Как защитить HR-проект перед бизнесом

Грамотная работа HR и HRD строится на эффективной коммуникации с представителями С-level и executive-командами. Она обязательно включает поиск актуальных проблем бизнеса, описание решений, разработку проекта, успешную защиту и, конечно же, внедрение и отслеживание результатов. Наш сегодняшний материал поможет вам выйти за рамки неэффективного одностороннего общения и успешно презентовать HR-проект.

Оглавление:

Как определить проблемы бизнеса?
Важные факторы, которые влияют на подготовку
Какой должна быть презентация
Работаем с общей структурой, заголовками, иллюстрациями
Непосредственно защита
Как чувствовать себя уверенно: 5 лайфхаков
Итог защиты

Профессиональный HR и HRD — это всегда защитник бизнес-интересов и приверженец инноваций. Опыт помогает специалистам быстрее находить слабые звенья в процессах, просчитывать их глобальное влияние и выносить проблемы на всеобщее обсуждение.

Наша статья для самодиагностики «А есть ли проблема?» поможет актуализировать пробелы в процессах рекрутинга и HR. Материал включает универсальный опросник, который подойдет для компании любого размера, а также советы по правильной коммуникации.

В случае если проблемы и решения определены, нужно переходить к следующему этапу — упаковке идей и подготовке презентации. В статье мы затронем тему психотипа собственника, стадий развития компании и разберем в деталях непосредственно защиту.

Важные факторы, которые влияют на подготовку

Команда HURMА выявила некоторые важные закономерности после того, как пообщалась с директорами по персоналу. Все они едины в одном — главным фактором успешности любого проекта остается влияние HRD в компании. Личный бренд HRD — это 80% успеха. Специалисту проще донести свою идею, если он сможет наладить тесный контакт с руководством, научится слушать и слышать собственника, учитывать интересы и разговаривать с ним на одном языке. 

Размер компании

Бизнес сталкивается с одинаковыми HR-вызовами вне зависимости от месторасположения и количества сотрудников. Но учтите, что взаимосвязь между размерами и трудностями всё же есть. И на этапе презентации, и в процессе реализации бывает крайне трудно.

Стадии развития бизнеса

Для определения жизненного цикла компании подойдет модель Адизеса. Разный этап развития напрямую влияет на усилия, которые потратит HRD для поиска проблемы и донесения своей идеи. Некоторые стадии и вовсе не подразумевают никаких изменений. Разберем подробнее.

Этапы развития компании:

• Ухаживание. Стадия увлечения идеей, которая не всегда заканчивается реализацией. Никакого влияния на процессы у HR нет, т.к. пока нет самого бизнеса и сопутствующих проблем.
• Младенчество. Всё сконцентрировано на одном человеке, энтузиазм которого неиссякаем. На этом этапе о бизнесе заботятся как о маленьком ребенке. HR на этом этапе также не привлекается.
• Давай-давай. Первое испытание для бизнеса и первые вызовы для специалистов по персоналу. На этом этапе уже могут принимать решение об организации собственного отдела рекрутинга и HR. Наблюдается высокая текучесть кадров, в том числе и среди С-level. На этом этапе HR вполне может задумываться об изменениях, если сможет побороть скепсис и недоверие руководства. Например, поменять оргструктуру или расширить штат сорсеров.
• Юность. Этап, когда старые ценности уходят в прошлое, появляются новые ключевые игроки, разрастается менеджмент. HR-директору проще предлагать и реализовывать проекты, новички быстрее включаются в процессы, налаживается взаимодействие между разными департаментами. HRD на этой стадии следует задуматься об автоматизации HR-задач, удержании персонала и грамотном делегировании.

• Расцвет. Идея всеобщего развития «пронзает» всю структуру компании, люди на местах заинтересованы в обучении и повышении своей квалификации. Активность проявляет не только высшее руководство, но и лидеры департаментов и «восходящие звезды» среди эффективных сотрудников. Не возникает никаких проблем с текучестью кадров, если HR-директор хорошо поработал на предыдущем этапе развития. Самое время внедрить внутреннюю систему обучения сотрудников и больше средств вкладывать в развитие института менторства.
• Стабильность. Принято считать, что с этого этапа начинается медленное «старение» бизнеса. Собственники и менеджмент не отслеживают меняющиеся тренды, концентрируются на краткосрочных задачах и склонны недооценивать инициативы. HRD сталкивается с явным нежеланием что-то менять. Стадия очень похожа на «Давай-давай», но с другими внутренними барьерами руководства.
• Аристократия. Административный аппарат расширяется, все решения принимаются очень медленно и часто становятся неактуальными. На этом этапе директор по персоналу может убедить сместить фокус с менеджмента на рядовых сотрудников. Тем самым компания все ещё имеет шанс вернуться на предыдущую стадию развития.
• Охота на ведьм. Падение продаж, уменьшение рыночной доли и влияния на индустрию приводит к поиску виноватых среди руководящего звена. Большая часть лидеров свыкается с мыслью, что компании осталось совсем немного времени до закрытия. HRD сталкивается кадровыми проблемами и его часто делают виноватым. Особенно, если специалист провел компанию через несколько этапов развития.
• Бюрократия. Появляются более жесткие нормы, принятие решений затягивается на ещё больший срок, чем раньше. Снижается общий корпоративный дух, в компанию не хотят приходить новые люди, падают зарплаты. Руководство занимается внутренними политическими вопросами и выводом капитала. Даже смена собственника или новый подход к менеджменту не спасают ситуацию, т.к. изменения не затрагивают всю вертикаль.
• Смерть. Компания прекращает свою деятельность.  

В экспертной статье «Этапы развития компании» вы найдете ещё больше интересных подробностей и советов.

Психотип собственника

Основные когорты:

• Аналитики (Стратег, Ученый, Командир, Полемист). Преобладает стратегическое мышление, уверены в точных знаниях, готовы положиться на цифры, любят пробивать себе путь и управлять другими людьми. В подготовке презентации делайте акцент на конкретных шагах и действиях, приводите факты, аналитику, примеры других компаний.
• Дипломаты (Активист, Посредник, Тренер, Борец). Преобладает энтузиазм и харизма, склонные к творчеству. При этом всегда борются за свое дело и запускают проекты, в которые мало кто верит. С Дипломатами невероятно комфортно работать, они открыты к новому и готовы рисковать.
• Хранители (Администратор, Защитник, Менеджер, Консул). Настоящий тыл в компании, готовы прийти на помощь к любому члену команды, отстоять интересную идею. Очень хорошо взаимодействуют с людьми и могут найти общий язык с любым психотипом. Через Хранителей проще достучаться до тех лидеров, которые остаются закрытыми.
• Искатели (Виртуоз, Артист, Делец, Развлекатель). Наиболее творческая когорта, очень энергичные и воодушевляющие люди. Спонтанные и энергичные, готовы исследовать и самосовершенствоваться. Искатели заинтересованы в поиске крутых инструментов для работы, автоматизации, внедрении новых решений. Этот психотип лоялен к любому креативу.

Помните, что для определения психологического типа руководитель должен пройти тест длительностью 40-60 минут. Также HRD может воспользоваться косвенными признаками для самостоятельного определения психотипа. Узнать больше о 16 Personalities.

Типы руководителей по Адизесу:

• Producer (продюсер) — производство результатов, упор на бизнес-показателях, повышении эффективности труда.
• Administrator (администратор) — в первую очередь, заинтересован в оптимизации и сокращении издержек. Отлично относится к систематизации, стандартизации, аналитике, контроле.
• Entrepreneur (предприниматель) — собирает у команды идеи и выбирает наиболее интересные для реализации. Способны креативить и придумывать нестандартные решения, полностью менять подход к организации труда.
• Integrator (интегратор) — лидер может объединить разрозненные элементы внутри компании, обеспечить беспрерывный процесс улучшения, поднять командный дух, определить ценности и миссию компании, а затем убедить в этом всех остальных.

Градация по Адизесу (в отличие от 16Personalities) не зажата в рамках четкой структуры. Современный руководитель бизнеса имеет одну преобладающую черту и несколько дополнительных.

Perfect match

Perfect match — идеальное сочетание психотипа руководителя и директора по персоналу. Это редкая ситуация, но она всё же встречается в компаниях по всему миру. Например, HRD с сильными аналитическими способностями встречается с таким же сильным CEO.Или творческая личность готовит яркую презентацию для руководителя, который без ума от креативных проектов. Perfect match позволяет проще донести свою идею, отстоять её на обсуждении и внедрить без сопротивления C-level.

Только Perfect match, конечно же, не гарантирует 100% результат. Выбирайте правильную инициативу с учетом этапа развития компании и смотрите на реакцию executive-команды. Будьте готовы к доработке проекта и нескольким защитам.

Краткое резюме:

• Сильный личный бренд HRD — 80% успеха;
• Продавайте инициативу не только CEO, но и ключевым игрокам;
• Лучшее время для инноваций — юность и расцвет компании;
• Действенная стратегия — адаптация презентации под психотип собственника;
• Perfect match — идеальный психологический коннект между владельцем бизнеса и HRD.

Какой должна быть презентация

Помните, что для многих формат совершенно не имеет значения: просто подготовьте макет в Canva, Figma или в другом сервисе, сохраните отдельный PDF-файл и откройте его на ноутбуке. 

Мы выяснили, что формат подачи информации очень сильно зависит от самого руководителя. Павел Маркасьян, как сертифицированный коуч в ECF (European Coach Federation) для подготовки защиты проектов использует модель «ROSA». Остановимся на ней подробнее.

Модель «ROSA»

Часть HR-ов неправильно подходят к этапу подготовки и строят всю презентацию на основе какой-то одной идеи. Это не самый хороший вариант, который в 95% случаев обречен на провал.

Лучшим решением станет подготовка в зависимости от проблемы. Часто такой вариант используют на коучинговых сессиях, но он подходит и для презентации проекта.

Reality. Какая сейчас реальность, какая проблема? Например, процент текучести линейных руководителей в IT-компании составляет 10%, хотя в среднем по индустрии он не должен превышать 3%.

Objective. Куда хотите прийти, что хотите получить? В течение 12 месяцев после изменений процент текучести не должен быть выше 5%, а еще через 6 месяцев должен опуститься до стандарта в 3%.

Solution/Strategy. Как добиться поставленных целей? HRD может определить проблемы на этапе подбора сотрудников (некачественный наём персонала) или актуализировать проблему отсутствия нужных карьерных возможностей. Вариант решения — создание ИПР для сотрудников или запуск программы дополнительного образования с возможностью отследить эффективность обучения. На этапе найма — повышение квалификации HR и рекрутеров (например, при помощи курса «Интервью по компетенциям»).

Action. Действия, которые помогут добиться поставленных целей. Здесь лучше всего каскадировать шаги на более мелкие с учетом глобальной цели. Оцениваем задачи бизнеса и то, чем HR может помочь на каждом этапе. Определяем сроки, спринты и ответственных.Модель «ROSA» соответствует принципам пирамиды Минто и является эффективным способом презентовать любую идею.

Работаем с общей структурой, заголовками, иллюстрациями

Основные рекомендации:

• Спланируйте и организуйте время для подготовки. Типичная ошибка — это готовить материал за пару дней до самой презентации. В итоге хорошая идея будет просто похоронена.
• Придерживайтесь единого стиля. Обратитесь за помощью к знакомому дизайнеру или заплатите специалисту по презентациям, но никогда не мешайте разные по стилю слайды в одном проекте. Ориентироваться на других — лайфхак, но бездумно копировать — табу. 
• Правильно подбирайте цветовую гамму. Обычно используется три основных оттенка: базовый на фон (белый, серый), цвет шрифтов (оранжевый, черный, синий) и дополнительный (в зависимости от фирменного стиля).

Если вы не часто работаете с презентациями, вам может быть сложно создать макет слайдов и выстроить стиль. Вы можете воспользоваться Pinterest, где есть большой сборник шаблонов презентаций на любой вкус и под любую тему.

Подобрать подходящую цветовую гамму можно онлайн с помощью инструментов от Canva или воспользовавшись сервисом VISME. А ещё есть сайты с палитрами из 3-5 подходящих цветов, например, Color Hunt.

• Перепроверяйте иллюстрации. Все картинки должны быть без водяных знаков, в высоком качестве без пикселизации и подходящего формата (3:4, 16:9).
• Лучше выбрать один основной шрифт. Курсив, выделение жирным или подчеркивание следует дозировать очень аккуратно.
• Используйте только один заголовок на слайде. Он должен быть коротким и информативным.
• Не оставляйте слайд пустым. Дополнить основную идею вместе с заголовком можно простой визуализацией.
• Откажитесь от философских изречений и цитат великих людей.

Где будет показана презентация:

• На экране с помощью проектора. Меньше текста, большой шрифт и контрастность.
• На компьютере. Больше текста, больше информации на слайде и средний или мелкий шрифт.

Стиль презентации (ориентируемся на психотип):

• Аналитик. Смотрит только на цифры, всё остальное не очень важно. Выбираем сдержанный, консервативный, строгий, минималистичный стиль. Меньше графических элементов и больше акцента на показателях.
• Креативщик. Создаем яркую, вовлекающую, красивую презентацию, которая уже одним своим видом подкупит CEO. Можно сделать акцент на уникальности и эксклюзивности.  

Краткое резюме:

• Формат подачи информации зависит от собственника бизнеса;
• Модель «ROSA» и принцип пирамиды Минто подойдут для презентации любой идеи;
• Цветовую гамму легко подобрать онлайн;
• Единая стилистика должна прослеживаться в каждом элементе слайда (иллюстрации, шрифт, фон).

Непосредственно защита

Время презентации сильно разнится от бизнеса к бизнесу, а также зависит от характера проблемы. Обычно у вас есть 45-60 минут, поэтому нужно грамотно распределить время. 

Разделите выступление на несколько этапов: основной используйте для разбора слайдов (до 40 минут), а дополнительный оставьте для ответов на вопросы (до 20 минут).

А ещё потренируйтесь выражать свою основную мысль очень коротко, буквально за минуту. Elevator Pitch на основе идеи презентации — это отличная тренировка.

В процессе защиты нужно отслеживать и анализировать поведение CEO, его уровень внимания, заинтересованности и вовлеченности. В этом поможет развитый эмоциональный интеллект и опыт общения с руководством.

Эмоциональный интеллект

Эмоциональный интеллект (emotional quotient или EQ) — способность человека воспринимать, оценивать и управлять своими эмоциями, а также улавливать изменения эмоционального состояния собеседника и впоследствии налаживать эффективное взаимодействие с ним.

HRD с высокими показателями EQ имеют максимальный вес в компании и быстрее добиваются результатов. Умение воздействовать на эмоциональное состояние других людей позволяет успешно презентовать и реализовать проект любого масштаба.

Умение управлять эмоциями других людей — это ведь просто умение манипулировать?

Этот вопрос заслуживает отдельной статьи. Но если коротко — всё зависит от собственного восприятия понятия «манипуляция» и конечного результата. Посудите сами, small talk или даже обычная вежливость при встрече тоже являются своего рода традиционной «узаконенной» манипуляцией.

Ничего страшного не происходит, пока мы настроены на общий положительный исход и человек вовлекается в процесс по своей воле. Другое дело — когда злостный манипулятор добивается только одностороннего выигрыша.

Как чувствовать себя уверенно: 5 лайфхаков

Лайфхак 1. Проведите валидацию. После подготовки презентации отправьте её человеку в компании, который обычно критикует проекты. На этом этапе можно выяснить для себя все возражения и собрать кучу каверзных вопросов. Заранее подготовьте ответы на них и только после этого назначайте встречу с руководством.

Лайфхак 2. Заручитесь поддержкой влиятельных коллег. Защитить проект будет проще, если вашими сторонниками станут люди с большим опытом и кредитом доверия со стороны CEO.

Лайфхак 3. Используйте все возможности, если чувствуете недостаток влияния. Уместно добавить в презентацию цифры по индустрии, решения конкурентов, тренды. Подкрепить свое слово помогут макеты, демо, гифки, видео или скриншоты, если речь идет о каком-либо цифровом продукте. Trial-версия HRM-системы HURMA позволяет протестировать все функции. Вы можете обратиться за помощью к нашим специалистам и увеличить лимит дней, чтобы показать возможности системы вашему руководству.

Лайфхак 4. Сторителлинг и юмор всё ещё хорошо работают. Истории воспринимаются любым психотипом собственника, удерживают внимание и вовлекают. Добавьте небольшой рассказ, шутку или смешную иллюстрацию в ваши слайды. Только заранее пройдите валидацию, иначе вы можете оказаться в глупом положении!

Лайфхак 5. Отрепетируйте выступление. В любом случае у вас начнётся стресс во время презентации. Поэтому лучше быть готовым к любым неприятностям.

Отслеживайте результат

Часть руководителей не уверены в эффективности цифровых решений, не понимают ценности проектов по управлению талантами и не видят возможностей для автоматизации процессов и т.д. CEO также боятся «слить бюджет» и не получить необходимых результатов.

HRD должен взять на себя ответственность за весь проект, отслеживать результаты и предоставлять обратную связь каждый месяц.

HURMA предлагает бесплатные пробные периоды и возможность выбрать тариф с учетом потребностей конкретного бизнеса и руководства. Такие периоды позволяют отследить изменения основных HR-метрик и через время завалидировать покупку на длительный срок или выбрать другое, более подходящее решение.

Итог защиты

Положительное решение руководства — это не повод расслабляться. После презентации ещё раз укажите, что собираетесь отслеживать эффективность принятых решений и готовить отчеты. В этом случае у CEO не возникнет поводов для сомнений, а ваш энтузиазм и профессионализм точно будет оценен.

Не расстраивайтесь, если С-level пока не готов реализовывать инициативу. На это могут быть абсолютно разные причины: банальная нехватка средств, отсутствие нужных людей в команде, другие проекты в приоритете. 

Необходимо тщательно проанализировать встречу и выяснить настоящую причину отказа. Если есть конкретная и четкая аргументация со стороны руководства, HRD должен принять это решение без обсуждения.

HR-директор может чувствовать внутреннюю неуверенность CEO, его сомнения. Всё это — новые возможности для доработки проекта. Возьмите несколько месяцев для обновления презентации и позже обязательно возвращайтесь к её обсуждению.