Документация для онбординга: как систематизировать процесс

Когда к команде присоединяется новый человек, он сразу сталкивается с десятками вопросов: с кем коммуницировать, где найти нужные инструменты, какие в компании правила, как выглядит рабочий процесс. Хорошо структурированная онбординг-документация помогает быстрее включиться в работу без стресса 🙂

Что такое онбординг-документация и зачем она нужна

Документация для онбординга — это набор материалов, которые помогают новичку адаптироваться к компании. Она не заменяет личную поддержку, но точно уменьшает путаницу на старте.

Что может включать руководство для онбординга:

• пошаговые инструкции: как настроить рабочую среду, получить доступы, начать первый проект;
• объяснение процессов: как проходят митинги, когда отчитываться, кто принимает решения;
• правила коммуникации: через какие каналы решают те или иные вопросы;
• культура: не в теории, а в реальных примерах, как принято взаимодействовать.

Хорошая документация — это понятный и доступный справочник, к которому можно обратиться в любой момент.

Как понять, какую документацию стоит создать

Можно начать с простых вопросов:

• какую информацию ищет большинство новичков в первые дни?
• что вызывает много вопросов или задержки?
• какую поддержку сейчас оказывает команда вручную, но можно было бы автоматизировать?

Эти ответы стоит собрать от тех, кто проходил онбординг недавно, и от их менеджеров. Например, если каждый новичок спрашивает: «А где найти календарь встреч?» - это сигнал, что такая информация должна быть в перечне обязательной.

Что включить в онбординг-документацию: 5 базовых пунктов

1. Первый день

• контакты HR, тимлида, менторов;
• график первой недели;
• как подключиться к чатам, почте, таск-менеджеру;
• инструкция по настройке техники или VPN.

Пример: список «10 вещей, которые нужно сделать в первый день», среди которых — поставить аватар в Slack и написать «Привет!» в общий чат.

2. О компании

• история, структура, основные направления работы;
• формат взаимодействия между командами;
• краткий словарь внутренних терминов.

Это помогает понять, как компания живет внутри, ее атмосферу и общие настроения.

3. Роль и ожидания

• должностная инструкция простыми словами;
• цели на испытательный период;
• частота и формат обратной связи.

Хорошо, когда новичок сразу видит, как выглядит «успешный старт» в его роли.

4. Процессы

• как происходит постановка задач;
• когда и как проходят митинги;
• что делать в случае факапа.

Этот раздел особенно важен, если компания работает в гибридном или полностью удаленном формате.

5. Полезные ресурсы

• доступ к Google Drive или другим файлам;
• внутренние курсы, полезные каналы;
• база знаний: где найти политики, шаблоны, инструкции.

Последний пункт, кстати — это суперполезный инструмент для компаний любых масштабов. База знаний является одним из самых удобных способов хранить и структурировать всю важную информацию для различных целей — обучение сотрудников, онбординг новых людей в команде, инструкции, политики, правила и еще много-много всего полезного. То есть это такая себе онлайн-библиотека для внутренних процессов компании.

Например, в HRM-системе HURMA база знаний выглядит вот так:

Простой и приятный интерфейс от HURMA + структурированная документация вашей компании = продуктивный и легкий онбординг!

А вот и 3 практических совета, чтобы предыдущий пример сработал:

• структурируйте документ по логике «от первого дня – к первой задаче»;
• используйте короткие блоки, маркированные списки, сноски;
• регулярно обновляйте: обозначайте дату последнего апдейта и ответственного.

Лучше иметь 5 актуальных страниц, чем 50 устаревших.

Образец документа для онбродинга

Этот шаблон легко кастомизируется: добавляйте или убирайте разделы, в зависимости от роли или формата работы в компании.

Кто должен создавать документацию

Это не только задача HR или People Partner. Оптимально, когда над документацией работает небольшая группа:

• кто-то из HR – отвечает за общие правила и процесс;
• кто-то из команды — помогает описать специфику работы;
• новички – дают фидбек после прохождения онбординга.

Привлечение новичков – особенно полезная практика: они как никто замечают, что было непонятно, что стоит добавить или переписать.

Как использовать документацию в онбординге

Попробуйте:

• включить документацию в welcome-лист перед первым днем;
• разбить на этапы и совместить с реальными встречами (например: день 1 – чтение о компании + звонок с ментором);
• использовать как чеклист: сотрудник отмечает, что уже прочитал, а менеджер видит прогресс.

А если хотите систематизировать онбординг и сделать его по-настоящему удобным — попробуйте бесплатное демо HURMA. Проверьте, как просто адаптировать новичков уже сегодня!