SaaS для HR: обзор типов HR-систем и логики их использования

По данным Secondtalent, 61 % компаний уже внедрили облачные SaaS-системы для управления персоналом, а рынок HR-SaaS продолжает стремительно расти. Сейчас его объем оценивается в 410-426 млрд долларов, и по прогнозам аналитиков может достичь 740-833 млрд долларов к 2030-2031 годам — отмечается в Mordorintelligence.

Такую динамику определяют практические потребности бизнеса: автоматизация рутинных HR-процессов, работа с данными в реальном времени, масштабирование без перестройки инфраструктуры и постепенное внедрение AI-инструментов в рекрутинг, адаптацию и аналитику.

Что такое SaaS HR

SaaS HR — это HR-система, которая работает как сервис в облаке: вы заходите в нее через браузер, оплачиваете подписку и пользуетесь функциями без установки и поддержки собственной инфраструктуры. Технические обновления, стабильность работы и обслуживание на стороне поставщика, а компания сосредотачивается на процессах и данных.

В зависимости от уровня системы, SaaS HR может закрывать различные HR-процессы: кадровый учет и структуру, рекрутинг и адаптацию, отпуска и отсутствия, управление целями и оценкой, базу знаний, payroll и аналитику.

Ключевое преимущество формата — доступ к актуальной информации в реальном времени и возможность масштабировать HR-процессы без перехода на другую платформу, когда команда растет. Это уменьшает зависимость от локальных серверов, сложных внедрений и ручного обслуживания системы внутри компании.

Типы HR SaaS-решений

Когда вы ищете SaaS для HR, вы на самом деле ищете не облако как таковое, а ответ на два практических вопроса:

• Какой уровень HR-автоматизации вам нужен (просто учет или управляемые процессы)?
• Будет ли это одна HR-платформа или несколько отдельных сервисов?

Здесь и возникает путаница с терминами. HRIS, HRMS, HCM — это не три разных программы, а скорее три уровня покрытия HR-функции. Рынок часто использует эти названия свободно, поэтому ориентироваться стоит не на ярлык, а на то, что именно система делает в вашей компании.

HRIS: система для учета и структурирования HR-данных

HRIS (Human Resources Information System) — это базовый уровень HR-автоматизации. Ее ключевая роль — централизовать данные о сотрудниках и зафиксировать кадровую реальность компании.

В HRIS хранится информация о работниках, их должностях, структуре команды, датах начала работы, изменениях условий, отпусках и отсутствиях. Она позволяет HR быстро получить ответ на вопросы «кто у нас работает», «в каком статусе», «в какой структуре».

Этот тип систем не управляет процессами, а фиксирует состояние. Именно поэтому HRIS часто используется как первый шаг после Excel или как кадровое ядро в компаниях, где рекрутинг или расчет зарплат закрыты другими инструментами.

Ключевое ограничение HRIS — она не всегда охватывает полный жизненный цикл сотрудника. В ней обычно отсутствуют инструменты для управления наймом, адаптацией, оценкой эффективности и стратегической аналитикой. Поэтому HRIS не решает проблемы управляемости HR-процессов, а только упорядочивает данные.

HRMS: операционная система управления персоналом

HRMS (Human Resource Management System) — это логическое расширение HRIS, в котором акцент смещается с учета на управление процессами. Если HRIS отвечает на вопрос «кто работает», то HRMS — «как с этими людьми работают».

В HRMS объединяются кадровые данные, рекрутинг, адаптация, работа с отпусками, внутренние HR-запросы, базовое управление эффективностью и аналитика. Это позволяет HR работать не с отдельными инструментами, а с единой логикой процессов, где каждый этап связан с данными.

Именно HRMS сегодня является самым распространенным форматом HR-систем для малого и среднего бизнеса и компаний в фазе роста. Она уменьшает ручную работу, снижает количество ошибок, создает прозрачность для менеджеров и дает руководству понятную картину того, что происходит с персоналом.

HCM: стратегический уровень HR-автоматизации

HCM (Human Capital Management) — это уровень, на котором HR-система используется не только для управления процессами, но и для планирования и развития человеческого капитала.

HCM охватывает все, что есть в HRMS, но добавляет инструменты для долгосрочного планирования: развитие талантов, обучение, прогнозирование рисков, сложную аналитику и работу с крупными организационными структурами.

Такие системы обычно используют крупные компании и международные бизнесы, где HR-решения напрямую влияют на финансовые и операционные показатели. Здесь важны не только процессы, но и их влияние на бизнес-результат.

При этом название HCM не является гарантией стратегической глубины. Рынок переполнен продуктами, которые называют себя HCM, но фактически остаются HRMS с дополнительными модулями. Поэтому оценивать стоит не термин, а реальный функционал и аналитические возможности системы.

SaaS для HR как одна платформа или как набор сервисов: где обычно возникает проблема

Вы строите HR-контур в одной системе или из нескольких отдельных сервисов под разные задачи?

Когда под каждую HR-задачу берут отдельный сервис, это достаточно логично на старте: что-то для найма, что-то для отпусков и оценки, а базу знаний можно и в табличках вести. В крупных компаниях это может работать, потому что там есть отдельные команды, которые обслуживают каждый процесс, плюс выделенные ресурсы на интеграцию и данные.

Но на самом деле, для большинства компаний такая схема быстро превращается в проблему управления, а не в гибкость:

1. Появляется фрагментация данных. Информация о сотруднике живет в нескольких системах, а любое изменение (должность, руководитель, статус, доступы) требует синхронизации. В результате HR тратит время не на работу с людьми, а на сверку и ручное исправление расхождений.
2. Растут скрытые расходы. Даже если каждый инструмент отдельно кажется недорогим, сумма складывается из подписок, интеграций, поддержки, обучения команды и т. д. Особенно болезненно это проявляется в аналитике: данные разбросаны, отчеты собираются вручную, управленческие решения опираются на неполную картину.
3. Увеличиваются риски безопасности и контроля доступа. Когда HR-данные проходят через сторонние сервисы, боты и интеграции, становится труднее управлять правами, аудитом действий и тем, где фактически хранится информация. Это прямые риски.

Именно поэтому на практике чаще выигрывает подход all-in-one.

Как может быть реализован all-in-one подход на примере SaaS для HR HURMA

В HURMA логика построена вокруг одного принципа: все HR-процессы работают в единой среде, без сторонних ботов, таблиц и ручного склеивания данных. Это означает, что изменение в одном процессе автоматически учитывается в других — без дублирования и потерь.

Рекрутинг (ATS)

Вся работа с кандидатами (вакансии, этапы, коммуникация, решения) собрана в одном контуре. После найма данные кандидата автоматически становятся частью core-HR без потери истории:

HR и структура компании

Единый профиль сотрудника с актуальными данными, ролью, руководителем, историей изменений и доступами. Изменения в статусе или структуре не нужно дублировать вручную — они подхватываются всеми связанными процессами.

Адаптация и база знаний

Онбординг строится как набор задач и материалов, привязанных к роли сотрудника. База знаний хранится в той же системе, поэтому новичок сразу получает доступ к политикам, инструкциям и ответам на типичные HR-вопросы.

Performance (OKR / 360)

Цели, оценки и обратная связь не живут отдельно от HR-данных. Performance-процессы привязаны к команде, ролям и структуре, что позволяет совместить операционную работу с развитием и оценкой эффективности.

Payroll и аналитика

Данные о сотрудниках, отсутствиях и изменениях используются напрямую для расчетов и отчетов. Аналитика строится автоматически на основе процессов, а не собирается вручную из нескольких инструментов.

Более того, HURMA очень просто и быстро внедряется даже в сложные и загруженные периоды + построена так, чтобы выдерживать эти моменты без проблем:

“Ребрендинг тривав дев’ять місяців і HURMA стала нашим надійним партнером у цьому процесі. Вся інформація про кандидатів, усі поточні справи зберігаються в одному місці. Навіть у найінтенсивніші періоди жодна інформація не була втрачена.”

Світлана Фасольняк, Recruiting Team Lead Anybusiness consult, в кейсе HURMA

Роль искусственного интеллекта в современных HR SaaS

Ценность ИИ в HR SaaS — в практической автоматизации там, где HR и рекрутинг тратят больше всего времени: на повторяющиеся операционные действия, обработку большого количества данных и первичную коммуникацию. Именно поэтому один из самых массовых сценариев — чат-боты и AI-ассистенты для поддержки сотрудников.

По данным Secondtalent, 52% HR-отделов используют чат-ботов для ответов на запросы сотрудников.

Наиболее частые сценарии использования AI в HR-системах — это:

• ускорение работы с кандидатами (анализ резюме, подсказки по релевантности, формирование коротких списков);
• автоматизация типовых коммуникаций и рутинных шагов в процессах;
• помощь с аналитикой (итоги, подсказки, быстрые объяснения по воронке найма или HR-метрикам).

Но ключевое требование к AI в HR — управляемость. HR работает с персональными данными, поэтому важно, чтобы было понятно: какие данные используются, где они хранятся, кто имеет доступ, как фиксируются действия и на чем основаны результаты.

Именно поэтому в HURMA акцент сделан на AI-автоматизации без потери контроля: автоматизация происходит внутри платформы, без выноса коммуникации в сторонние инструменты.

Например, AI Assistant — бот для онбординга, который работает на основе внутренней базы знаний компании (политики, правила, процессы) и отвечает сотрудникам на типичные вопросы типа «как оформить отпуск», «где найти документ», «как подать запрос». Это снимает повторяющуюся нагрузку с HR-команды в период роста и делает поддержку сотрудников стабильной даже тогда, когда количество обращений увеличивается.

Подведем итоги

Перед выбором HR SaaS стоит зафиксировать одну вещь: какую управленческую задачу вы решаете прямо сейчас — прозрачность, скорость, безопасность, аналитика или масштабирование. Когда этот ответ есть, становится очевидно, какой уровень платформы нужен и по каким критериям ее стоит оценивать — чтобы HR-система была опорой роста, а не еще одним источником хаоса.