Автоматизация рекрутинга: как ATS решает проблемы рекрутеров

Успешный бизнес строится на сильной команде. Но как сформировать эту команду быстро и эффективно, когда количество вакансий растет, а качественные кандидаты исчезают с рынка за считанные дни? Тем более что последствия для бизнеса от этого ощутимы:

• согласно отчету Careerplug, негативные впечатления, такие как недостаток коммуникации или нечеткие ожидания от работы, привели к тому, что 26% соискателей отказались от предложений.
• статистика Standout-cv 50% кандидатов заявили, что не будут покупать товары или услуги компании после негативного опыта во время процесса найма.
• по подсчетам рынка (аналитика EvoTalents и данные портала Work.ua), стоимость найма одного сотрудника в среднем может колебаться от 1200 до более 4000 долларов (включая прямые и косвенные расходы: зарплаты, налоги, недополученная прибыль, время руководителя и т.д.).

Как же избежать таких затрат и успеть все сделать качественно в условиях нехватки времени? Ответ — автоматизация рекрутинга.

Что такое автоматизация рекрутинга?

Автоматизация рекрутинга — это использование специальных инструментов и систем, таких как ATS (Applicant Tracking System), для автоматизации процессов подбора персонала.

В настоящее время такие решения позволяют:

• автоматически собирать отзывы с job-порталов и соцсетей в одну базу;
• создавать вакансии в несколько кликов и сразу публиковать их на разных платформах;
• управлять воронкой подбора, видеть на каком этапе находятся кандидаты;
• предоставлять автоматизированный фидбек всем кандидатам, даже тем, кто не прошел дальше;
• анализировать эффективность рекрутинговых каналов, процессов и командной работы.

То есть цель автоматизации — снять с рекрутера рутинные задачи и помочь ему работать быстрее, эффективнее и с лучшей репутацией.

Почему процесс автоматизации рекрутинга важен для компаний?

Согласно последним данным, 45% рекрутеров сейчас тратят более половины своего времени на административные задачи, которые можно было бы выполнять более эффективно.

Ответом на это является исследование SHRM — 85% работодателей, которые используют автоматизацию или искусственный интеллект, отметили, что это экономит им время и/или повышает эффективность. Более того, более двух третей специалистов считают, что количество заявок, которые они должны просматривать вручную, уменьшилось благодаря использованию автоматизации.

Все это говорит об экономии времени, поэтому автоматизация процессов рекрутинга — это необходимость для любой компании, которая хочет побеждать в борьбе за таланты (с минимальными затратами ресурсов).

Какие преимущества автоматизации процесса рекрутинга?

Чем быстрее компания внедрит систему автоматизации рекрутинга, тем больше конкурентных преимуществ получит:

1. Уменьшение ошибок и повышение точности. Автоматизированные системы снижают риск человеческих ошибок, обеспечивая точность в хранении и обработке данных кандидатов.
2. Улучшение опыта кандидатов. Автоматизация позволяет обеспечить своевременную и персонализированную обратную связь с кандидатами. Это повышает их удовлетворенность процессом найма и укрепляет бренд работодателя.
3. Аналитика и отчетность в реальном времени. Системы позволяют отслеживать ключевые метрики, такие как время найма, эффективность каналов поиска и конверсии на каждом этапе воронки рекрутинга. Это позволяет оперативно выявлять узкие места и оптимизировать процесс найма.
4. Удобство и оперативная работа. Вся информация в одном месте – это облегчает доступ к информации, улучшает коммуникацию между членами команды и способствует эффективному управлению кандидатами.

С ATS-системами рекрутеры могут дышать свободно 🙂

Проблемы, с которыми сталкивается каждый рекрутер

Представим типичный рабочий день рекрутера в компании, где еще не внедрена автоматизация процессов рекрутинга. Вакансий все больше, кандидаты есть, но не те — а процессы остаются ручными:

8:00 — Начало рабочего дня

Проверка почты, мессенджеров, таблиц. Менеджеры еще вчера вечером прислали несколько новых запросов на открытие вакансий. Нужно собрать требования к кандидатам, создать вакансии, согласовать их с менеджерами.

9:30 — Коммуникация с нанимающими менеджерами

Менеджеры не всегда оперативно предоставляют обратную связь. Нужно несколько раз напомнить в мессенджерах, чтобы получить четкий список требований к новой вакансии или фидбек по кандидатам.

11:00 — Рутинная ручная работа

Вакансии публикуются вручную на нескольких job-порталах. После этого нужно вручную копировать данные кандидатов из почты или из личного кабинета портала в таблицу. Ведение базы в таблице Excel — постоянный ctrl+c и ctrl+v.

13:00 — Рекрутинг «вслепую»

Никакой понятной аналитики нет. Какой канал дает лучших кандидатов? Где затраты не окупаются? Все это — «на глаз». Приоритеты определяются интуитивно.

15:00 — Поиск времени на общение с кандидатами

На качественную коммуникацию с кандидатами просто не хватает времени. Часть кандидатов не получает фидбек, хотя ожидает его (по данным Candidate Experience Report, 34% кандидатов считают, что их игнорируют уже через неделю после подачи резюме). Это портит репутацию компании.

16:30 — Сбор данных по разным вкладкам

Резюме хранятся в разных таблицах, на диске, в почте, в чатах. На поиск нужной информации уходит 2–3 часа. Быстро найти нужного кандидата — задача не из легких.

17:30 — Формирование отчетов

Ежедневная подготовка отчетов — отдельная история. Данные приходится собирать вручную из множества таблиц. Ошибки неизбежны. Рекрутер не всегда видит актуальную картину.

18:30 — Завершение дня

Рекрутер заканчивает день с чувством усталости и недоделанных задач. Часть кандидатов не получила ответов, нанимающие менеджеры ждут обновлений, а на завтра уже нужно показать результаты.

Что мы имеем?

Такой день — это стресс и нехватка времени, падение эффективности, снижение качества опыта кандидатов и замедление найма.

Что делать?

Внедрить систему автоматизации рекрутинга, чтобы наконец избавиться от ручной работы и вывести рекрутинговые процессы на новый уровень.

Как HURMA помогает автоматизировать процесс рекрутинга?

На примере ведущей украинской системы HURMA покажем, как ATS автоматизирует ежедневную работу рекрутеров, нанимающих менеджеров, сорсеров и целых команд.

Интеграция с job-порталами

HURMA позволяет подключить основные job-порталы напрямую к системе и получать отзывы автоматически — интеграция с Work.ua, Robota.ua, Djinni, grc.ua, а также поддержка импорта отзывов с DOU, LinkedIn, Telegram через карьерную страницу или плагин AI Fox (о нем далее).

Отзывы с портала автоматически добавляют карточки кандидатов в систему — дубликаты не создаются.

Сорсинг кандидатов с помощью плагина AI Fox

Плагин AI Fox позволяет быстро добавлять кандидатов в систему с job-порталов и соцсетей. Поддерживаются Robota.ua, Work.ua, DOU, Djinni, LinkedIn и другие ресурсы.

Плагин автоматически сканирует профиль кандидата и добавляет информацию в HURMA. При добавлении можно сразу прикрепить кандидатов к вакансии и этапу, а также автоматически отправить письмо.

Работа с кандидатами на канбан-доске

В HURMA все отзывы с job-порталов, карьерной страницы и других источников автоматически собираются в одну канбан-доску. Это обеспечивает удобное управление кандидатами на всех этапах воронки подбора.

Кандидатов можно легко перемещать по этапам с помощью drag&drop или через карточку кандидата. В свою очередь система фиксирует линейную историю перемещений для корректного формирования воронки рекрутинга.

Формирование базы кандидатов

В HURMA есть удобная база кандидатов, где можно:

• добавлять кандидатов вручную или через AI Fox;
• импортировать базу из других систем;
• удобно искать и фильтровать кандидатов по широкому набору параметров (ФИО, контакты, опыт, образование, источники, теги и т.д.);
• выполнять массовые действия (добавлять теги, перемещать по вакансиям, закреплять ответственных рекрутеров, отправлять письма, добавлять в черный список и т.д.).

Работа с профилем кандидата

В HURMA профиль кандидата — это удобное место, где собрана вся информация о нем: контакты, опыт, источники, вакансии, на которые он подавал заявки, а также история взаимодействий. Здесь рекрутер может добавлять комментарии, назначать интервью, фиксировать задачи, отправлять письма или формировать оферты.

Вся коммуникация с кандидатом сохраняется в одном профиле, что позволяет быстро восстановить контекст на любом этапе подбора. При необходимости кандидата легко перевести в статус сотрудника или добавить в черный список.

Аналитика: воронка рекрутинга и эффективность источников

HURMA предлагает мощные аналитические отчеты:

Воронка рекрутинга:

1. Визуализация всего пути кандидата — от первого контакта до принятия оферы.
2. Аналитика по периоду, по рекрутерам, по источникам кандидатов.
3. Расчет абсолютной и относительной конверсии на каждом этапе.
4. История перемещений кандидатов по этапам (экспорт в .xlsx).

Эффективность источников рекрутинга:

1. Анализ эффективности источников (job-порталы, соцсети, реферальная программа и т.д.).
2. Отслеживание, из каких источников кандидаты принимают оферы.
3. Подробный отчет по вакансиям, филиалам, методам добавления кандидатов.
4. Экспорт в .csv или .pdf для отчетности.

Реальные результаты

Процесс автоматизации рекрутинга с HURMA прост и эффективен – и это слова клиентов. Вот, например, что говорит команда рекрутеров «Goal»:

HURMA значно полегшила нам роботу. Тепер ми можемо швидко аналізувати, скільки кандидатів пройшло кожен етап воронки, які конверсії ми отримуємо, та автоматично створювати звіти. Це дозволяє оцінювати ефективність роботи кожного рекрутера і швидко приймати рішення.

И это только один из примеров. Узнайте больше о том, как другие компании автоматизируют рекрутинг — читайте истории клиентов: от производства до IT.

Внедряйте автоматизацию рекрутинга с HURMA уже сегодня

Если ваша команда стремится:

• быстро находить и нанимать лучших кандидатов;
• оптимизировать расходы и повысить эффективность процессов подбора;
• строить сильный бренд и создавать положительный опыт для кандидатов;
• получать прозрачную аналитику и принимать взвешенные бизнес-решения.

Пришло время автоматизировать рекрутинг с HURMA! Упростите весь процесс подбора — от первого контакта с кандидатом до принятия оферы и аналитики результатов. Запросите бесплатное демо HURMA уже сегодня — и сделайте свой рекрутинг современным, эффективным и прозрачным.

• Hurma System
• Рекрутинг