Как выбрать и внедрить HRM-систему, которая действительно подойдет вашей компании

По данным Deloitte, менеджеры в среднем тратят только 13% рабочего времени на развитие людей, тогда как большая часть дня уходит на операционную рутину и решение ошибок.

Итак, формально все понимают: автоматизация нужна. Но на практике HR продолжает жить в таблицах и чатах из-за трех типичных барьеров:

1. Не до конца понятная польза. Автоматизация воспринимается как «нужно, потому что у других есть», а не как ответ на конкретные проблемы — дубликаты кандидатов, ручные расчеты отпусков, отсутствие аналитики.
2. Неудачный предыдущий опыт. Компания уже покупала систему, но она оказалась слишком сложной. HR не имел времени и поддержки, данные заполнили частично и вернулись к Excel.
3. Ни одна система не подходит. Есть отдельные решения для рекрутинга, для учета времени, для опросов, для обучения — но нет одного центра, где все собрано и связано между собой.

После того как эти барьеры названы, появляется реалистичное ожидание от HRM: это инструмент, который либо усиливает процессы, либо подсвечивает их слабые места.

HRM должен упрощать работу, а не создавать новую

Часть компаний разочаровывается в автоматизации именно потому, что ожидает «автопилот». Но на самом деле любая HRM-система требует:

• настройки ролей и прав;
• импорта базы сотрудников и истории взаимодействий;
• описания бизнес-процессов: воронки рекрутинга, политик отпусков, этапов онбординга;
• обучения HR-команды и ключевых пользователей.

Если это сделать один раз, дальше система начинает работать на вас: напоминания, автоматические обновления статусов, прозрачная аналитика, самообслуживание для сотрудников.

Исследование SHRM показывает: 85% работодателей, внедривших автоматизированные системы, отмечают существенную экономию времени и рост эффективности команд.

Как выбрать HRM-систему: 6 ключевых критериев

Перейдем к практике. Чтобы не запутаться в демоверсиях и презентациях, важно смотреть не только на «красивый интерфейс», но и на набор базовых критериев.

1. Безопасность данных

HRM-система хранит чувствительные данные: персональные данные сотрудников, зарплатные диапазоны, историю отсутствий, результаты оценок, комментарии менеджеров. Утечка или потеря этих данных — не просто репутационный риск, но и юридическая ответственность.

Лучшим решением является система с архитектурой Single Tenant, когда каждая компания имеет отдельный изолированный облачный сервер. Это означает, что данные не хранятся вместе с сотнями других клиентов и защищены на уровне отдельной среды.

2. Функционал: что должна уметь современная HRM

Ключевые возможности, которые стоит считать must-have:

1. Единая база сотрудников. Хранение личных и профессиональных данных, истории изменений, должностей, отделов, контрактов, статусов.
2. Рекрутинг и воронка кандидатов. Создание вакансий, интеграция с job-порталами и LinkedIn, учет воронки, шаблоны писем, фильтры по базе кандидатов.
3. Онбординг и адаптация. Чеклисты для новичка, менеджера и HR-специалиста, автоматические напоминания о встречах, оценка результатов испытательного срока.
4. Учет отсутствий. Заявки на отпуска, больничные, удаленную работу, согласование в один-два клика, доступный баланс дней для каждого человека.
5. Управление производительностью и целями. Performance Review, регулярные one-to-one, постановка целей по модели OKR, фиксация итогов.
6. Обучение и развитие. LMS или интеграции с учебными платформами, учебные программы, трекинг прохождения курсов.
7. Аналитика и отчетность. Отчеты по рекрутингу (time-to-hire, cost-per-hire, источники кандидатов), текучести и удержанию персонала, вовлеченности, посещаемости.

3. Скорость внедрения и поддержка

Даже самая мощная система не даст эффекта, если внедрение растягивается на месяцы. Вопросы, которые стоит задать поставщику:

• каковы типичные сроки старта для компаний вашего размера;
• какие ресурсы со стороны клиента необходимы (количество часов HR, привлечение IT, финансового департамента);
• будет ли у вас персональный менеджер;
• как организовано обучение: видеоуроки, база знаний, живые сессии, документация.

4. Локализация и удобство для команды

Даже если HR прекрасно владеет английским, далеко не всегда им одинаково комфортно пользоваться всем сотрудникам.

Удобство HRM-системы — это когда:

• интерфейс доступен на украинском языке;
• есть справочные материалы, база знаний, шаблон;
• техподдержка отвечает на украинском или по крайней мере понятном для вас языке в привычных каналах (мессенджеры, почта, звонок).

5. Стоимость: за что вы реально платите

Цена важна не сама по себе, а в контексте:

• сколько отдельных инструментов вы сможете отказаться использовать (ATS, трекеры отпусков, опросники, календари, отдельные LMS);
• сколько времени HR сэкономит на делегировании рутины системе;
• сколько стоят риски ошибок (неправильный учет отпусков, потерянный кандидат, отсутствие аналитики).

Также стоит учитывать TCO (total cost of ownership):

• время внедрения;
• потребность в доработках;
• интеграции с другими системами;
• обучении команды.

6. Масштабируемость и экосистема

HRM — это долгосрочное решение, и хорошо, когда вместе с системой растет и ваша команда.

На что обратить внимание:

• выдержит ли система переход с 50 до нескольких сотен сотрудников;
• будет ли доступна расширенная аналитика;
• есть ли учебные материалы и сообщество пользователей;
• развивается ли продукт: новые модули, обновления, интеграции.

Посмотрите на весь продукт, включая экосистему: вебинары, кейсы клиентов и профессиональное сообщество. Это важное преимущество при выборе и сравнении предложений.

HURMA: all-in-one платформа для компаний, которым нужна скорость и контроль

Единая среда вместо разрозненных сервисов

Большинство решений на рынке автоматизируют отдельные фрагменты работы HR: рекрутинг в одном сервисе, Performance Review в другом, а отпуска и больничные остаются в таблицах. Такая модель замедляет команду, не дает единого источника правды и создает риски ошибок в данных.

HURMA предлагает другой подход — объединить ключевые процессы в одной среде, где все работает как целостный цикл работы с людьми: от поиска кандидата до развития команды. Благодаря этому HR видит полную картину, менеджеры — реальный прогресс своих людей, а руководство — аналитику, а не набор файлов.

Бесшовные процессы от рекрутинга до развития

В рекрутинге это заметно сразу: интеграция с job-порталами, автоматический переход кандидата в статус сотрудника, структурированная воронка без дублирования данных.

Онбординг работает по сценариям с ответственными и дедлайнами, напоминания приходят автоматически. Performance Review, OKR и 360° синхронизируются в одной системе, поэтому менеджер не ищет информацию по разным инструментам — история решений и договоренностей собрана в одном контексте:

Удобная работа для всей команды

Ежедневные операции происходят быстрее: сотрудники подают заявки на отпуск или больничный в несколько кликов, видят баланс дней, просматривают документы и получают обновления — даже через Telegram-бот.

Таким образом HR освобождается от рутинных действий и может сосредоточиться на задачах, которые имеют стратегическое влияние.

Защита данных на уровне, важном для украинского бизнеса

HURMA работает на архитектуре Single Tenant: каждая компания имеет собственный изолированный сервер, а данные физически разделены с информацией других клиентов. Это минимизирует риски утечек и обеспечивает надежность, что важно для бизнесов, работающих с чувствительной информацией (зарплаты, оценки, комментарии менеджеров).

Быстрый старт и поддержка, которая действительно помогает

HURMA работает по принципу быстрого Time to Value — компании получают результат с первых дней работы в системе. Платформа запускается за 10 рабочих дней, что существенно сокращает расходы на этапе внедрения: в среднем это экономия около 2000 долларов бюджета, который обычно тратится на длительные интеграции и переходные периоды.

Поддержка работает на украинском языке, быстро помогает с доступами, настройками и вопросами по процессам — без длинных очередей и формальных ответов:

“Не уявляємо роботу без підтримки HURMA. У нас, оскільки бізнес дуже активно розвивається, багато нестандартних запитань, на які ми не можемо самі знайти відповідь, тому стукаємо до підтримки. Я регулярно, раз на два-три дні, пишу в сапорт.”

Світлана Онищенко, CPO у TechVill

Экономия ресурсов и реальная эффективность

Для компаний HURMA часто заменяет сразу несколько инструментов: ATS, трекер отпусков, опросники, систему для целей, 360° и LMS. Это снижает затраты на ПО и сокращает до 43% операционного времени HR-команды.

Бизнес получает единую систему, которая возвращает HR-команде контроль над работой.

Масштабирование и экосистема для развития HR-функции

HURMA масштабируется вместе с компанией — подходит для команд от 50 до нескольких сотен человек и растет вместе с бизнесом.

Дополнительную ценность дает экосистема:

• HURMA Academy — учебные программы, воркшопы, вебинары;
• HURMA Community — профессиональное сообщество, база материалов, методологии, шаблоны.

“Це класна підписка з великою кількістю корисної інформації, все структуровано, тому легко орієнтуватися та поступово долучатися до навчання. Нам дуже подобаються навчальні вебінари та лекції, які є у Community. Особливо цінно, що можна переглядати їх у записах, коли це зручно.”

Команда рекрутерів компанії Goal

Как внедрить HRM

Успешное внедрение HRM начинается не с технических настроек, а с перехода на другую логику работы. На примере HURMA это хорошо видно: система не требует от компании менять процессы под инструмент — наоборот, она подстраивается под реальную структуру, роли и темп бизнеса. Именно поэтому старт не растягивается на месяцы, а занимает около десяти рабочих дней.

Компания переносит данные один раз — и сразу получает полностью собранную HR-экосистему: рекрутинг, отсутствия, онбординг, Performance Review, аналитика. Все действия фиксируются автоматически, каждый сотрудник работает в своем кабинете, а HR получает контроль над процессами с первого дня.

Ключевое отличие HURMA в том, что система дает результат еще до завершения внедрения: процессы синхронизируются, команда видит изменения сразу, а руководство наконец-то имеет единую картину по бизнесу.

Поэтому ответ на вопрос «как внедрить HRM» выглядит просто: выбрать решение, которое берет на себя сложность и оставляет команде только эффект.

Хотите увидеть, каким будет переход именно в вашей компании? Закажите демо HURMA и получите индивидуальную схему внедрения.

Итоги

Выбрать HRM-систему означает ответить только на один вопрос: поможет ли она вашей компании принимать решения на основе данных, а не предположений? Если ответ «да», система не будет усложнять работу, не потребует месяцев подготовки и не заставит команду подстраиваться под инструмент.

Но лучший способ проверить, подойдет ли система именно вашему бизнесу, — протестировать ее на собственных процессах. Демо покажет больше, чем любой чеклист: насколько быстро команда адаптируется, как выглядит аналитика в реальных сценариях и действительно ли инструмент экономит время.