История про Марию 

Жила-была девушка Мария. Business writing

Маша работала в рекрутинге почти 3 с хвостиком года. Она была опытным и смелым рекрутером, и закрывала за месяц около 4-5 вакансий уровня Middle/Senior.

Кандидаты любили общение с Машей за ее искренность, честность, ответственность и персональный подход профессионала. А Маше, в свою очередь, нравилось общаться с людьми, помогать им и ежедневно узнавать что-то новое. 

Уже с самого начала Маша знала, первое письмо должно быть вежливым, персонализированным и правильно составленным. Она понимала как сделать эффективный “first touch”, ведь была уверена: “first touch = first impression”. 

По опыту знаю, что без ответа остаются шаблонные и не персонализированные письма.

На что обращаю внимание:

1. Тема должна быть информативной — кратко передавать суть письма;

2. Структура и суть должна быть такими, что пробежав глазами было понятно о чем пойдет речь (особенно в мобильной версии);

3. И последнее обязательно "call to action", в надежде все таки получить ответ 🙂

Яна Разумова, HRD в Bergx2

Человеку достаточно 10 секунд, чтобы понять, хочет ли он исследовать вопрос и читать письмо до конца, возникло ли желание продолжить общение и поддержать диалог. 

• 82% соискателей отвечали Маше на email, сообщения в LinkedIn, а иногда и на Facebook. 
• 40% с удовольствием соглашались на скрининг-интервью.
  10-12% доходили до финала.

И даже когда на последнее интервью выбрали не ее кандидата, Маша оставалась на связи со всеми соискателями и бережно заботилась о новых контактах.

Наступили сложные времена COVID-19. Компания, в которой Маша работала последние несколько лет, не выдержала кризис. Сотрудникам пришлось искать свое место под IT солнцем. Маша не стала исключением из правил. 

Подписывайтесь на рассылку статей для HR и рекрутеров! Будьте в тренде с Hurma 😉

Подписаться

*

Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача

Спасибо!

Вы подписаны!

В конце 2020 за две недели до нового года Маша получила оффер в большую и прогрессивную продуктовую компанию с центральным офисом в США! 

Ура! Новые вызовы, правила, традиции, устои, и новый режим «коронованных»: теперь все события — онлайн, знакомство с коллегами — в Zoom, а вся коммуникация — на английском.

Спустя пару рабочих дней Маше на почту пришло следующее письмо: 

Как думаете, понравилось ли оно Маше? А вам? 

Как бы вы оценили это письмо? Как бы ответили на него? 

Возможно, написали бы его иначе? 

P.S. все персонажи, ситуация и само письмо выдуманы. Хотя ошибки очень даже реальны. Так что давайте перейдем от фантастики к реальности и попробуем разобраться, что же не так с текстом выше? 

Письмо выглядит грамотным, структурированным и аккуратным. Можно поставить плюсы за: пунктуацию, Subject line, приветствие и прощание, ссылку на материалы. И все же есть моменты, на которые стоило бы обратить внимание. 

“Hi, Marina!" — составляете вы текст на английском, русском или же украинском, будьте внимательней с именами. Марина, возможно, была бы и рада получить такое дружественное письмо. А вот для Марии оно, скорее всего, было обидным.

Листи я формую або українською, або англійською. Якщо у другому варіанті все однозначно (як спеціаліст вказує себе в LinkedIn), то український правопис вирізняється правилами. Наприклад, у мене була ціла дискусія зі скріншотами з інженером Олегом. Кличний відмінок нового (від 2019 року) правопису диктує як архаїчне звертання "Олеже", так і "Олегу".

Люда Зюман, Recruiter в EvoTalents

“There are few CVs” — конструкция there is/there are сбивает с толку читателя и отводит от главной мысли письма. 

“Proposed” — можно случайно выйти замуж и даже не заметить этого ?

"Are seen/was opened/can be found" — чрезмерное использование пассивного залога в тексте  приводит в замешательство. Кто и что должен сделать? Предложения с пассивным залогом — тяжелые, увесистые и трудно читаемы.

"CVs can be found here" — ссылка — это хорошо. В то же время, она должна быть физически больше и заметней. Это поможет читателям открыть письмо даже на телефоне и спокойно увидеть, куда нужно нажимать.

"Don't/might not" — два отрицания, идущие одно за другим. Чем больше в письме или речи негативных слов, тем больше негативного отношения вызывает текст и человек на уровне подсознания.

"Don't hesitate to drop a line to Lena" — реципиенту понадобится приложить дополнительные усилия, чтобы понять отправителя. Какое отношение “to drop a line” имеет к твоему отпуску? Что делать с этой информацией дальше? 

"It’s great to have you in a team! But as a fresh blood...", "Don’t hesitate to drop a line to Lena. I know that for a professional recruiter like you it won't be hard ;-)" и "Thanks in advance!" — со стороны это может выглядеть как скрытые за смайлами и эмодзи пассивно-агрессивные манипуляции. Лучше используйте  "I appreciate your help." 

“Subject: New tasks for the recruitment team” — хорошо, что есть subject line. В то же время, по нынешним стандартам лучше сократить его в два раза. 

“Hi, Marina” та “Best regards!” — несоответствие неформального и делового стилей. 

И немного грамматики: 

1. “Speaking of which”  — очень неожиданная фраза, также как и “But”. Лучше заменить их на “By the way” и “And”
2. “a few CVs”  — множественное число не требует артикля “а”
3. “for the position was opened” — лучше поменять на правильный вариант “for the position that was opened” или “for the position opened”

Если ваша цель — донести важную мысль или раскрыть щепетильный вопрос, обязательно перечитайте текст два-три раза помимо грамматической и орфографической проверок. 

"Think, write, and think again."

— Alexey Kovalenko, Managing Partner at Savvy

Так как выглядит хороший email? Предлагаю рассмотреть следующие 8 правил, и разобрать каждое из них более детально.

8 правил хорошего письма 

Так каким стандартам должен соответствовать нормальный email?  

1. Быть ясным
2. Быть коротким
3. Быть простым
4. Иметь четкую структуру
5. Одно письмо = одно дело
6. Иметь Subject line
7. Быть грамматически правильным 
8. Иметь Call to action 

Теперь давайте перейдем к детальному объяснению каждого из пунктов.

Что такое ясное письмо?

У письма есть цель. Что вы хотите получить от читателя в итоге? Реципиент должен прочитать письмо единожды и понять, что от него требуют. 

В бизнес-переписке важно помнить о том, с какой целью вы пишете, и уважать время вашего собеседника. Например, вы посылаете огромное сопроводительное письмо, и перегруженный подобными письмами рекрутер выбирает кандидата с письмом по сути. Вы пишете сложным языком, и коллега откладывает ответ вам, чтобы разобраться позже, и больше не возвращается к диалогу. Вы не заботитесь кратко очертить суть в теме письма, и ваше письмо теряется в почтовом ящике среди других “Re:Fwd:a quick question”. Вы не пишете в письме, чего именно ожидаете в ответ от собеседника, и переписка останавливается. Нам выгодно заботиться о человеке по другую сторону экрана, потому что это сделает переписку эффективнее. And it’s a nice thing to do.

Саша Голубева, Internal Communications в Very Good Security

Какое письмо — короткое, а какое нет? 

Для стандартного делового письма достаточно 100 слов или 5 предложений.

“Less than five sentences is often abrupt and rude, more than five sentences wastes time.”

—  Guy Kawasaki, a Silicon-Valley based author, speaker, entrepreneur, and evangelist

Каким должно быть простое письмо?

Используйте короткие слова и сокращайте длинные предложения. Письмо должно состоять из простых, конкретных и четких фраз. 

Избегайте пассивного залога, сложносочиненных и сложноподчиненных предложений. 

У меня нет скриптов, всегда от человека иду. Но в целом — коротко и по делу. Если совсем ничего не знаю о человеке, просто здороваюсь, почему написала (что предлагаю) и интересно ли? Иногда прошу коллег, если знаю, что они знакомы, сделать интро.

Светлана Рыбалка, Recruiter в AB Games

А что по структуре?

В нашей деловой переписке чаще всего проблема в  отсутствие четкой структуры письма. Что выливается в бесконечные цепочки уточнений. Из-за того ли это, что мы все время спешим, или из-за только подрастающей культуры писать сообщения/письма из заботы о получателе…

Марина Попруженко, Recruiter в EvoTalents

Одно письмо = одно дело, но можно обо всем и сразу?

“One thing at a time” или “Одно тело = одно дело”. 

Каждое отправленное вами сообщение должно быть посвящено только одному вопросу. Если вам нужно рассказать о новом проекте, или поделиться чем-то еще — лучше написать еще одно письмо.

Особенности Subject line

Первым делом — ясность и четкость, а креатив и сюжетная линия — потом. 

Основатель компании Backlinko Брайан Дин в своей статье писал, что строки, где subject line не превышает 36-50 символов (или 4-8 слов), имеют значительно больший процент открытий.

В 2021-м году реципиенты будут читать имейлы в большинстве случае с iPhone. Он, в свою очередь, отображает 37-41 символ (примерно 4-7 слов) и затем обрезает строку. Итог прост: subject line около 20 символов или из 4-х, 3-х, 2-х, а может даже одного слова, увеличивает вероятность открытия и прочтения письма. 

Какие основные правила построения Call to action? 

Главное правило — помнить о Call to action. А следующие 4 подсказки помогут вам создать простой и четкий призыв к действию.

1. Начинайте с глагола: напиши, составь, отправь…  
2. Используйте цифры и пункты. Так вы структурируете текст.
3. Предложите крайний срок, чтобы сразу обратить внимания на ваши ожидания и четкие рамки, когда необходимо завершить проект. 
4. Давайте не больше двух вариантов. Исследования в передаче Mind Field показали: чем больше у человека вариантов для выбора, тем дольше он думает и сильнее расстраивается, если что-то вдруг пошло не так. Более того, при наличии двух вариантов человек склонен принимать решение быстрее и уверенней.

Bang!

Воспользуйтесь этим чек-листом, чтобы создать письмо иностранному клиенту, коллеге, кандидату или партнеру правильно: 

1. Прежде чем писать, подумайте: «Чего я хочу?», «Что должен сделать человек?».
2. Заполните Subject line. В идеале — 3 и меньше слов, или до 20 символов.
3. Напишите текст соответственно структуре.
4. Отдельно проверьте призыв к действию. Как думаете, поймет ли получатель, чего вы от него ожидаете? 
5. Правильно написали имя реципиента?
6. Проверьте все сообщение на корректность языка через сервисы (такие как Grammarly и  LanguageTool), словари и Google поиск. 
7. Сочетаются ли стиль начала и завершения друг с другом?
8. Как еще можно сократить текст?
9. В случае, если отправляете файлы — проверьте, прикрепили ли их?
10. Внесите в строку отправителя его почту.
11. Нажмите «отправить».

И помните, каждое отправленное или полученное письмо — ваш личный #TheSmartWayofLearning.

Авторские статьи и комментарии к ним отображают исключительно экспертизу и точку зрения их авторов. Редакция Hurma System может не разделять мнение авторов.

• Рекрутинг