Какие внутренние политики должна иметь компания

Внутренние политики компании - это четко сформулированные правила и подходы, которые помогают наладить работу отделов, повысить эффективность процессов и улучшить корпоративную культуру.

Это о договоренности, доверии, прозрачности и ответственности. И именно внутренняя политика позволяет сотрудникам не угадывать, как лучше действовать, а работать уверенно.

Подготовили для вас перечень политик, которые нужны компании любого размера, если она хочет работать стабильно и без лишнего стресса.

Политика отпусков, больничных и опозданий

В политике четко указывают:

• сколько дней оплачиваемого отпуска доступно ежегодно;
• предусмотрена ли компенсация за неиспользованные дни;
• как сообщать о больничном и что нужно предоставить (справка, скан рецепта и т. д.);
• как работает система гибкого графика, опозданий, выхода во внерабочее время.

Закрепите простую форму запроса на отпуск или сообщение об отсутствии. Иногда это делают через Google Form или отдельный канал в Slack.

Для более эффективного учета компании используют HRM-системы, чтобы все запросы и графики сотрудников были в единой системе.

Вот как это может выглядеть на примере HRM HURMA:

Политика коммуникации

Люди должны знать:

• какие инструменты используются (Slack, электронная почта, Zoom);
• когда ждать ответа от коллеги;
• где фиксируются договоренности;
• какие каналы - официальные, а какие - для мемов.

Прописанные правила коммуникации лучше воспринимаются, если их оформить как «дружеский манифест» команды, а не инструкцию.

Политика работы с персональными и конфиденциальными данными

Что стоит зафиксировать:

• кто имеет доступ к чему и зачем;
• где хранятся данные;
• как реагировать в случае утечки или подозрения на нее;
• кто отвечает за обучение по информационной безопасности.

Проводите ежегодное короткое обучение (даже в формате мини-лекции онлайн), чтобы напомнить базовые правила безопасности. Это лучше, чем один сложный и длинный документ, который никто не читает.

Политика корпоративной техники и электронных ресурсов

Политика дает четкий ответ:

• что можно устанавливать на устройство;
• разрешено ли использовать личную технику для работы;
• как часто обновлять антивирус;
• что делать при потере или взломе оборудования.

Создайте короткий чеклист при выдаче техники, где сотрудник отмечает, что ознакомлен с правилами пользования - это работает лучше, чем сухое подписание акта.

Для таких политик также используют HRM. В системе может быть раздел для имущества, чтобы все подписки, выданная техника или оборудование были зафиксированы в одном месте. Это удобно, когда человек только устраивается на работу, или наоборот - когда уходит из компании.

Вот как это может выглядеть:

С функцией «Майно» можно не волноваться об активах компании, а еще - не беспокоить HR с вопросом кому именно и что дали для работы.

Политика поведения (кодекс этики)

Она включает:

• соблюдение равного отношения;
• недопущение дискриминации, сексизма, буллинга, харассмента;
• правила реагирования на конфликтные ситуации;
• каналы, куда можно обратиться, если что-то случилось.

Попробуйте внедрить «этический чат-бот» или отдельную форму для сообщений - особенно если в ней можно обращаться анонимно, чтобы снизить страх перед реакцией руководства.

Политика расходов и компенсаций

Что должно быть указано:

• на какие цели разрешены служебные расходы;
• какой лимит и как его согласовать;
• как хранить и подавать чеки;
• в какой срок происходит компенсация.

Если расходы часто повторяются (такси, кафе возле офиса), упростите их - например, введите абонемент или карточку, чтобы не собирать чеки каждую неделю.

Политика работы вне офиса

Политика позволяет:

• очертить рабочие часы и «тихие» часы для звонков;
• описать требования к рабочему месту дома;
• объяснить, кто должен обеспечить технику;
• уточнить правила безопасности и конфиденциальности при работе из дома.

Предложите сотрудникам раз в квартал обновлять фото или краткое описание рабочего места дома - это напоминание о базовой эргономике и безопасности.

Политика найма и увольнения

Важно, чтобы и рекрутеры, и руководители, и кандидаты понимали правила:

• какие этапы проходит кандидат и кто принимает решение;
• как происходит онбординг (адаптация сотрудника);
• как оформляется оффбординг (увольнение сотрудника);
• есть ли обратная связь после собеседования или после увольнения.

Сохраняйте шаблоны всех писем и фидбеков - это снижает нагрузку на рекрутеров, гарантирует последовательность и уменьшает риски неодинакового отношения.

Здесь вам может помочь ATS - система на кшатлт HRM, только для рекрутеров.

Например, в HURMA (которая сочетает в себе функции ATS и HRM) все ответы от соискателей из разных каналов поиска находятся прямо в системе. С ними можно переписываться не выходя из вкладки - вы получите оповещение обо всех новых сообщениях:

Здесь также есть шаблоны писем, чтобы рекрутером было еще проще 🙂

Политика соцсетей

В политике обычно фиксируют:

• как сотрудники могут упоминать компанию;
• разрешено ли вести личные аккаунты с рабочими кейсами;
• правила комментирования в корпоративных аккаунтах;
• кто отвечает за кризисную коммуникацию.

Если сотрудники активно ведут профили, дайте им небольшой гайд - с примерами «можно/не стоит», чтобы не оставлять места для двусмысленности.

Политика работы с жалобами

Хорошая политика содержит:

• понятную схему решения проблем (к кому обращаться в случае конфликта);
• каналы обращения (анонимно или нет);
• сроки рассмотрения обращений;
• ответственное лицо или команду.

Важно не просто иметь форму для жалоб, а регулярно коммуницировать: «мы реагируем», „вот примеры, как решили кейс“, - это формирует доверие.

Что делать со всеми политиками?

Внутренние политики не должны оставаться мертвыми документами в Google Drive. Их нужно:

• регулярно просматривать и обновлять;
• доносить до работников во время онбординга;
• делать доступными во внутренних системах;
• дать возможность задавать вопросы - и получать ответы.

Часто компании создают базу знаний для документов прямо в HRM-системе. Например, в HURMA можно собрать всю ключевую информацию в одном месте - от политик до приветственных видео от разных команд.

Вот как это выглядит в системе:

Каждая политика - это еще один шаг к предсказуемой, честной и стабильной работе. Не для контроля, а для доверия.

Храните действительно важное в надежной системе и убедитесь в преимуществах структуризации бесплатно в демоверсии HURMA!