Hiring-менеджер: хто це і яку роль він реально відіграє в процесі найму

У будь-якому бізнесі за кожною вакансією стоїть конкретна команда, конкретні задачі й конкретна людина, яка розуміє, кого саме потрібно знайти. Цю роль часто називають hiring-менеджером.

Хто такий наймаючий менеджер

Якщо максимально спростити, hiring-менеджер — це майбутній керівник, який наймає людину до своєї команди, відповідає за формування запиту на кандидата, бере участь у відборі й допомагає новому співробітнику адаптуватися.

Тобто хайрінг-менеджер — це той, хто найкраще розуміє:

• навіщо потрібна нова людина;
• які задачі вона буде вирішувати;
• які компетенції для цього реально потрібні;
• який формат роботи прийнятний для команди.

Саме тому без hiring-менеджера повноцінний рекрутинг не завжди працює: рекрутер має розуміти, кого він шукає, а цей контекст може дати лише керівник.

Хто може бути хайрінг-менеджером у різних типах компаній

Роль може виглядати по-різному залежно від розміру й типу бізнесу.

Малий бізнес

У невеликих компаніях часто немає окремого HR-відділу або він складається з однієї людини. Тоді hiring-менеджер:

• СЕО або співвласник — для ключових ролей (керівники напрямів, фінанси, маркетинг);
• керівники філій, магазинів, кав'ярень тощо — для лінійного персоналу;
• тімліди — якщо компанія вже має базову структуру команд.

У такому випадку значна частина процесів може бути неформалізована: домовленості у месенджерах, критерії в голові. Це працює доти, доки компанія невелика.

Середній бізнес

У компаніях з кількома десятками або сотнями співробітників структура зазвичай складніша:

• є HR або рекрутинговий відділ;
• є керівники відділів/напрямів;
• є формальні або неформальні тімліди.

Тут hiring-менеджером стабільно виступає:

• керівник, який відкриває позицію у свій департамент;
• тімлід — якщо йдеться про вузькопрофільні ролі;
• іноді — продукт- або проєкт-менеджер, який відповідає за конкретний напрямок.

Великий бізнес і мережеві компанії

У мережах (роздріб, HoReCa, логістика) ситуація інша:

• десятки або сотні локацій;
• велика кількість лінійних вакансій;
• стандартизовані процеси найму.

Hiring-менеджерами тут найчастіше є:

• керуючі магазинами/ресторанами/відділеннями;
• регіональні менеджери;
• іноді — лінійні супервайзери.

І в кожному випадку рекрутинг-команда очікує від них одного й того самого: чіткої заявки, участі у співбесідах та своєчасного рішення.

Зони відповідальності наймаючого менеджера на всіх етапах найму

До запуску вакансії: визначення потреби

На цьому етапі hiring-менеджер:

• усвідомлює, що в команді з’явилась нова потреба (збільшилось навантаження, хтось звільнився, з’явився новий напрям);
• визначає, чи це справді питання найму, чи його можна розв’язати перерозподілом задач;
• готує аргументи для узгодження вакансії з керівництвом або фінансами.

Якщо рішення про відкриття вакансії ухвалене, далі виникає ключова точка — оформлення запиту до рекрутера.

Запуск вакансії: заявка й узгодження критеріїв

Саме на цьому етапі найчастіше виникають помилки. Заявка на вакансію має бути якісним документом, на який орієнтуються, наприклад рекрутер — у пошуку й сорсингу, HR — у комунікації з кандидатом, а hiring-менеджер — у подальшій оцінці.

Які блоки обов’язково мають бути в заявці:

1. Мета найму. Чому виникла потреба, яку проблему закриває новий співробітник.
2. Основні задачі. Не загальні фрази, а конкретні приклади: що саме людина робитиме щодня/щотижня.
3. Hard skills. Інструменти, технології, типи проєктів, рівень самостійності.
4. Soft skills. Наприклад: здатність до навчання, толерантність до стресу, клієнтоорієнтованість — але завжди з прив’язкою до задач.
5. Очікування на перші 1–3 місяці. Що має бути зроблено на старті, щоб вважати найм успішним.
6. Рівень компенсації та формат роботи. Діапазон, бонуси, гнучкість, офіс/ремоут/гібрид.
7. Процес відбору. Кількість етапів, типи співбесід, чи буде тестове завдання.

Пошук кандидатів: спільне уточнення запиту

На цьому етапі рекрутер зазвичай бере на себе основну активність: публікує вакансію, працює з відгуками, сорсить у LinkedIn або на профільних платформах.

Роль hiring-менеджера тут — не чекати, поки привердуть кандидатів, а:

• підтвердити, що опис вакансії, сформований рекрутером, відповідає реальності;
• подивитися перші 3–5 резюме, щоб скоригувати очікування, якщо ринок не відповідає ідеальному портрету;
• бути доступним для коротких уточнень: наприклад, «чи окей така комбінація досвіду», «чи розглядати кандидатів з іншої галузі».

Якщо цей етап пропустити, рекрутер може тижнями «тягнути» не тих кандидатів, а hiring-менеджер — відхиляти їх без структурного пояснення.

Співбесіди: оцінка компетенцій і відповідності команді

Коли кандидат проходить первинний скринінг у рекрутера, роль наймаючого менеджера стає найбільш видимою.

Що входить до його задач:

• участь у технічному інтерв’ю (якщо це менеджер із потрібною експертизою);
• проведення менеджерської співбесіди: оцінка досвіду, мотивації, способу мислення;
• оцінка того, як кандидат впишеться у поточну команду, наскільки йому буде комфортно в реальному середовищі роботи;
• за необхідності — спільний розбір тестового завдання.

Прийняття рішення та офер

Після завершення всіх етапів найму настає момент, коли потрібно ухвалити рішення. І тут hiring-менеджер:

• аналізує сильні та слабкі сторони фіналістів;
• звіряє їх з реальними задачами та очікуваннями;
• разом із HR та рекрутером обговорює, які ризики є у кожному варіанті;
• визначає, кому пропонувати офер, та бере участь в обговоренні умов.

Ця частина часто здається очевидною, але саме тут найчастіше виникають затримки. Якщо менеджер відтягує рішення на тиждень-другий, сильний кандидат може отримати й прийняти іншу пропозицію.

Онбординг і перші місяці роботи

Після підписання оферу роль hiring-менеджера не закінчується. Навпаки — саме на цьому етапі стає видно, чи був найм справді вдалим.

Що входить до відповідальності менеджера:

• підготовка задач на перші тижні/місяці;
• пояснення контексту: процеси, домовленості в команді, цілі;
• регулярні короткі зустрічі з новачком;
• обговорення результатів випробувального терміну.

До речі, в ATS HURMA можна заздалегідь занести план онбордингу в систему: задачі, дедлайни, відповідальних.

Це знімає частину організаційного навантаження з менеджера та HR і робить процес прозорим для співробітника.

Як виглядає якісна заявка на вакансію від хайрінг-менеджера

Заявка — один із найсильніших інструментів, які можна дати hiring-менеджеру. Від її якості залежить усе далі: текст вакансії, релевантність кандидатів, коректність очікувань.

Типові проблеми з заявками:

• «нам потрібен сильний спеціаліст» — без конкретики;
• список вимог складається за аналогією з іншою компанією, а не з реальних задач;
• вказані взаємозаперечні очікування: наприклад, низький бюджет і рідкісний стек;
• немає опису цілей на випробувальний термін;
• відсутній чіткий процес інтерв’ю.

Усе це ускладнює пошук: рекрутер витрачає більше часу на уточнення, кандидат отримує розмиту картину, менеджер не впевнений у власних рішеннях.

Важливо! Дотримуйтеся законодавчих вимог до вакансій — це запорука успішного та безпечного найму. Усе-усе важливе на цю тему детально описали у статті “Оголошення про прийняття на роботу: яких фраз слід уникати”.

Що варто додати до заявки:

1. Контекст бізнесу й команди. Коротко: над чим працює команда, який зараз етап, чому потрібна нова людина.
2. Ключові задачі. Що кандидат робитиме в перший місяць, три місяці, пів року.
3. Must have компетенції. Те, без чого точно не варто рухатися далі.
4. Nice to have. Бонусні навички, які не є критичними, але приємні.
5. Soft skills. З прив’язкою до реальних ситуацій: наприклад, «готовність працювати з великим потоком однотипних задач» або «комфорт у частій комунікації з клієнтами».
6. Бюджет і формат роботи. Щоб не доводилося змінювати умови в процесі.
7. Процес найму. Етапи, тривалість, хто на яких етапах підключається.
8. Критерії успіху. Як зрозуміти через 3–6 місяців, що найм був вдалим.

Співпраця hiring-менеджера та рекрутера: ролі, межі, типові помилки

Здоровий процес найму будується на чіткому розподілі відповідальностей. Коли ці ролі переплутані, з’являються конфлікти й затримки.

Оптимальний розподіл ролей

Рекрутер:

• аналізує ринок;
• формує текст вакансії;
• розміщує її на платформах;
• активно шукає кандидатів;
• проводить первинний скринінг;
• супроводжує кандидата на всіх етапах;
• координує зустрічі;
• дає кандидатові прозору картину процесу.

Hiring-менеджер:

• формує запит і контекст;
• допомагає скоригувати профіль за результатами перших кандидатів;
• проводить технічні/менеджерські інтерв’ю;
• ухвалює рішення щодо оферу;
• забезпечує змістовний онбординг.

Обидві сторони мають спільну мету — закрити вакансію класною людиною, яка залишиться в компанії надовго. Але спосіб внеску в цю мету різний, і це нормально.

Помилки у взаємодії рекрутера та наймаючого менеджера

1. Відсутність фідбеку. Кандидати пройшли етап, рекрутер чекає на відповідь, hiring-менеджер зайнятий і «подумає, як буде час». У результаті кандидати втрачаються, а бренд роботодавця страждає.
2. Зміна профілю «на ходу». Після кількох співбесід менеджер розуміє, що хоче зовсім інший профіль, але офіційно цього не проговорює. Рекрутер і далі шукає старий варіант.
3. Пасивна позиція «замовника». Hiring-менеджер сприймає себе як того, кому мають «принести ідеальних кандидатів». При цьому сам мінімально залучений у формування профілю й оцінку.
4. Паралельні домовленості з кандидатами. Менеджер спілкується з кандидатами напряму, без синхронізації з рекрутером: обговорює зарплати, змінює умови. Це створює плутанину й ризик конфліктів.
5. Відсутність підсумкового аналізу. Після закриття вакансії сторони не обговорюють, що працювало, а що ні. Помилки повторюються в наступних наймах.

Як HURMA допомагає структурувати роль hiring-менеджера

Одне з найбільших викликів у компаніях із багаторівневою структурою — це зрозуміло визначити, хто і за які вакансії відповідає. Чим більша організація, тим складніше контролювати, хто бачить кандидата, хто залишає фідбек і хто фактично має ухвалювати рішення.

HURMA розвʼязує цю проблему системно:

“Менеджери найму підключаються до процесу без зайвих Excel чи дзвінків: просто заходять у систему, бачать профіль кандидата, залишають фідбек і приймають рішення.”

— ділиться у кейсі Світлана Онищенко, CPO у TechVill

Закріплення менеджерів за командами: прозора структура відповідальності

У HURMA hiring-менеджери можуть бути прив’язані до конкретних команд і підкоманд. Це важливо з кількох причин:

• кожен менеджер бачить тільки ті вакансії, які стосуються його команди;
• рекрутери легко розуміють, хто є відповідальною особою за кожну позицію;
• HR-команда зберігає контроль над усім процесом, не роздаючи доступи вручну кожному менеджеру.

Після закріплення менеджера за командою він автоматично отримує доступ до всіх вакансій цієї команди та її дочірніх підрозділів.

Гнучкі доступи: хто що бачить і що може робити у процесі найму

У HURMA кожен користувач працює в межах тієї ролі та тих прав, які йому надані. Це дозволяє контролювати доступ до чутливої інформації та уникати ситуацій, коли менеджер бачить зайве або, навпаки, не отримує того, що йому потрібно.

Компанія може налаштувати, чи матимуть наймаючі менеджери доступ до:

• поля «Очікуваний рівень зарплатні» у картці кандидата;
• файлів резюме та супровідних документів;
• загальних коментарів;
• історії дій з кандидатом;
• внутрішніх позначок рекрутингової команди.

Це критичний момент для середніх і великих компаній, де одна вакансія проходить через декілька рівнів узгодження. HURMA дозволяє надати менеджеру рівно той обсяг інформації, який потрібен для ухвалення рішення — не більше й не менше.

Єдина зона роботи

Після того як рекрутер поділився вакансією, менеджер бачить її у розділі доступних йому вакансій. Отже:

• менеджер не шукає листи, чати або окремі посилання — всі позиції зібрані в одному місці;
• рекрутер розуміє, що менеджер точно побачить вакансію;
• обидві сторони працюють у спільному просторі, без дублювання інформації.

Можливості hiring-менеджера у вакансії

Менеджер отримує доступ до всього, що стосується управління відбором у межах його команди:

• загальна інформація про вакансію: дата створення, відповідальні рекрутери, джерела відгуків;
• опис вакансії та карта вимог;
• коментарі — з можливістю залишати свої та позначати важливі моменти;
• історія змін, яка дає розуміння ходу процесу.

Це забезпечує повну прозорість: менеджер бачить не лише кандидатів, а й те, як рухається процес.

HURMA = прозора робота рекрутерів та наймаючих менеджерів

Завдяки цим механізмам роль наймаючого менеджера стає:

• структурованою — бо процес чітко прив’язаний до команд;
• прозорою — бо зрозуміло, хто за що відповідає;
• контрольованою — бо доступи налаштовуються системно;
• інтегрованою — бо рекрутер і менеджер працюють у спільному середовищі;
• швидшою — бо комунікація проходить у системі, а не в месенджерах.

Результат: менше помилок, втрат кандидатів і непорозумінь 🙂

Як розвивати компетенції hiring-менеджера

Hiring-менеджер не зобов’язаний бути професійним рекрутером, але є кілька навичок, які значно полегшують життя всім учасникам процесу.

Базове розуміння рекрутингового процесу

Керівникові корисно знати:

• скільки часу займає кожен етап;
• чому не всі кандидати доходять до фіналу;
• які обмеження є на ринку (зарплати, конкуренція, кількість профілю).

Це формує реалістичні очікування до рекрутера й зменшує напругу у взаємодії.

Навички інтерв’ю за компетенціями

Hiring-менеджеру корисно вміти:

• ставити поведінкові запитання: «Розкажіть про ситуацію, коли…»;
• відстежувати реальні приклади, а не тільки теорію;
• не зводити інтерв’ю до перевірки «чи подобається мені ця людина».

Це робить відбір менш суб’єктивним.

Уміння давати конструктивний фідбек

Якісний фідбек важливий не тільки для кандидатів, а й для рекрутера та HR. Він має бути:

• конкретним (що саме не підійшло);
• прив’язаним до компетенцій;
• вчасним.

Готовність до діалогу з рекрутером

Коли hiring-менеджер сприймає рекрутера як партнера, а не сервісну службу, процес швидко змінюється:

• з’являється більше відкритості до ринку;
• легше коригувати очікування;
• простіше обговорювати складні моменти (наприклад, бюджет чи кількість етапів).

Що варто передивитися, якщо найм не працює

Якщо люди не наймаються або не проходять й онбординг, варто подивитися не тільки на джерела кандидатів, а й на роль hiring-менеджера.

Корисні запитання:

• Чи є в компанії єдиний формат заявки на вакансію?
• Чи заповнюють його всі менеджери, чи хтось «передає побажання голосом»?
• Чи зафіксовані критерії відбору?
• Чи є домовленість про строки фідбеку?
• Чи бачить hiring-менеджер воронку й розуміє, де саме губляться кандидати?
• Чи має він простий інструмент, щоб залишити коментар після інтерв’ю?
• Чи є у нього план онбордингу новачка?

Якщо на частину цих запитань відповідь «ні» або «частково», варто починати саме з процесів і ролей, а не з пошуку кращих джоб-порталів.

Підсумуємо

Коли у компанії зрозуміло, хто за що відповідає, як оформлюється запит, як приймаються рішення й хто супроводжує новачка в перші місяці — найм перестає залежати від настрою окремих людей і стає частиною керованої системи.

Щойно цю систему підкріпити інструментами — єдиною структурою команд, прозорою воронкою, зрозумілими правами доступу та фіксацією фідбеку — у наймаючих менеджерів з’являється можливість робити свою роботу по суті: формувати сильні команди, а не розгрібати нескінченні листування й файли.

Якщо ви хочете, щоб роль hiring-менеджера у вашій компанії працювала саме так — а не трималася на особистих домовленостях і пам’яті окремих людей, — замовте безплатне демо HURMA.

На живому прикладі вашої структури ми покажемо, як налаштувати команди, доступи й воронку найму так, щоб рекрутери й наймаючі менеджери діяли як єдина система, а не паралельні світи.