Що таке SWOT-аналіз: інструкція, поради та приклади

Чи варто змінювати систему адаптації? Чому найм нових людей не дає очікуваного результату? Чи зможе HR-відділ закрити 100 вакансій цього кварталу?

У кожній з цих ситуацій допомагає SWOT-аналіз — проста, але потужна методика, яка дає чітке уявлення про реальний стан речей.

Що таке SWOT-аналіз?

SWOT — це інструмент стратегічного планування, який охоплює: Strengths (сильні сторони), Weaknesses (слабкі сторони), Opportunities (можливості), Threats (загрози). 

Тобто SWOT-методика дозволяє системно оцінити внутрішні й зовнішні чинники, що впливають на ефективність компанії, команди чи процесу. Її активно використовують в управлінні персоналом, аналітиці, маркетингу тощо.

Цей аналіз не обмежується тільки виявленням проблем — він допомагає побачити зв’язки між факторами. Наприклад, «сильна команда» у поєднанні з «можливістю впровадити HRM-систему» перетворюється на конкретний стратегічний крок: швидке масштабування без втрати якості. 

А «слабкість у відсутності єдиної бази кандидатів» у поєднанні з «активністю конкурентів» показує реальну загрозу: компанія може втратити людей ще на етапі найму. Саме така простота у формі та глибина у змісті зробили СВОТ одним із найпопулярніших аналітичних інструментів у світі.

За даними опитування Competitive Intelligence Alliance, 58,3% респондентів оцінили успішність свого останнього проведеного SWOT як щонайменше 3 з 5 балів (тобто «більш успішно, ніж ні»).

Кому потрібен СВОТ-аналіз?

SWOT-аналіз стане у пригоді всім, хто приймає управлінські рішення у сфері роботи з людьми та організаційними процесами.

1. HR-директору та HRBP — щоб сформувати реалістичну стратегію розвитку команди, побачити сильні сторони підрозділів і обґрунтувати зміни перед керівництвом.
2. Рекрутерам — щоб зрозуміти, які канали пошуку кандидатів дають найкращий результат і де компанія програє конкуренцію.
3. Менеджерам з адаптації та навчання — щоб виявити прогалини у процесі онбордингу та розробити більш ефективні програми розвитку персоналу.
4. Керівникам бізнесу — щоб оцінити кадрові ризики, підготуватись до масштабування чи оптимізації та ухвалювати стратегічні рішення на основі аналітики.

Фактично, SWOT потрібен усім, хто хоче зрозуміти, де компанія має конкурентні переваги, а де — зони ризику.

Як провести SWOT-аналіз в HR: покрокова інструкція

Щоб SWOT-аналіз приносив практичну користь, його потрібно робити структуровано. 

Крок 1. Визначте мету

Чим чіткіше сформульоване запитання, тим ціннішими будуть результати. Наприклад:

• невдале формулювання: «Оцінити HR-відділ»;
• коректне формулювання: «Зрозуміти, чому рекрутинг у відділі продажів забирає більше часу, ніж планувалося».

Крок 2. Зберіть дані

Опирайтеся не на припущення, а на цифри: HR-аналітику, результати опитувань, eNPS, рівень плинності, витрати на найм, відгуки співробітників. Тут особливо допомагають HRM-системи, які автоматично збирають та структурують інформацію — від рівня задоволеності працівників після випробувального терміну до ефективності джерел найму. Для наочності, покажемо, як це може виглядати на прикладі HRM HURMA:

Крок 3. Створіть матрицю

Наприклад:

Крок 4. Інтерпретуйте результати

Сам аналіз — це лише половина справи. Найбільшу цінність дає робота з перетинами:

• сила + можливість — що можна посилити?
• слабкість + загроза — де найбільший ризик?

Наприклад, сильна HR-команда у поєднанні з можливістю впровадження нової системи дає шанс різко підняти ефективність. А відсутність автоматизації разом з активністю конкурентів може стати причиною втрати кандидатів.

Можливості та обмеження СВОТ-аналізу

Можливості:

1. Універсальність — SWOT можна застосувати до будь-якого HR-завдання: від оцінки рекрутингової стратегії до аналізу корпоративної культури.
2. Простота — методика не потребує спеціального програмного забезпечення, її можна проводити навіть на звичайній дошці чи в Excel.
3. Залучення команди — SWOT легко інтегрувати у воркшопи, стратегічні сесії чи брейнштормінги, що допомагає отримати колективне бачення проблем.
4. Основа для рішень — результати аналізу можна трансформувати у конкретні дії: змінити процеси, запровадити нові інструменти, розставити пріоритети.

50% опитаних Competitive Intelligence Alliance вважає, що SWOT-аналіз є “дуже важливим” для досягнення довгострокових цілей організації (оцінили його ефективність на 4 або 5 балів з 5), а загалом близько 78,6% оцінили внесок SWOT у стратегічний успіх принаймні на 3 з 5.

Обмеження:

1. Суб’єктивність — якщо аналіз робить вузьке коло людей, висновки можуть бути упередженими.
2. Відсутність пріоритетів — SWOT показує, що є силами й слабкостями, але не дає відповіді, що робити першочергово.
3. Не кількісна, а якісна оцінка — без HR-аналітики методика ризикує стати «мозковим штурмом» без цифр.
4. Залежність від інтерпретації — одна й та сама матриця може бути прочитана по-різному, тому важливо поєднувати SWOT з іншими інструментами управління.

СВОТ добре підходить як відправна точка для глибшої діагностики, але його сила зростає у поєднанні з HRM-системами, які забезпечують цифри для об’єктивності та допомагають розставити пріоритети.

Як Hurma.Work допомагає проводити SWOT-аналіз?

HRM HURMA автоматизує збір таких метрик:

• eNPS — показує лояльність співробітників;
• плинність кадрів — з деталізацією по відділах;
• аналіз каналів найму — дозволяє визначити найефективніші;
• продуктивність рекрутерів — видно по кожному етапу воронки;
• Performance Review — допомагає виявити сильні сторони команди.

Крім того, у HURMA можна автоматично формувати звіти для керівництва, порівнювати динаміку по періодах, бачити зв’язки між слабкими сторонами й бізнес-результатами тощо. Влучно підмічає Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7:

“Ми щотижня вантажимо статистику, аналізуємо прогрес, бачимо, які вакансії буксують, і реагуємо швидко. Це не просто звітність. Це про бачення. Без HURMA нам би довелося постійно запитувати дані вручну. Тепер це в кілька кліків."

Завдяки цьому HR не витрачають дні на складання таблиць — фокус іде на інтерпретацію, а не на рутину.

Приклад: SWOT-аналіз рекрутингової воронки

Мета: скоротити час найму у відділі логістики

Висновок: впровадити шаблони листів, знизити навантаження, використати автоматичні фільтри для пошуку релевантних кандидатів.

Підсумуємо

SWOT-аналіз — це спосіб чесно подивитися на свою команду й процеси. Для HR це особливо цінно, адже від правильних рішень залежить не лише найм, а й лояльність і розвиток людей у компанії.

Та щоб цей інструмент приносив реальну користь, потрібні дані. Якщо ви аналізуєте «на око», завжди є ризик зробити хибні висновки. Саме тому команди обирають HURMA: система автоматично збирає показники, показує динаміку і допомагає швидко знаходити відповіді там, де раніше були лише припущення.

Замовте демо безплатно і переконайтеся, що рішення на основі фактів завжди працюють краще, ніж рішення на інтуїції.