Правила оформления приказа о принятии на работу

Оформление приказа о принятии на работу должно происходить по всем правилам, как и других официальных документов. В этой статье мы расскажем о том, как правильно оформлять приказ о принятии на работу нового сотрудника.

Каждый сотрудник отдела кадров знает о важности документального оформления, ведь грамотно составленные документы помогают не только подтвердить факт события, но и правильно отразить эту операцию в учете, отстоять свою позицию перед контролирующими органами, а также избежать негативных последствий. 

Как оформлять приказ о принятии на работу

Заключение трудового договора оформляется приказом о приеме работника на работу. Для оформления трудовых правоотношений работник подает заявление про принятие на работу с указанием даты принятия, должности, а также вида работы (основная, временная, по совместительству, сезонная). Вместе с заявлением сотрудник подает работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку, а в случаях, предусмотренных законодательством, – документ об образовании (квалификации, специальности), о состоянии здоровья и другие документы. 

На основании поданного работником заявления издается приказ о его приеме на работу. Нет обязательной формы, по которой нужно оформлять приказ, но все же существует Типовая форма П-1, утвержденная Приказом Статистики, которая является рекомендательной.

Этот приказ доводится до сведения работника под подпись. Должность, на которую принимается сотрудник, или предлагаемая работа (как для основных работников, так и совместителей), должна быть утверждена штатным расписанием предприятия. По соглашению сторон работнику может быть установлен испытательный срок с целью проверки соответствия работника должностным обязанностям. Такой срок не может превышать три месяца, а в отдельных случаях, по согласованию с профсоюзным органом, – 6 месяцев и должен быть зафиксирован в приказе. 

Нередко на практике приказ о приеме работника издается не в день приема, а в любой другой день после фактического допущения к работе. В связи с этим, возникают трудовые споры между работодателем и наемным работником. Чтобы избежать таких недоразумений и разногласий, связанных с фактической и юридической датой приема, настоятельно рекомендуем издавать все приказы о принятии на работу только в день фактического принятия работника, когда он допущен к выполнению своих функциональных обязанностей. 

Заключенный трудовой контракт является основанием для издания соответствующего приказа о приеме с даты, указанной в контракте. При этом в приказе следует зафиксировать, что работник принят на работу по контракту.

Обязательные реквизиты приказа

В поисках обязательных реквизитов приказа о принятии на работу обратимся к основополагающему в этой области документу – ДСТУ 4163-2003. Требования этого документа соблюдаются при составлении различных организационно-распорядительных документов, в частности, приказов. 

Обратите внимание, что вся официальная документация украинских компаний должна быть заполнена на украинском языке.

Исходя из требований этого документа, обязательными реквизитами любого приказа являются:

• Наименование предприятия, указывается в соответствии с учредительными документами компании.

• Название вида документа, в нашем случае – приказ.

• Дата составления, указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год (например, 08.04.2019). 

• Регистрационный индекс (номер) – это порядковый номер, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителе и тому подобное.

• Заголовок документа. Этот реквизит должен отвечать на вопрос: “О чем издается приказ?". Например, в нашем случае документ будет называться “Приказ о принятии на работу”.

• Текст приказа. Приказ должен содержать информацию, ради которой издавался. Информация должна быть подана кратко, грамотно, понятно, без повторов и употребления слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки. Приказ оформляют в виде сплошного сложного текста или разбивают на несколько пунктов, если части текста имеют разные смысловые нагрузки или приказ содержит несколько решений. В этом случае пункты нумеруют арабскими цифрами. Текст приказа может состоять из двух частей: описательной, то есть описания обстоятельств, послуживших причиной издания приказа, и распорядительной, содержащей собственно распоряжение о том, что надо сделать: “Назначить…”. Приказ может иметь приложения, тогда об этом необходимо в нем указать. А само приложение должно иметь соответствующие отметки со ссылкой на реквизиты приказа, например: “Приложение 1 к приказу от 25.04.19 г. № 33/к”.

• Подпись. Этот реквизит состоит из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, подписавшего приказ. Обычно на предприятиях право подписи приказов имеет генеральный директор. Также внутренними документами предприятия и должностными инструкциями может быть установлено право подписи приказов другими должностными лицами предприятия (например, заместителем директора, директором филиала и т. д.).

Кроме вышеназванных реквизитов для приказа о принятии на работу обязательными могут быть и другие реквизиты. В приказе обычно называют документы, на основании которых он подготовлен, – реквизит “Основание”. Как правило, перед подписанием приказы просматриваются соответствующими заинтересованными службами предприятия (например, финансовой службой, юридическим отделом и другие). В этом случае приказ должен предусматривать реквизит о просмотрах, например, с пометкой “Согласовано”, с указанием должности, инициалов и фамилий лиц.

Со многими приказами заинтересованные лица должны быть ознакомлены под подпись. Для таких случаев в приказе предусмотрен реквизит “С приказом ознакомлены” с указанием должностей, инициалов и фамилий лиц, знакомящихся с приказом, а также даты ознакомления.

Что указывать в тексте приказа про принятие на работу:

• Продолжительность трудовых отношений (постоянно, по совместительству, на время выполнения работы, на время отсутствия другого работника, на временные работы и т.д.)
• Должность (профессию), на которую принимают работника.
• Отдел (участок, бригаду), в котором он будет работать.
• Особенности трудоустройства (по переводу, в связи с избранием, с заключением договора о полной материальной ответственности).
• Продолжительность испытательного срока (если он устанавливается).
• Порядок оплаты труда (размер должностного оклада, ссылки на штатное расписание). 
• Ссылка на наличие первичных документов (справки, акты, служебные записки, заключенные договоры о материальной ответственности и т. п.), которые необходимы для трудоустройства на данную должность.

Пример приказа о принятии на работу в свободной форме

Зачем знать правила оформления кадровых документов

HR-менеджеры, как сотрудники отдела кадров, имеют широкий круг обязанностей, отвечая за оформление некоторой документации в том числе. Поэтому им очень важно знать правила оформления официальной документации.

В Украине правила оформления регулируются ДСТУ 4163-2003. Не обязательно тратить время на изучение всего свода правил, но узнать, как правильно составлять приказы о приеме на работу, увольнении, штатное расписание, карточку сотрудника просто необходимо.

Наша серия статей про официальную документацию призвана помочь менеджерам отдела кадров просто и быстро разобраться в тонкостях оформления каждого документа и избежать распространенных ошибок.