HRM-система для логистической компании: что это и зачем?

Работа в логистике — это постоянное движение: сменные графики, командировки, водители на маршрутах, операторы складов в разных городах. Координировать людей в таком темпе непросто, а если еще и вручную — это куча ошибок и лишних затрат. HRM-система помогает навести порядок в этих процессах.

Что такое HRM-система и как она работает?

HRM (Human Resource Management System) — это программное обеспечение, которое позволяет автоматизировать все процессы, связанные с управлением персоналом: планирование смен, учет рабочего времени, начисление зарплаты, организацию обучения и поддержку сотрудников. То есть HRM — это ваш помощник, который берет на себя большую часть рутинных задач, связанных с людьми.

Как HRM-система решает проблемы логистической компании?

Планирование изменений и распределение нагрузки

Самая частая проблема логистики — это сложное планирование смен для водителей и операторов складов. HRM-система позволяет создавать графики с учетом загруженности работников, их специализации и доступности.

А вот HRM HURMA учитывает не только доступность работников, но и историю их занятости и отдыха. Более того, в системе есть функция автоматической передачи обязанностей — то есть можно заранее выбрать исполняющего обязанности (ИО) на период отсутствия:

ВО автоматически будет получать все запросы, которые поступали бы отсутствующему работнику. Так запросы не теряются, все знают, к кому обращаться, а ответственный работник в отсутствие коллеги не перегружается вопросами, которые его не касаются.

Автоматизация расчета зарплат

Еще одна серьезная проблема для логистики — это ошибки при расчете зарплаты из-за высокой нагрузки. Для таких ситуаций есть Payroll — функционал, автоматически учитывающий все отработанные часы, бонусы, штрафы и другие факторы, что существенно сокращает время на подготовку платежных ведомостей и минимизирует риск ошибок.

Сотрудники могут видеть информацию о своей заработной плате, отработанных днях и сумме компенсаций. Для бухгалтеров можно настроить роли так, чтобы они могли видеть, вносить и редактировать информацию по необходимым командам — так зарплатные процессы структурируются, а нагрузка распределяется.

Управление документами

HRM-система контролирует наличие необходимых сертификатов, лицензий и разрешений, а также напоминает о необходимости их своевременного обновления. Это критически важно, ведь несоблюдение законодательных норм может приводить к большим штрафам или даже потере лицензии.

Система поможет HR-менеджерам напоминать водителям о приближении даты окончания водительских удостоверений, медицинских справок или других важных документов, что существенно уменьшает риск нарушений и штрафов.

Например, в HURMA это реализовано в виде автоматических уведомлений. Их можно настроить так, чтобы оповещения поступали непосредственно сотрудникам и HR-менеджерам в указанное время.

Контроль рабочего времени и присутствия

Контроль отсутствий часто ведется вручную, а это приводит к ошибкам в расчетах. Чтобы избежать этого, в HRM-системах есть календарь, чтобы все процессы были максимально понятными и главное — автоматизированными.

В HURMA это выглядит так:

Мотивация, обратная связь и развитие персонала

Часто логистические компании сталкиваются с низкой мотивацией персонала, поскольку работники не получают достаточно обратной связи от руководства. Здесь HRM-система поможет с регулярной оценкой эффективности каждого сотрудника.

В системе HURMA, например, реализованы удобные опросы для сбора обратной связи, а также мониторинг настроения — с этими инструментами руководители могут оперативно реагировать на потребности команды.

Реальные преимущества HRM для логистики

Каждый хочет работать в компании, где его ценят и понимают. HRM-система - это инструмент, который позволит вам построить именно такую рабочую среду:

1. Быстрая адаптация новых людей: автоматический онбординг и обучение.
2. Простое ведение документации: все документы в единой базе.
3. Контроль актуальности лицензий и сертификатов: система напоминает о важных датах.
4. Автоматический расчет зарплаты с учетом всех особенностей работы сотрудников.
5. Централизованная коммуникация: эффективная связь с командой онлайн.
6. Доступ к кадровым данным из любой локации: важно для удаленной работы.
7. Регулярная обратная связь и контроль настроения: позволяет вовремя решать конфликты и поддерживать позитивный климат в коллективе.
8. Удобная аналитика и наглядная отчетность: быстрое принятие решений на основе реальных данных.

Когда все четко и прозрачно — работа становится комфортнее, а команда — более мотивированной и продуктивной.

Турчак Олена, HRG Благодійного фонду Сергія Притули

Зараз ми чітко розуміємо кількість людей, які у нас працюють. Впровадження HURMA суттєво вплинуло на взаємовідносини з нашими співробітниками. Ми не пропускаємо дні народження людей, це дуже приємно і важливо.

Полную историю сотрудничества с фондом можно почитать здесь.

Чеклист: когда стоит задуматься о HRM-системе для вашей логистической компании?

Проверьте, сталкивается ли ваша команда с такими проблемами:

• работники жалуются на постоянную смену графиков;
• периодические ошибки или задержки в выплатах;
• сложно быстро найти информацию об отпусках или больничных работников;
• кадровые документы хранятся в разных местах, трудно быстро найти необходимую информацию;
• нет четкого механизма напоминания об окончании сроков важных документов или сертификатов;
• отчеты и аналитика — это долгий и трудный процесс;
• отсутствует быстрый и удобный доступ к информации о сотрудниках, особенно для руководителей в командировках или на выезде.

Если узнаете в этих пунктах свою компанию — самое время подумать о HRM-системе.

Попробуйте бесплатное демо HRM HURMA, чтобы понять, подходит ли автоматизация именно вам!