43% часу HR на рутині: куди реально зникають години та скільки це коштує бізнесу

У п’ятницю ввечері Head of HR відкриває список задач на тиждень і бачить: стратегічні 1:1 перенесені, аналіз плинності не завершений, план адаптації новачків знову лишився на завтра. Зате погоджені відпустки, оновлена таблиця по співробітниках, зібрані статуси по кількох командах, вручну звірені дані для CEO і знайдено документ, який “точно десь був”.

На папері тиждень був продуктивним. У реальності — більша частина часу пішла на підтримку процесів, які мали б працювати майже непомітно.

За внутрішнім дослідженням HURMA (з 2024 по 2026 рік, серед 1700 клієнтів), HR-команди можуть витрачати до 43% робочого часу на рутинні операційні задачі. 

Поговорили про проблему з HR-фахівчинями — детально розклали все по поличках у цьому матеріалі.

Як непомітні HR-процеси перетворюються на 43% рутини

Спочатку таблиця для відпусток справді працює. Потім з’являється окремий документ для онбордингу. Далі — тека з посадовими інструкціями, ще одна таблиця для майна, Notion для бази знань, окремий файл для 1:1, кілька чатів для погоджень і Excel для звітів керівництву.

Кожне рішення колись було логічним. Але коли команда росте, ці тимчасові інструменти починають створювати приховану ціну: HR не просто виконує роботу, а постійно зшиває між собою розрізнені частини системи.

Щоб подивитися, як це виглядає в реальному робочому тижні, ми провели анонімне експрес-опитування серед HR-фахівців. У ньому взяли участь 115 респондентів, які відповіли на запитання: “На що йде найбільше вашого часу?”:

• 1:1, зустрічі та комунікація з командами — 45%;
• ведення кандидатів — 34%;
• онбординг та адаптація — 23%;
• підготовка звітів та аналітики — 22%;
• оновлення й актуалізація даних — 19%.

Олена Турчак, HRD Фундації Олени Зеленської, добре описує природу такої мікрорутини:

“Додати новачка в чати — це наче 2 хвилини часу, але саме про такі дрібні дії легко забути, коли в HR у той самий день 3 співбесіди й кілька внутрішніх зустрічей. Такі задачі здаються незначними окремо, але разом забирають час та увагу HR-команди”.

Саме тут і з’являються 43% рутини.

1. Погодження та синхронізація: коли процес зупиняється

Працівник подав запит на відпустку. Керівник відклав погодження. HR не знає, чи можна вже вносити дані. Працівник уточнює ще раз. HR нагадує керівнику. Паралельно треба не забути оновити таблицю або передати інформацію бухгалтерії.

На рівні одного запиту це здається дрібницею. На рівні компанії — це десятки повторень на місяць.

За даними звіту Asana, працівники витрачають у середньому 257 годин на рік на неефективні процеси та ще 258 годин — на дублювання роботи. У сумі це — 12 повних робочих тижнів. Частина цієї неефективності — саме ручна робота з документами та відсутність систематизації.

Такі процеси особливо небезпечні тим, що вони непомітні для керівництва. CEO бачить результат: “HR довго відповідає”, “дані не готові”, “команда перевантажена”. Але не бачить десятків проміжних ручних дій, через які HR-функція втрачає швидкість.

Раніше у TechVill ручні погодження й передача інформації між людьми вже призводили не просто до затримок, а до відчутних помилок:

“У нас був досвід: людині не заплатили, бо не ввели в систему. Ввели невірно цифри, хтось пішов у відпустку — забули про це сказати, хтось не побачив.” — поділилась Світлана Онищенко, CPO у TechVill

2. Дані про співробітників: час іде не на роботу з людьми, а на пошук інформації

У маленькій команді можна пам’ятати майже все: хто в якій ролі, хто кому підпорядковується, коли людина вийшла на роботу, де лежить її договір, який у неї план розвитку. У компанії на 100+ людей така модель перестає працювати.

Дані про співробітників часто живуть у різних джерелах: в Excel, на пошті, на диску, у документах керівників тощо. Якщо HR потрібно швидко відповісти на питання CEO або менеджера — треба перевірити кілька джерел і зрозуміти, яке з них актуальне.

Типовий сценарій виглядає так: керівник питає, скільки людей зараз у певній команді, які ролі відкриті, хто в процесі адаптації, хто планує відпустку наступного місяця. HR не може просто відкрити один екран і відповісти. Вона збирає відповідь з кількох місць.

У цьому й полягає невидима рутина. Команда не створює нову цінність, а відновлює картину, яка мала б бути доступною одразу:

“Раніше будь-яка статистика, звіти — вони всі велися в Google Docs. І хоча основні HR-процеси існували, мені все одно довелося їх відобразити в системі, налагодити для того, щоб мати адекватну аналітику.” — розповіла Софія Страмик, HRD WOW24-7

3. Оргструктура й відповідальність: коли HR вручну пояснює, хто за що відповідає

У компаніях, що ростуть, оргструктура змінюється постійно. З’являються нові ролі, змінюються керівники та команди, співробітники переходять під інші напрями, а зона відповідальності однієї людини може змінитися швидше, ніж оновиться внутрішня презентація.

Якщо оргструктура існує як слайд презентації або окремий файл, вона майже завжди відстає від реальності. Новачки не розуміють, до кого звертатися. Керівники не бачать реального навантаження департаментів. А HR витрачає час на пояснення того, що мало б бути зрозумілим без додаткових уточнень: хто за що відповідає, кому передати запит, хто має погодити рішення, де чия зона впливу.

Актуальна оргструктура впливає на швидкість рішень, планування найму, розвиток команд, аналіз ефективності, управління змінами й комунікацію всередині компанії. Коли цієї прозорості немає, HR знову стає адміном і координатором замість того, щоб працювати з розвитком людей і команд:

“В одному з моїх проєктів HR працювала на території компанії 3 дні на тиждень — і в ці дні майже не займалася розвитком HR-функції чи програмами для команди. До стратегічної HR-роботи вона поверталася переважно в ті 2 дні, коли працює віддалено. У компанії 150+ людей, кілька напрямів бізнесу й складна ієрархія, тому без координації рішення просто застрягають. Тобто до запроваджених змін, основний час йшов на організаційні питання.”, — поділилась Юлія Істапенко, бізнес-консультантка з питань управління, бізнес-процесів, розвитку команд та кар’єри, коучиня ICF, бізнес-тренерка.

4. Онбординг і офбординг: процеси, де ручна робота швидко перетворюється на ризик

Онбординг — один із тих процесів, де хаос видно дуже швидко. Новачок не отримав доступи в перший день. Інструкції прийшли з різних джерел. Керівник провів вступну зустріч “як вийшло”. HR не бачить, чи виконані всі кроки адаптації. Через місяць складно зрозуміти, чи людина справді інтегрувалась у команду, чи просто не ставила зайвих питань.

Офбординг ще чутливіший. Якщо немає єдиного чекліста, компанія ризикує залишити відкриті доступи, втратити знання, не зафіксувати причини звільнення або не зберегти історію співпраці.

У цих процесах рутина має подвійну ціну. Вона забирає час HR і створює операційні ризики для бізнесу:

“Раніше, на етапі підготовки новачків, збір даних для створення облікових записів і ручне перенесення інформації могло займати близько 3 годин на день. А час до ефективності працівника — це гроші. Поки компанія платить людині, а вона ще не виконує 100% своєї роботи, бізнес втрачає гроші. Чим швидше новачки починають працювати повноцінно, тим більше грошей економить компанія. — Олена Турчак, HRD Фундації Олени Зеленської

5. Відпустки й відсутності: дрібна операційка, яка постійно повертається

Облік відпусток здається простим процесом лише до моменту, коли в компанії з’являються різні команди, різні графіки, лікарняні, day off, unpaid leave, відрядження, компенсації та перепрацювання.

Якщо все це ведеться вручну, HR щотижня витрачає час на однакові дії: перевірити залишок днів, знайти запит у месенджері, уточнити в керівника, внести зміни в таблицю, звірити дані з бухгалтерією, пояснити працівнику, скільки днів залишилось.

“На рутинну операційку я витрачаю час, який могла б витрачати на полісі, learning & development-сектор або себе розвивати в складніших тасках. А так я відволікаюсь на кожне повідомлення в UTeam, «Відміть мені відпустку», і я йду це відмічати.” — Юлія Щоткевич, Head of HR SDC Verifier

Проблема в тому, що процес стає непрозорим для всіх учасників. Працівник не завжди бачить актуальний залишок вихідних чи лікарняних. Керівник не завжди розуміє, хто буде відсутній наступного тижня. HR і бухгалтерія звіряють цифри вручну, бо немає одного джерела правди.

Так з’являється напруга там, де її не мало б бути. Людина просто хоче піти у відпустку. Керівник просто хоче розуміти навантаження команди. HR просто хоче мати актуальні дані без ручного контролю кожного запиту.

Скільки реально коштує HR-рутина

“43% — це навіть мінімум. Бо дуже багато рутинної роботи: пошук кандидатів, проведення співбесід, 1:1, фіксування всіх задач, документування. Якщо взяти час, коли я була залучена і в рекрутинг, і в HR, то 43% мені здається навіть мало.”  — Наталія Висоцька, Head of HR Codeimpl

Ця цифра стає відчутною, коли її перекласти з відсотків у години.

Тому ми все порахували: для одного HR-фахівця це приблизно 17,6 години на тиждень. Майже два повні робочі дні.

За моделлю з TCO-калькулятора HURMA — $1500 на місяць або $9,375 за годину роботи HR — це близько $165 на тиждень. Для команди з 2 HR це вже $1320 на місяць або приблизно $15 840 на рік.

Тобто $15 840 на рік тільки на рутині…

Ця сума не означає, що HR неефективно працює. Навпаки: найчастіше команда закриває всі ці задачі саме тому, що тримає процеси на собі. 

Проблема в іншому: компанія платить фахівчиням стратегічного рівня за ручне зшивання даних між таблицями, чатами, документами й окремими сервісами. А ще варто взяти до уваги:

• плинність, яку не встигли проаналізувати вчасно;
• слабкий онбординг, через який новачок довше входить у роль;
• рішення CEO без актуальної HR-аналітики;
• втрата довіри до HR як до стратегічної функції;
• повторювані питання від працівників, бо інформація не зібрана в одному місці.

Саме тому рахувати треба не тільки підписки на інструменти. Треба рахувати час, який команда витрачає на те, щоб ці інструменти між собою “домовились”.

“Головний виклик для HR сьогодні — це не конкуренція з алгоритмами, а делегування рутини заради масштабування людяності.” — Ольга Прохоренко, HR менторка, дослідниця, консультантка, коучиня та спікерка з багаторічним досвідом, у вебінарі для HURMA Community

Чому ще одна людина або ще один інструмент не розвʼязує проблему

Коли команда перевантажена, перша реакція часто проста: потрібна ще одна людина. Іноді це справді так. Але якщо процеси розкидані між 3–5 інструментами, нова людина просто заходить у той самий хаос.

Вона теж шукатиме дані в різних місцях. Теж уточнюватиме статуси в месенджерах. Теж оновлюватиме таблиці. Теж витрачатиме час на ручну звірку. 

Так компанія збільшує HR-команду, але не прибирає причину перевантаження.

Плюс, якщо знання про процеси, домовленості, рішення, структуру команди й внутрішні правила живе в головах кількох людей, кожен новий HR або менеджер змушений збирати контекст заново. Не тому, що команда погано передає справи, а тому, що самі знання ніде системно не збережені.

Олена Турчак, HRD Фундації Олени Зеленської, добре описала цю проблему: “Інституційна пам’ять компанії — це те, чого раніше не було. Були люди, які працюють 3–4 роки з моменту заснування, і вони фактично були носіями цієї пам’яті. Але якщо тебе просто додають у чат, ти не знаєш, що відбувалося тут до тебе.”

Те саме з інструментами: ще одна таблиця для звітів, ще один документ для онбордингу, ще один чат для погоджень. Кожне таке рішення може тимчасово зменшити біль, але по факту додає ще один пункт, який треба підтримувати вручну.

Рутина зменшується не тоді, коли з’являється більше файлів. Вона зменшується тоді, коли в процесів з’являється одна логіка, один маршрут і одне джерело актуальних даних.

Поверніть час HR-команді з HURMA

HURMA прибирає фрагментацію між таблицями, чатами, документами й окремими сервісами. Коли база співробітників, відпустки, онбординг, оргструктура, performance-процеси, база знань, майно й аналітика живуть в одному середовищі, HR менше часу витрачає на пошук, дублювання, уточнення й ручне перенесення даних.

Найвідчутніше це проявляється в процесах, які повторюються щотижня:

• База співробітників. У картці співробітника зберігаються ключові дані, документи, історія, фідбеки, розвиток, відпустки та інша інформація, потрібна HR, керівникам і бухгалтерії. Якщо змінюється HR або менеджер команди, контекст не зникає разом із людиною.

• Відпустки, day-off і лікарняні. Запити не губляться в месенджерах, проходять через зрозумілий маршрут погодження, а HR бачить статус без ручних нагадувань. Співробітники можуть самостійно перевірити залишки днів, графік і правила без зайвих уточнень.

• Оргструктура й ролі. Оргструктура перестає бути застарілим слайдом у презентації. У системі видно ролі, команди, підпорядкування й відповідальних. Новачкам легше зрозуміти, до кого звертатися, керівникам — планувати розвиток команд, а HR — не пояснювати вручну, хто за що відповідає.

• Онбординг, адаптація й офбординг. Процеси можна вести за єдиною логікою: з чеклістами, відповідальними, нагадуваннями, контролем етапів і збереженням історії. Це не робить онбординг менш людяним. Навпаки — HR не витрачає час на ручний контроль доступів, документів і зустрічей, а може більше уваги дати самій людині.

• 1:1, 360 і зворотний зв’язок. HURMA допомагає не тримати зустрічі й фідбеки в календарях, нотатках і пам’яті керівників. 1:1 автоматично потрапляють у календар, результати фіксуються, а HR бачить всю статистику та результати опитувань в одній вкладці.

• База знань та інституційна пам’ять. Внутрішні політики, правила, презентації, звіти, матеріали для новачків і важливі документи не губляться в чатах або на дисках. Вони зберігаються в єдиному джерелі, а нові люди швидше входять у контекст компанії.

• Аналітика для HR і керівництва. Замість ручного збору даних із таблиць, чатів і календарів HR може швидше побачити плинність, відсутності, динаміку команди, статуси адаптації й інші показники. Це особливо важливо, коли CEO або COO ставить питання, на яке потрібно відповісти не “зберу до завтра”, а зараз.

“HURMA — це навіть не джерело, це серце нашої роботи, нашого відділу.” — каже Аліна Гурова, HRD Just School

Що залишається в ручному режимі (і чому це нормально)

Автоматизація не має замінити HR-команду. Вона має прибрати повторювані дії, які не потребують експертного рішення.

HURMA може допомогти автоматизувати частину рутини: погодження, нагадування, збір даних, структурування інформації, формування аналітики, контроль процесів. Але стратегічні рішення залишаються за HR і керівниками.

Система не вирішить замість команди, як будувати культуру. Не проведе складну розмову з менеджером. Не замінить якісний фідбек. Не зрозуміє контекст конфлікту краще за людину, яка працює з командою щодня.

Якщо з 17,6 години рутини на тиждень система повертає 7–9 годин, це вже змінює тиждень HR-команди. Не тому, що все автоматизовано, а тому, що зникає частина операційного шуму.

Як порахувати свою рутину

Найпростіший спосіб побачити реальну картину — заміряти власний тиждень.

Для цього достатньо протягом 5 робочих днів фіксувати, скільки часу HR-команда витрачає на повторювані процеси: пошук і оновлення даних, відпустки, погодження, онбординг, офбординг, звіти, 1:1, запити від співробітників, аналітику для керівництва.

Після цього можна перевести години в гроші. Формула проста:

Вартість рутини = кількість ручних операцій × середній час операції × ставка HR

А якщо хочете порахувати все це за 1 хвилину, просто відкрийте TCO-калькулятор HURMA. 

Він допоможе оцінити, скільки компанія зараз витрачає на ручні HR-процеси й яку частину цього часу можна нарешті повернути команді.

Підсумуємо

43% рутини — це точно не вирок HR-команді. Це підказка, де саме компанія втрачає час. Коли ці втрати видно в годинах і грошах, розмова про HRM-систему перестає бути розмовою про ще один сервіс. Вона стає розмовою про те, яку роботу HR-команда нарешті зможе робити замість ручної операційки.