Програми для автоматизації бізнес-процесів: як впорядкувати операційку, скоротити витрати й збільшити прибуток

Більшість компаній приходять до автоматизації бізнес-процесів не тоді, коли зʼявляються ресурси, а коли стає очевидно: далі так працювати неможливо. Коли щоденна операційка тримається на десятках Excel-файлів і тисячах повідомлень, бізнес непомітно, але системно втрачає час, гроші та можливості.

Дослідження SHRM показує, що автоматизація — один із найсильніших важелів для повернення операційного контролю: 85% роботодавців, які впровадили автоматизовані системи, відзначають істотну економію часу та підвищення ефективності команд.

Це означає просту річ: автоматизація — не про заміну людей, а про заощадження часу.

Що насправді означає «автоматизувати бізнес-процеси»

Автоматизація бізнес-процесів — це коли повторювані завдання замість людей виконують програми за чітко прописаними правилами. Автоматизація не думає за вас, вона виконує сценарій, який ви задаєте. Її цінність — у стабільності, швидкості та передбачуваності.

Згідно з дослідженням Deloitte Global Human Capital Trends 2025, менеджери витрачають у середньому лише 13% робочого часу на розвиток людей, тоді як більша частина їхнього дня йде на операційну рутину, погодження, звітність і вирішення помилок. Водночас лише 16% організацій використовують штучний інтелект для підтримки HR-рішень.

Ці цифри показують головне: компанії не програють через відсутність талантів — вони програють через неефективні процеси. І саме тут починається автоматизація.

Як зрозуміти, що без автоматизації ви вже втрачаєте гроші

Якщо ви впізнаєте власні процеси в кількох пунктах нижче, автоматизація чекає на вас:

• одна й та сама інформація заноситься в кілька систем чи документів: Excel, CRM, бухгалтерію, месенджер;
• різні менеджери дають клієнтам різні відповіді, бо «не бачили оновлені дані»;
• неможливо швидко відповісти на просте запитання: «скільки у нас зараз активних замовлень / боргів / лідів?»;
• звіти збираються вручну кілька днів, і коли вони готові — частина даних уже неактуальна;
• помилки на кшталт «не той рахунок», «забули відправити комерційну пропозицію», «не передзвонили клієнту» трапляються регулярно;
• нові менеджери довго входять у курс справ, бо всі процеси в голові двох-трьох людей.

Усі ці симптоми означають одне й те саме: ви втрачаєте можливість масштабуватися або просто системно працювати на ефективність.

Що автоматизувати в першу чергу: логіка пріоритетів

Починати варто з процесів, які часто повторюються, безпосередньо впливають на гроші та залежать від людського фактора. Саме тут автоматизація бізнес-процесів підприємства дає найбільший ROI.

Найчастіші кандидати на автоматизацію:

Фінанси та облік

• виставлення рахунків, формування актів, контроль оплат;
• узгодження витрат, заявки на закупівлі;
• план-факт по бюджету, контроль касових розривів.

Продажі та робота з клієнтами

• фіксація лідів і їхній розподіл між менеджерами;
• нагадування про дзвінки, листи, продовження контрактів;
• шаблони комерційних пропозицій і договорів.

Маркетинг

• розсилки, тригерні кампанії, нагадування;
• сегментація аудиторії за поведінкою;
• зведена аналітика по каналах і кампаніях.

Операційка та логістика

• облік замовлень і запасів;
• автоматичне формування накладних і супровідних документів;
• планування постачань та завантаження.

HR та кадрові процеси

• рекрутинг: воронка кандидатів, листи, нагадування, узгодження оферів;
• облік робочого часу, відпусток, лікарняних;
• онбординг і регулярні оцінки.

Як порахувати, чи вигідно автоматизувати конкретний процес

Щоб уникнути підходу «давайте автоматизуємо все», варто підходити до кожного процесу як до окремого інвестиційного проєкту. Навіть приблизний розрахунок часто показує, що «дорога підписка» насправді дешевша за постійну ручну роботу:

1. Оцініть, скільки годин на місяць займає процес у людей.
2. Помножте на середню вартість години працівника (з урахуванням податків та накладних витрат).
3. Додайте приблизні втрати від помилок: штрафи, повернення, зірвані угоди, відтік клієнтів.
4. Порівняйте цю суму з вартістю інструмента (підписка + впровадження) на той самий період.

Після такого розрахунку часто виявляється, що ручний режим дорожчий, а система автоматизації окупається за кілька місяців.

Ця ж логіка добре працює, коли потрібно аргументувати проєкт перед власником або CFO: замість «нам потрібен новий софт» звучить «ми витрачаємо N тисяч гривень на ручну роботу, можемо скоротити цю суму вдвічі й паралельно зменшити ризики».

Типи програм для автоматизації: що за що відповідає

Щоб не перетворити вибір на нескінченний ресерч, варто розуміти, які задачі закриває кожен тип системи.

Фінансовий менеджмент та облік

Що роблять такі системи:

• автоматизують виставлення рахунків, актів і нагадувань про оплату;
• зводять у одне місце витрати, доходи, податкові зобов’язання;
• допомагають будувати план-факт по бюджету та прогноз грошових потоків.

Коли вони потрібні:

• у вас багато рахунків і контрагентів;
• ручне виставлення документів регулярно створює помилки та затримки;
• є кілька юридичних осіб або валют, і ви втомилися від ручної звірки.

Приклади програм: SAP, QuickBooks, Xero, Expensify, Emburse Certify.

HRM та системи для роботи з персоналом

Що роблять:

• ведуть єдину базу співробітниць/співробітників і кандидатів;
• автоматизують відпустки, лікарняні, графіки, кадрові зміни;
• допомагають проводити оцінки, опитування, eNPS, 360, OKR.

Коли вони потрібні:

• у компанії з’являється HR як окрема роль, і Excel уже не справляється;
• облік відпусток, лікарняних та змін у штаті став некерованим;
• зростає кількість кандидатів та вакансій, а історія взаємодій губиться.

All-in-one-рішення на кшталт HURMA поєднують HRM, рекрутинг, 360, базу знань та аналітику в одному інтерфейсі, що особливо важливо для компаній, які переросли «ручний режим» і планують масштабування, от-як у кейсі Anybusiness consult:

“Під час ребрендингу виникали різні дрібні проблеми, як і у всіх, хто зіштовхується зі змінами. HURMA стала нашим надійним партнером у цьому процесі. Вся інформація про кандидатів, усі поточні справи зберігаються в одному місці. Навіть у найінтенсивніші періоди жодна інформація не була втрачена, що є ключовим для ефективного рекрутингу.”

Світлана Фасольняк, Recruiting Team Lead Anybusiness consult

CRM та інструменти для продажів

Що роблять:

• зберігають усі дані про лідів та клієнтів;
• нагадують менеджерам про дзвінки, листи, наступні кроки;
• показують воронку продажів і конверсії на кожному етапі.

Коли вони потрібні:

• ліди губляться в месенджерах, таблицях та особистих нотатниках;
• складно зрозуміти, на якому етапі «падають» угоди;
• відділ продажів росте, і «усе в голові керівника» більше не працює.

Приклади програм: HubSpot, Salesforce, Close CRM, Copper CRM, Freshsales.

Маркетинг-автоматизація

Що роблять:

• надсилають автоматичні листи та повідомлення за тригерами (реєстрація, покупка, відмова, неактивність);
• сегментують базу за поведінкою, інтересами, історією покупок;
• рахують ефективність кампаній, каналів, креативів.

Коли вони потрібні:

• ви регулярно робите розсилки й хочете, щоб вони працювали точніше;
• хочете менше «масових» і більше персоналізованих комунікацій;
• потрібно бачити, що реально приносить заявки та дохід, а що — лише трафік.

Приклади програм: Mailchimp, Klaviyo, HubSpot Marketing, Constant Contact.

Інструменти для управління задачами та проєктами

Що роблять:

• фіксують задачі, дедлайни, відповідальних осіб;
• дозволяють бачити завантаженість команди;
• зберігають історію виконання робіт, зміни пріоритетів, узгодження.

Коли вони потрібні:

• задачі регулярно губляться в чатах;
• проєкти затягуються, бо «ніхто не бачив, що це вже треба робити»;
• команда працює на кілька напрямків паралельно.

Приклади програм: Jira, Trello, Asana, Notion, Monday.com.

Покроковий план впровадження автоматизації на 90 днів

Щоб автоматизація бізнес-процесів не перетворилась на нескінченний проєкт, варто одразу обмежити горизонт планування.

Підготували для вас реалістичний шаблон, який можна адаптувати під будь-яку галузь.

Тиждень 1–2. Аудит процесів

• виписати ключові процеси: продажі, фінанси, логістика, HR, маркетинг;
• позначити, де найбільше збоїв, затримок і ручної роботи;
• зафіксувати, які показники зараз не можна оперативно отримати.

Тиждень 3–4. Визначення пріоритетів

• вибрати 1–2 процеси, де автоматизація дасть найшвидший і найбільш вимірюваний ефект;
• оцінити поточні витрати часу та грошей на ці процеси за простою моделлю (години × ставка + помилки).

Тиждень 5–6. Вибір інструмента

• скласти список вимог: система має вміти ось це, бо це прив’язано до наших цілей;
• протестувати 2–3 рішення на демоверсіях, прогнавши по реальних сценаріях.

Тиждень 7–8. Тестовий запуск

• запустити систему на обмеженій ділянці: один відділ або один тип процесу;
• описати регламенти: хто що вносить, хто що перевіряє, як часто оновлюються дані.

Тиждень 9–10. Корекція та навчання

• зібрати фідбек від команди, зафіксувати, що заважає працювати;
• відкоригувати сценарії, шаблони, доступи;
• навчити людей, додати короткі інструкції, відео чи внутрішню сторінку знань.

Тиждень 11–12. Масштабування

• поширити успішну модель на сусідні процеси або відділи;
• закріпити нові правила у внутрішніх документах та онбордингу;
• визначити, які наступні процеси підуть в автоматизацію.

Краще пройти повний цикл на одному процесі, отримати відчутний результат, а потім масштабувати підхід.

Підсумуємо

Якщо ви плануєте перейти від «все в голові» до справді керованого бізнесу, розгляньте HURMA як спосіб впорядкувати HR- і рекрутинг-процеси, об’єднати дані й повернути команді до 43% часу, що зараз губиться в операційній рутині. 

Платформа впроваджується за 10 робочих днів, підтримує повний цикл роботи зі співробітниками й забезпечує enterprise-level безпеку завдяки Single Tenant-архітектурі.

Замовте безплатну демонстрацію HURMA, щоб побачити, як автоматизація може працювати саме для вашої компанії.