Учет рабочего времени: внедрение и примеры

Вести учет рабочего времени — это не контроль ради контроля. Это понимание того, как используется время команды, наличие четких данных для расчета зарплат, лучшее планирование ресурсов и избежание перегрузок.

Что такое учет рабочего времени?

Учет рабочего времени — это процесс регистрации и мониторинга времени, которое сотрудники тратят на выполнение своих обязанностей. Это включает как время, проведенное на работе, так и отсутствие на рабочем месте из-за отпусков, болезней, командировок и других причин. Учет рабочего времени важен для обеспечения точности в оплате труда, планирования ресурсов и повышения эффективности работы организации.

Чтобы было понятнее, для чего это нужно — вот несколько основных преимуществ качественного учета:

• позволяет точно начислять заработную плату;
• помогает избегать конфликтов из-за неправильных табелей или несогласованных отпусков;
• позволяет отслеживать перегрузки сотрудников;
• улучшает дисциплину без микроменеджмента.

Эти преимущества становятся заметными, когда учет ведется системно, автоматизировано и понятно для всех.

Основные методы учета рабочего времени

У каждой компании свои условия работы: размер команды, формат занятости, количество смен, тип графика. Поэтому и способы учета времени могут быть разными.

Вот самые распространенные методы:

1. Ручной учет. Сотрудники самостоятельно записывают свое время в таблицах или журналах. Простой, но рискованный из-за ошибок или забывчивости.
2. Табельный учет. Время фиксирует руководитель или HR-специалист в специальном табеле. Более формализованный, но требует больше времени.
3. Электронные системы. Программное обеспечение, которое автоматически фиксирует время — с помощью пропусков, приложений или карточек.
4. Онлайн-учет. Сотрудники фиксируют свое время в веб-интерфейсе — удобно для удаленных или смешанных форматов работы.

Все чаще компании переходят именно на электронный или онлайн-учет, ведь это удобно, быстро и позволяет избежать путаницы. Примером удобного решения является HURMA — HRM-система, которая объединяет учет, запросы на отпуска и отчетность в одном интерфейсе:

Как ИТ-решения помогают осуществлять учет рабочего времени?

Автоматизированные системы, такие как HURMA, не только фиксируют время — они берут на себя часть рутинных задач и дают четкую картину по команде.

Вот какие функции в этом могут помочь:

1. Формирование табелей автоматически, с учетом графиков, выходных и праздников.
2. Запросы на отпуска, больничные, командировки — все подается и согласовывается онлайн.
3. Уведомления об опозданиях или нарушениях графика, чтобы не приходилось проверять вручную.
4. Гибкие графики и работа в разных часовых поясах, с возможностью настроить индивидуальный режим.
5. Отчеты и аналитика, которые показывают нагрузку, количество сверхурочных, частоту отсутствий.

Когда все эти процессы автоматизированы, HR-менеджеры и руководители не тратят время на ручную проверку. А сотрудники видят свои данные, могут проверить график, остаток отпуска или сверхурочные — все в одном месте.

Практические рекомендации для учета рабочего времени

Внедрение любой системы — это не просто подключение платформы. Важно, чтобы все участники процесса понимали, как ею пользоваться и зачем это нужно.

Вот несколько советов, которые помогут сделать учет времени эффективным:

1. Выберите систему и настройте все под себя. Например, в HURMA можно создать индивидуальные графики, настроить уведомления, ограничить доступ по ролям и т. д.
2. Обучите команду. Один короткий гайд или демонстрация — и все знают, где отметиться или как подать запрос на больничный.
3. Проверяйте данные регулярно. HURMA позволяет в несколько кликов увидеть, кто работал сверхурочно, кто регулярно отсутствует, а кто имеет перегрузку.

Кейс сотрудничества с Благодійним фондом Сергія Притули для примера:

Турчак Олена, HRG Благодійного фонду Сергія Притули

Найчастіше ми використовуємо базові функції – це облік присутності та відсутності, щоб ми розуміли де та в якому офісі у нас знаходяться люди. Вони знаходяться вдома, у відрядженнях чи на конференціях. Ми також сформували під себе формати відсутностей.

По мнению Елены, HURMA – это удобство и экономия времени, которые помогают справиться даже с большим объемом работы. А она, кстати, является единственным человеком, ответственным за все HR-процессы в компании.

Примеры внедрения учета рабочего времени

Каждая отрасль имеет свои вызовы в учете рабочего времени, а HRM-система позволяет адаптироваться к конкретным условиям без лишних затрат времени или ошибок.

IT и креативные компании с удаленными командами

Для команд, работающих из разных городов и стран, проблема — отсутствие единого стандарта контроля времени. Гибкие графики, фрилансеры, запросы на отпуска — все идет в мессенджеры или таблицы. HURMA решает это через единый онлайн-портал: сотрудники самостоятельно отмечают присутствие, подают заявки, а менеджеры видят актуальную информацию в удобном формате.

Производство и логистика с посменной работой

В таких компаниях часто смены не совпадают, часть сотрудников работает в ночные смены или сверхурочно, а учет ведется в Excel. Это создает нагрузку на бухгалтеров и кадровиков. HURMA позволяет закрепить смену за каждым сотрудником, автоматически учитывать опоздания, сверхурочные часы, формировать отчеты и напоминать руководителям об утверждении графиков.

Офисные компании с гибридной формой работы

Если часть сотрудников в офисе, а часть — удаленно, учет превращается в хаос: запросы на выходной поступают в письмах или мессенджерах, табели заполняются в табличках, а HR-специалисты сверяют все вручную. А если в компании есть HURMA — сотрудники видят остатки отпусков, подают заявки онлайн, руководители утверждают все в 1 клик, а система показывает все события и отсутствия в календаре.

Рекрутинговые и консалтинговые агентства

Такие компании часто имеют временные проекты, неполный рабочий день или специалистов, работающих по разным договорам. HURMA позволяет создавать индивидуальные графики для каждого сотрудника и вести учет. Это важно для точного начисления выплат и отчетности перед заказчиками.

Во всех случаях HURMA заботится о вашем времени, уменьшает количество ошибок, устраняет «человеческий фактор» и делает учет рабочего времени прозрачным, понятным и доступным в любой момент.

Преимущества внедрения системы учета рабочего времени

Автоматизированная система — это не только удобство, но и реальная экономия ресурсов.

Вот почему компании переходят на такие решения:

1. Снижение ошибок. Данные фиксируются автоматически, без человеческого фактора.
2. Четкость в зарплатах. Учитываются все отсутствия, сверхурочные, больничные.
3. Меньше бюрократии. Запросы на отпуск, просмотр табеля — без лишних писем и согласований.
4. Прозрачность для всех. Каждый сотрудник видит свои часы, остаток отпуска, историю запросов.
5. Аналитика в реальном времени. Можно оперативно увидеть, где просадки в команде или наоборот — резервы.

С HURMA все это доступно даже без отдельного IT-отдела. Система проста в настройке и не требует сложного обучения.

Вывод

Учет рабочего времени не должен быть утомительным. Если процесс организован грамотно, а система — удобна и прозрачна, выигрывают все: HR, руководство, сотрудники.

Автоматизация с HURMA позволяет сделать ежедневную рутину легкой, а данные — точными. Попробуйте бесплатное демо системы и убедитесь в этом уже сегодня!