Лайфхаки и приложения для продуктивной работы

21 мая команда Hurma провела для HR-специалистов вебинар на тему “Лайфхаки и приложения для продуктивной работы”. В этой статье мы собрали основные идеи вебинара для тех, кто не успел присоединиться или предпочитает текстовый формат.

Что такое продуктивность?

Часто продуктивностью называют максимум выполненной работы за минимум времени. Но, получается, тогда продуктивность можно приравнять к выработке и считать продуктивным того, кто больше всего написал вакансий или отправил писем, не обращая внимания на качество и результат. Поэтому важно уточнить, что продуктивность – это максимум качественно выполненной работы за минимум времени.

Что же влияет на продуктивность?

• отсутствие полноценного сна и перерывов в работе;
• дисбаланс отдыха и работы;
• хронический стресс;
• неумение планировать;
• хаос внутри компании.

Из этого можно вывести следующие способы повышения продуктивности:

• соблюдать work-life balance;
• уделять внимание сну, отдыху и спортивным нагрузкам;
• повышать стрессоустойчивость;
• планировать и геймифицировать задачи;
• настроить процессы в компании, если необходимо (методы Scrum, Kanban и другие).

Почему важны сон и отдых?

Стоит отдельно отметить важность сна, отдыха и перерывов в работе. Часто прокрастинация, лень и непродуктивность – следствия банальной усталости. И, как бы вы ни старались, продуктивность не повысится, а компания будет терять прибыль.  Например, американские исследования говорят о том, что потеря продуктивности из-за бессонницы стоит компаниям $63.2 миллиарда долларов в год. При этом, другие исследования сообщают, что продуктивность, в среднем, падает к 14:55, то есть работать с одним и тем же уровнем продуктивности на протяжении всего дня – физически невозможно. Это означает, что регулярные перерывы в работе – один из ключей к продуктивности.

Как перерывы в работе влияют на продуктивность?

Есть хороший пример с исследованием работы судей. Заключенные имеют право подавать ходатайство об условно-досрочном освобождении. Все эти дела рассматриваются в случайном порядке в течение дня. Но в самом начале дня и сразу после перерывов, шанс заключенного получить положительное решение о ходатайстве – значительно выше, чем в середине или конце дня. 

Другой хороший пример касается врачей. Исследование о негативных последствиях анестезии говорит, что во второй половине дня таких последствий больше, то есть увеличивается шанс ошибки врача-анестезиолога.

А этот график показывает, что во второй половине дня врачи чаще пренебрегают гигиеной рук. Это повышает риск инфицирования и врачей, и пациентов. Такие исследования демонстрируют не халатное отношение к своим должностным инструкциям, а говорят о большой загрузке, из-за которой медики забывают делать элементарные вещи.

Отсюда можно сделать вывод, что усталость – один из главных факторов понижения продуктивности. Пока вы и ваши сотрудники регулярно перерабатываете и устаете, нет смысла вводить новые процессы, использовать лайфхаки, приложения и геймификацию.

Как бороться с усталостью?

Нам все время кажется, что нужно что-то преодолевать и с чем-то бороться, но усталость – это как раз тот случай, когда нужно просто научиться отдыхать 🙂

Попробуйте:

• уделять внимание сну;
• перестать поощрять переработки и работу в выходные;
• ввести в формате эксперимента 6-часовой рабочий день или 4-дневную рабочую неделю;
• грамотно планировать и распределять задачи.

Например, 6-часовой рабочий день повышает продуктивность и снижает заболеваемость среди сотрудников.

А эксперимент по введению 4-дневной рабочей недели в Microsoft показал увеличение продуктивности на 40%.

Подобные инициативы не всегда легко вводить в своей компании, но, как минимум, можно настаивать на отсутствии переработок у сотрудников, поощряя их отдых и перерывы в работе. Может показаться, что перерывы “украдут” рабочие часы. Но подумайте о том, что 15 минут перерыва подарят вам энергию и вы сделаете больше. А 15 минут попыток сконцентрироваться и побороть усталость будут просто потраченными 15-ю минутами.

Что насчет прокрастинации?

Очень часто антонимом продуктивности называют прокрастинацию. Прокрастинация – это постоянное откладывание дел или замена важных дел другими занятиями. Человеку сложно начать заниматься работой, он оттягивает старт работы над задачей. При этом он часто испытывает негативные эмоции из-за неспособности заставить себя что-то делать.

Тест на прокрастинацию

Мы приготовили для вас мини-тест. Поставьте себе один балл за каждое утверждение, которое вам подходит.

• Я часто сожалею, что не приступил(а) к делам раньше.
• Меня регулярно отвлекают от задач.
• Часто ловлю себя за выполнением дел, которые нужно было сдать еще несколько дней назад.
• Качество моей работы зависит от настроения.
• Постоянно чувствую усталость.

А теперь давайте подсчитаем ваши ответы:

• 4-5 баллов– скорей всего, вы склонны к прокрастинации
• 2-3 балла– пока не о чем беспокоиться, но обратите внимание на наши советы по повышению продуктивности
• 0-1 балл– вы продуктивней всех на свете!

Если вы набрали 4-5 баллов, не спешите паниковать, возможно, вы просто устали. Прокрастинацию часто путают с ленью и нежеланием что-то делать. Но прокрастинация о другом. Они возникает из-за:

• нехватки отдыха;
• неумения концентрироваться;
• отсутствия навыков тайм-менеджмента;
• неумения планировать;
• страха перед задачей.

Как видите, здесь ничего не связано с ленью. Зато есть связь с усталостью. Поэтому сначала исключите усталость, а потом уже внедряйте методы, которые мы рассмотрим дальше.

Что же все-таки использовать для повышения продуктивности? 7 частых проблем и их решения

Мы собрали самые популярные способы повышения продуктивности и подобрали приложения, которые могут помочь вам в этом.

Проблема 1: вам сложно расставлять приоритеты

• Вы часто откладываете важные задачи
• Иногда срываете сроки
• Не понимаете, в каком порядке приступать к работе

Решение: матрица Эйзенхауэра

Принцип работы: вы делите все задачи на “Важные и срочные”, “Важные и несрочные”, “Срочные и неважные” и “Неважные и несрочные”. Это помогает вам понимать, что нужно сделать в первую очередь, что можно делегировать, а что вообще давно пора автоматизировать и вычеркнуть из списка задач навсегда.

В этом вам помогут приложения для планирования задач. Например, Todoist, где можно расставлять приоритеты для каждой задачи и отслеживать свой прогресс или Notion, где есть Канбан-доска, возможность создавать заметки, документы и списки в одном приложении.

Проблема 2: вам сложно оптимизировать работу

• Мелкие задачи занимают слишком много времени
• Продуктивность падает к середине дня или к вечеру

Решение: принцип Парето или 20/80

Этот принцип гласит, что 80% работы мы делаем за 20% времени, а оставшиеся 20% работы делаем за 80% времени. Постарайтесь определить свои “продуктивные часы” и запланируйте на них 80% работы, а на “непродуктивные” оставляйте остальные 20%.

Вам поможет расширение для браузера Wildfire, которое отслеживает и оптимизирует работу и приложение Workflow, которое позволяет комбинировать разные действия в одну команду, что существенно экономит ваше время.

Проблема 3: задачи занимают много времени

• Срываете дедлайны
• Не успеваете сделать все запланированное на день
• Слишком долго выполняете простые задачи

Решение: первый закон Паркинсона

“Работа занимает все отпущенное на нее время”, – гласит первый закон Паркинсона. Постарайтесь планировать время заранее, оценивайте примерное время на выполнение для своих задач, оптимизируйте и сокращайте время там, где это можно сделать.

Вам могут помочь любые тайм-трекеры. Например, Hours, где можно создавать разные задачи и отслеживать время на выполнение каждой из них.

Проблема 4: сложно приступать к задачам

• Регулярно откладываете самые важные задачи
• Занимаетесь задачами с низким приоритетом
• Часто прокрастинируете

Решение: метод “Съешьте лягушку”

В этом методе “лягушка” – это самые неприятные или сложные дела. По методу “Съешьте лягушку” такие дела нужно выполнять в самом начале дня. Тогда на остаток дня у вас останутся только приятные и легкие дела.

Вам помогут практически любые таск-трекеры, где можно расставить приоритеты для задач. Например, Strides позволяет ставить задачи, отслеживать прогресс и стадии выполнения работы. TickTick – еще один таск-трекер, у которого есть голосовой набор, напоминания и возможность создавать списки дел.

Проблема 5: отсутствие концентрации

• Постоянно отвлекаетесь на мессенджеры и соцсети
• Не можете сосредоточиться на задаче
• У вас слишком много задач и внимание постоянно рассеивается

Решение: метод Помодоро

Метод помогает увеличить концентрацию на задаче. Используя Помодоро, вы строите рабочий день по схеме: 25 минут работы, 5 минут перерыва. Раз в 4 цикла нужно делать длинный перерыв на 15-30 минут.

В этом поможет приложение Pomotodo, где можно вносить задачи, расставлять приоритеты, отслеживать их выполнение и вестистатистику работы. Еще одно приложение для этого метода – Be Focused. Оно позволяет настраивать время работы и перерывов под себя и эффективно работать с техникой Помодоро.

Проблема 6: вам сложно вводить новые привычки

• У вас есть трудности с дисциплиной
• Вы хотите ввести новые полезные привычки, но не знаете, как это сделать

Решение: трекеры привычек

Полезные привычки дисциплинируют и позволяют работать более продуктивно в течение дня. При этом, привычками может быть что угодно, включая планирование, тайм-трекинг и расстановку приоритетов.

Для того, чтобы прививать себе новые привычки было легче, используйте трекеры привычек. Например, Streaks. Это приложение позволяет создавать новые привычки и вести streak – непрерывную полосу выполнения задач.

Проблема 7: вам скучно работать

• Не хватает элемента соревнований в работе
• У вас много рутинных задач, которые скучно выполнять
• Нужна дополнительная мотивация

Решение: геймификация

Геймификация отлично помогает в борьбе с прокрастинацией. Она помогает человеку проще относиться к задаче и не бояться начать что-то делать. Приложения в игровой форме помогают человеку лучше концентрироваться и планировать.

Есть очень много приложений для геймификации работы. Например, если ваша продуктивность зависит от настроения, попробуйте Daylio – тут можно выбирать настроение и задачи на сегодня, а потом смотреть график зависимости. Еще одно популярное приложение – Habitica. Здесь вы “прокачиваете” своего персонажа, выполняя свои реальные задачи и планы. Следующее хорошее приложение – Money Alarm. Это будильник, который точно вас взбодрит. Вы кладете деньги на депозит и, если вовремя не проснуться и не выключить будильник, они сгорают. Бодрит лучше, чем холодный душ. Еще вы можете сажать виртуальные деревья при помощи Forest. Посаженное дерево – это выполненная задача. Если вы отвлекаетесь или запускаете соцсети, дерево умирает. Если нет, вы можете вырастить целый лес продуктивности.

Как автоматизация повышает продуктивность?

Все вышеперечисленные приложения помогут вам повысить, как личную, так и профессиональную продуктивность. Научившись расставлять приоритеты и делегировать задачи, вы можете столкнуться с большим количеством рутинных процессов, которые мешают выполнять более интересные и сложные задачи. И для этой ситуации у нас тоже есть ответ – автоматизация.

Hurma System способна существенно повысить продуктивность HR-а и каждого сотрудника в компании.

Например, в системе есть мониторинг настроения, который позволяет отслеживать и ваше настроение, и настроение сотрудников. Удобная статистика позволит понять зависимость продуктивности от настроения, а еще это интересный элемент геймификации.

В системе можно расставлять цели и приоритеты при помощи раздела OKR. Тут каждый сотрудник увидит, как его цели влияют на цели компании, что не может не мотивировать на новые свершения.

Еще вы можете использовать тайм-трекинг для ваших задач. Он работает в автоматическом режиме, либо фиксирует время постфактум, когда вы вводите его и оставляете комментарии.

Hurma помогает планировать митинги и другие события, напоминать о них сотрудникам и HR-м. А синхронизация с Google-календарем позволяет вносить все задачи на лету и всегда обо всем помнить.

Еще в системе есть удобная Kanban-доска для рекрутеров, где вы можете отслеживать, на каком этапе находится каждый кандидат. Вам не нужно хаотично вспоминать каждое утро, сколько у вас сегодня созвонов и кому из кандидатов нужно отправить фидбэк или оффер. Hurma уже позаботилась об этом.

Вместо выводов

В постоянной погоне за результатами и требованиях продуктивности от себя и сотрудников важно не забывать иногда останавливаться. Человек – это не вечный двигатель и нужно уметь восполнять внутренние ресурсы. Усталость и выгорание – основные враги продуктивности, которые вносят хаос в работу компании и чреваты финансовыми потерями. Поэтому постарайтесь научиться отдыхать и учите этому своих сотрудников. Ведь главный секрет продуктивности в балансе работы и отдыха. А Hurma System, как всегда, способствует вашей эффективной работе и помогает выполнять ежедневные задачи все лучше.

• Hurma System
• Технологии