Автоматизация x2: чем полезна интеграция HRM и PM систем

Елена Леонова

Команда Hurma

  • 8 мин
  • 2459
  • 0

Вы можете сколько угодно планировать и просчитывать время, учитывать риски, но наступает момент, когда все идет не по плану. Особенно, в работе с запросами сотрудников.

HR/Project Manager не всегда может быстро обработать незапланированные day offs, больничные и отпуска. Тем более, если таких запросов в определенный момент становится слишком много. Помимо того, что нужно обработать эту информацию: проверить количество доступных дней у конкретного сотрудника, связаться с тимлидом и сопоставить графики других членов команды, менеджеру необходимо вручную обновлять данные в HRM/PM-системе.

А теперь представьте, если отсутствующий сотрудник задействован не в одном, а в нескольких проектах? Или таких сотрудников пару десятков/сотен?

Давайте рассмотрим такой процесс визуально. График, который расположен ниже, как раз и демонстрирует момент, когда менеджер ощущает максимальное напряжение в работе с запросами. 

График Resource Load/Resource Capacity, где красная линия — несбалансированная нагрузка, а синяя — доступность ресурса.

Как видно из графика, в момент, когда начала расти нагрузка, менеджеру стало доступно меньше временных ресурсов. Такие случаи в работе с персоналом всегда вносят напряжение и стресс в ежедневную деятельность, а еще тратят массу времени менеджера. И не только времени.

Сколько стоит незапланированное отсутствие сотрудников компаниям

По данным Circadian Technologies, компаниям, которые занимаются поиском персонала, незапланированное отсутствие сотрудника на рабочем месте может стоить примерно $3600 в год за каждого работника. Расчеты расходов включают в себя не только выплаты заработной платы, а и потерянные доходы из-за отсутствия персонала. Кроме финансовых расходов, такие незапланированные отсутствия могут: 

  • снизить лояльность к компании других членов команды, которые вынуждены внепланово заменять отсутствующего работника;
  • привести к срывам дедлайнов проектов;
  • снизить уровень обслуживания клиентов; 
  • затратить время других менеджеров.

Интеграция Epicflow и Hurma System 

Epicflow — программное обеспечение, которое позволяет управлять несколькими проектами в режиме реального времени. Это означает, что вы можете отслеживать отсутствия сотрудников на разных проектах и удобно управлять этим процессом в одной PM-системе. Такое отслеживание доступности сотрудников позволяет соблюдать дедлайны, срыв которых может привести к цепной реакции пропущенных сроков. 

А еще Epicflow автоматически рассчитывает приоритеты задач и позволяет проанализировать производительность с помощью понятных графиков.

В свою очередь, в Hurma System специалист по персоналу может получать запросы на отсутствия, удобно вести статистику по больничным, отпускам, работе из дома и выходным за свой счет.

Интеграция систем Epicflow и Hurma позволяет отслеживать все виды отсутствий и избежать моментов непредвиденной нагрузки на менеджера. Информация о пользователе из HRM-системы автоматически обновляется и в Epicflow. Как это работает?

1. Например, сотрудник запрашивает отпуск на 15 и 16 июня в системе Hurma.

2. Запрос апрувится руководством и после этого окрашивается в таблице в зеленый цвет.

3. Epicflow отправляет запрос в API системы Hurma на обновление.

4. В Epicflow фиксируется доступность сотрудника на 0 часов в дни 15 и 16 июня.

5. HR- или проджект-менеджер видит изменения в формате удобного графика 15 и 16 июня, и может соответственно реагировать.

Кейс: как HYS Enterprise использует интеграцию Epicflow с Hurma

HYS Enterprise — компания, которая специализируется на разработке программного обеспечения. Ее штат насчитывает более 100 IT-специалистов, работающих над десятками проектов. Старт каждого проекта невозможен без тщательного планирования и оценки трудозатрат, необходимых для успешного завершения проекта. Планирование и оценка в значительной степени зависят от сотрудников и их присутствия на рабочем месте.

Клиентами HYS Enterprise являются представители финансовой сферы, банковского дела, логистики, телекоммуникации. Эти бизнесы не позволяют себе несвоевременной реализации проектов и срыва дедлайнов. Именно поэтому проджект-менеджеры в HYS стараются держать все процессы под контролем.

Екатерина Мартын, руководитель проекта в HYS Enterprise, поделилась изменениями в работе с проектами, после внедрения Epicflow и Hurma:

«До интеграции процесс был довольно трудоемкий. Нужно было по каждому проекту общаться с тимлидами и смотреть по каждому члену команды, у кого на когда запланирована временная недоступность, утверждена ли она. Это занимает время:

на общение с тимлидом и командой по 3 минуты;
на занесение выходных вручную в среднем 2 минуты.

Изменения в выходных могут происходить хоть каждый день, но, предположим что обновление происходит 2 раза в неделю. Итого, если взять хотя бы 4 активных проекта, получаем:
5*2*4 = 40 минут в неделю и 40*4= 160 минут в месяц.

То есть, 2 часа 40 минут в месяц тратятся на занесение данных о выходных вручную. Эта цифра конечно вырастает, если обновлять доступность чаще и увеличивать количество проектов».

Таким образом, только один проджект-менеджер в HYS Enterprise с помощью интеграции Epicflow и Hurma сэкономил 2 часа 40 минут ежемесячно.

Необходимо ли вам объединять HRM и PM системы 

Да, если вы менеджер, который работает с сотрудниками, занятыми в нескольких проектах одновременно, или самостоятельно управляете многими проектами.

Совместная работа HRM и PM систем не только упрощает отслеживание отсутствий, а и позволяет сбалансировано распределить нагрузку и временные ресурсы вашей компании, еще больше автоматизируя работу с отсутствиями.

Как настроить интеграцию

Если вы используете систему Hurma System, свяжитесь с нашей техподдержкой или с командой Epicflow. Мы с удовольствием поможем сэкономить ваше время и деньги вашей компании!

Как изменился рекрутинг в 2020
4 июня команда Hurma провела для HR-специалистов вебинар на тему «Как изменился рекрутинг в 2020». Мы традиционно собрали основные мысли вебинара для тех, кто не успел присоединиться. Важность работы рекрутера ...
Оценка эффективности персонала: зачем использовать, методы и показатели
Оценка персонала существует уже давно, постоянно видоизменяется и развивается. В реалиях украинского IТ, чаще всего показателем, по которому оценивают компании, является эффективность. Здесь тоже не все так просто, потому что ...

Spelling error report

The following text will be sent to our editors: