Щорічна оплачувана відпустка та її тривалість

В Україні співробітник має право на мінімальну щорічну оплачувану відпустку в розмірі 24 календарних днів за відпрацьований рік незалежно від:

• типу трудових відносин співробітника і роботодавця (основне місце роботи або додаткова робота);
• тривалості трудового договору (тимчасово або постійно);
• зайнятості співробітників протягом дня (повний або неповний день).

Планова відпустка нараховується з моменту початку роботи. Дуже часто як роботодавці, так і працівники вважають, що, незалежно від дати офіційного початку трудових відносин, працівник має право на відпустку, еквівалентну 24 календарним дням. 

Однак відпустка має розраховуватися на основі індивідуального робочого року працівника, який фактично починається з дня найму. Неправильний розрахунок періоду відпустки працівника вважається порушенням кадрового обліку, що згодом може вплинути на коректність розрахунку компенсації за невикористані дні законної відпустки працівника. 

Наприклад, якщо співробітника прийнято на роботу 1 травня 2018 року, він має право на оплачувану відпустку тривалістю 24 дні на період з 1 травня 2019 року по 24 червня 2019 року.

Якщо співробітник пропрацював у компанії менш як рік, то щорічна відпустка надається на таких умовах: нараховується 2 дні відпустки за кожен відпрацьований місяць. 

Якщо тривалість відпустки в окремих нормативно-правових актах зазначена в робочих днях, то для перерахунку робочих днів у календарні застосовують формулу:

Nк. дн. = Nр. дн. х 7 : n, де:

• N к.д - кількість календарних днів;
• N р.д - кількість робочих днів;
• 7 - кількість днів тижня;
• n - кількість робочих днів у тижні.

Варто звернути увагу, що при розрахунку щорічної оплачуваної відпустки офіційні святкові та неробочі дні не враховують.

Кому належить більш тривала відпустка

Роботодавець має право надати співробітнику тривалішу щорічну відпустку. Однак існують певні категорії працівників, для яких він просто зобов'язаний це зробити. 

Формування графіку відпусток

Згідно з чинним законодавством України, періодичність щорічної відпустки визначається розкладами, які враховують як інтереси роботодавця, так і побажання працівника. Насправді немає чітких приписів щодо термінів складання та форми графіка відпусток, але, як правило, вони формуються на початку календарного року.

Графік відпусток співробітників затверджується керівником компанії та потім надається в розпорядження всіх співробітників. Попри те що багато компаній знають про необхідність мати такий документ, як графік відпусток, не так багато уваги приділяється фактичній необхідності дотримуватися цього графіка. Наприклад, деякі роботодавці створюють такий графік відпусток на початку року просто для галочки, а потім вони забувають про його існування, помилково вважаючи, що він виконаний відповідно до закону.

Зверніть увагу, що деяким особам відпустка має надаватися в будь-який зручний для них час:

• неповнолітнім
• людям з інвалідністю;
• жінкам, які йдуть у декретну відпустку;
• жінкам, у яких дві та більше дитини віком до 15 років або дитина з інвалідністю;
• матері або батькові одинаку;
• подружжю військовослужбовців;
• ветеранам праці та війни.
• в інших випадках, зазначених у законодавстві, або прописаних у колективному чи трудовому договорі.

У багатьох сучасних компаніях графіки відпусток не складаються заздалегідь. Автоматизація дає змогу швидко та безпроблемно запитувати та підтверджувати відпустки. Варто враховувати, що більшість співробітників запитує відпустку саме влітку, а отже, варто розподілити відпустки таким чином, щоб від цього не постраждала ні компанія, ні інші співробітники, на яких ляже частина завдань і відповідальності.

Неподільна частина відпустки

На сьогодні дуже рідко компанія може дозволити надати відпустку протягом 24 днів поспіль. Для того, щоб дозволити працівнику повноцінно відпочити, але водночас діяти в інтересах компанії, можна розбити відпустку на кілька частин. 

Такі маневри не заборонені законодавством, але єдине, що треба пам'ятати: основна частина щорічної відпустки обов'язково має бути не менше 14 календарних днів.

Виклик співробітника на роботу зі щорічної відпустки

Трапляються випадки, коли роботодавці дозволяють своїм працівникам узяти відпустку, а потім, у зв'язку з передбачуваною оперативною необхідністю, вони зрештою відкликають їх назад на роботу. 

Такі дії, по суті, неправильні, оскільки законом передбачено вичерпні обставини, за яких роботодавцю дозволено це робити. 

Таким чином, роботодавець може викликати співробітника з його щорічної відпустки в таких випадках:

• з метою запобігання стихійному або промисловому лиху;
• з метою запобігання нещасним випадкам, простоям або пошкодженню майна товариства;
• а також в інших конкретних випадках, передбачених законом. 

Такі причини, як «багато роботи», «термінове замовлення» тощо вважається неповажним стосовно працівника, а виклик його на роботу з таких причин є порушенням закону.

Оплата відпустки

Найчастіше відпускні виплачуються працівникам один раз на місяць, одночасно із заробітною платою. У рідкісних випадках виплати проводяться двічі на місяць, як аванс або друга частина зарплати.

Трудове законодавство України передбачає виплату заробітної плати за відпустку не пізніше, ніж за три дні до початку відпустки. Слід мати на увазі, що несвоєчасна оплата відпускних являє собою адміністративне правопорушення, і якщо така виплата затримується більш ніж на один місяць, роботодавця також може бути притягнуто до відповідальності.

Додаткова щорічна відпустка

Додаткові відпустки передбачаються тільки для кількох категорій працівників, їхня тривалість не нормована і встановлюється організацією в колективному або трудовому договорі.

Як оптимізувати розрахунок відпусток

Час щорічних відпусток – важкий період для HR-менеджерів, адже це нескінченна бюрократія і десятки годин оформлення відпусток. Заощадити час і полегшити роботу допоможе Hurma System – HRIS/HRMS-система, що об'єднує всі процеси рекрутингу та HR.

Завдяки автоматизації, розрахунок відпусток у Hurma простий і зрозумілий:

• можна вказати кількість днів відпустки, які може запросити співробітник;
• є функція запиту відпустки в борг;
• можливість використовувати відпустку навіть на половину дня;
• автоматизована система нарахування та занулювання відпусток;
• перенесення відпустки на наступний рік;
• можливість включення бонусної відпустки;
• можливість обрати менеджерів, які підтверджують відпустку.

Для того, щоб запросити відпустку, співробітнику достатньо просто надіслати заявку. HR-менеджер отримує запит і підтверджує його в кілька кліків. Це дає змогу менеджерам взагалі не витрачати час на те, щоб розраховувати відпустку. Достатньо один раз встановити в налаштуваннях необхідні значення і всі співробітники бачитимуть доступну кількість днів своєї відпустки.

Крім цього, HR-менеджери можуть швидко подивитися архів запитів і звіти, що дає змогу не пропустити жодної важливої події. Це особливо актуально для великих компаній, у яких складно бути в курсі про всіх співробітників.

Навіщо потрібне трудове право й автоматизація

У трудовому праві існує безліч нюансів, що стосуються питання про надання працівникам відпустки. Відсутність знань з цих питань або непрофесійний підхід до оформлення відповідної документації в підсумку може мати негативні наслідки для роботодавців.

Однак, всі ми розуміємо, що крім трудового права, існує безліч нюансів щодо надання відпусток у кожній окремій компанії. Головне завдання відділу кадрів, зробити інформацію про відпустки доступною співробітникам. Кожному слід знати, як і коли він може запросити відпустку і на яку кількість днів. Вручну розраховувати відпустки - це невигідно і незручно. Hurma System автоматизує процеси розрахунку і дозволяє кожному члену команди знати, як нараховується його відпустка, а менеджерам швидко її підтверджувати.