Как task-менеджеры помогают HR-специалистам

Проведение опросов, интервью, 1:1, митингов, мотивация сотрудников, ведение учета по отпускам, больничным, day off's – это лишь малая часть обязанностей HR-специалистов. Совмещать все эти задачи, а также находить время для развития бренда работодателя, создавая в компании гармоничную атмосферу, помогает грамотный тайм-менеджмент и использование различных task-приложений. 

Что такое тайм-менеджмент, как его правильно организовать, какие есть task-приложения – все это в новом материале от команды Hurma.

Планируй, структурируй, успевай: советы по организации time management

Чтобы не загнать себя в прокрастинацию, важно правильно распределять свое время и уметь расставлять приоритеты. Неумение делать эти вещи вызывает у людей хроническую усталость, недосыпание и, как следствие, снижение продуктивности. 

Американские исследования показали, что снижение продуктивности сотрудников из-за недосыпа и бессонницы обходятся компаниям в $63.2 миллиардов долларов в год. 

По данным другого исследования, продуктивность падает к 14:55, поэтому весь день работать, как в утреннее время – не выйдет. С каждым годом загруженность людей работой растет, а вот количество свободного времени уменьшается. По данным статистики, за последние 20 лет, рабочее время увеличилось на 15%, а свободное время сократилось на 33%.

Что же такое time management

Говоря просто – это техника правильного распределения времени, которая помогает повысить продуктивность. Оптимизация временных затрат состоит из планирования задач и расстановки приоритетов. 

Поскольку time management не всем дается легко, мы подготовили для вас несколько советов по его организации.

5 лайфхаков по time management

1. Планируйте отдых

Чтобы не потратить впустую перерыв, планируйте, какие именно задачи вы хотите выполнить в эти 30-90 минут. Это может быть чтение любимой книги, просмотр сериала, чашка кофе с перекусом и т.д. Качественно проведенный перерыв даст вам новый заряд сил на оставшееся рабочее время. 

2. Расставляйте приоритеты

По статистике, только 20% рабочего дня тратится на продуктивное выполнение важных задач. Остальные 80% времени уходят на вещи, которые имеют наименьшую ценность для компании и сотрудника.

Поэтому, очень важно уметь правильно расставлять приоритеты. Если у вас много срочных и важных задач, подумайте о том, чтобы выполнить их в период, когда вы наиболее продуктивны.

3. Делегируйте

Ни один, даже самый организованный человек, не сможет выполнить все задачи в одиночку. Очень важно грамотно делегировать и распределять свои мелкие обязанности, чтобы сосредоточиться на более глобальных задачах. 

4. Избегайте стресса

Time management должен осуществляться таким образом, чтобы он не создавал стрессовые ситуации в рабочей среде. Стрессы на работе приводят к снижению продуктивности и результативности. Поэтому при планировании, не следует загонять себя в тупик и ставить на выполнение большое количество задач.

5. Go Digital

Не игнорируйте диджитализацию и внедряйте в работу различные task-менеджеры для управления проектами. Они помогут вам организовать и контролировать все задачи.

Самые популярные task-менеджеры для HR

HR-специалисты работают в режиме многозадачности, а task-менеджеры помогут им ничего не забыть. Кроме этого, они:

• Систематизируют процессы, разбивают проект на задачи и подзадачи, отмечают готовность по этапам и выстраивают workflow.
• Планируют работу в календаре, диаграммах и т.д.
• Отслеживают результаты, помогают вести отчетность по работе и сотрудникам.
• Собирают и хранят информацию, важные данные, запланированные встречи и т.д.

Jira

Систему Jira активно используют в IT-компаниях. С её помощью любой сотрудник может настраивать и планировать свои задачи, а вышестоящие менеджеры контролировать его работу.

В софте есть канбан-доска, действует несколько систем оценок, возможность выставлять приоритетность задач. Кроме этого, платформа позволяет составлять отчеты и контролировать работу сотрудников в режиме реального времени. 

Из преимуществ работы в Jira можно выделить возможность оптимизации с помощью Confluence, Bitbucket, HipChat и других инструментов для разработки ПО. Но минусы тоже есть, например, русскую версию таск-менеджера надо покупать и скачивать плагином. 

Стоимость: есть бесплатная версия и платная от $7/месяц за одного пользователя.

Trello

Работает по принципу канбан-доски. Для планирования и организации задач предусмотрена доска со столбцами. Их можно помечать звездочкой, переставлять и определять для них исполнителя. 

Система автоматизации Butter в приложении позволяет создавать команды и правила, по которым они запускаются. Систему можно настроить так, что она автоматически будет выбирать исполнителя, ставить сроки и переносить задачу на другой этап.

Сервис поддерживает интеграцию с Jira, Google-диском, Dropbox, Slack, GitHub, GitLab и многими другими сервисами. 

Стоимость: есть бесплатная версия и платная от $9.99/месяц за пользователя.

Bitrix24

Сервис из пяти важнейших инструментов для автоматизации. В них входят: возможность управления проектами, задачами, CRM-система, контакт-центр, сайты и магазины, офис. 

В офисе можно вести учет и контроль рабочего времени, создать корпоративный чат для общения между сотрудниками. Также есть удобный календарь, иерархическая структура компании и регулярная отчетность перед руководителем. 

В Битрикс24 можно ставить задачи коллегам и самому себе, назначать ответственных для задания. Встроенный счетчик времени помогает вовремя закрыть задачу. 

С помощью контакт-центра можно подключить свои соцсети, телефонию, сайты к софту Битрикс24. В софте также есть удобная канбан-доска, шаблоны задач, диаграмма Ганта, конструктор отчетов. 

Стоимость: есть бесплатная версия и платная от 790 руб/месяц.

Asana

Таск-менеджер для работы в команде, управления проектами и самоорганизации. На платформе вы можете общаться с коллегами, обмениваться файлами, составлять списки дел и задач. 

В сервисе есть многоуровневая система задач, в которой можно хорошо детализировать задание. А также расширение для перевода интерфейса системы. 

Софт интегрирован с Google и Adobe, программами для работы с файлами, отчетами и для ведения учета времени.

Стоимость: есть бесплатная версия и платная за $10/месяц.

Wrike

С помощью этой платформы можно создавать отчеты для контроля работы сотрудников и оценки их эффективности. Наличие интерактивных диаграмм дает возможность увидеть и понять степень загруженности сотрудника.

В сервисе вы также можете создавать шаблоны писем, вести учет времени и бюджета, редактировать тексты и работать с файлами. 

Стоимость: есть бесплатная версия до 5 участников, до 15 участников – $10/месяц, до 200 пользователей – $25/месяц.

Worksection

Task-менеджер для Agile-команд с возможностью отображения задач в виде канбан-доски. Перед началом рабочего дня каждому сотруднику приходит на почту письмо с дайджестом новостей. Там описаны изменения в задачах, комментарии и напоминания. 

На платформе можно создать иерархическую структуру команды, назначить ответственных, администраторов, вести проекты и задачи, контролировать и анализировать их выполнение. 

Стоимость: двухнедельная бесплатная версия и платная от $29/месяц. 

Redmine

Task-менеджер open source (с открытым кодом). Это значит, что его могут оптимизировать сторонние разработчики и пользователи. 

В софте есть возможность ведения отчетов, проектов, учета рабочего времени, выставления временных рамок для выполнения задач. Софт интегрирован с системами управления SVN, CVS, Git, Mercurial, Bazaar и Darcs. Также присутствует поддержка СУБД MySQL, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, SQLite, Oracle.

Из недостатков можно выделить неудобный сайт, в котором очень трудно разобраться, особенно, если пользуешься впервые. К тому же, этот сервис представляет собой приложение-конструктор, где пользователь сам должен подбирать комбинацию плагинов. 

Стоимость: бесплатно

Помогут ли вам task-менеджеры?

Однозначно ответить на этот вопрос трудно. Любой из таск-менеджеров не может в одиночку закрыть все задачи HR-специалистов, в результате чего придется устанавливать несколько софтов. 

Такое решение «съедает» время HR-а, поскольку ему нужно переключаться между приложениями, передавать данные и т.д. Наиболее оптимальный вариант, который поможет автоматизировать рабочие процессы – использование полноценной HRM-системы.

Hurma System закрывает все потребности по работе с персоналом. Система автоматизирует рекрутинговые и HR-процессы, ведет статистику по сотрудникам, кандидатам, а также настроению сотрудников. Заходя в свой профиль, сотрудника встречают эмодзи, с помощью которых он может отметить свое настроение. Все эти данные отображаются в статистике.

В Hurma вы также сможете быстро запланировать митинг, интервью или другое событие, а система самостоятельно напомнит о них сотрудникам. Кроме этого, система интегрирована с Google calendar, где отображаются все значимые события – годовщины, дни рождения коллег, запланированные митинги.

Подводя итог

Мы можем сказать, что Task-менеджеры – это, однозначно, полезный софт для HR, который способен помочь в планировании и выполнении множества задач. Но, чтобы полностью автоматизировать свои процессы и внедрить диджитализацию в рабочий процесс, все-таки понадобится HRM-система – комплексное решение всех задач. 

• Тайм-менеджмент