Один простір замість чатів, таблиць і втрат: як Фундація Олени Зеленської вибудувала HR-процеси в HURMA

Коли команда зростає, ручні HR-процеси починають впливати на швидкість адаптації, якість рекрутингу, доступність інформації та внутрішню координацію. У Фундації Олени Зеленської це відчули дуже практично: частина даних жила в таблицях, частина — в календарях, частина — у чатах, а частина взагалі трималася в голові.

Про компанію

Фундація Олени Зеленської — благодійна організація, яка реалізує масштабні суспільно важливі ініціативи. Усередині Фундації багато процесів зав’язані на командну взаємодію, швидкість координації та чіткий доступ до інформації.

За HR-напрям у Фундації відповідає Олена Турчак, HRD. У своїй роботі вона поєднує як стратегічні, так і дуже прикладні HR-задачі: від рекрутингу та онбордингу до внутрішньої комунікації, збереження знань і підтримки керівників у щоденних процесах.

Окрему роль у роботі відіграє і проєкт Молодіжні простори «12–21» — велика ініціатива, яка працює як окрема громадська спілка, але разом із Фундацією ведеться в одному середовищі HURMA. Саме це дозволяє працювати зі спільною базою кандидатів і не дублювати процеси.

Як було раніше

До системної автоматизації частина HR-процесів жила у звичних, але не завжди зручних для масштабу інструментах: таблицях, спільних календарях, чатах і ручному обміні даними. Для невеликого обсягу задач це ще могло працювати, але з ростом кількості процесів така модель почала забирати занадто багато часу й уваги.

Рекрутинг: відгуки з кількох платформ потрібно було збирати вручну

Одна з найпомітніших проблем стосувалася рекрутингу. Найскладніше було зібрати всі відгуки з різних платформ, опрацювати їх і не втратити ні кандидата, ні контексту по ньому.

«Мені здається, що було найскладніше, оскільки я одночасно займаюсь і рекрутингом також, — зібрати відгуки зі всіх платформ воєдино і зі всіх опрацювати».

— Олена Турчак, HRD Фундації Олени Зеленської

Окремим викликом було й те, що після найму дані доводилося переносити вручну. Кандидат не ставав працівником автоматично — цю інформацію потрібно було дублювати окремо, що створювало додаткове навантаження.

Відсутності: повідомлення губилися в чатах

Ще одна болюча зона — відпустки, лікарняні, віддалена робота та інші відсутності. Коли ці дані передавалися через внутрішні чати, повідомлення легко губилися, а разом із ними — і передбачуваність у роботі команди.

Олена згадує це дуже предметно:

«Раніше ми просто могли написати в якийсь внутрішній чат… І звісно, що там губились повідомлення. В якийсь момент у нас виникали ситуації, коли хтось бігає і кричить: “Мені треба завізувати документ”. А ми кажемо: “Так, у нас юристка вже два тижні у відпустці”».

Статистика й аналітика: частину даних або збирали тижнями, або не бачили взагалі

Без єдиної системи деякі показники було важко зібрати швидко, а частину — майже неможливо відстежити в реальному часі. Наприклад, статистика по one-to-one фактично трималася на довірі, а дані по дітях співробітників чи плинності могли збиратися до тижня.

За словами Олени:

• збір даних для облікових записів новеньких міг займати близько 3 годин;
• статистика по дітях могла розтягуватися до тижня;
• плинність рахували вручну, коли виникала окрема потреба, і це теж могло займати до тижня.

Онбординг: без автоматизації якість адаптації була б нижчою

Для Фундації якісний онбординг має критичне значення. Нові люди мають швидко зрозуміти не лише свої задачі, а й структуру організації, логіку взаємодії команд, ключові документи, цінності та правила роботи. Без єдиної системи цей процес залежав би від пам’яті HR, вільного часу колег і ручних нагадувань.

Інституційна пам’ять: важливий контекст жив у людях, а не в системі

Для команди було важливо не лише організувати HR-процеси, а й зберегти внутрішній контекст організації: події, рубрики, структуру, звіти, політики, презентації, внутрішні документи, хід розвитку Фундації. До появи системи значна частина цього знання жила в окремих файлах або в людях, які давно працюють в організації.

Як стало з HURMA

Після впровадження HURMA Фундація зібрала в одному середовищі рекрутинг, відсутності, one-to-one, онбординг, документи, структуру, події, опитування, базу знань і частину роботи з OKR. Це прибрало постійне перемикання між чатами, таблицями, календарями й окремими файлами.

2 філії, 1 модуль рекрутингу: кандидати більше не губляться між командами

Рекрутинг у HURMA став єдиним робочим простором і для самої Фундації, і для 12-21. Завдяки цьому кандидата можна не пересилати листами, а просто передати колезі всередині системи разом з усім контекстом: коментарями, історією та зауваження до комунікації.

«Ми все тримаємо в одному модулі в HURMA, хоча і розділили на дві філії. Це дуже зручно, тому що це унеможливлює ситуацію, що ми будемо наступати на одні і ті ж самі граблі».

— Олена Турчак, HRD Фундації Олени Зеленської

Одна з практичних переваг системи — прозорість історії кандидата. Якщо людина вже переносила зустрічі або з нею були складнощі в комунікації, цей контекст не губиться. 

Для команди це означає менше повторних помилок і менше шансів знову проходити той самий неефективний сценарій.

2 офіси — 1 прозорий календар відсутностей

Відсутності перестали жити в чатах, де губляться повідомлення. Тепер команда одразу бачить, хто в офісі, хто працює віддалено, хто у відпустці, а кого краще не турбувати. Для організації, розділеної між двома офісами, це не просто зручність, а щоденна економія часу на координації.

-1 тиждень на статистику — тепер це кілька кліків

До автоматизації частина базової HR-аналітики могла збиратися до тижня. Це стосувалося і даних по дітях співробітників, і плинності, і перевірки one-to-one. Тепер значна частина цієї статистики вже є в системі або формується значно швидше без ручного зведення.

«Аналітика зараз з HURMA — це все суперзручно і швидко. Ти просто зайшов, подивився і все. І в тебе вже є інформація, на основі якої ти можеш приймати рішення».

— Олена Турчак, HRD Фундації Олени Зеленської

-3 години на збір даних для новачка та -3 дні на неефективний онбординг

До системи навіть технічний етап підготовки новенької людини був довшим: кандидат заповнював форму, далі дані переносили вручну, а паралельно ще треба було готувати доступи, документи й координацію між кількома людьми. Саме цей пласт дрібної операційки HURMA суттєво скоротила.

Олена прямо говорить про найважливіший бізнес-ефект автоматизованого онбордингу: він скорочує час до ефективності працівника. Без цього компанія просто платить людині зарплату, поки вона чекає доступів, документів і введення в курс справ.

«Час до ефективності працівника — це гроші. HURMA якраз допомагає економити ці гроші, тому що людина новенька починає працювати без структурованого процесу і ці три дні до початку онбордингу — це теж гроші».

— Олена Турчак, HRD Фундації Олени Зеленської

Також система нагадує про зустрічі, задачі, опитування, документи, доступи й точки контролю:

«Пребординг і онбординг у нас завжди йдуть через HURMA, щоб ніхто нічого не загубив. Здається, що це наче не так багато часу займає, але все одно це біганина, яку ми дуже скоротили».

-28 сторінок чернеток — структуровані блоки в базі знань

До HURMA важлива інформація про цінності й правила організації могла існувати у вигляді неструктурованих документів. Один із таких файлів мав 28 сторінок чернетки — не той формат, з яким новій людині легко розібратися на старті. У базі знань це вдалося перетворити на короткі, зрозумілі блоки з потрібним контекстом.

Пошук колеги більше не квест

Навіть побутові речі система знімає дуже відчутно. Олена каже: якщо в офісі працює 6 Ірин, а новенькій людині треба знайти “ту саму Ірину”, структура, пошук і картки співробітників економлять десятки дрібних уточнень і запитань до HR.

Результати автоматизації з HURMA в цифрах

«HURMA дуже сильно полегшила життя»

Що це дало на практиці:

• -1 тиждень на збір статистики.
• -3 години на підготовку новачка.
• +1 система нагадувань: доступи, документи, задачі й точки контролю не губляться.
• -28 сторінок неструктурованих чернеток.
• -3 дні до ефективності співробітника під час онбордингу.

Це не просто автоматизація окремих HR-задач. Для Фундації Олени Зеленської HURMA стала єдиним простором, який скорочує втрати часу, пришвидшує адаптацію нових людей і зберігає інституційну пам’ять команди.

Хочете так само зібрати рекрутинг, онбординг, відсутності, документи й базу знань в одному середовищі? Замовте безплатне демо HURMA — і подивіться, як система може працювати у вашій команді.