Як HR і рекрутери працюють із HURMA через AI-асистента: 6 реальних сценаріїв

Перед дзвінком із CEO, розмовою з наймаючим менеджером чи плануванням тижня HR-команді часто потрібна не велика аналітика, а швидка відповідь: що з вакансіями, кандидатами, відсутностями або навантаженням у команді.

Раніше для цього треба було відкривати HURMA, переходити в потрібний розділ, виставляти фільтри й зіставляти дані. Швидко і зручно, адже не вручну і без нескінченних табличок.

Але тепер цей шлях може починатися з одного запитання вашому AI-асистенту.

Ми вже показали, як HURMA перетворює HRM із системи для зберігання даних на систему, з якою можна поговорити своїми словами через AI.

А сьогодні покажемо наступні кроки: 6 реальних сценаріїв в роботі.

Сценарії для рекрутерів

1. Швидко зрозуміти, що відбувається з вакансією

Рекрутер готується до розмови з наймаючим менеджером по вакансії “Бухгалтер”. Потрібно швидко пояснити, скільки кандидатів зараз у роботі, на якому етапі вони перебувають і чи є достатньо людей.

Звичний шлях: відкрити вакансію в ATS, перейти в кандидатів, перевірити етапи, подивитися статуси, зібрати короткий апдейт.

З HURMA+AI: запитати “Скільки кандидатів перебуває на розгляді на посаду Бухгалтер?”

Як це працює

AI-асистент звертається до даних HURMA й повертає відповідь по конкретній вакансії. Рекрутер бачить конкретний стан вакансії: хто є в роботі, скільки кандидатів на розгляді, яку інформацію можна взяти в розмову з наймаючим менеджером.

Що більше не треба робити вручну

Рекрутеру не потрібно вручну переходити між вакансією, кандидатами й етапами відбору, щоб зібрати базову картину. Першу відповідь можна отримати через запит, а вже потім за потреби уточнювати деталі.

Це особливо зручно перед короткими командними зустрічами, обговоренням статусу вакансій або швидкими питаннями від наймаючого менеджера на кшталт: “Що там по бухгалтеру?”

2. Знайти кандидатів за навичками й локацією

Рекрутеру потрібно швидко знайти кандидатів із певним досвідом. Наприклад, людей, які працювали з React і живуть у Полтаві.

Звичний шлях: відкривати базу кандидатів, налаштовувати фільтри, перевіряти профілі, вручну звіряти навички, досвід і локацію.

З HURMA+AI: просто написати “Знайди всіх кандидатів, хто працював із React і живе в Полтаві.”

Як це працює

Асистент шукає кандидатів у HURMA за заданими параметрами й повертає добірку релевантних профілів. У відповіді рекрутер може одразу побачити, кого варто переглянути детальніше.

Що більше не треба робити вручну

Замість ручного комбінування фільтрів рекрутер ставить запит людською мовою. Це не скасовує подальшу оцінку кандидатів, але скорочує перший етап пошуку: знайти потрібну групу людей у базі.

Особливо корисно, коли потрібно швидко перевірити, чи вже є в базі кандидати під нову або термінову вакансію.

3. Підготуватися до інтервʼю з конкретним кандидатом

До співбесіди залишилось небагато часу. Рекрутеру потрібно швидко освіжити контекст: хто кандидат, на яку вакансію розглядається, що вже є в профілі, які питання варто поставити.

Звичний шлях: відкрити профіль кандидата, переглянути досвід, нотатки, вакансію, етап і сформулювати питання до інтервʼю.

З HURMA+AI: попросити “Підготуй список питань до кандидатки Анни Демченко на вакансію Sales Maneger.”

Як це працює

AI-асистент допомагає підготувати питання з урахуванням контексту кандидата й вакансії в HURMA. Рекрутер отримує не шаблонний список питань, а підготовку, привʼязану до конкретного кандидата.

Що більше не треба робити вручну

Не потрібно окремо збирати контекст із профілю, вакансії й нотаток, а потім переносити його в AI вручну. Асистент уже працює з даними HURMA в межах доступу користувача.

Рекрутер усе одно ухвалює рішення самостійно. Але стартує не з порожнього аркуша, а з підготовленого контексту.

Сценарії для HR, HRD і керівників

1. Підготуватися до зустрічі з CEO по найму

HRD має зустріч із CEO. Потрібно швидко зрозуміти, що відбувається з наймом: скільки вакансій відкрито, які з них довго не закриваються, як розподілене навантаження між рекрутерами.

Звичний шлях: просити апдейти в рекрутерів, відкривати кілька вакансій, дивитися статуси.

З HURMA+AI: ставити питання послідовно й одразу звужувати фокус, наприклад, “Скільки у нас відкритих вакансій?, “Які вакансії не закриваються понад 30 днів?”,  “Скільки вакансій зараз призначено на кожного рекрутера?”

Як це працює

Можна швидко перейти від широкого питання до конкретнішого: не просто “скільки вакансій”, а які з них потребують уваги й на кому зараз найбільше навантаження.

Що більше не треба робити вручну

Зникає потреба окремо збирати статуси, просити апдейти й вручну поєднувати дані з різних вакансій. HRD отримує контекст у форматі діалогу: запитав, уточнив, звузив, підготувався до розмови.

Це не замінює аналітику, але дає швидку відповідь у момент, коли потрібно ухвалювати рішення або пояснювати ситуацію бізнесу.

2. Переглянути, хто буде відсутній наступного тижня

Керівник або HR планує наступний тиждень. У команди є важливі задачі, тож кілька відсутностей можуть вплинути на дедлайни, навантаження або графік зустрічей.

Звичний шлях: відкрити розділ відсутностей, перейти на певну команду, подивитися статуси погодження.

З HURMA+AI: спитати “Хто з працівників буде відсутній наступного тижня?”, “Покажи це по командах і додай статус погодження відсутності.”

Як це працює

У відповіді видно, хто буде відсутній у вибраний період і які заявки вже погоджені. Якщо дані згруповані по командах, керівник швидше бачить, де може просісти навантаження.

Що більше не треба робити вручну

Не потрібно вручну відкривати календар відсутностей, перевіряти статуси й переносити інформацію в окремий список. Питання ставиться в момент планування, а відповідь одразу можна використовувати для перепланування задач або зустрічей.

Бо саме у відсутностях дрібні пропущені деталі швидко стають робочими збоями. Як розповідала Олена Турчак, HRD Фундації Олени Зеленської: 

«Раніше ми просто могли написати в якийсь внутрішній чат… І звісно, що там губились повідомлення. В якийсь момент у нас виникали ситуації, коли хтось бігає і кричить: “Мені треба завізувати документ”. А ми кажемо: “Так, у нас юристка вже два тижні у відпустці”».

Тому навіть простий запит про відсутності — це спосіб одразу побачити контекст, який впливає на планування команди.

3. Швидко знайти співробітників за HR-подією або стажем

HR потрібно підготувати внутрішній апдейт: хто пройшов випробувальний термін, у кого скоро день народження, хто працює в компанії понад певний період.

Звичний шлях: відкривати профілі співробітників, перевіряти дати, фільтрувати списки, вручну збирати інформацію в потрібному форматі.

З HURMA+AI: написати “Покажи співробітників, які пройшли випробувальний термін у травні.”, “Дай список співробітників зі стажем понад 1 рік 6 місяців у форматі: ПІБ, стаж, посилання на профіль у HURMA.”

Як це працює

HR отримує готовий список у зрозумілому форматі. Його можна використати для внутрішньої комунікації, підготовки до зустрічі, перевірки випробувальних термінів або планування подальших HR-дій.

Що більше не треба робити вручну

Замість перевірки дат у профілях співробітників HR формулює потрібний критерій своїми словами. AI-асистент формує список на основі даних HURMA.

Це особливо зручно для регулярних задач, які не завжди потребують великого звіту, але постійно забирають увагу: перевірити, згрупувати, не пропустити, підготувати в потрібному форматі.

Чому це зручно саме в щоденній роботі

Найцінніше в HURMA+AI — що він допомагає швидше закривати маленькі, але постійні питання, з яких складається робочий день HR-команди:

• Перед зустріччю — швидко перевірити статус вакансій.
• Перед співбесідою — підняти контекст по кандидату.
• Перед плануванням — подивитися відсутності.
• Перед розмовою з керівником — зібрати факти, а не враження.

Тобто дані залишаються в HURMA, але шлях до відповіді стає коротшим.

Як працювати з HR-даними без компромісів у безпеці?

AI допомагає швидше знаходити інформацію, але в оборонній сфері не менш важливо, як саме захищені ці дані та хто має до них доступ. Саме тому сучасний рекрутинг у MilTech — це не лише автоматизація, а й правильна організація всього процесу роботи з кандидатами.

На live-демо HURMA «Безпечний рекрутинг в MilTech та Defense: від заявки до найму» 27 серпня о 14:00 покажемо, як побудувати захищений процес найму: від першої заявки й роботи з кандидатською базою до розмежування прав доступу, передачі даних у ATS та онбордингу. Без слайдів і теорії — лише реальна робота системи.

Підсумуємо

HURMA залишається системою, де зберігаються ваші HR-дані. А ваш AI-асистент стає зручним способом отримувати з них відповіді саме тоді, коли вони потрібні.

Хочете побачити, як це виглядає в щоденні роботі? Запишіться на демо HURMA — покажемо, як AI-асистент може працювати з даними HURMA через MCP Server у реальних HR- і рекрутингових сценаріях.