Організаційна структура: як візуалізація допомагає оптимізувати команду

Організаційна структура — це система, яка відображає, як побудована компанія, хто за що відповідає та як відбувається взаємодія між командами. 

Коли ця структура не зафіксована або давно не оновлювалась, може бути плутанина у комунікаціях, дублювання функцій, втрата ефективності та збої в адаптації нових працівників. А у HR зʼявиться ще один обовʼязок – постійно нагадувати співробітникам, до кого за чим звертатися.

Тому в цій статті розберемось:

• як правильно вибудовувати організаційну структуру;
• чим відрізняються різні моделі структур;
• навіщо її візуалізувати і як це роблять компанії на практиці;
• які інструменти справді допомагають, а не просто малюють красиві схеми.

Навіщо компанії організаційна структура

Коли команда складається з кількох людей — усе зрозуміло інтуїтивно. Але зростання майже завжди приносить плутанину. Працівники не розуміють, хто за що відповідає. Керівники не бачать, хто чим реально займається. HR не може оцінити навантаження або запланувати зміни.

Ось 3 типові ознаки відсутності або неактуальності структури:

• керівник затверджує заявки на відпустки поштою, бо не бачить, хто в команді;
• новачки отримують доступи від трьох людей і не розуміють, хто за них відповідає;
• департаменти дублюють функції одне одного, бо ніхто не бачить повної картини.

Прозора структура дозволяє цього уникнути. Вона робить компанію більш керованою, гнучкою і зрозумілою як для тих, хто працює роками, так і для нових людей.

Як виглядає візуалізація організаційної структури

Найпоширеніший формат — організаційна діаграма. Вона показує підпорядкування, команди, лінії звʼязку між керівниками та виконавцями. Але бувають й інші варіанти:

1. Діаграми Ганта. Використовуються для управління проєктами та тимчасовими структурами. Такі структури відображають часові рамки завдань та їх взаємозв'язку. Діаграми Ганта також дозволяють планувати та контролювати виконання, розподіляти ресурси та стежити за термінами.
2. Схеми зв'язків. Показують взаємодію між різними елементами організації. Вони можуть використовуватися для відображення як формальних, так і неформальних зв'язків, що дозволяє краще зрозуміти комунікаційні потоки та взаємодію співробітників.
3. Діаграми процесів. Відображають послідовність, взаємодію бізнес-процесів усередині організації та допомагають оптимізувати процеси, виявляти вузькі місця та покращувати ефективність роботи.

Однак найзручніше, коли організаційна структура не просто зображена у вигляді картинки, а є частиною HRM-системи.

*HRM-система (Human Resource Management System) — це платформа для управління персоналом, яка автоматизує задачі ейчара: від аналітики, відпусток та адаптації до опитувань й обліку відсутностей працівників.

Тобто в системі оргструктура – це не статичне зображення, а інструмент, інтегрований у всі HR-процеси. На прикладі HRM HURMA покажемо, як це може виглядати:

Система дозволяє не лише побачити, хто в якій команді, а й одразу отримати доступ до контактів, переглянути часовий пояс колеги або швидко новачкові зорієнтуватися — до кого звертатися у разі питань.

Типи організаційних структур: яку модель обрати

Залежно від сфери, масштабів і логіки побудови бізнесу, можна розглядати такі варіанти:

1. Лінійна — кожен має одного керівника. Простота, чіткість, але не вистачає гнучкості для великих компаній.
2. Функціональна — поділ за напрямами: маркетинг, продажі, бухгалтерія. Добре працює в компаніях з чітким розділенням завдань.
3. Матриця — дві лінії підпорядкування: проєктна та функціональна. Підходить для ІТ, продакт-команд, агенцій.
4. Дивізіональна — структура навколо окремих напрямів: регіонів, брендів або продуктів. Популярна в холдингах або ритейлі.
5. Проєктна — тимчасові структури під конкретні задачі.

В реальних кейсах компанії обирають комбіновані варіанти. Саме тому інструменти, які дозволяють гнучко будувати й оновлювати структуру, — ключові. У тому числі в адаптації, масштабуванні та оцінці ефективності відділів.

5 інструментів для візуалізації організаційної структури

1. Draw.io

Безплатний онлайн-редактор для створення схем і діаграм. Підійде для маленьких компаній або разових задач, коли потрібно швидко намалювати органіграму без додаткових функцій. Простий, зрозумілий, не потребує інсталяції.

Кому підходить: фрилансери, стартапи, невеликі команди.

2. Microsoft Visio

Професійне рішення для створення складних схем і діаграм. Вимагає встановлення та досвіду роботи. Відмінно підходить для компаній, які працюють у середовищі Microsoft 365.

Кому підходить: корпоративні відділи, великі підприємства з вимогами до складної документації.

3. Canva

Візуально привабливий та інтуїтивно зрозумілий інструмент для створення презентацій і діаграм. Чудовий варіант для дизайнерів або команд, яким важливо не тільки показати структуру, а й оформити її для зовнішньої презентації.

Кому підходить: маркетингові та креативні команди, менеджери з комунікацій.

4. Organimi

Спеціалізований онлайн-сервіс для побудови органіграм, з фокусом саме на HR-завдання. Дозволяє створювати деталізовані організаційні діаграми, додавати фото співробітників, контакти, коментарі. Підтримує імпорт з Excel та інтеграції з деякими HR-системами.

Кому підходить: HR-фахівцям і керівникам, які потребують швидкого створення структур із реальними даними.

5. HURMA

Якщо мова йде не лише про візуалізацію, а про управління структурою в реальному часі, адаптацію, планування і взаємодію всередині команди — варто дивитися в бік HRM-рішень.

У HURMA організаційна діаграма — це частина єдиної екосистеми. Структура не просто намальована, вона «жива»: оновлюється, повʼязана з ролями, відділами, графіками та доступами. Її бачать не лише HR, а й кожен працівник — для орієнтації, комунікації, швидкого доступу до контактів і взаємодії з колегами. Ось, що кажуть клієнти HURMA з цього приводу:

Ми використовуємо карточки співробітників, організаційну структуру та новини, щоб новачки могли краще інтегруватися. Людина має можливість не лише почути про компанію, а й побачити її історію.

Лілія Осауленко, HR-менеджерка Nota Group

Кому підходить: компаніям від 10 до 3000+ людей, які хочуть поєднати візуалізацію з реальними HR-процесами та зменшити ручну рутину.

Підсумуємо

Організаційна структура — це основа злагодженої роботи компанії. Але щоб вона справді працювала, її потрібно не просто намалювати — а зробити частиною щоденної системи управління.

І саме тут інтеграція з HRM-системою дає велику перевагу.

Хочете побачити, як це виглядає на практиці? Спробуйте безплатне демо HURMA і подивіться, як структура працює в реальному часі!