Як оплачується лікарняний лист

У цій статті ми детально розберемо, як правильно заповнювати лікарняний лист роботодавцю і розрахувати компенсацію співробітникам.

У розрахунку лікарняних безліч нюансів, кожен з яких так чи інакше впливає на кінцевий результат розрахунку. Тому дуже важливо врахувати їх всі та правильно оформити лікарняні виплати для співробітників.

Оформлення лікарняного листа непрацездатності

Перше, що варто завжди пам'ятати – лікарняні нараховуються тільки на підставі листа непрацездатності (ЛН), або, як його ще називають, лікарняного листа. Співробітник подає його в основне місце роботи, і це, обов'язково, повинен бути оригінал. Якщо робота за сумісництвом, то досить копії, але вона повинна бути завірена керівником основного місця роботи.

Якщо людина пішла на лікарняний у зв'язку з нещасним випадком на виробництві або професійним захворюванням, то до ЛН ще надається акт про нещасний випадок (акт розслідування професійного захворювання) встановленої форми.

Ще раз підкреслимо, жоден інший документ (наприклад, довідка про візит до лікаря) крім лікарняного листа, не може бути підставою для розрахунку і виплати лікарняних.

Отже, співробітник приніс на підприємство лікарняний лист. Передати його слід або до відділу кадрів, або відразу бухгалтеру. Роботодавець вносить в ЛН наступну інформацію:

• Період відсутності працівника із зазначенням кількості неробочих днів.
• Пільгову категорію, якщо працівник до неї ставиться. Наприклад, деякі особи мають право на 100% лікарняних незалежно від стажу.
• Страховий стаж працівника на дату ЛН (для лікарняних, не пов'язаних з нещасним випадком, або професійним захворюванням).

Потім заповнений ЛН передають до комісії (або уповноваженому в компанії), яка буде розв'язувати питання матеріальної компенсації лікарняного. На що слід звернути увагу:

• Хто видав ЛН. Таке право має чітко визначене коло осіб, зазначений в Інструкції про ЛН.
• ЛН повинен бути оформлений відповідно до інструкції №532.
• Лікарняні виплачуються в період і у випадках, передбачених інструкцією про ЛН і законом №1105.
• Якщо в лікарняному стоїть позначка про те, що під час хвороби було порушення режиму і стоїть вид порушення, завірений підписом лікаря, то працівник втрачає право на лікарняні виплати з дати порушення.
• ЛН за догляду за хворою дитиною не видають на період, протягом якого мати або особа, яка доглядає за дитиною, перебуває у відпустці (щорічній, навчальній або за доглядом за дитиною до 3 років) відповідно до ч. 6 ст. 22 закону №1105 і п. 3.11 інструкції про ЛН.

Комісія або уповноважений повинні ретельно вивчити всі обставини, зафіксувати своє рішення в протоколі й зробити відповідну відмітку в ЛН. Якщо рішення позитивне, в лікарняному листі зазначають відсоток оплати й кількість днів, які підлягають оплаті, якщо негативне, то вказують причину. Далі лист непрацездатності потрапляє в бухгалтерію, де вже обчислюється сума лікарняних платежів.

Як розрахувати лікарняні у 2019

Щоб здійснити розрахунок лікарняних у 2019 році, потрібно визначити розрахунковий період, підсумувати виплати цього періоду, на основі цих показників з'ясувати розмір середньоденної зарплати, після – денної виплати, і нарешті отримати суму лікарняних. А тепер про все покроково.

Розрахунковий період

Для розрахунку лікарняних потрібно визначити розрахунковий період. Він залежить від тривалості працевлаштування в компанії:

• 12 календарних місяців перебування в трудових відносинах, що передують місяцю, в якому працівник захворів - якщо працівник працевлаштований у вас понад рік.
• Кількість повних календарних місяців перебування в трудових відносинах, що передують місяцю, за дні якого здійснюють нарахування лікарняних – якщо працівник у трудових відносинах менш як рік.
• Фактично відпрацьований час після укладення трудового договору до дати настання страхового випадку (день хвороби не включається) – якщо працівник у трудових відносинах менше ніж календарний місяць.
• Якщо працівник захворів у свій перший робочий день, розрахункового періоду не буде й оплата лікарняних у 2019 буде проводитися відповідно до розміру зарплати.

Тривалість розрахункового періоду

З розрахунковим періодом визначилися, тепер з'ясуємо його тривалість у календарних днях. Так, якщо розрахунковий період становить:

• Один календарний місяць, то його тривалість для нарахування лікарняних залежить від тривалості місяця (31, 30, 28 к. дн.).
• Від 2 до 11 к. міс. – тривалість розрахункового періоду визначається сумою днів у місяцях, які увійшли до розрахункового періоду.
• 12 к. міс. - тривалість 365 к. дн.
• Коли розрахунковим періодом є фактично відпрацьований час, рахуємо всі календарні дні перебування в трудових відносинах до дня хвороби.

Щоб розрахунок лікарняних був правильним, до розрахункового періоду не включаються календарні дні, які не відпрацьовані з поважних причин:

• Відпустка без збереження зарплати.
• Хвороба.
• Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами.
• Відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею 3 або 6-річного віку.

Якщо ці дні приходяться на календарний місяць, для нарахування лікарняних такий місяць з розрахункового періоду слід виключити.

Середньоденна зарплата

Наступний показник, який потрібно визначити – це середньоденна зарплата. Щоб розрахувати середню денну заробітну плату, потрібно поділити:

• Виплати розрахункового періоду на його тривалість – якщо розрахунковий період є.
• Зарплату на середньомісячну кількість днів (30,44 к. дн.) – якщо розрахунковий період відсутній, тобто працівник захворів у перший робочий день.

Денна виплата

Щоб отримати денну виплату, до суми середньоденної зарплати застосовуємо відсотки, визначені у частині першій статті 24 Закону України "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування" в залежності від страхового стажу працівника або його пільгової категорії.

Варто звернути увагу на страховий стаж, який має працівник протягом 12 календарних місяців перед настанням хвороби. Саме від цього залежить розмір лікарняних.

• Якщо працівник протягом останніх 12 к. Міс. має страховий стаж понад 6 місяців, виплата лікарняних проводиться за наведеним вище правилом.
• Якщо страховий стаж менш як 6 місяців, денна виплата не може бути понад 137,09 грн (4173 грн ÷ 30,44 к. дн.), оскільки мінімальна зарплата на 2019 рік становить 4173 грн.

Сума лікарняних

Щоб порахувати суму лікарняних, кількість днів хвороби слід помножити на денну виплату. При нарахуванні враховуємо тільки ті дні хвороби, які вказані в листі непрацездатності. Якщо в ньому визначені календарні дні порушення режиму – ці дні не оплачуються. Якщо дні хвороби або відсутності підтверджені довідкою про тимчасове звільнення від роботи за доглядом за хворою дитиною або іншою довідкою з медичної установи, лікарняні за ці дні не нараховуються.

Слід пам'ятати, що лист непрацездатності не надається і відповідно нарахування лікарняних не буде, коли працівник доглядає:

• За хронічним хворим у період ремісії.
• За хворою дитиною в період щорічної (основної та додаткових) відпусток, відпустки без збереження заробітної плати, частково оплачуваної відпустки для догляду за дитиною до 3 років.
• За здоровою дитиною на період карантину.
• За хворим старше 14 років при стаціонарному лікуванні.

Оплата лікарняних

Після того як бухгалтер розрахував відповідну суму лікарняних на підставі належним чином оформленого листа непрацездатності, дивимося на тривалість хвороби. Адже саме від цього залежить, хто буде виплачувати кошти.

• Виплата лікарняних за перші п'ять календарних днів хвороби працівника здійснюється за рахунок коштів державного або організаційного бюджету, з якого фінансуються витрати на оплату праці.
• Інші дні хвороби (починаючи з 6 календарного дня) повинен сплатити ФСС.

Якщо лікарняний лист був поданий на підставі догляду за дитиною, всі дні будуть оплачені ФСС.

Заява-розрахунок лікарняних

Наступний після розрахунку лікарняних крок – заява в ФСС. У заяві-розрахунку лікарняних та додатку до нього потрібно заповнити всі реквізити, починаючи з відомостей про установу, рахунки, суми фінансування, і закінчуючи відомостями про застраховану особу. Цього вимагає Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат постраждалим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування.

Слід пам'ятати, що оплата лікарняних за рахунок ФСС можлива лише в разі подання належним чином оформленої заяви-розрахунку. У ній потрібно вказати:

• Назву установи.
• Адресу.
• Телефон.
• Код Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).
• Назву банку, в якому відкрито окремий рахунок.
• Номер рахунку.
• МФО органу банку.

У додатку до заяви-розрахунку суму лікарняних відображаємо в розрізі застрахованих осіб і листків непрацездатності. Тобто заповнюємо реквізити:

• Прізвище, ім'я, по батькові застрахованої особи.
• Номер страхового свідоцтва (ідентифікаційний номер) або серія та номер паспорта.
• Відомості про роботу (основне місце роботи або за сумісництвом).
• Дані листка непрацездатності (серія, номер, тип).
• Причину непрацездатності.
• Період хвороби (дати початку і закінчення).
• Загальну кількість днів, за які нараховані лікарняні, і ті з них, які оплачує ФСС.
• Загальну суму лікарняних.
• Суму, яку повинен профінансувати ФСС.

Терміни виплати

Нараховані лікарняні виплачуються в найближчий, після дня призначення термін, встановлений в компанії для виплати зарплати. З оплатою перших п'яти днів тимчасової непрацездатності питань не виникає, а от із посібником тимчасової непрацездатності потрібно розібратися.

Виплати за листком непрацездатності призначає комісія або відповідальна особа компанії, або уповноважений із соціального страхування. Якщо рішення позитивне, листок непрацездатності передається в бухгалтерію для нарахування відповідних виплат. Термін виплати лікарняних залежить від дати рішення про призначення компенсації. Щоб виплата лікарняних була своєчасною, уповноважена особа повинна невідкладно передати в бухгалтерію лист непрацездатності та інші документи. Бухгалтер розраховує суму лікарняних та подає до ФСС належно оформлену заяву-розрахунок.

За результатами розгляду ФСС отриманих документів, компанії перераховують на окремий поточний рахунок лікарняні для виплати працівникам, зазначеним у заяві-розрахунку. Тільки після отримання фінансування від ФСС бухгалтерія може виплатити працівникові відповідну суму.

Розрахунок відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами 2019

Лікарняний по вагітності та пологах видається в медичному закладі, де спостерігали за вагітністю жінки, вже з 30-го тижня. Після отримання лікарняного листа, оригінал надається до відділу кадрів або в бухгалтерію підприємства.

Представник кадрової служби, своєю чергою, перевіряє коректність заповнення документа. Листок непрацездатності, що дає право на оплачувану відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами, містить на лицьовій стороні:

• Штамп і відбиток печатки медичного закладу.
• Позначку "8" в графі "причина непрацездатності".

На зворотному боці лікарняного, особа, відповідальна за ведення табеля обліку використання робочого часу, зазначає:

• Назву організації.
• Підрозділ.
• Посаду.
• Табельний номер.
• Характер роботи.
• Період непрацездатності.

Після перевірки й заповнення листка непрацездатності, розраховується розмір фінансової допомоги відповідно до законодавства України. Матеріальна допомога у зв'язку з вагітністю та пологами надається у розмірі 100% середньої заробітної плати й не залежить від страхового стажу. Однак існує обмеження на максимальний розмір виплати для вагітних жінок, які протягом року перед настанням страхового випадку мають страховий стаж менш як 6 місяців. В такому випадку матеріальна допомога призначається виходячи з нарахованої заробітної плати, з якої сплачуються страхові внески в розрахунку на місяць.

Після розрахунку бухгалтер подає до ФСС заяву-розрахунок. Співробітниця отримає допомогу у зв'язку з вагітністю та пологами в найближчий після призначення день, встановлений для виплати заробітної плати.

Чому важливо правильно оформляти лікарняні

Оформлення лікарняних виплат лягає на плечі відділу кадрів. З огляду на, що питання це пов'язане з фінансовою відповідальністю, підходити до нього потрібно з усією уважністю. Якщо в лікарняному листі буде допущена помилка, його доведеться переробляти, оскільки він виявиться недійсним. Якщо помилка незначна, досить виправлення лікаря, завіреного підписом і печаткою. Однак, якщо мова йде про більш серйозні помилки, ЛН слід переоформити.

Заповнення листка непрацездатності може здатися складним, але якщо знати основні правила оформлення і закони України про листки непрацездатності та нарахування соціальних виплат, то питання буде набагато простішим.

• Документи