Как экономить на автоматизации HR в период кризиса

В кризис приходится экономить буквально на всем, особенно HR-ам. У вас больше нет времени на рутину и неэффективные инструменты. 
3 апреля, на вебинаре от Hurma, мы обсудили, почему автоматизировать HR = экономить, какие модули должны быть в вашей HRM-системе и как работать в CakeHR, Zoho People, BambooHR и Hurma.

5 причин отказаться от Excel уже сегодня

HR-специалисты тратят много сил на рутинную ежедневную работу. У них просто не хватает времени, чтобы сосредоточиться на важных функциях, которые стали еще актуальнее в кризис: мотивация и удержание персонала, корпоративная культура. Почему еще Excel не способен удовлетворить ваши потребности сегодня?

1. Потеря времени

Часто, HR-ы не обходятся одной единственной таблицей. Таким образом, у них появляется огромное количество вкладок, которые просто сжигают время. Электронная почта, база сотрудников, данные по отсутствиям, календарь событий — все это нужная информация, на поиск которой приходится тратить время.

2. Ошибки

Да, все мы ошибаемся, здесь играет свою роль человеческий фактор. Но мы можем минимизировать свои ошибки. Потому что некоторые ошибки стоят компании очень дорого.

3. Отсутствие безопасности

HR-специалисты работают с конфиденциальной информацией. Это и персональные данные сотрудников, и секретные данные компании. Чем большим количеством таблиц или систем вы пользуетесь, тем больше шансов, что информация может попасть не в те руки.

4. Некомфортная совместная работа

Невозможно вести все таблицы одинаково. Особенно, если в компании большой HR-отдел. Нестандартизированная работа с данными приносит массу неудобств: вы тратите время на оформление, а не на работу. 

5. Неэффективная отчетность

Аналитика необходима каждому HR. Создание отчетов из Excel – тот еще квест. Если вы не гуру таблиц, то готовьтесь потратить на это несколько часов сосредоточенной работы.

Почему стоит выбирать автоматизацию HR-процессов в кризис?

1. Делает работу проще и эффективнее

С помощью пары кликов решаются такие важные HR-процессы как утверждение запросов, ведение диджитал-календаря с напоминаниями и событиями, автоматизированный расчет больничных и отпусков. Все это можно сделать в одной системе, без долгого серфинга по Google-таблицам.

2. Минимизирует рутину

HRM-система призвана автоматизировать рутинные повторяющиеся действия. Например, назначение встреч. Не нужно в очередной раз открывать таблицу, обрабатывать данные, писать сотруднику. В системе вы можете стандартизировано внести встречу в календарь, а ваш работник получит уведомление на почте или в мессенджере.

3. Экономит время

Автоматические действия с ежедневными процессами позволяют заняться стратегиями, идеями и решениями, на которые вечно не хватает времени.

Что же делает HRM-система?

Перечислим самые важные функции в HRM:

• Автоматически рассчитывает отпуска, больничные (Absence management).
• Помогает вести диджитал-календарь, где удобно расписаны Welсome interview, Adaptation meeting, Probation meeting, 1:1 и Exit interview.
• Соединяет в себе все процессы рекрутинга: интеграция с job-порталами, воронка рекрутинга, статистика по кандидатам.
• Помогает удобно проводить опросы.
• Вести Performance management.
• Отслеживать OKR (Objectives, Key and Results) и управлять целями компании.
• Получать аналитику без подсчетов вручную.
• Поддерживать бренд работодателя.

По данным опроса клиентов Hurma, который мы проводили в 2019 году, система помогла сэкономить до 43% времени на рутинных операциях, снизила финансовые и трудозатраты, повысила eNPS на 25% и Q12 на 12%; уменьшила текучесть персонала на 31%, и самое главное — сэкономила 18% бюджета компании. 

3 способа сэкономить на покупке HRM-системы

№1. Покупка all-in-one решения, которое соединяет HR и рекрутинг, избавит от ежемесячных расходов на различные программы для рекрутинга или браузерные расширения.

№2. Покупайте систему со встроенными функциями, чтобы не докупать отдельные модули.

№3. Выбирайте систему, которая ориентирована на ваш рынок, чтобы не переплачивать за интеграцию с job-порталами, с которыми вы не сможете работать.

Выбирая HRM-систему, всегда обращайте внимание на такие важные детали:

• Высокий уровень безопасности данных.
• HR и рекрутинг в одной системе.
• Удобство использования.
• Адаптивность.
• Единая база кандидатов и сотрудников.
• Качественная и быстрая техподдержка.
• Интеграция с локальными job-порталами и Linkedin.
• Наличие Absence management.
• Наличие Performance management.
• Возможность вести статистику и аналитику.
• Интерфейс пользователя для ваших сотрудников.
• Возможность участвовать в развитии системы — предлагать доработки и кейсы.

BambooHR, Zoho People, CakeHR и Hurma: какие преимущества, недостатки и сколько это стоит

BambooHR

Преимущества:

• Автоматизированные инструменты для удобной предварительной настройки под необходимые процессы.
• Отслеживание вовлеченности сотрудников и управление эффективностью.
• Разделение прав доступа для разных типов пользователей.
• Управление обучением сотрудника.
• Встроенный календарь и детальный FAQ.

Недостатки: 

• Локализована под американский рынок.
• Нет инструментов рекрутинга.
• Для реализации Performance management, OKR, Payroll нужно интегрировать отдельное ПО. 

Zoho People

Преимущества:

• Набор шаблонов необходимых HR-документов.
• Absence management.
• Календарь событий.
• Учет отработанных часов.
• LMS.
• Интегрированная аналитика и отчетность.
• Простой конструктор шаблонов и форм, которые меняются через Drag & Drop.
• Функционал для Performance review.
• Удобный портал для сотрудников, где они отслеживают свой прогресс и читают новости компании.

Недостатки:

• Чтобы вести рекрутинговые процессы, нужно подключить Zoho Recruit. Она интегрируется с Facebook, извлекает резюме из почты, job-порталов, поиска Google и соцсетей, но не интегрируется с локальными job-порталами.
  
• Для реализации Payroll нужно интегрировать отдельное ПО.

CakeHR

Преимущества

• База данных сотрудников.
• Составление мгновенных интерактивных HR-отчетов.
• Onboarding & Offboarding.
• Доступ для сотрудников.
• Интеграция с G Suite и Slack.
• Кастомные поля.

Недостатки: 

• Модуль рекрутинга, а также инструменты для OKR, опросов, 1:1, фидбеков покупаются отдельно.
• Нет Payroll.

Hurma System

Преимущества:

• Рекрутинговые инструменты: база кандидатов и вакансий для рекрутера, интеграция с локальными job-порталами и LinkedIn.
• Автоматизация Welсome interview, Adaptation, Probation, 1:1, Exit interview.
• Удобное дерево компании.
• Статистика по HR и рекрутингу.
• Absence и Performance management.
• Календарь событий, который синхронизируется с Google-календарем и отправляет уведомления о мероприятиях в компании.
• OKR.
• Личный профиль сотрудника компании, с возможностью отправлять запросы на отпуск, больничный, 1:1 и т.д.

Недостатки: 

• Недоступны графики по филиалам.
• Payroll еще в разработке.

Сравнение базовых показателей систем

Multi-Tenant vs. Single Tenant 

О вопросе безопасности мы хотим поговорить более подробно. Как вы заметили по таблице, Hurma System использует подход к организации архитектуры данных Single Tenant, в отличие от других систем. Multi-Tenant или «множественная аренда» обслуживает множество организаций-клиентов, а значит достаточно взломать один сервер и конфиденциальная информация всех клиентов попадает в руки хакеров. Все помнят ужасную ситуацию, которая произошла с рекрутинговой платформой Potok — персональные данные клиентов оказались в открытом доступе. 

В Hurma выбрали Single Tenant SaaS infrastructure — более сложный и дорогой подход. Каждый клиент получает безопасную приватную среду. Данные изолированы, зашифованы, и хранятся на собственном облачном сервере.

Среди клиентов, которые доверяют Hurma свою безопасность: Министерство цифровой трансформации Украины, Международный Аэропорт «Киев» (Жуляны), Фонд государственного имущества Украины. 

Не забывайте о своих сотрудниках!

Они нуждаются в вашей поддержке всегда, не говоря о периоде кризиса. Потратьте освободившееся из-за автоматизации процессов время на работу с ними. Узнавайте как они себя чувствуют, комфортно ли им работать, есть ли какие-то проблемы в организации рабочего места.

Для постоянного чекинга этих вопросов, в Hurma реализовали «Мониторинг настроения». Ваш персонал при входе в систему отмечает настроение по эмоджи, еще на этой странице они могут оставлять комментарии. 

В период карантина дизайнеры Hurma обеспечили эмоджи масками, которые символизируют защиту, и напоминают о необходимости придерживаться правил в это непростое время. 

Мониторьте настроение сотрудников, заботитьтесь о них и учитывайте мнение. Это сделает их еще лояльнее и продуктивнее. А снижение текучести — один из главных показателей правильной экономии в компании. 

Запись вебинара можно посмотреть на нашем YouTube-канале:

• Hurma System