Гарячі новини для HR-спільноти: HURMA оновилась і ви просто зобов'язані це спробувати

Прокачані HR-сценарії – автоматизація, яка справді працює
Автоматичне передання обов’язків: як не залишити команду без підтримки під час відсутності?
Оновлення «Воронка рекрутингу» – ще більше інсайтів для вашого найму!
Ліміт перебування кандидатів на всіх етапах – наймаємо на повну швидкість
HURMA чує та діє

Сьогодні вранці компанія HURMA офіційно оголосила про оновлення, яке може кардинально змінити процес рекрутингу. Користувачі вже активно обговорюють нові можливості, а експерти прогнозують значний вплив на ефективність найму.

Перші відгуки говорять про серйозні покращення. У соцмережах рекрутери та HR діляться своїми першими враженнями, а HR-спільнота готується тестувати нові функції.

Що зміниться? Як це вплине на вашу роботу? Відповіді вже зовсім скоро (буквально через один рядок).

p.s. Сподіваємось, ви прочитали це стереотипним голосом ведучого новин 🙂

Прокачані HR-сценарії – автоматизація, яка справді працює

Якщо ви часто виконуєте рутинні задачі – наприклад, створюєте однотипні задачі для співробітників, надсилаєте повторювані листи або розподіляєте запити – “Сценарії” в HURMA допоможуть автоматизувати ці процеси й пришвидшити вашу роботу.

Сценарії – це послідовність взаємопов’язаних дій, які виконуються одна за одною. Вони можуть запускатися вручну або автоматично за тригером (заданими умовами):

«Я налаштував сценарій, але щоразу вручну призначаю відповідального… Можна без цього?»

Так! Тепер система сама підставляє потрібну людину залежно від того, для кого запущений сценарій. Більше не потрібно вручну вибирати відповідальних – вони визначаються автоматично!

Як це працює:

1. Ви створюєте сценарій і вибираєте, хто має відповідати за дії.
2. При його виконанні система автоматично додасть як відповідального необхідну людину з команди.
3. Жодних затримок – відповідальний отримує задачу без зайвих рухів.

У кожному сценарії ви можете автоматично призначати відповідального за виконання задачі. Це залежить від ролі людини в системі:

1. Сам співробітник – якщо дія стосується людини, до якої застосований сценарій.
2. HR команди – призначається ейчар з команди співробітника.
3. Менеджер команди людини, до якої застосовано сценарій, бере під контроль виконання задачі.
4. Team Lead команди людини, до якої застосований сценарій.
5. Конкретна людина – можете вручну призначити будь-кого.

Додаємо таким чином:

«Окей, а якщо відповідальних кілька? Як вирішити, хто має затвердити дію?»

Є вибір! Ви самі вирішуєте, як має відбуватися затвердження:

1. Будь-хто з відповідальних – хто перший підтвердить, той закриє задачу, а всім іншим не потрібно більше реагувати на задачу.
2. Всі відповідальні – кожен має затвердити дію, і тільки тоді вона вважатиметься виконаною.

Розгляньмо на прикладі:

Перші дні нового співробітника – це завжди багато задач, які виконуються різними людьми. Щоб нічого не забути та не тримати всі процеси в голові, можна налаштувати автоматичний сценарій онбордингу. Це може виглядати так:

• IT-відділ – надає доступ до систем;
• HR – організовує welcome-мітинг;
• адміністратор або офіс-менеджер – готує робоче місце;
• наставник – проводить ознайомчу зустріч;
• менеджер – вводить у проєкти команди.

Усі ці дії стосуються різних людей, і щоб вони виконували свої задачі вчасно, можна автоматизувати процес. Кожен співробітник отримає свою задачу у потрібний момент, а HR чи менеджер може відстежувати її виконання. Всі задачі йдуть у потрібному порядку, і новачок отримує злагоджений процес адаптації.

Дещо ще:

• якщо співробітник працює в кількох командах, система призначить усіх відповідних HR, менеджерів чи Team Lead;
• якщо в команді немає потрібної ролі, відповідальний просто не призначається.

Гнучко? Ще й як!

Хурминки на торті

Ось, чому це корисно:

1. Менше ручної роботи – менше помилок;
2. Ніяких затримок – відповідальні отримують задачі миттєво;
3. Чіткий контроль – сценарій не зупиниться, поки не будуть виконані всі потрібні кроки;
4. Мінус хаос, плюс порядок – жодних ситуацій «а хто мав це зробити?».

Делегуйте максимум ручних процесів, автоматизуйте!

Автоматичне передання обов’язків: як не залишити команду без підтримки під час відсутності?

Всі ми люди, і час від часу нам потрібен відпочинок або відновлення. Але що робити, якщо ти на лікарняному, у відпустці чи у відрядженні, а команда продовжує працювати? Запити накопичуються, колеги не знають, до кого звертатися, і все це може спричинити хаос.

Щоб уникнути цього, тепер можна заздалегідь обрати виконувача обов’язків (ВО) на період своєї відсутності. Ця людина автоматично отримуватиме всі запити, які надходили б відсутньому працівнику, а також зможе їх обробляти. При цьому сам відсутній співробітник, якщо буде онлайн, також може залишати свої коментарі чи затверджувати запити.

Головна перевага – запити не губляться, всі знають, до кого звертатися, а відповідальний працівник у відсутність колеги не перевантажується питаннями, які йому не стосуються.

Для яких типів відсутностей це працює?

Спочатку функція була лише для відпусток, а тепер її додано ще й для інших типів відсутностей: 

• відпустка;
• лікарняний (з довідкою чи без);
• робота з дому;
• власним коштом;
• відрядження.

Якщо співробітник оформлює одну з цих відсутностей, йому одразу пропонується вибрати того, хто тимчасово візьме на себе його обов’язки.

HR або адміністратор може налаштувати цей процес під потреби компанії:

1. "Обов'язково" – при створенні запиту потрібно обрати ВО, без цього відправити запит не можна.
2. "Необов'язково" – можна вибрати ВО, а можна і не вибирати.
3. "Вимкнено" – ця функція не використовується взагалі.

Таке налаштування застосовується до кожного типу відсутності окремо.

Застосуємо на практиці!

Крок 1. Співробітник оформлює запит на відсутність

При заповненні форми він бачить поле "Виконувач обов’язків", де може обрати колегу, який його підмінить. Система автоматично показує тільки тих, у кого немає запланованих відсутностей на цей період.

Крок 2. Виконувач обов’язків отримує сповіщення

Одразу після надсилання запиту ВО отримує повідомлення про те, що він призначений відповідальним.

Крок 3. Автоматичне перенаправлення запитів

Усі запити, які надходили б відсутньому співробітнику, передаються його ВО. Той може їх обробити – поставити реакцію, залишити коментар або виконати інші необхідні дії.

Крок 4. Інформація про заміну відображається у профілях

У профілі співробітника, який відсутній, видно, хто його заміняє. А у профілі ВО з’являється інформація про його тимчасову роль.

Завчасні відповіді на завчасні часті запитання:)

Що робити, якщо виконувач обов’язків теж хоче взяти відпустку?

Співробітник, який виконує обов’язки, не може створювати власні запити на відсутність на той період, коли він вже виконує роль ВО. Ця опція налаштовується окремо: якщо компанія хоче, її можна вимкнути.

Чи можна змінити виконувача обов’язків після створення запиту?

Так, але лише поки запит не затверджено. Якщо запит вже ухвалений, змінити ВО не можна. 

Чи отримає виконувач обов’язків усі запити відсутнього співробітника?

Так, але лише активні запити. Архівні або ті, що вже виконані – не передаються. Якщо ВО залишив коментар або схвалив/відхилив запит, ця інформація збережеться навіть після завершення його тимчасової ролі.

Що станеться, якщо ВО звільниться або його роль зміниться?

Якщо ВО пішов, його автоматично приберуть з усіх запитів.

Чим ця функція краща за рішення конкурентів?

У конкурентів є можливість призначати заміну, але немає автоматичного перенаправлення запитів на виконувача обов’язків!

У нас цей процес повністю автоматизований, що:

• зменшує зайве навантаження на команду;
• запобігає плутанині у відповідальності;
• спрощує комунікацію.

Все автоматично і просто!

Оновлення «Воронка рекрутингу» – ще більше інсайтів для вашого найму!

Ми додали чотири нові показники у звіт «Воронка рекрутингу» – тепер ви можете ще точніше аналізувати, чому кандидати відмовляються, які етапи провисають і звідки приходять найкращі спеціалісти.

Що саме додали?

Чому кандидати відмовляються:

1. Причини відмов по етапах – покаже, де саме воронка не спрацьовує ідеально. Можливо, ваші тестові завдання занадто складні? Або HR не надто переконливі? Тепер ви це побачите!
2. Причини відмов по вакансії – наочна кругова діаграма, яка покаже, що заважає кандидатам обирати вашу пропозицію.

Де шукати кандидатів:

1. Джерела по етапах – зрозумієте, які платформи дають результат не тільки загалом, а й на кожному кроці рекрутингу.
2. Джерела по вакансії – дізнаєтесь, звідки найкраще приходять спеціалісти і куди варто інвестувати більше ресурсів.

Фішка, яка є тільки в HURMA

Тепер можна не просто дивитися аналітику, а й відкрити будь-який сегмент звіту, побачити реальних кандидатів і перейти до їхніх профілів. 

Наприклад, якщо ви бачите, що багато людей відмовляються на етапі співбесіди, ви можете буквально в один клік перевірити, як проходила їхня комунікація.

Проблеми, з якими ви більше не зіткнетеся

HURMA зробила максимум, щоб ви забули про:

1. Слабкі місця воронки. Аналізуйте, де губляться найкращі кандидати і чому відмовляють.
2. Дорогий рекрутинг. Оптимізація процесів = зменшення втрат на кандидатів.
3. Неефективні джерела найму. Подивіться, куди йдуть ваші бюджети – які канали працюють, а які лиш витрачають ресурси.
4. Невідповідних кандидатів. Забирайте своїх – найкращих талантів із ринку.

Перевірте самі – результати вас здивують!

Ліміт перебування кандидатів на всіх етапах – наймаємо на повну швидкість

Коли кандидат зависає на якомусь етапі, це сигнал, що щось не так. Можливо, рекрутер перевантажений, процес затягується, або ж кандидат просто втрачає інтерес і йде до конкурентів.

Щоб уникнути цих проблем, ми додали функцію ліміту перебування на етапах! Тепер ви можете налаштувати, скільки днів кандидат може знаходитися на кожному етапі, наприклад, не більше 5 днів на розгляді.

Як це працює:

1. Встановлюєте ліміт. У налаштуваннях вакансії обираєте максимальний час перебування кандидата на етапі (від 1 до 99 днів).
2. Система вам нагадує і позначає кандидатів, які вже вийшли за встановлений ліміт, червоною позначкою.
3. Приймаєте швидші рішення. Бачите червону мітку? Дійте! Повідомте кандидата, прийміть рішення або переведіть на наступний етап.

Кому це важливо:

1. Рекрутеру, який працює над вакансією – якщо кандидат довго «застряг» на одному етапі, час діяти!
2. HR-аналітику, який досліджує, чому кандидати зникають. Якщо виявиться, що вони занадто довго чекають відповіді – це привід переглянути процес.

Що ви отримуєте:

1. Візуальне нагадування – на кожній картці кандидата в канбані є позначка часу перебування на етапі.
2. Контроль та аналітика – розумієте, на яких етапах затримується процес найму.
3. Оптимізація роботи – знаходите проблемні місця та покращуєте швидкість ухвалення рішень.

А якщо кандидат повернеться на попередній етап? Все просто – його таймер перезапускається, у нього знову буде час, щоб пройти далі.

HURMA чує та діє

Усі ці покращення були створені саме для вас, друзі! Ми радіємо, коли допомагаємо робити вашу роботу більш ефективною та приємною. 

HURMA завжди поруч, щоб ви досягли успіху. До скорих оновлень!