Что такое KPI: как измерить результативность и что для этого нужно

Согласно исследованию, компании, которые принимают решения на основе данных, на 58% чаще достигают своих целей по доходу. Это подчеркивает, насколько важно не действовать интуитивно, а строить бизнес-процессы на измеримых результатах. KPI — именно тот инструмент, который позволяет делать это системно и прозрачно.

Что такое KPI простыми словами

KPI (Key Performance Indicators) — это количественные показатели, которые позволяют оценить, насколько эффективно выполняются задачи и достигаются цели. Они базируются на данных, а не предположениях, и помогают избежать размытой оценки типа «работает хорошо».

Хороший KPI — это точный ответ на вопрос: приближаемся ли мы к цели или топчемся на месте.

Пример: в рекрутинге KPI может быть «среднее время закрытия вакансии». В продажах — «выполнение квартального плана в %». В маркетинге — «стоимость привлечения лида (CAC)».

Почему KPI действительно нужны

Даже самые амбициозные цели не работают, если нет способа отследить прогресс. И здесь KPI — не просто желательны, а критически необходимы:

• помогают измерить результат на основе объективных данных;
• выявляют, что работает, а что нет — до того, как станет поздно;
• позволяют сравнивать результаты в динамике;
• формируют основу для честного фидбека и объективной мотивации;
• создают единое «цифровое поле» для всех участников процесса.

В исследовательской статье «Performance Management Based on Key Performance Indicators to improve Organizational Effectiveness» установлено, что 62,3% вариаций в эффективности организации объясняется измерением KPI и показателями производительности сотрудников. Таким образом, KPI не просто отражают результат — они существенно определяют его.

KPI и HRM-системы: где связь?

Чтобы KPI не оставались табличкой в Excel, их нужно интегрировать в повседневную работу. Именно поэтому компании внедряют HRM-системы (Human Resource Management systems) — цифровые платформы для управления людьми, аналитикой, целями и эффективностью.

Через HRM можно:

• назначать KPI для сотрудников и команд;
• отслеживать прогресс без ручных отчетов;
• автоматизировать контроль целей и результатов;
• интегрировать KPI с OKR — системой постановки целей на уровне личных, командных и корпоративных задач;
• создать единое, прозрачное пространство, где каждый видит свою роль в достижении общего результата.

Например, в HRM HURMA KPI работают как часть единой логики — от формулировки задачи до оценки результата. В системе:

• можно формировать дерево OKR с детализацией по уровням: от компании — до человека;
• прогресс задач виден каждому: прозрачная логика делегирования;
• интерфейс интуитивный — без лишней нагрузки на менеджеров;
• менеджеры видят, как личная продуктивность влияет на командный результат;
• сотрудники самостоятельно контролируют свое движение к цели.

HURMA помогает превратить цели в реальный инструмент развития — а не формальность. Все — в одном дашборде, доступно, с аналитикой и понятными сценариями использования.

Какие бывают KPI: классификация

Показатели KPI можно разделить по уровню, функции и типу данных.

По уровню управления

• Стратегические — для долгосрочных целей (прибыльность, рыночная доля, лояльность клиентов).
• Оперативные — для ежедневных задач (время ответа, конверсия, количество лидов).

По направлению

• Финансовые: валовая прибыль, рентабельность, ROI.
• Маркетинговые: ROMI, CAC, CPL.
• HR: текучесть кадров, уровень удовлетворенности, среднее время адаптации.
• Производственные: процент брака, эффективность использования оборудования.
• Продажи: выполнение плана, средний чек, количество сделок.

По содержанию

• Результативность: чего достигли?
• Производительность: сколько времени потратили?
• Функционирование: насколько действия соответствуют стандартам?
• Эффективность: оправданы ли затраты?

Как установить KPI для вашей компании

Приведем пример пошагового процесса установления KPI для компании.

Шаг 1: Определение целей компании

Первый и самый важный шаг в установлении KPI – это определение стратегических и оперативных целей вашей компании. Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными во времени (SMART).

Примеры целей:

• Увеличение выручки на 20% в течение следующего года.
• Снижение уровня текучести кадров на 10% в течение шести месяцев.
• Увеличение доли рынка на 5% в течение двух лет.

Шаг 2: Идентификация ключевых факторов успеха

После определения целей необходимо понять, какие ключевые факторы успеха (CSF) влияют на их достижение. Ключевые факторы успеха – это области или действия, которые необходимы для достижения поставленных целей.

Примеры ключевых факторов успеха:

• Высокое качество продукции или услуг.
• Эффективные маркетинговые кампании.
• Высокая удовлетворенность клиентов.
• Квалифицированные и мотивированные сотрудники.

Шаг 3: Выбор соответствующих KPI

На основе ключевых факторов успеха следует выбрать конкретные KPI, которые будут измерять прогресс в достижении целей. KPI должны быть четкими, измеримыми и релевантными для конкретных целей.

Шаг 4: Установление целевых значений KPI

Для каждого выбранного KPI необходимо установить целевые значения, которых компания стремится достичь. Эти значения должны быть реалистичными, но амбициозными, чтобы стимулировать улучшение.

Примеры целевых значений:

• Увеличение уровня конверсии с 3% до 5% за полгода.
• Снижение времени простоя оборудования на 20% в течение года.
• Повышение индекса удовлетворенности сотрудников до 85% в течение шести месяцев.

Шаг 5: Регулярный мониторинг и отчетность

Регулярный мониторинг KPI и отчетность необходимы для отслеживания прогресса и выявления проблем на ранней стадии. Еженедельные, ежемесячные или квартальные отчеты помогут держать всех заинтересованных лиц в курсе текущего состояния дел и принимать своевременные меры.

Шаг 6: Анализ и корректировка

На основе полученных данных и анализа результатов необходимо периодически пересматривать и корректировать KPI и целевые значения. Это позволит адаптироваться к изменяющимся условиям рынка и внутренним изменениям в компании.

Как Key Performance Indicators влияют на сотрудников?

Внедрение KPI меняет подход к работе сотрудников, ведь они начинают четко понимать свои цели и критерии успеха:

• Увеличение вовлеченности. KPI мотивируют сотрудников работать продуктивнее.
• Улучшение обратной связи. Четкие показатели позволяют получать конструктивные отзывы.
• Повышение ответственности. KPI позволяют оценивать результаты на основе конкретных цифр.

В конце концов, когда понимаешь, что делать и зачем — любой процесс становится легче, а результат — более ожидаемым.

Итоги

KPI — это синхронизация усилий, прозрачные цели и понятная обратная связь. Когда команда видит, зачем она что-то делает и как оценивается ее работа — растет вовлеченность, ответственность и результативность.

Если внедрять KPI системно — выиграют все: и менеджмент, и сотрудники, и бизнес в целом. Это основа для принятия решений, развития и честной мотивации.

Попробуйте автоматизировать цели с бесплатным демо HURMA — выведите HR на новый уровень!