Чеклист онбординга: как не потерять новичков в первые месяцы

Онбординг - это процесс интеграции и адаптации нового сотрудника в компанию. Поэтому прежде чем строить эту систему, стоит разобраться, какие ошибки случаются на пути к идеальному онбордингу.

Чаще всего к потере новичков приводит, когда человек:

• не понимает, чем конкретно должен заниматься;
• чувствует себя лишним;
• не видит связи между своими действиями и целями команды;
• не имеет четкой обратной связи.

Эти вещи кажутся очевидными, но именно из-за них большинство адаптаций проваливается.

Check-list: что должно быть в плане адаптации нового сотрудника

Успешный онбординг - это процесс, который длится минимум 90 дней, а не три дня. Он может меняться в зависимости от роли, но имеет обязательную структуру.

Используйте этот чеклист как шаблон при построении или пересмотре собственного процесса.

Подготовка к первому дню

Первый день - зеркало отношения компании к человеку. Здесь важно не количество встреч, а готовность к принятию нового члена команды.

Позаботьтесь о таких вещах еще до того, как новичок появится:

1. Учетные записи, техника, доступы - все должно быть готово заранее.
2. Программа первых недель - календарь встреч, список задач, описание ожиданий.
3. Назначение ментора - не обязательно из HR. Это может быть опытный коллега из той же команды.

Например, вы можете прислать PDF-гид со всеми базовыми правилами, Slack-каналами, объяснением структуры и картой команд. Весь материал должен быть персонализирован под конкретную должность.

Еще лучше - иметь базу знаний, куда структурировано вносится вся важная информация.

Первый день: не перегружайте

В первый день человек усваивает не факты, а ощущения: комфортно ли ему здесь, относятся ли к нему с вниманием, есть ли место для вопросов.

Вот оптимальный минимум, который должен включать первый день:

1. Welcome-звонок или личная встреча;
2. Презентация компании, миссии, ценностей, культуры;
3. Знакомство с командой - в формате, удобном для всех.

Не пытайтесь рассказать все и сразу. Этот день - не для проверки знаний, а для создания атмосферы открытости.

Смысл не в информации, а во включенности. Человек должен почувствовать: его здесь ждали.

Больше именно о психологии онбординга узнаете на вебинаре от эксперта Кристины Белоголовской, Senior HRBP C&B specialist в Newfire Global Partners!

Первая неделя: контекст, не давление

В первую неделю новичку нужен широкий контекст: как все работает, кто чем занимается, какие есть правила. Но не стоит наваливать все одновременно - информация должна быть дозированной.

Сконцентрируйтесь на таких действиях:

1. Знакомство с продуктом: что и для кого делает компания;
2. Разбор роли: четкая зона ответственности, ожидания, цели;
3. Онлайн/офлайн-сопровождение: ментор или ответственное лицо должно быть «на линии» ежедневно.

Контекст дает уверенность. А еще - снижает количество ошибок в работе уже с первых задач.

Первые 30 дней: регулярный контакт

Здесь важно поддержать темп, не оставить человека наедине с эмоциями и первыми сложностями. Вот что работает лучше всего в этот период:

1. Еженедельные фидбек-сессии - короткие 15-30 минутные встречи с ментором или HR;
2. Промежуточные задачи - реальные, но посильные, которые позволяют почувствовать результат;
3. Корпоративные ритуалы - участие во внутрикомандных встречах, интеракции с другими отделами.

Эти действия помогают удержать фокус и быстрее перейти к самостоятельности. Человек видит свой прогресс - и это мотивирует.

Первые 60-90 дней: адаптация к автономии

Через 2-3 месяца новичок должен понимать, как выглядит его «нормальная» неделя, кому он отчитывается, что контролирует, что может менять. Это период перехода к полноценной автономности.

Не пропустите следующие шаги:

1. Оценка прогресса: не общими словами, а с примерами - что удалось, что стоит усовершенствовать;
2. Настройка дальнейшего развития: учебные возможности, внутренние проекты, горизонт роста;
3. Обратная связь от новичка: через фидбек-сессию или анонимную форму.

Этот этап закрепляет человека в команде. Если пройти его вдумчиво, риск увольнения после испытательного срока практически исчезает.

База знаний - один клик вместо десятка вопросов

Помимо базовых вещей вроде доступов и графика встреч, важно создать понятный и доступный источник информации - внутреннюю базу знаний.

В ней новичок должен найти:

• объяснение ключевых процессов (как сделать запрос в поддержку, оформить отпуск и т.д.);
• структуру команд и контактных лиц;
• описание продуктов или услуг компании;
• чеклисты для первой недели, месяца;
• примеры оформления документов, задач, отчетов;
• ответы на часто задаваемые вопросы;
• корпоративные принципы коммуникации (формат, каналы и т.д.).

База знаний должна быть не «свалкой документов», а навигационно удобной, с поиском, категориями и логикой. Идеально - если к каждой должностной роли есть отдельный раздел с адаптированной информацией.

Как это работает на практике

В компаниях, где база знаний действительно живая, новички в первые недели открывают ее чаще, чем корпоративный чат. Это не только разгружает HR и менторов, но и формирует привычку к самостоятельному поиску ответов - то есть ускоряет адаптацию к культуре ответственности.

Некоторые компании создают базу знаний прямо в HRM-системе. Например, в HURMA можно собрать всю ключевую информацию для новичка в одном месте - от политик до приветственных видео от разных команд.

Кстати, базой знаний активно пользуется Благодійний фонд Сергія Притули:

Турчак Олена, HRG Благодійного фонду Сергія Притули

Активно використовуємо базу знань. Ми супер нею задоволені, тому що це дуже зручно – все знаходиться в одному сервісі. Мені дуже подобається в базі знань те, що вона знаходиться всередині HURMA І якщо людина йде з фонду, закінчує з ним працювати, то одразу автоматично забирається і доступ до інформації.

Это действительно удобно!

Если вы только начинаете: создайте базовую структуру из 5-7 самых важных тем. Далее постепенно дополняйте ее вместе с командой и ментором новичка. Это удобно, ведь база становится частью ежедневной рабочей среды, а не отдельным «приложением к онбордингу».

Почему стоит вкладываться в онбординг

Если вам кажется, что качественный онбординг - это затраты, подумайте о потерях от увольнений, повторных поисков и снижения морального духа команды.

Коротко об эффектах, которые действительно работают:

1. Минус текучесть - риск увольнения в первые 3-6 месяцев падает на 50-60%;
2. Быстрее к производительности - четкий план и поддержка экономят недели;
3. Растет лояльность - человек чувствует, что он важен, а не случайный.

Это про эффективность не в теории, а на практике с реальными данными - согласно исследованию DevlinPeck.com, 20% сотрудников увольняются в течение первых 45 дней работы, а 69% сотрудников, имеющих исключительный опыт адаптации, останутся в компании на 3 года.

Кроме того, хороший опыт адаптации приводит к 18 раз большей преданности работодателю и приводит к росту дохода в 2,5 раза.

Советы для качественного онбординга

Если нет возможности внедрить весь чеклист сразу - начните с этих пунктов, потому что это база:

1. Автоматизируйте повторяющиеся процессы - это могут быть приветственные письма для новичков, доступы к сервисам, базы знаний и тому подобное. Отправляйте эту и другую важную информацию автоматически.
2. Предоставляйте обратную связь - она должна быть достоверной и регулярной. Так человек будет чувствовать поддержку и быстрее включится в процессы.
3. Делайте адаптацию взаимной - команда тоже должна включаться в процесс. Предложите команде провести отдельные 1:1 с новым сотрудником, чтобы познакомиться, обменяться опытом и т.д.
4. Обновляйте и актуализируйте онбординг - с этим поможет HURMA Community, невероятное HR-сообщество, где вы первыми получаете полезные материалы, шаблоны, чеклисты, а также доступ к событиям и экспертной поддержке. Еще больше полезного об онбординге можно найти в базе знаний HURMA Community!

Эти советы просты, но если внедрять их системно - они дают стабильные результаты.

Выводы

Онбординг - это не «на потом» и не «как успеем». Это критически важный процесс, который определяет, вырастет ли команда и откроется ли вакансия снова. Люди редко уходят из-за зарплаты в первые месяцы. Они уходят из-за ощущения, что им здесь не рады. Уходят из-за отсутствия понимания базовых процессов, непрозрачной корпоративной культуры или чрезмерной нагрузки в первые же дни работы.

Создайте простую, сбалансированную и человечную систему адаптации с HRM HURMA - получите лояльность, стабильность и сильную команду в долгосрочной перспективе.