Онбординг персонала: как организовать процесс адаптации новых сотрудников

По данным исследования Gallup, только 12% сотрудников считают, что их компании хорошо проводят онбординг. А вот 70% сотрудников, которые имели качественный опыт адаптации, утверждают, что имеют «лучшую работу». Эти сотрудники также в 2,6 раза чаще проявляют высокую удовлетворенность своим рабочим местом, а значит, гораздо дольше остаются в компании.

Цифры говорят только об одном — онбординг является чрезвычайно важным процессом как для привлечения, так и для удержания талантов.

Что такое онбординг и зачем он нужен

Онбординг — это системный процесс адаптации нового сотрудника, который начинается с момента подписания джоб-оффера и длится в среднем от 3 до 12 месяцев в зависимости от политики компании. Его цель — помочь человеку быстро стать полноценным членом команды и эффективно работать. А чтобы сделать этот процесс управляемым и прозрачным, компании автоматизируют его с помощью HRM-систем. Например, HURMA позволяет полностью оцифровать адаптацию: от чеклистов и документации до welcome-встреч, фидбеков и аналитики. Это особенно важно для компаний, которые быстро растут или имеют разветвленную структуру.

Среди основных задач онбординга:

• корректное оформление в штат и предоставление всех необходимых документов;
• ознакомление с должностными обязанностями, целями и ожиданиями;
• знакомство с корпоративной культурой и ценностями компании;
• создание условий для комфортного прохождения испытательного срока;
• обеспечение менторской поддержки и налаживание связей с командой;
• повышение уровня вовлеченности и формирование доверия к работодателю.

Когда сотрудники увольняются из-за плохой адаптации, компании должны инвестировать в найм новых сотрудников. Расходы на рекрутинг, включая размещение вакансий, собеседования и обучение, быстро накапливаются. Данные Linkedin показывают, что замена сотрудника может стоить от 50% до 200% его годовой зарплаты

Онбординг, адаптация и испытательный срок: определение

Фактически — нет.

Адаптация — это часть онбординга, которая фокусируется на том, чтобы помочь новичку социализироваться в команде, понять правила взаимодействия и комфортно встроиться в корпоративную культуру.

Онбординг же охватывает значительно более широкий спектр задач: это и административное оформление, и обучение, и постановка целей, и построение коммуникаций. Его цель — полностью подготовить нового сотрудника к эффективной работе в компании.

Часто онбординг путают с испытательным сроком — хотя это разные вещи.

Испытательный срок — это юридически зафиксированный период (обычно 1–3 месяца), в течение которого компания оценивает соответствие нового сотрудника требованиям должности. Это больше о проверке компетенций.

Онбординг — это процесс поддержки и развития нового сотрудника, который начинается еще до выхода на работу и часто длится дольше, чем испытательный срок. Его задача — не проверять, а помогать человеку быстро стать эффективной частью команды.

Как спланировать эффективный онбординг

Чтобы процесс был действительно эффективным, компания должна четко ответить на ключевые вопросы:

• Когда начинается онбординг и сколько он продлится?
• Кто участвует в процессе (HR, руководитель, ментор, коллеги)?
• Какие материалы и инструменты нужны новичку?
• Какие этапы должен пройти новый сотрудник в первый день, неделю, месяц и квартал?
• Как организован контроль прогресса и получение фидбека?

На основе этих ответов формируется персонализированный план онбординга. А чтобы облегчить создание такого плана и структурировать все необходимые материалы, рекомендуем ознакомиться с гайдом «Документация для онбординга: как систематизировать процесс».

Этапы онбординга: что включить в процесс

Перед началом работы

Эффективный онбординг начинается задолго до первого рабочего дня. Подготовка — это сигнал для нового сотрудника, что его ждут и готовы поддержать. Это снижает стресс перед стартом и помогает быстрее включиться в рабочие процессы.

К выходу нового сотрудника в компании стоит подготовить:

• рабочее место, оборудование, аккаунты в корпоративных системах;
• приветственное письмо с планом первого дня и информационными материалами;
• необходимую документацию (трудовой договор, политики компании, инструкции);
• ментора или коуча, который поможет адаптироваться.

Подготовительный этап часто игнорируют, однако именно он формирует первые впечатления о компании и создает основу для доверия. Чем тщательнее организован этот этап — тем спокойнее и увереннее будет чувствовать себя новичок в первые дни.

Первый рабочий день

Первый день в новой компании — это всегда волнительно. Задача HR и руководителя — снять лишнее напряжение, дать понятную структуру дня и создать ощущение причастности к команде.

В первый день важно заложить основу для комфортной адаптации:

• провести welcome-встречу с HR и руководителем;
• ознакомить с офисом/инфраструктурой или корпоративными платформами (для remote);
• познакомить с командой;
• предоставить доступ к базе знаний и корпоративным инструментам.

Качественный первый день дает сотруднику понимание, как все организовано, кто его коллеги, где искать помощь и с чего начать. Это снижает риски растерянности и ускоряет включение в работу.

Первая неделя

Первые дни после старта — это период активного знакомства с процессами и ожиданиями. Важно не перегружать новичка сразу, но постепенно вводить в основные направления деятельности.

В течение первой недели сотрудник должен:

• ознакомиться с целями команды и персональными KPI;
• получить первые задания;
• пройти обучение работе с внутренними системами;
• регулярно получать фидбек от ментора и руководителя.

После первой недели важно, чтобы у новичка сформировалось четкое понимание своих задач, роли в команде и первых шагов на ближайшие месяцы. Регулярная обратная связь помогает избежать неопределенности и повышает вовлеченность.

Первый месяц

Первый месяц — период, когда сотрудник уже начинает работать над реальными задачами и постепенно интегрируется в команду. В то же время для него важно иметь поддержку и возможность корректировать ожидания.

На этом этапе стоит:

• провести итоговую встречу за первые 30 дней;
• отследить прогресс по онбординговому плану;
• при необходимости скорректировать цели.

Регулярные итоговые встречи помогают не только оценить первые результаты, но и дать сотруднику возможность оговорить свои впечатления и вызовы. Это создает культуру открытого диалога с самого начала.

Первые 3–6 месяцев

Финальные этапы онбординга направлены на полную интеграцию сотрудника в команду. Важно не прекращать поддержку после первого месяца, ведь именно в этот период новичок формирует более глубокие профессиональные связи и начинает работать максимально эффективно.

Этот период завершает адаптацию:

• прохождение стадии полной интеграции в команду;
• регулярные one-to-one с руководителем и HR;
• промежуточная оценка адаптации;
• продолжение обучения и развитие компетенций.

После шести месяцев качественный онбординг завершается не просто проверкой компетенций, а созданием прочного фундамента для долгосрочного сотрудничества. Именно на этом этапе формируется реальная лояльность к компании.

Практические советы по организации онбординга

Даже лучший план онбординга не будет работать без последовательности:

1. Составьте четкий чеклист для каждого этапа — и для HR, и для руководителей, и для самого сотрудника.
2. Назначьте наставника — по данным HBR, удовлетворенность новичков, у которых есть наставники, на 36% выше, чем у тех, кто их не имеет.
3. Запускайте процесс заранее — не ждите первого дня сотрудника, готовьте материалы заранее.
4. Собирайте обратную связь на каждом этапе — так вы сможете постоянно совершенствовать программу онбординга.
5. Используйте HRM-системы для автоматизации — это облегчает процесс и уменьшает количество рутинной работы.

«В Google мы вкладываем в наших сотрудников с самого начала. Это означает, что большую часть времени и средств, которые мы тратим на персонал, мы инвестируем в привлечение, оценку и развитие новых сотрудников». — Ласло Бок, «Правила работы: инсайдерская информация о Google, которая изменит вашу жизнь и стиль руководства».

Как автоматизировать онбординг с помощью HRM-системы

Автоматизация – это способ сделать адаптацию предсказуемой, прозрачной и одинаково качественной для всех новичков. Благодаря HRM-системам компании могут обеспечить последовательный, четкий и персонализированный процесс онбординга – независимо от масштаба или формата работы (офис, удаленная, гибридная).

На примере HRM HURMA покажем, как автоматизировать все ключевые этапы онбординга с помощью раздела «Onboarding» в системе:

1. Готовые чеклисты для быстрой адаптации — каждый новичок видит, какие задачи перед ним стоят, а HR может контролировать выполнение;
2. Онбординг «под ключ» менее чем за день — оформление документов, предоставление доступов, знакомство с командой — все в одной среде;
3. Автоматические напоминания о welcome-встречах, митингах, тренингах — ничего не потеряется;
4. Интеграция с мессенджерами (Slack, Telegram, WhatsApp, Viber) — удобная коммуникация с командой и структура компании в несколько кликов;
5. Возможность знакомиться с коллегами через «Организационную структуру» и просматривать их контакты;
6. Блок OKR — для отслеживания целей и прогресса после адаптации;
7. Виджет настроения — поможет выявить проблемы, даже если новичку неудобно говорить о них напрямую;
8. Умная аналитика — отчеты в реальном времени, сравнение результатов онбординга, объективная оценка процесса.

Кроме функций, HURMA также предлагает персональную поддержку во время внедрения, обучение команды, быстрое предоставление доступов и интуитивный интерфейс — чтобы ни один новый сотрудник не потерялся в первые дни.

Подведем итоги

Именно в первые недели работы человек формирует представление о культуре, стиле коммуникации, прозрачности процессов — и решает, хочет ли остаться надолго.

Хаотичная адаптация, отсутствие поддержки и перегрузка информацией приводят к снижению мотивации, росту текучести и потере инвестиций в найм.

Зато структурированный онбординг с четкими ролями, цифровыми инструментами и человеческим подходом дает совершенно другой результат — доверие, вовлеченность и уверенность.

Автоматизируйте онбординг с HURMA — попробуйте бесплатное демо системы, чтобы увидеть результат в первые недели!