Организация работы во время отключений электроэнергии: как бизнес перестраивает офисы, графики и правила для удаленных команд

Если раньше вопрос отключений сводился преимущественно к генератору или ИБП, то сегодня речь идет о более широкой модели: где работают люди, как меняются графики, когда применяется простой, как поддерживать удаленные команды и что именно нужно зафиксировать во внутренних правилах.

Как компании реагируют на ухудшение ситуации со светом и теплом

Украинские компании чаще всего реагируют не одним решением, а сразу несколькими.

По материалам DOU о подготовке бизнеса к возможным блэкаутам, компании пересматривают генераторы, станции Starlink, аварийное освещение, запасы топлива, воды и лекарств, а также обновляют списки доступных коворкингов для команд в разных регионах.

Но в целом, что касается ситуации с электроэнергией, решения можно условно разделить на три уровня:

1. Укрепление офисной инфраструктуры. Речь идет о базовых решениях, которые позволяют компании поддерживать работу хотя бы части команды в одном физическом пространстве: генераторы, запас воды, резервное отопление, альтернативные каналы интернета, Starlink, точки для зарядки техники и минимальные условия для автономной работы в течение нескольких часов или дней.
2. Поддержка удаленной работы. В этом случае компания не концентрирует все ресурсы в офисе, а помогает сотрудникам оставаться на связи из своих локаций. Это может быть компенсация затрат на зарядные станции, мобильный интернет, роутеры, доступ к коворкингу, частичное обустройство домашнего рабочего места или другие формы технической поддержки.
3. Распределение риска между несколькими локациями. Наиболее устойчивыми обычно оказываются модели, при которых компания не зависит от одного офиса или одного города. Для этого бизнес открывает региональные хабы, использует несколько офисных точек, разрешает временную работу из других городов или переводит часть команды в альтернативные локации. Такой подход снижает риск полной остановки работы, если одна конкретная точка становится недоступной.

На самом деле сегодня изменилась сама роль офиса. Для многих компаний он уже не является единственным постоянным местом работы, а выполняет функцию резервной инфраструктуры — пространства, куда могут приехать те сотрудники, которые обычно работают удаленно, но временно не имеют дома света, тепла или стабильного интернета.

И ещё один практический сценарий — использование внешних рабочих пространств. В таких условиях коворкинги, партнёрские офисы или временные рабочие площадки становятся не дополнительным удобством, а частью антикризисной модели работы.

Графики отключений всегда меняют графики работы

Ухудшение ситуации с электроснабжением неизбежно влияет на графики работы. В таком случае Закон Украины № 2136-IX об организации трудовых отношений в условиях военного положения дает работодателю более широкие возможности изменять режим труда, чем в мирное время.

В частности, он позволяет уведомлять работника об изменении существенных условий труда не позднее момента введения этих изменений, а также предусматривает, что работодатель самостоятельно устанавливает пятидневную или шестидневную рабочую неделю. Для работников на объектах критической инфраструктуры норма рабочего времени может быть увеличена до 60 часов в неделю.

На практике это означает, что компании:

• сдвигают начало рабочего дня;
• разделяют день на блоки с более длительным перерывом на время отключений;
• переносят часть процессов на вечер или ночь, если именно тогда есть электроэнергия;
• предоставляют людям возможность работать в индивидуальном режиме, если это не вредит процессу.

В то же время не каждое изменение графика означает хаос. Наиболее устойчивые компании заранее определяют, какие процессы должны работать при любых условиях, какие можно переносить, а какие — временно приостанавливать.

Простой, гибкий режим или удаленная работа: где граница

Во время отключений электроэнергии компании часто путают три разных механизма: простой, гибкий режим и удаленную работу. С юридической точки зрения это разные состояния.

Простой — это остановка работы, вызванная отсутствием организационных или технических условий, необходимых для её выполнения, форс-мажорными обстоятельствами или другими причинами. Гоструда отмечает, что простой объявляется по решению работодателя и оформляется приказом. И что ещё важнее: требовать от работника выполнять ту же работу удалённо во время простоя по должности, в отношении которой этот простой объявлен, — неправомерно.

Гибкий режим — это другая ситуация. Здесь работа не останавливается, а просто меняется способ организации времени. Работник или работодатель адаптирует режим с учетом наличия света, тепла, интернета или возможности добраться до офиса. Это рабочий сценарий, а не принудительное прекращение работы. Закон позволяет применять такие подходы во время военного положения значительно проще, чем в мирное время.

Удаленная работа — это еще один отдельный механизм. Трудовой кодекс в статье 60-2 определяет её как работу вне помещения работодателя, в любом месте по выбору работника, с использованием информационно-коммуникационных технологий. Для блэкаутов это критично, потому что именно здесь возникает вопрос: кто отвечает за технические условия, электроэнергию, интернет и оборудование.

Как быть с удаленными работниками

Государственная служба труда в разъяснении для работодателей прямо указывает, что в трудовом договоре о дистанционной работе должны быть определены порядок и сроки обеспечения работника оборудованием, программно-техническими и другими средствами либо размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование собственного или арендованного оборудования и других расходов.

Это означает, что риски отключений электроэнергии можно урегулировать не с помощью абстрактного термина «форс-мажор», а через очень конкретные условия договора.

На практике компаниям следует зафиксировать как минимум четыре момента.

Минимальный уровень автономности

Компания должна определить, какой уровень технической готовности считается достаточным для удаленной работы. Например, это могут быть:

• ноутбук;
• резервный интернет;
• портативная зарядка или зарядная станция;
• возможность перейти в альтернативное место в случае длительного отключения.

Без этого сотрудник и менеджер часто по-разному оценивают одну и ту же ситуацию.

Пример формулировки для политики:

• Для удаленной работы сотрудник должен иметь доступ к ноутбуку, стабильному каналу связи и резервному источнику питания или альтернативному месту для подключения в случае длительного отключения электроэнергии.

Что именно компенсирует работодатель

Это может быть коворкинг, Starlink, роутер, зарядная станция, транспорт до офиса, временный хаб или часть расходов на домашний офис. Главное — не оставлять это на уровне устных ожиданий.

Пример формулировки для политики:

• Компания может компенсировать расходы на коворкинг, мобильный интернет или резервный источник питания в рамках внутренней политики и согласованного бюджета.

Как сотрудник сообщает о невозможности работать

Необходимо определить, через какой канал сотрудник сообщает о проблеме, в какой срок это следует сделать и кто фиксирует ситуацию как технический сбой.

Пример формулировки для политики:

• Сотрудник уведомляет непосредственного руководителя и HR в корпоративном мессенджере или резервном канале не позднее чем через 30 минут после начала рабочего дня, если у него нет технической возможности работать из-за отсутствия электроэнергии или интернета.

Когда применяется простой, а когда — другой режим

Это нужно разграничить заранее, чтобы не возникали ситуации, когда человек фактически работает, но время оформлено как простой, или наоборот — не может работать, но от него ожидают полной доступности.

Пример формулировки для полиса:

• Если у сотрудника отсутствует электроэнергия более 4 часов и он не может перейти в альтернативное место, компания применяет согласованный кризисный сценарий: изменение графика, удаленный режим с переносом задач или простой — в зависимости от характера работы и решения работодателя.

Такие примеры не обязательно вставлять в договор слово в слово, но они хорошо иллюстрируют главный принцип: чем конкретнее компания описывает сценарии действий, тем меньше конфликтов возникает в критический момент.

Краткие кейсы украинских компаний

Несколько примеров того, как украинские компании организовывали работу в условиях риска длительных отключений.

Railsware

Railsware — пример компании, которая сочетает развитие безопасной офисной инфраструктуры с поддержкой автономной работы сотрудников из дома. Команда организовала централизованную закупку EcoFlow для сотрудников, а в соответствии с внутренней Hardware Policy специалисты могут получать портативные зарядные устройства, генераторы, инверторы и Starlink в зависимости от потребностей. Railsware также расширила пространство в киевском Creative States, чтобы сотрудники могли работать там вместе с семьями.

ZONE3000

ZONE3000 демонстрирует, как бизнес может снизить зависимость от одной локации. Компания обустроила главное представительство во Львове, обновила укрытия в Харькове и создала собственные хабы в 14 городах Украины. Это корпоративные пространства с генераторами, надёжной связью и привязкой к ближайшим укрытиям. Для специалистов в городах, где таких хабов нет, компания покрывает расходы на коворкинги.

Wargaming

В кейсе Wargaming особенно ценно то, что компания не делает офис обязательным решением, хотя сам офис полностью автономен. Рабочие зоны обеспечены освещением и стабильным интернетом благодаря генераторам и нескольким независимым провайдерам; доступны кухни, переговорные, душевые, укрытия и коворкинг-зона с мониторами и док-станциями. Если ситуация дома сложная, сотрудники могут оставаться в офисе дольше, приходить с семьёй или домашними питомцами.

Stepico

Stepico — один из примеров комплексного подхода. Компания инвестировала в то, чтобы превратить офис в полноценный центр устойчивости: с несколькими независимыми провайдерами, спутниковой связью, мощным генератором и ИБП для критически важных систем. В то же время Stepico учитывает, что для части команды удаленный формат может быть более надежным, поэтому помогает с приобретением портативных зарядных устройств и зарядных станций, а также финансово поддерживает консультации профильных специалистов, профилактику выгорания и обустройство домашнего рабочего пространства.

*Все кейсы взяты из публикации DOU и материала GameDev DOU, где приведенные компании сами описывали свои подходы к автономности, поддержке команд и резервным сценариям работы.

Что можно внедрить

Даже если ситуация со светом временно стабилизировалась, бизнесу не стоит ждать нового обострения. Во время отключений электроэнергии больше всего проблем создает не само отсутствие электроэнергии, а отсутствие понятного сценария действий.

Прежде всего компаниям следует зафиксировать базовые правила работы в нестабильных условиях. Минимальный набор вопросов, которые нужно определить заранее:

• какие должности могут работать удаленно, а какие требуют физического присутствия;
• какие локации могут служить резервными;
• кто и как сообщает о невозможности работать;
• когда применяется простой, а когда — гибкий или удаленный режим;
• как меняется график, если свет есть только в определенные часы;
• какие расходы компания компенсирует, а какие — нет.

Второй шаг — определить минимальный уровень автономности, который компания считает достаточным для работы. Для одних это может быть автономный офис, для других — ноутбук, мобильный интернет и возможность добраться до резервного места. Важно не сделать этот стандарт «идеальным», а сделать его реалистичным и понятным для команды.

Третий шаг — договориться о границах ответственности. Если компания компенсирует коворкинг, интернет, зарядные станции или транспорт до офиса, это лучше определить заранее. Если такой возможности нет, об этом тоже стоит прямо сказать.

Что делать, если у компании нет большого бюджета

Не каждый бизнес может позволить себе генераторы, несколько офисов, Starlink для всей команды или полную компенсацию расходов на автономную работу из дома. Но даже при ограниченных ресурсах можно уменьшить потери.

В такой ситуации стоит действовать по приоритетам.

Определить критические процессы

Сначала нужно выделить:

• задачи, которые должны выполняться при любых условиях;
• задачи, которые можно переносить без существенных последствий;
• роли, без которых процесс останавливается полностью;
• роли, для которых возможна пауза или сдвиг графика.

Это помогает не распылять ресурсы на всё сразу.

Искать гибкие решения

Если компания не может инвестировать в крупную инфраструктуру, стоит рассмотреть более простые варианты:

• договор с коворкингом о резервных местах;
• партнерство с другими компаниями по временному использованию помещений;
• частичная компенсация только для ключевых сотрудников;
• ротация работы между офисом, домом и резервными локациями.

Перестроить саму модель работы

Иногда дешевле изменить процессы. В таких случаях помогают:

• гибкий график;
• более короткие циклы планирования;
• разделение задач на онлайн- и офлайн-блоки;
• меньшая зависимость от синхронных встреч;
• более четкие приоритеты на день или неделю.

Честно договориться с командой

При ограниченном бюджете особенно важна прозрачность. Команда должна понимать:

• на какую поддержку реально может рассчитывать;
• что компания компенсирует, а что — нет;
• какие сценарии работы считаются приемлемыми;
• как действовать, если работать невозможно.

Неопределенность в таких условиях почти всегда наносит больше вреда, чем жесткие, но понятные правила.

HURMA совместно с UNIT TEAM подготовили руководство HR-Blackout Box — с подробным перечнем минимального и расширенного наборов полезного мерча для удаленных команд. Перейдите по ссылке в Instagram и получите материал.

Как HURMA помогает навести порядок в кризисных сценариях

Во время блэкаутов проблема быстро распространяется: особенно если правила работы разбросаны по чатам, письмам и устным договоренностям.

Если компания меняет графики, переводит часть сотрудников на удаленную работу, согласовывает компенсации или фиксирует сценарии простоя, всё это нужно системно администрировать.

В системе это делать гораздо проще:

• хранить единые правила и внутренние политики;
• фиксировать роли, форматы работы и структуру команды;
• видеть, кто работает удаленно, кто в офисе, а кому требуется отдельное согласование;
• централизованно общаться с командой о важных изменениях и сценариях действий;
• вести учет, когда режим работы временно меняется.

Это важно, потому что компании нужны не только технические решения, но и понятная система, в которой правила работы не теряются, а команда всегда понимает, что происходит.

Подведем итоги

В нестабильных условиях лучше всего работают не жесткие решения, а прозрачные правила. Когда команда заранее понимает, как меняется режим работы, кто принимает решения и на какую поддержку можно рассчитывать, компания легче переживает кризисные периоды.