Электронный кадровый документооборот: как работать законно, удобно и безопасно

Электронный кадровый документооборот (ЭДО) - это полноценная система, которая позволяет создавать, согласовывать, подписывать и хранить кадровые документы без бумаги.

Украинцы разбираются в диджитализации, поэтому е-документооборот является абсолютно законной практикой, которую утверждают:

• Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте»;
• Закон Украины «Об электронных доверительных услугах»;
• статьи 29, 60-2 Кодекса законов о труде Украины;
• статья 7 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения».

Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение утвержден приказом Министерства юстиции Украины в 2014 году.

Внутренний и внешний ЭДО: это важно различать

Когда мы говорим об электронном кадровом документообороте, важно понимать, что он может быть внутренним или внешним - это технически и юридически разные модели взаимодействия.

Внутренний ЭДО

Это документы, которые находятся только внутри компании. Например:

• заявления на отпуск;
• приказы о принятии, переводе или увольнении;
• табели учета рабочего времени;
• больничные;
• служебные записки;
• акты внутренних проверок.

Такие документы не покидают пределы внутренней системы - то есть не отправляются другим юридическим лицам. Компания сама выбирает, какую платформу использовать для их обращения, хранения, подписания. Здесь не возникает вопросов совместимости с другими системами.

Особенности внутреннего ЭДО:

• возможность использовать как КЭП, так и усовершенствованные/простые подписи (по договоренности);
• хранение - во внутренней системе компании;
• контроль над всеми этапами документооборота;
• не требуется интеграция с другими платформами.

Внешний ЭДО

Это документы, которыми компания обменивается с другими юридическими лицами (контрагентами). Например:

• договоры;
• акты выполненных работ;
• счета-фактуры;
• акты сверки.

Во внешнем ЭДО ключевое требование - чтобы документы были взаимно признаны, подписаны КЭП и поддерживались обеими сторонами. Здесь критически важны такие вещи, как шифрование, интероперабельность систем (т.е. способность «поговорить» друг с другом) и соответствие единым стандартам.

Особенности внешнего ЭДО:

• обязательное использование КЭП обеих сторон;
• требуется совместимость между системами обмена;
• данные шифруются и проходят через защищенные каналы передачи;
• часто есть логика согласования и контроля статуса доставки документов;
• документы могут быть использованы в качестве доказательства в суде.

В подавляющем большинстве случаев кадровый документооборот - внутренний. Но есть исключения:

• запросы из ПФУ или других государственных органов;
• направление документов к внешним аудиторам или партнерам (например, агентских договоров);
• оформление внешних консультантов.

В таких случаях ЭДО частично выходит за пределы внутренней системы.

Электронный кадровый документооборот во время военного положения

До октября 2022 года некоторые кадровые документы нужно было дублировать: создавать их и в электронном, и в бумажном виде. Из-за этого многие компании избегали полного перехода на цифровизацию.

Но после изменений к Порядку № 1886/5 ситуация существенно облегчилась:

1. Документы длительного и постоянного хранения больше не требуют бумажных дубликатов. Достаточно распечатки из электронной системы.
2. Документы временного хранения (до 10 лет) теперь можно создавать только в электронном виде. Сюда входят заявления на отпуск, табели учета рабочего времени, графики отпусков и т. п.
3. Согласование с архивным учреждением больше не обязательно. Это сняло еще одну бюрократическую преграду.

В статье 7 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» указано, что работодатель и работник могут согласовать любой способ обмена документами. Например, заявление работника о согласовании использовать почту или мессенджер, с деталями (логин, номер, адрес), будет достаточным. Работодатель должен издать приказ о соответствующем порядке коммуникации и хранить подтверждение переписки.

Также в регионах активных боевых действий порядок ведения делопроизводства может определять сам работодатель - при условии соблюдения учета выполненной работы и расходов на оплату труда.

Зачем переходить на электронный документооборот

Цифровое оформление кадровых документов - это об экономии времени, а это в свою очередь об экономии денег. Из очевидных плюсов хочется отметить и уменьшение нагрузки на HR-отдел 🙂

Если процесс построен правильно, все работает четко: заявления на отпуск согласовываются за минуты, контракты не теряются, подписи отслеживаются автоматически. И еще ряд других преимуществ:

• быстрый доступ к документам с любого устройства;
• экономия времени работников и менеджмента;
• уменьшение количества ошибок благодаря шаблонам;
• контроль за статусом подписания в реальном времени;
• легкое масштабирование процессов при росте компании.

Внедрение электронной системы будет особенно ощутимым в компаниях с разветвленной структурой или высокой текучестью кадров, где объем документов значительный.

Лучшие сервисы для электронного документооборота

На украинском рынке много качественных сервисов и предложений для внедрения е-документации. Выбирайте вариант, который больше всего подходит именно для ваших нужд.

M.E.Doc - программа, хорошо знакомая всем бухгалтерам, имеет удобный функционал для обмена документами (договоры, счета, акты и т.д.). Документы легко находят адресата, ведь M.E.Doc обменивается со всеми программами, которые подключены к роуминг-платформе ПТАХ, а контрагенты, которые вообще не имеют программы для ЭДО, получают ссылку на документ и могут его подписать без всяких регистраций и оплат. Стоимость Электронного документооборота от M.E.Doc: 10 бесплатных документов ежемесячно, а также полный безлимит за 2150 грн/год.

Dubidoc превращает оформление кадровых документов в простое и быстрое дело. Прием на работу, заявления, приказы, договоры, NDA - все можно сделать за 2 минуты через динамические шаблоны. Подпись для контрагента - без регистрации. Документы не теряются, не меняются и всегда доступны онлайн. Никаких «ой, я отправил не тот файл» или «можешь еще раз сбросить, потому что потерял?» - все под рукой.

Document.online - сервис для автоматизации бизнес-процессов, работающий более 13 лет. Дает возможность управлять документами с любого устройства в удобное время. Компания подберет лучшие решения для ваших задач, настроит сервис под ваши потребности и обеспечит поддержку на каждом этапе. Document.online оптимизирует документооборот и управление кадровыми документами, минимизируя риски ошибок и повышая эффективность вашей работы.

Как внедрить е-документооборот

Когда вы выбрали решение для цифровой трансформации - проанализируйте процессы. Составьте список кадровых документов, определите, какие из них часто используются, какие хранятся долго, а какие требуют подписи.

Далее следующий алгоритм:

1. Уточните у представителей сервиса, как именно будет работать ЭДО в вашей компании. Определите, кто имеет право на подпись, какие форматы подписей принимаются, как осуществляется архивация.
2. Получите согласие работников. Это обязательное условие - достаточно разового заявления работника.
3. Обучите команду. Создайте краткую инструкцию или проведите сессию. Люди должны понимать, что от них ожидается и как работать с новой системой.
4. Начните с базового. Проще всего внедрять документы, которые создаются регулярно: приказы на отпуск, внутренние уведомления, согласования справок. Соберите всё важное в одну платформу или сервис. Обычно для этого компании используют HRM-системы с базой знаний - это своеобразная библиотека для важной информации.

Для примера, показываем вам базу знаний в системе HURMA:

Нужно ли отдельное положение об электронном документообороте как внутренний нормативный акт?

Да, для внедрения ЭДО на предприятии необходимо разработать и утвердить внутреннее положение об электронном документообороте. Этот документ должен определять.

1. Перечень документов, которые создаются и хранятся в электронной форме.
2. Порядок подписания электронных документов.
3. Требования к использованию электронных подписей.
4. Порядок хранения и архивирования электронных документов.
5. Меры по безопасности и конфиденциальности информации.

Разработка такого положения будет способствовать четкому регулированию процессов ЭДО и минимизации правовых рисков.

Чем раньше компания пройдет этот путь, тем проще будет ее развитие дальше. Потому что автоматизированные, защищенные и прозрачные процессы - это базовое требование для стабильной работы компании сегодня и завтра. И оно начинается с первой электронной подписи 🙂