5 мин
5196
2
10
0
3 сентября команда Hurma провела познавательный вебинар на тему «Тайм-менеджмент для HR». Как успевать работать, отдыхать, развиваться, проводить время с близкими, если в сутках всего 24 часа? Все это мы обсудили на нашем вебинаре.
Если вы его пропустили, предлагаем прочитать нашу статью, в которой объединили главные мысли вебинара:
Тайм-менеджмент – учет и распределение времени с целью повышения эффективности и продуктивности человека. Чем больше мы успеваем – тем больше мы продуктивны. Ключевая идея тайм-менеджмента заключается в том, что время – невозобновляемый и ценный ресурс, который нужно грамотно инвестировать.
Неумение распоряжаться своим временем приводит к тому, что человек ничего не успевает, берет работу на дом и перерабатывает, что снижает его продуктивность. Американские исследования показали, что снижение продуктивности сотрудников обходятся компаниям в $63.2 миллиардов долларов в год.
3 причины, зачем нужно знать основы тайм-менеджмента:
1. Чтобы жить полноценной жизнью и соблюдать work-life-balance.
2. Чтобы научится правильно распределять приоритеты. По статистике, только 20% рабочего дня тратится на продуктивное выполнение важных задач. Остальные 80% времени уходят на вещи, которые имеют наименьшую ценность для компании и сотрудника.
3. Чтобы правильно распределять рабочее время, отдых и повышать свою продуктивность.
Мы подготовили для вас несколько принципов, которые помогут научиться распоряжаться своим временем и эффективно его использовать.
Планирование своего дня – это привычка, которую надо вырабатывать. Чтобы привычка укрепилась в жизни, требуется 21 день. Если вы хотите приучить себя к планированию, определите для этого оптимальное время и место. Например, вечером перед сном или утром за завтраком.
По статистике, поставленных целей достигают только 8% людей. Остальным 92% что-то мешает или же они неверно ставят цель. При постановке целей, важно понимать свои возможности и делать их достижимыми.
«Стать самым главным в компании» – «получить повышение до главного менеджераначальника отдела».
«Повысить объем продаж» – «увеличить средний чек на 20%».
По данным исследований, мы работаем продуктивно, только 2 часа и 23 минуты в день. Поэтому очень важно не потратить это время впустую, а выполнить как можно больше полезных задач.
Организуйте тематические дни, это помогает лучше сконцентрироваться. Основатель «Twitter» Джек Дорси посвящает понедельник менеджменту, вторник – продуктам, дизайну, среду – маркетингу и коммуникациям, четверг – партнерствам и разработке, пятницу – компании и культуре.
Это определенные действия или качества человека, которые понижают его эффективность.
Если человек не умеет говорить нет, этим начинают пользоваться недобросовестные коллеги. В результате такой сотрудник выполняет много чужой работы и у него не хватает времени на свои задачи.
Когда мы откладываем дела, они накапливаются и потом приходится разгребать множество задач. Такой мультитаскинг негативно сказывается на состоянии и продуктивности человека.
Медлительные сотрудники тормозят не только свою работу, но и эффективность всей команды.
В каждом коллективе есть сотрудник балагур, который любит поговорить, пошутить, рассказывает забавные истории и этим отвлекает других.
Agile-подходы активно применяются не только в IT-сфере, но и в других индустриях, например, в командах рекрутеров, маркетологов, HR-ов.
Помогает компаниям проектировать и создавать правильный продукт. Такой процесс управления очень полезен для IT-компаний. С его помощью можно анализировать и улучшать свой продукт на протяжении всего процесса разработки.
5 принципов Agile для HR:
1. Помогать сотрудникам быть вовлеченными, расти и чувствовать себя счастливым на рабочем месте.
2. Поощрять сотрудников, приветствовать изменения и адаптироваться к ним, когда это необходимо.
3. Помогать строить и поддерживать взаимодействие команд, которые сотрудничают друг с другом.
4. Стимулировать и поддерживать потенциал сотрудников.
5. Содействовать личностному росту сотрудников и поощрять его, чтобы задействовать их сильные стороны и таланты.
Представляет собой «подход структуры», когда в каждом проекте есть команда из специалистов, владельца продукта и scrum-мастера. Чем Scrum полезен для HR?
1. Улучшает коммуникацию между сотрудниками команд
2. Создание дружной и эффективной команды специалистов
3. Наглядность эффективности выполнения сотрудниками задач
Время работы в scrum-подходе делится на равные временные отрезки – спринты. Длительность спринтов может составлять 1-2 недели, месяц, день.
Состоит спринт из 4 этапов:
1. Планирование. Установка и определение приоритетов в бэклоге.
2. Выполнение. Работа команды над выполнением задач.
3. Релиз. Сотрудники команды предоставляют результаты своей работы.
4. Ретроспектива. Обсуждение проблем и результатов спринта для улучшения и оптимизации работы.
Визуальный подход к управлению проектами с помощью заметок на доске. В Kanban нет отдельных ролей, а этапы не зависят друг от друга. Задачи на доску можно добавлять в любое время и они могут оставаться аж до тех пор, пока команда не завершит их или не отменит.
В период пандемии и карантина вопрос о соблюдении баланса между личной жизнью и работой стал еще более острым, поскольку эти границы стали размываться.
В недавнем исследовании Oxford Academic смартфон был описан как «пустышка для взрослых», так как мы проводим в нем большую часть своего времени и даже дома не можем абстрагироваться от работы.
Компания RescueTime в 2019 году проанализировала 185 млн рабочего времени, а результаты оказались не совсем утешительными:
Эти данные показывают, что у большого количества людей границы меду работой и домом размыты, а это ведет к следующим последствиям.
Журнал «Work and Family» обнаружил, что женщины, партнеры которых работают по 50 и более часов в неделю, испытывают большой стресс. Из-за этого у них страдает общее настроение и состояние.
Работодателям же семейные конфликты обходятся в 24 миллиарда долларов в год.
40% людей используют компьютер в рабочих целях после 22:00. Это ухудшает качество сна и, как следствие, происходит снижение продуктивности, стресс и выгорание.
Очень много успешных людей предпочитают вставать рано утром, чтобы чувствовать себя лучше и больше успевать. Ранний подъем поможет в спокойной обстановке собраться на работу, позавтракать и насладиться утром.
Большое количество неоткрытых входящих писем тормозит нашу работу. Чтобы этого избежать, следует избавиться от хаоса в электронном почтовом ящике.
Успешный рабочий день начинается еще с вечера, поэтому очень важно заранее понимать, чем вы будете заниматься, во сколько вам нужно проснуться и какие задачи выполнить в первую очередь. Ловите несколько правил по подготовке и планированию рабочего дня 🙂
Накануне рабочего дня составьте план, где блоками опишите, что и в какой период времени вы будете делать. Например:
Составлять список можно в приложениях или же в блокноте.
Расставлять приоритеты по задачам можно с помощью матрицы Эйзенхауера. Она подразумевает деление дел на 4 категории:
Кроме того, она дает возможность понять какие дела вы можете делегировать, а какие вам нужно делать самостоятельно.
Мультитаскинг негативно влияет на продуктивность и эффективность работы сотрудника. Большое количество задач мешает концентрации, приводит к более частым ошибкам и эмоциональной нестабильности.
Как ни странно, но даже отдых стоит планировать, а не пускать на самотек. Очень важно четко понимать, что вы будете делать на выходных, в отпуске, после работы, во время обеденного перерыва. Это поможет вам хорошо отдохнуть и наполниться силами.
Если у вас есть задачи, которые может сделать за вас другой сотрудник и это входит в его должностные обязанности – делегируйте их. Помните, что даже самый организованный человек не может справиться со всеми задачами один.
При планировании встреч, важно придерживаться нескольких правил:
1. Заранее планируйте встречи и ставьте напоминание в календаре
2. Просчитывайте время на дорогу и подготовку к встрече, чтобы не опаздывать
3. Подводите итоги встречи в течение 24 часов после неё.
4. Подбирайте для встречи оптимальное время.
Суть метода в том, что день человека должен быть похожим на наконечник стрелы – много дел в начале и все меньше к концу. Таким образом, начинать неделю стоит с выполнения самых глобальных и важных дел, а остальные дни доделывать то, что осталось.
Метод заключается в том, чтобы сделать с утра дело, которое доставляет вам наименьшее удовольствие. Сделав неприятные задачи с утра, остальной день вы проведете выполняя то, что вам действительно нравится.
Так его назвали в честь небольшого кухонного таймера, сделанного в виде помидора. Суть метода заключается в установке тайминга на выполнение определенной задачи. К примеру, вы можете завести таймер на 30 минут и в это время заниматься только работой, ни на что не отвлекаясь.
Корпоративный тайм-менеджмент – важная составляющая успешности компании. От организованности сотрудников зависит их работа, результативность, что сказывается на бизнесе.
Приемы корпоративного тайм-менеджмента помогут лучше организовать работу сотрудников и избежать лишних потерь времени.
1. Предоставляйте сотрудникам четкие цели и задачи
Они должны быть понятными, соизмеримыми и с временным ограничением.
«Сделай эту задачу срочно»
Напиши статью за 2 дня
2. Научите сотрудников самостоятельно управлять своим временем
Задача работодателя – сделать из сотрудника не просто исполнителя, а самостоятельного специалиста, который может сам принимать решения. Проведите для сотрудников тренинг по тайм-менеджменту, предоставьте список литературы по этой теме, подскажите источники для ознакомления.
3. Внесите тайм-менеджмент в корпоративные стандарты или устав компании
Подробно опишите отношение к опозданиям, методику планирования рабочего дня, оптимальное время для взаимодействия с коллегами и т.д.
Но помните, что вам, как HR-менеджеру и вашему руководителю важно показывать сотрудникам правильный пример организованности и эффективности.
4. Go Digital: автоматизируйтесь, планируйте, успевайте
Подключите к работе какой-то task-менеджер или полноценную HRM-систему. Они дадут возможность планировать мероприятия, проводить опросы, следить за потраченным временем и его эффективностью.
Task-менеджеры дают возможность держать все рабочие процессы под контролем. Они помогают в систематизации процессов, планировании работы в календаре, диаграммах, отслеживании результатов и хранении информации.
Очень популярны такие таск-менеджеры как Jira, Trello, RescueTime, Todoist, Bitrix24. Подробнее о таск-менеджерах вы можете почитать в нашей статье: «Как task-менеджеры помогают HR-специалистам». В ней мы подробно описали все преимущества этих программ и насколько они могут помочь.
Task-менеджеры – отличный софт, но они все равно не могут автоматизировать всю рутину HR и рекрутеров. В этом может помочь полноценная HRM-система. В HRM-системе Hurma вы можете диджитализировать такие процессы:
Если вы пропустили этот вебинар и хотите попасть на следующие, следите за анонсами от Hurma 😉
И, традиционно, наш вебинар в записи:
Я даю своё согласие на обработку Персональных Данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Пользовательское соглашение
Вы подписаны!
Центр управленческого консалтинга «София»: образование для HR и рекрутеров
Как спланировать стратегию управления талантами и бизнесом после карантина
