Digital Dynamics та HURMA: +15% до участі в опитуваннях і звіти за 1 секунду

Після виходу зі складу міжнародного холдингу, Digital Dynamics збирала HR-процеси практично вручну: таблиці, окремі файли, резюме на диску, домовленості в чатах. 

Але як тільки почав зростати обсяг даних і задач, почалися й типові проблеми: важко збирати звіти, легко помилитися з контактами й дедалі більше часу йде на перевірки замість роботи з людьми.

Тому компанія прийшла до автоматизації та вибрала HURMA як систему для рекрутингу й HR-процесів.

Про компанію Digital Dynamics

Digital Dynamics — рекламна агенція, яка працює як продуктова команда: всередині — маркетинг, а технічну розробку залучають через рекрутинг на аутсорс.

“Приблизно півтора року тому ми вийшли з великого міжнародного холдингу й стали самостійними, українською компанією з фокусом на власні продукти. Зараз ми рекламна агенція, яка працює саме над власними продуктами. Це дуже важливо, бо сьогодні це насправді велика розкіш.”

Альона Кореневич, HR-директорка Digital Dynamics

Компанія будує модель, у якій невелика команда може стабільно робити сильний результат без перепрацювань і зайвої бюрократії. Як пояснює HR-директорка: “Ми не вважаємо, що для того, щоб вважатися великими, треба чисельність 200-1000 людей, тому що можна невеликою кількістю, не перепрацьовуючи, робити круті речі.”

Водночас бізнес-логіка компанії передбачає змішану структуру: продукт і маркетинг — всередині, а технічну розробку (backend/frontend) закривають зовнішні спеціалісти.

Культурна опора Digital Dynamics — партнерство й прозорість.

“Прозорість — одна з наших ключових цінностей: прозорість як у процесах, так  і прозорість у комунікації. Ми ставимося до людей не як до найманих працівників. Для нас вони партнери. Їхня думка цінна, їхня експертиза важлива. Ми завжди готові вислухати й врахувати.”

Альона Кореневич, HR-директорка Digital Dynamics

Окремий контекст у Digital Dynamics — повністю офісний формат 5/2.

Для HR це означає більше, ніж просто організувати найм: потрібно постійно тримати залученість, підтримувати зрозумілі правила взаємодії та знімати дрібні операційні нестикування, які в офісі відчуваються гостріше. Коли команда щодня разом, будь-яка неузгодженість у відпустках, комунікаціях, документах чи статусах швидко перетворюється на десятки уточнень і ручних задач.

Саме в цій точці ручне управління може не витримати навантаження — і компанія стикається з головним бар’єром росту.

Кінець Excel на 3 000 рядків

Коли Альона Кореневич прийшла в Digital Dynamics, централізованої бази кандидатів не було. 

Процеси довелося вибудовувати вручну: онбординг, план навчання на перший тиждень, облік кандидатів і комунікацій. Це швидко перетворилося на набір окремих таблиць і вкладок, а резюме зберігалися на Google Drive. 

У результаті з’явився постійний операційний шум: складно відстежити, кому вже писали, де лежить резюме, на якому етапі кандидат, що було в попередній взаємодії.

Додатковий фактор — навантаження на HR-функцію. У компанії 30 людей у штаті, і HR-директорка закриває практично весь контур: адаптацію, рекрутинг, оцінку персоналу, performance/KPI, перерахунки та аналітику зарплат, відпустки/лікарняні/відгули, частину кадрового діловодства. Разом з нею в підпорядкуванні рекрутер і офіс-менеджер, а фінансову частину payroll розділяють із бухгалтером.

“В мої обов’язки входить все” — знайомо кожній HR?

У такій конфігурації таблиця на кілька тисяч рядків перестає бути інструментом обліку і стає проблемою управління Вона не масштабується, не дає швидко зрозуміти контекст і створює ризик помилок на рівні базових дій — пошуку, звірки, повторного контакту.

Чому обрали HURMA: сервіс і відсутність бар’єрів для команди

Рішення про автоматизацію прийшло після того, як стало очевидно: вручну підтримувати порядок у рекрутингу, онбордингу й HR-обліку вже неможливо. Команда подивилася кілька українських і міжнародних систем. HR-директорка розглядала BambooHR, але відмовилися через мовний бар’єр у деяких співробітників. Тестували рішення Zoho, але зіткнулися з повільною підтримкою.

Фінально залишили два варіанти, і тут на рішення вплинула не тільки функціональність, а й процес тестування. У невеликій компанії впровадження тримається на одній людині: якщо немає швидких відповідей і допомоги на старті, система не доходить до реального використання. У випадку HURMA комунікація з менеджерами була регулярною й проактивною — і це прискорило рішення.

“Ми зовсім трохи потестували іншу українську систему, але прийняли рішення на користь HURMA. Велику роль зіграли менеджери: вони постійно були на зв’язку — «Потрібна допомога?», «Що сьогодні тестували?», «Зідзвонімось?».”

Альона Кореневич, HR-директорка Digital Dynamics

Після запуску рекрутингу компанія розширила використання платформи: приблизно рік тому додали базовий HR-блок і закрили ним щоденне адміністрування та комунікації. Зі слів HR-директорки, зараз використовують близько 80% функціоналу. — “Ми користуємося більшістю функцій, але одразу все не протестуєш, особливо коли одна людина веде багато напрямків. Фізично поки не вистачає часу.”

Щоденні результати автоматизації з HURMA

+15% до заповнення опитувань завдяки автоматичним нагадуванням анонімності

Одна з найвідчутніших змін у Digital Dynamics — як компанія збирає зворотний зв’язок. В анонімних опитуваннях зазвичай є дилема: або контролюєш проходження і руйнуєш довіру до анонімності, або залишаєш усе повністю анонімним — і тоді не розумієш, кому саме потрібно нагадати, щоб підвищити участь.

У компанії пробували будувати контроль через задачі, але такий підхід не давав відчуття коректної анонімності. У HURMA цей процес закрили автоматичними нагадуваннями без розкриття того, хто саме відповів.

“Завдяки автоматичним нагадуванням і збереженню анонімності у нас на 15% покращилося заповнення опитувань — люди регулярно їх проходять.”

Альона Кореневич, HR-директорка Digital Dynamics

Аналітика за 1 секунду: точність, самоперевірка і менше ручної звітності

У ручних таблицях проблема не тільки в тому, що це довго. Проблема в похибках: когось не врахували, когось порахували двічі, десь з’їхав період — і на виході отримуєш дані, яким важко довіряти.

У Digital Dynamics HURMA стала точкою самоперевірки: якщо цифри HR/рекрутера не збігаються з системою, команда швидко знаходить, де помилка саме в ручному підрахунку.

Окрема цінність — швидкість відповіді керівництву:

“Мені не потрібно частину дашбордів самій будувати, я можу просто заскринити чи вивантажити та показати звіт керівництву. Якщо мені прилітає запит, то я можу відобразити це за секунду в HURMA.”

Альона Кореневич, HR-директорка Digital Dynamics

11 додаткових вихідних без ручних нагадувань: календар і зрозумілі правила для команди

В офісному форматі 5 на 2 прозорість правил про відпустки, вихідні та відгули — критична. Важливо, щоб команда бачила це в єдиній системі без постійних повідомлень від HR.

“Ми залишили для наших співробітників 11 додаткових святкових днів У будь-який момент вони можуть зайти, подивитися, побачити цю всю інформацію — і таким чином я можу за допомогою HURMA зняти частину питань з себе.”

Альона Кореневич, HR-директорка Digital Dynamics

Відчутний результат щоденного використання HURMA — повторювані HR-комунікації перестали триматися на пам’яті та ручних повідомленнях. Типові сценарії (листи, опитування, регулярне інформування) HR-директорка збирає через шаблони, а події й нагадування система підтягує автоматично: “Мені подобається, що в HURMA є різні шаблони — опитувальників, листів.”

Окремо вона підкреслює користь подій і системних нагадувань: річниці, дні народження, завершення випробувального більше не потребують ручного контролю: “Дуже зручно стало, що мені не треба писати всім, розказувати, в кого річниця, в кого день народження… в кого закінчується випробувальний.”

Порада HR-директорки: тим, хто й досі працює без автоматизації

Альона не романтизує ручні процеси: коли HR тримається на таблицях і домовленостях у чаті, рано чи пізно починаєш витрачати час не на людей і рішення, а на пошук, перевірки та виправлення помилок.

“Коли я згадую, як ми працювали з цими екселівськими табличками, мене просто в холодний піт кидає.”

Альона Кореневич, HR-директорка Digital Dynamics

Її головна рекомендація — не відкладати автоматизацію до кращих часів, навіть якщо компанія невелика. Бо найбільший ефект дає не ще один інструмент, а повернення часу й контролю: менше ручної рутини, менше людського фактора, швидше закриття щоденних задач.

Готові перейти від Excel до системи, яка дає швидкість і прозорість?

Якщо у вас теж накопичуються таблиці, ручні узгодження й хаос у даних, автоматизація стає базовою необхідністю. 

Замовте безплатне демо HURMA і подивіться, як система може закрити ваші процеси: від рекрутингу й опитувань до календарів і аналітики.