Перезагрузка HR-процессов: новые роли нового времени

В новых реалиях 2020 года, HR-менеджерам и руководителям нужно быть готовыми ко всем изменениям и быстро к ним адаптироваться. 15 сентября у нас прошел очень познавательный вебинар с Марией Панченко на тему: «Перезагрузка HR-процессов: новые роли нового времени». 

И, по традиции, для тех, кто не успел подключиться, мы подготовили статью, в которой собрали главные мысли вебинара:

• чему нас научил коронакризис;
• как пандемия повлияла на HR-процессы;
• кто такой HR 2020?
• какая она, организация будущего the new normal;
• какие роли играет современный HR в такой организации, какими компетенциями и навыками должен обладать.

Пару слов о Марии Панченко

Мария Панченко – специалист с более чем 13-летним опытом в построении эффективных HR-систем, стратегического планирования, организационных трансформаций и проектного управления.

Занимала должность HR-менеджера в Группе «Метинвест», а также позиции HRD — в Группе «Кусто Агро», RedHead Family Corporation (Антошка, Smarty Family, Daniel Kids), Агрохолдинге «Мрія» и «Нова Пошта». Опыт Марии включает трансформацию HR-процессов, корпоративной культуры, организационное развитие, построение функций экономики труда и HR-аналитики в компаниях с 20-летней историей, а также опыт работы в start-up бизнесах.

Окончила сертификационные HR программы в «kmbs» и Management Centre Europe (Бельгия), имеет международную сертификацию по управлению проектами IPMA и степень менеджера-экономиста по внешнеэкономической деятельности Донецкого государственного университета управления, окончила программы по бизнес-администрированию в Университете Небраски в Омахе (США) и Силезском университете в Опаве (Чехия). Вошла в ТОП-5 HR Profi Украины до 35 лет по версии delo.ua в 2017 году, ТОП-20 HR Украины по версии grc.ua, ТОП-5 HRD Украины по версии Leadership Journey в 2018 году и ТОП-20 HRD по версии delo.ua в 2019. 

Чему нас научил коронакризис?

Начиная с весны 2020 наша с вами реальность резко изменилось. Практически все перешли на удаленную работу и столкнулись с проблемой организацией быта. Ведь дома, кроме нас, также остались наши близкие, дети, которым тоже нужно уделять внимание, но и не забывать про работу. 

Поэтому все эти резкие изменения существенно повлияли на рынок и бизнесу пришлось быстро адаптироваться к новым условиям, а HR-ам и руководителям развивать стрессоустойчивость. С чем именно столкнулся бизнес из-за кризиса:

• Сбой в цепочках процессов. Люди столкнулись с настоящей перестройкой определенных привычных процессов. Стало невозможным купить билет и поехать в другой город или страну, выйти в магазин, когда это нужно и т.д. Все к чему привыкли люди, в один момент перестало работать. 

• Спрос и предложение приходят в равновесие. Последние несколько лет люди жили в экономике гиперпотребления. Нас стимулировали тратить все больше и больше средств и потреблять все больше и больше не только продуктов питания, но и эмоций: путешествия, развлечения и т.д. Но после внедрения ограничений, предложения очень сильно просели. Закрылись кинотеатры, рестораны, развлекательные центры и т.д.

• Предпринимательские возможности свелись к нулю, в связи со всем вышеперечисленным. За последние несколько лет малый и средний бизнес стал очень активно развиваться. В бОльшей степени этому способствовала внутренняя логистика в стране, поскольку можно было в любой момент что-то отправить, получить, оплатить бесконтактно. В карантинной реальности этого стало мало, в результате малому и среднему бизнесу стало сложно выдерживать конкуренцию на рынке. В свою сторону ситуацию смогли повернуть всевозможные курьерские службы, бесконтактные доставки, волонтерские проекты, онлайн-бизнесы.

• Технологические и digital изменения. Наверное, единственный плюс сложившейся ситуации. Карантин подтолкнул людей выполнять свои ежедневные рабочие обязанности не привычным способом, а более технологичным. Если раньше автоматизация, инновации были какими-то глобальными проектами, то сейчас – это необходимость. Многие компании стали активно задумываться об упрощении и диджитализации ежедневных рабочих процессов, с целью экономии времени и ресурсов. 

• Удаленная работа. К такой форме занятости большинство людей не были готовыми. В этот период очень важно поддерживать с подчиненными и коллегами связь, чтобы у них и у вас была возможность поделиться своими переживаниями, трудностями и вместе найти этому решение. В то же время, удаленная работа ударила по бизнесу, поскольку работодателям пришлось обустраивать домашние офисы сотрудникам. Но, если у компании сплоченная, профессиональная команда, которая быстро принимает решения, эта проблема не станет одной из самых больших. 

• Личная безопасность. Многие давно забыли, а некоторые еще и не застали времена 1990-х годов, когда на улицу было страшно выйти, поскольку была угроза жизни и бизнесу, у кого он был. Во время карантина люди столкнулись с проблемой вирусной безопасности. 

• Устойчивость бизнеса как основная стратегия. Здесь подразумевается устойчивость функционирования операционных процессов, что для многих компаний является основополагающим принципом бренда работодателя. Очень важно доносить сотрудникам, что их работа стабильна и компания продолжает работать в обычном режиме. 

HR-стратегия в период кризиса

Для создания стратегии в период нестабильности и неопределенности нужно использовать сценарное планирование. То есть иметь несколько сценариев, по которым можно быстро реагировать на все изменения. 

Как это применимо в HR-процессах?

Когда начался карантин, HR-специалистам пришлось посмотреть и определить для себя, от каких процессов они могут отказаться. Речь идет не о сокращениях или невыплате зарплат, а о создании базового сценария:

• Замораживание программ и проектов. То есть остановить все, что можно не делать, но без ущерба продукту или развитию.
• Остановка подбора или временный персонал. Если продолжить набирать людей в условиях неопределенности, есть риск того, что через некоторое время с этими людьми придется прощаться. Как итог, будет потрачено много средств и сил, но результата это никакого не принесет. Оптимальный вариант – наем временного персонала, когда вы изначально говорите людям, что ваше сотрудничество ограничено во времени. 
• Перенос повышения заработных плат. Этот вариант использовали многие работодатели, а сотрудники, в свою очередь, приняли его с пониманием и благодарностью. 
• Подготовка к сценарию «-50».  «-50» в этой ситуации означает сценарий действий, если вам пришлось закрыть 50% своего бизнеса или же половина рынка перестала с вами сотрудничать.

Что делать в такой ситуации HR?

• Оптимизировать расходы на персонал. В этой ситуации пора задуматься о том, какие расходы на сотрудников вы можете сократить. Об этом лучше подумать заранее, прописать план действий, чтобы быть подготовленными. Оптимизировать можно расходы на дополнительные квоты, но при этом сохранять постоянные выплаты. 
• Выделение групп ключевого персонала. HR-у нужно выделить ключевой персонал и массовые позиции, сотрудников которых можно заменить через какое-то время. Конечно, будет сложно расставаться с определенными людьми, но с точки зрения бизнеса нужно понимать, что сотрудников таких должностей можно будет снова нанять. 
• Подготовка к сценарию «-75». Нужно иметь стратегию для такого развития событий, когда придется оставить только минимальную часть бизнеса, которая обеспечит его нахождение для дальнейшего развития.

Что делать в такой ситуации HR?

• Сокращение персонала и удержание ключевых сотрудников. Удерживать стоит тех людей, которые являются ядром вашей компании, чтобы после кризисного периода они обеспечили новый рост и развитие бизнеса.
• Подготовка к сценарию «Кто выключит свет?». Подразумевает вопрос о закрытии компании и прощание с ключевыми сотрудниками, которые приносят наибольшую ценность. Здесь нужно подумать о сроках закрытия компании и других технических моментах. HR-у в такой ситуации нужно быть компетентным не только в плане онбординга сотрудников, но и в офбординге. Поскольку прощаться нужно радушно и тактично, будь то увольнение одного сотрудника или сокращение штата. 

Во время кризисного периода, важно помнить, что вся ответственность лежит не на внешнем консультанте, а на CEO и топ-менеджменте компании. Внешний консультант может только порекомендовать какой-то план действия, поделиться опытом, разработать вместе с CEO план действий. Но принятие решения зависит от руководства компании. 

Как пандемия повлияла на HR-процессы?

1. Изменение фокуса HR

В 2000-х годах людей называли персоналом, а HR-ов больше обучали учетной функции: кадровому учету, администрированию, расчету заработной платы, учету рабочего времени, сотрудничеству с профсоюзами. Все это было связано с базовыми рутинными задачами.

Спустя 10 лет в людях начали видеть не просто ячейку в организациях, но и ресурс, с помощью которого компания разрабатывает продукт и зарабатывает деньги. В профессии HR упор встал на эффективность HR-процессов, оптимизацию затрат на персонал, использование удобных HR-инструментов. HR-ы начали заниматься оценкой, обучением сотрудников, узнавать, как нанимать людей, ставить им цели и как оплачивать их труд. 

В 2020 году компании говорят о людях как о капитале. Квалифицированных сотрудников, которые придерживаются корпоративной культуры компании и создают её, считают конкурентным преимуществом. Потому что можно скопировать все, но не людей, которые искренне хотят работать на вас и приносить результат. 

В HR-сфере сейчас важна гибкость и интеграция процессов для быстрой адаптации к новым условиям работы. Все это HR делает, опираясь на аналитику и дифференциацию. Здесь важно понимать, что есть какой-то стандартный подход и разный, в зависимости от людей, с которыми вы работаете. В 2020 году важна диджитализация, когда вместо часовой работы над документацией, можно нажать всего лишь одну кнопку. 

HR To Be – процессы, которые создают ценность

Здесь речь идет о разделении HR-процессов на рутинные и комплексные, которые нельзя автоматизировать, поскольку их нужно выполнять самостоятельно. HR-процессы можно разделить на 3 категории: поддерживающие, основные и стратегические. 

Поддерживающие HR-процессы

К ним относится администрирование, ведение отчетности, организация работы сотрудников. К ним также относится кадровый учет, создание графиков работы, учет рабочего времени, численности людей, расчет заработной платы и всевозможные сервисы для документооборота. 

Основные HR-процессы

К ним относятся операции, которые позволяют бизнесу работать, а это обеспечение персонала. Задача HR-а понять, какие люди должны быть в организации и найти квалифицированных специалистов. Кроме того, важно регулярно проводить оценку персонала, предоставлять им обратную связь и возможность обучиться для развития своих скилов.

Управляющие процессы

Это процессы верхнего уровня, которые создаются в больших или диверсифицированных компаниях. К ним относится:

• Talent Management (управление талантами). Здесь речь идет о подборе управленческих или ключевых позиций. HR занимается внутренней ротацией, оценкой компетенций, программами развития.

• Управление вознаграждением. Эти HR-процессы подразумевают наличие у HR высокой экспертности рынка. Они должны знать не просто среднюю зарплату по должностям, а причину, почему им так платят, в какой структуре находятся такие позиции. На вознаграждение стоит смотреть как на совокупный пакет, в котором может быть меньше заработная плата, но больше льгот и других «плюшек». 

• Организационное развитие. К этому процессу относится организационный дизайн и динамический дизайн работ. HR-отдел должен оперативно реагировать на изменяющуюся среду, стратегии, объединять функции. Очень важно уделять внимание организационной структуре и пересматривать её чаще, чем раз в год. От дизайна мышления HR-а зависит то, как будет выстроена иерархия организационных структур, насколько логично будет объединен функционал различных направлений. 

• Аналитика и прогнозирование. HR должен иметь полную картину того, что происходит в командах, анализировать эффективность сотрудников и прогнозировать дальнейшее развитие компании. 

Как в выполнении этих процессов могут помочь HR-инструменты?

Поддерживающие процессы, такие как кадровый учет, расчеты выплат сотрудникам можно автоматизировать или же отдать на аутсорс. Поскольку HR-менеджер должен заниматься работой с людьми, а не уделять 80% своего времени ведению документации. 

В случае с основными процессами можно использовать стандартизацию, например, для подбора персонала на массовые позиции. Кроме того, для оптимизации временных затрат поможет разделение и фокусировка обязанностей. 

Например, если говорить о подборе, то пусть кто-то занимается звонками, а кто-то проведением интервью. Если начать фокусировать людей на определенных процессах, эффективность их выполнения повысится. 

Роботизацию в основных процессах можно использовать для автоматизации рутины в массовом подборе. Например, подтверждение даты проведения собеседования, интеграция с job-порталами для удобного размещения вакансии, получение обратной связи, оформление кандидата в штат и т.д. 

В управляющих процессах нужно создавать систему управления, дифференцировать подходы, быть гибкими, искать новые практики. 

Кроме того, HR-у нужно применять свои навыки динамического дизайна организации и обращать больше внимания на аналитику. Наблюдать за сотрудниками, их эффективностью, эмоциональным состоянием, чтобы спрогнозировать возможный уход специалиста и предотвратить его. 

Какая она организация будущего the new normal?

На сегодня эффективный бизнес работает, когда он реагирует не на должность в иерархии организационной структуры, а на конкретного человека. Очень важно строить процессы вокруг потребностей, эмоций, чувств, проблем и поведения человека, чтобы сотрудник был в фокусе внимания. 

Для профессии HR-специалиста это значит изменение роли. То есть развитие направления и функциональных обязанностей от учета мозгов, оптимизации и до объединения, чтобы обеспечить максимально эффективное для бизнеса взаимодействие. Сейчас важно понимать, как сотрудники работают, на своих ли местах они находятся, что сделать, чтобы повысить их продуктивность и результативность. 

HR в People Centric организации 

Нужно уделять внимание состоянию сотрудников и лояльности к компании. Но не только с точки зрения опросов исследования вовлеченности и eNPS. HR-у нужно исследовать и мониторить весь жизненный цикл сотрудника. Очень важно понять, как сотрудники узнают о компании, чем она их привлекает, что происходит с человеком каждый день и каждую неделю. Чтобы это определить, можно использовать push-опросы и фокус-группы. 

Важно определить причины, из-за которых люди от вас уходят, с помощью аналитики текучести и информации с Exit Interview. Кроме этого, есть адаптация сотрудников, когда вы можете получить обратную связь и оценить их эффективность. 

Кто такой HR 2020?

Ключевые компетенции HR 2020:

• Креативность, дизайн-мышление. Опираясь на знания устойчивых HR-систем и обычных процессов думать над тем, как можно трансформировать функции. 
• Управление изменениями. При внедрении изменений очень важно начинать с себя и самим в них верить. Только в таком случае их успешно примут сотрудники, без лишнего сопротивления. 
• Гибкость, agile подходы. Важно быть гибкими к различным изменениям и процессам, не бояться нарушить какой-то определенный план действий, поменять приоритеты и т.д. 
• Аналитика. При работе нужно опираться на данные и факты, чтобы максимально понятно донести свою точку зрения. 
• Карьерное проектирование и консультирование. Нужно уметь не только увидеть потенциал человека, но и раскрыть его, помочь сотруднику пройти через этот путь.
• Работа с удаленными командами, фрилансерами, аутсорсом. Нужно научиться работать с такими группами более активно, потому что изменения происходят в мире очень быстро. 
• Работа со смыслами (в добавок к миссиям и ценностям). Важно помнить не только о миссиях и ценностях компании, но еще и смотреть на конкретного сотрудника или группу людей: на их поведение, личные ценности, перемены настроения, изменения в их жизни и влиянии всего этого на их работу. 
• Community менеджмент. Весной и летом многие компании инвестировали средства в больницы, понимая, что забота об обществе = заботе о своих сотрудниках. 
• Управление социальными и волонтерскими проектами. Этот процесс обретает популярность и HR становится не только внутренним профессионалом, но и расширяет свою работу на другие города и группы людей за пределами своей организации.
• Проявление этики и эмпатии. Важно думать о своих сотрудниках, если с кем-то приходится прощаться, нужно проявить сочувствие, заботу о человеке. И, конечно же, вести себя тактично со всеми людьми. 
• Фасилитация команд и различных HR-процессов. Нужно помочь выработать решение, прийти к нему, посмотреть на организацию под другим углом, задать правильные вопросы.
• Навыки работы в социальных сетях с социальными медиа. Общество уходит в онлайн-режим, поэтому очень важно уметь пользоваться социальными сетями и взаимодействовать с социальными медиа. 

Summary вебинара

• В период кризиса очень важно иметь несколько сценариев для определения действий в различных ситуациях, которые могут произойти.
• Всемирная пандемия глобально повлияла на HR-процессы. Сейчас в приоритете гибкость, применение в работе нестандартных процессов, диджитализация.
• Чтобы быть в настоящее время успешной организацией, важно уделять внимание сотрудникам, исследовать и мониторить их жизненный цикл. 
• HR 2020 должен обладать такими ключевыми компетенциями: креативность, дизайн-мышление, гибкость, аналитическое мышление, уметь работать с удаленными командами и фрилансерами, проявлять этику и эмпатию и иметь навыки работы с социальными сетями. 

Если вы пропустили этот вебинар, но хотите попасть на следующий, следите за анонсами от Hurma 😉

И, традиционно, наш вебинар в записи:

• Работа из дома