15 мин
5418
5
1
0
23 декабря зрители YouTube-канала Hurma узнали все и даже больше об HR-дашбордах на вебинаре, который провел Евгений Бондаренко. Если вы не успели к нам присоединиться, тогда скорее читайте нашу статью, в которой мы объединили главные мысли из вебинара:
Евгений Бондаренко, HRD «Медиа Группа Украина» с 15-летним опытом работы в сфере HR, создатель и экс-директор Академии ДТЭК. Кроме того, Евгений еще и автор трех бизнес-книг: «На старт. Книга для тех, кому суждено построить успешную карьеру», «HR без бюджета. Делайте большее за счет меньшего», «Успешный руководитель» и автор первой в Украине учебной программы по подготовке HR-аналитиков.
Все цифры и данные в статье приведены исключительно в образовательных и ознакомительных целях. Любые совпадения с реальными бизнесами и компаниями случайны.
Есть четырехуровневая модель зрелости данных, которую разработал Джош Берсин. Это очень простая и понятная модель. С её помощью можно объяснить много моментов, которые связаны с данными.
На первом уровне зрелости HR -департамент отслеживает цифры по таким показателям как текучесть кадров, численность сотрудников, расходы на зарплату и обучение сотрудников.
Это оперативные данные с информационным характером, которые показывают бизнесу общую картинку в компании. На этом этапе никто не анализирует показатели и не ищет пути решения проблем.
Компании, которые находятся на втором уровне, не только собирают необходимые данные и рассчитывают необходимые метрики , но и анализируют причины плохих или хороших показателей. HR-департаменту важно отображать только релевантную информацию, формировать необходимые входные данные, чтобы принять правильное стратегическое решение.
Именно на этом уровне появляются автоматические HR-дашборды, которые формируются без вмешательства людей.
На этом уровне HR-функция начинает использовать для решения бизнес задач, которые связаны с людьми, конкретные статистические методы. Именно с этого уровня начинается полноценное использование HR аналитики в компании.
Владея такими инструментами, HR подразделение уже может анализировать исторические данные и искать ответы на вопросы “Почему это произошло и какие факторы с этим связаны?”. Т.е. бизнес может научиться принимать решения на основании цифр, а не только мнений и интуиции.
На этом уровне HR-департамент компании может построить прогнозную модель, используя методы предиктивной аналитики. Все это делается централизованно, а аналитика собирается в единый реестр или базу данных. Чтобы обеспечить более высокую точность прогноза, она интегрируется с финансовыми, операционными или HR-системами.
Находясь на четвертом уровне, очень важно сфокусировать внимание на ключевых проблемах и выстроить правильную стратегию.Как правило, в компаниях, которые находятся на этом уровне есть отдел HR-аналитики, а HRD считается полноправным бизнес-партнером.
Основная проблема бизнеса с данными и отчетами заключается в том, что руководство тратит слишком много времени и ресурсов для разработки и подготовки отчетов. В результате на эти отчеты никто так и не смотрит и плюс ко всему в них есть ошибки.
Ошибки отчеты содержат из-за того, что они делаются вручную и большую роль играет человеческий фактор. Кроме того, одной таблицей ведение статистики не ограничивается и когда возникает необходимость сводки всех данных в один документ – появляются трудности.
В сентябре 2020 года была опубликована не очень утешительная статистика по государственным органам. Оказалось, что каждый месяц или квартал обладминистрация и КМДА подают в Кабмин 4185 отчетов, которые копились в стране с 1992 года. А 10% из этих отчетов были отменены, но ОГА об этом не знали и продолжали каждый год их отправлять.
В результате Кабмин пересмотрел все эти отчеты и актуализировал только 1063 документа. То есть, 75% от всей документации – были ненужные отчеты, которые давно потеряли свою актуальность.
Государственные органы традиционно считаются малоэффективными и бюрократизированными, но бизнес выглядит не лучше.
На второй рабочий день в Медиа Группа Украина руководитель спросил у меня, сколько сотрудников работает у нас в компании, причем назвать нужно было точную цифру. Мне пришлось потратить около недели времени, чтобы найти эту цифру, еще через неделю я её озвучил, а через месяц оказалось, что данные были неправильные.
Такая ситуация случилась из-за того, что документация была неструктурированной и её было очень много. Другая ситуация, когда в компании есть дашборды, которые формируются из одного или нескольких источников с правильными и актуальными данными.
Евгений Бондаренко.
1. В старой модели работает схема «запрос-отчет». То есть, HR получает от руководителя запрос на предоставление какой-либо информации, после чего начинает собирать эти данные.
В новой модели у компании есть дашборд, в который руководитель может зайти в любое время и увидеть актуальную информацию.
2. Периодичность. В старой модели отчеты готовятся еженедельно или ежемесячно, а в новой они все время актуализируются и всегда находятся под рукой. К тому же, с помощью дашборда можно найти отчет за любой период: прошлая неделя, месяц, квартал, год.
3. Есть заданный формат. Как правило, в старой модели один человек задает формат документации, а остальные её дополняют, добавляют столбцы, меняют названия и в результате получается путаница. Главный минус старой модели и заданного формата – отсутствие гибкости.
В новой модели заказчик смотрит на те данные, которые ему интересны в данный момент.
4. Для предоставления дополнительной информации нужно время. Когда HR составляет отчетность вручную, при просьбе предоставить какие-то дополнительные данные, ему нужно время для сбора недостающей информации. Новой модели, в свою очередь, присущий более гибкий формат.
5. Ошибки. При ручном составлении отчетов и сборе данных обязательно будут ошибки, поскольку все мы люди и никто от этого не застрахован. Усталость, отсутствие концентрации, внимательности влияет на количество ошибок.
А если отчет готовит не один человек, а несколько, то количество ошибок увеличивается в столько же раз. В дашбордах же ошибки практически отсутствуют с вероятностью в 99.9%. Ошибки в дашбордах могут быть в том случае, если они уже были в базе данных или же других источниках информации.
6. Актуализация данных. Когда HR приносит отчет, составленный неделю назад, данные в нем уже не актуальны и устаревшие. Дашборды, в свою очередь, показывают актуальную информацию именно в момент просмотра.
Чтобы избежать путаницы в документах, данные нужно вводить один раз и в один источник. Ведение отчетности в Excel – это не страшно, но нужно уметь это делать правильно.
Отмечать и вводить новые данные нужно сразу после того, как произошли изменения в любой структуре: наем нового сотрудника, проведение обучения и т. д.
Для этого есть хорошее упражнение. Нужно взять численность персонала состоянием на первое января этого года и численность на текущий момент. Задание состоит в переходе от одной цифры к другой путем прибавление или отнимания показателей. То есть, если взять цифру на состояние первого января, к ней нужно добавить принятых сотрудников и отнять уволенных. В результате должна получится правильная контрольная цифра.
Система должна быть надежно защищена и предупреждать человека, который вносит в нее информацию о том, в какие поля и какие данные он может написать. Чтобы в разделе «Зарплата» не указывалась должность и наоборот.
Не стоит вести несколько файлов Excel с данными или же несколько систем, поскольку информация будет смешиваться, путаться, что может навредить компании.
Термин «дашборд» произошел от английского слова «dashboard», что в переводе с английского означает «приборная панель» (в самолетах, автомобилях и т. д). Дашборд в технике показывает все необходимые элементы управления на одной панели. В аналитике он делает то же самое, но на одном экране.
Первые дашборды появились в конце 90-х годов в США благодаря развитию корпоративных информационных систем. Существовал даже сегмент в IT – EIS (Executive Information System). Это программа, в которую из разных баз собирали данные и предоставляли их высшему менеджменту. По стилю оформления это напоминало приборную панель автомобиля.
Классический дашборд состоит из трех разделов.
В Медиа Группа Украина HR-дашборды делают с помощью сервиса Microsoft Power BI. Это коллекция программных служб, приложений и соединителей, которые взаимодействуют друг с другом, чтобы предотвратить разрозненные источники данных в согласованные, визуально понятные и интерактивные аналитические сведения/отчеты (дашборды).
У нас есть три системы: 1C, LMS + Power BI. В 1C хранятся все кадровые данные, в ней мы ведем учет по показателям. В LMS мы храним всю информацию по обучению, оценке и развитию сотрудников. Также у нас есть отдельная система для рекрутинга.
Данные с этих трех систем каждый день копируются на SQL Server, после чего к этому процессу подключается Power BI. Таким образом данные в дашбордах автоматически обновляются и показывают актуальную информацию в любое время.
Евгений Бондаренко
Вот так вот выглядит первая страница дашбордов в Медиа Группа Украина:
Здесь вы можете увидеть различные разделы: численность, увольнения, поиск и подбор, вознаграждения, обучение и развитие, план/факт ФОТ.
Вот так выглядит раздел по численности персонала:
Дашборд по увольнению сотрудников:
Здесь можно увидеть количество уволенных сотрудников, общую текучесть кадров, а также процент сотрудников, которые проработали более трех лет. Кроме того, есть информация о количестве уволившихся руководителей.
Ниже есть данные текучести по месяцам, стаж уволившихся, их уровень должности и грейды.
Давайте детальнее рассмотрим каждый из этих этапов:
На этом этапе мы проводим оценку всех данных, которые у нас есть, а также источников, где они хранятся. Евгений Бондаренко поделился с нашими слушателями и читателями чек-листом для инвентаризации данных в компании. Можете его открыть, посмотреть и отметить, какие данные у вас есть, а каких не хватает.
После выполнения первого этапа приступаем ко второму, на котором нужно разработать список метрик, KPI, понять, что вообще вы хотите показывать на своих дашбордах. А для того, чтобы понять, что вы можете рассчитать, нужен первый пункт.
На этом этапе нужно взять лист бумаги и прям от руки рисовать макет будущего дашборда, показывая то, что вы хотите там видеть. У вас может быть и 3 и 5 и 10 вариантов.
После подготовки чернового материала макета, нужно пойти с ним к заказчику и показать его, вместе протестировать. Обсуждаем все детали, что хотелось бы видеть на дашборде, какие данные в большем приоритете и т. д.
Построение модели данных и настройка обновления – зона ответственности IT-отдела компании. Именно IT-отдел сможет в этом помочь. Написать формулы для метрик и строить визуализации для самого дашборда - это ответственность внутреннего аналитика или внешнего эксперта.
Устанавливаем финальные настройки и подбираем подходящий дизайн дашборда.
Не нужно сразу пытаться разрабатывать дашборды для каждого HR-процесса. Лучше выбрать одну несложную, близкую тему: рекрутинг, текучесть кадров и другие и с нее начать.
Евгений Бондаренко
Сейчас мы пользуемся системой Moodle.
Евгений Бондаренко
Подробно все метрики представила в своем отчете компания PWC. Подробно ознакомиться с ним вы можете по ссылке. Эта компания собирает HR-метрики и формулы по всему миру.
Евгений Бондаренко
Кроме Power BI, можно использовать программу Google Data Studio и любой другой софт.
Евгений Бондаренко
Не то, чтобы планирую. Она уже в процессе написания, но этот процесс медленно идет, поскольку хочется сделать её максимально практичной.
Евгений Бондаренко
Есть два вида метрик – простые и составные. Например, численность персонала не предполагает деление или умножение каких-то показателей, нам просто нужно посчитать количество людей, которые работают в компании.
А вот показатель текучести – составной. Здесь нужно рассчитать среднесписочную численность и разделить количество уволившихся за определенный период на среднесписочную численность.
Я бы предложил начать с простых метрик: численность персонала общую и по месяцам, количество принятых сотрудников за месяц, год, квартал, количество уволенных сотрудников.
Евгений Бондаренко
Мы благодарим Евгения за интересную и увлекательную беседу. Если вы пропустили этот вебинар и хотите попасть на следующий – следите за анонсами от Hurma 😉
И, традиционно, наш вебинар в записи:
Я даю своё согласие на обработку Персональных Данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Пользовательское соглашение
Вы подписаны!
Плюсы и минусы работы в коворкинге [когда домашний офис надоел]
Что делать, если кандидат оставил плохой отзыв о компании?
