціальні мережі

Такі соціальні мережі, як Facebook, Linkedin, Instagram, Twitter і YouTube — найкращі майданчики для розміщення контенту про вашу компанію. Вам належить визначити, які з них найбільш дієві для вашої компанії.

2. Блог

Особистий або корпоративний блог можуть стати тими майданчиками, які продемонструють експертність вашого співробітника.

3. Експертні публікації в ЗМІ

Багато компаній використовують зовнішнє розміщення, щоб розповісти про компанію через персональний бренд співробітника.

4. Вебінари і конференції

Профільні конференції та вебінари стануть ще одним хорошим способом продемонструвати експертність і розповісти про компанію цільовій аудиторії.

Кейс UKRSIBBANK BNP Paribas Group 

#кращемісцедляроботи — це челендж, який в 2019 році в UKRSIBBANK BNP Paribas Group включили в стратегію «Бренду роботодавця» і створили спільноту амбасадорів бренду.

Співробітники ділилися в соцмережах WOW-моментами в щоденному ритмі роботи банку і отримували подарунки від HR за кращі пости.

Що робити, якщо екс-співробітники хочуть повернутися

Згідно з дослідженням HeadHunter 88% компаній беруть на роботу колишніх співробітників. Які плюси і мінуси такого рішення?

Плюси:

• Це перевірені фахівці, з якими компанія вже мала успішний досвід співпраці
• Вони швидше пройдуть період адаптації
• Вони звільняються рідше, ніж інші працівники

Мінуси: 

• Екс-співробітники складніше адаптуються до змін в компанії
• На ринку праці можуть бути кандидати, які набагато більше підходять компанії
• Вони можуть пам'ятати старі образи.

Кейс Fedoriv: політика відкритих дверей

В програмі «Зе Інтерв’юєр» Андрій Федорів, CEO FEDORIV GROUP, поділився своїм поглядом на роботу з екс-співробітниками:

«У нас є політика відкритих дверей. Якщо співробітник, якого ми любимо, пішов тому що йому це було важливо для свого творчого пошуку, реалізації, і він пішов коректно, ми завжди готові його взяти назад».

Колишні співробітники — часто лояльні і залучені працівники, які вдруге усвідомлено обирають вашу компанію, а значить будуть ще продуктивніше і ефективніше працювати, ніж раніше.

Резюмуємо:

• розрахуйте нормальну плинність кадрів вашої компанії;
• аналізуйте причини звільнення співробітників;
• звільняйте правильно навіть тих, кого потрібно звільнити;
• проходьте по всіх етапах оффбординга;
• обов'язково проводьте Exit interview;
• утримуйте таланти;
• відстежуйте згадки про ваш бренд роботодавця і відповідайте на відгуки;
• поміркуйте, хто з ваших співробітників може стати амбасадором бренду;
• повертайте тих екс-співробітників, які зможуть вивести вашу компанію на новий рівень.

Та, традиційно, наш запис вебінару: