Топ 10 ошибок при онбординге

Знаете ли вы, что 30% сотрудников увольняются в течение 45 дней с даты выхода на работу? Чтобы избежать этого, нужно правильно выстроить онбординг.

Исследование команды Bamboo HR показало, что причиной такого высокого процента схода с дистанции являются следующие факторы:

1. Смена отношения к выполняемой работе,
2. Расхождение мнений с прямым начальством,
3. Несоответствие условий работы ожиданиям
4. Недостаток обучения
5. Просто скучно
6. Нет ощущения нужности
7. Ощущение отторжения от команды
8. Не хватило навыков
9. Слишком сложно

При этом, 56% опрошенных сказали, что наличие ментора или человека, с которым сразу начали общаться и дружить, помогло быстрее войти в курс дел, влиться в команду и начать эффективно работать. Важность менторства для успеха онбординга нельзя недооценивать, что мы уже упоминали в предыдущих статьях.

В то же время, правильно проведенный онбординг на 69% увеличивает шанс удержать специалиста в команде как минимум на 3 года. Естественно, этот результат гораздо предпочтительнее. Чтобы этого добиться, нужно не допустить 10 главных ошибок.

1. Не начинайте планировать митинги с новым сотрудником только после его выхода. Вместо этого, заранее составленный список встреч покажет новому коллеге, как он важен для команды и как вы рады его приходу в компанию.
2. Не замалчивайте некоторых аспектов обязанностей. Абсолютно все роли и обязанности нового сотрудника должны быть записаны и озвучены во время онбординга, иначе вы рискуете тем, что какой-то важный процесс надолго останется без внимания, поскольку о нем “забыли уведомить”.
3. Не забывайте держать руку на пульсе онбординга. Назначьте короткие встречи 1:1 в каждый день периода онбординга и на регулярной основе после этого. Покажите новичку, что он всегда может рассчитывать на вашу помощь и поддержку.
4. Не игнорируйте важность приятелей. Нет ничего хуже, чем быть одиночкой в дружном коллективе. Хорошо бы кому-либо из коллег со сходными увлечениями как можно скорее подружиться с новым сотрудником, чтобы облегчить стресс адаптации к новому коллективу. Во многих западных компаниях есть HR-практика “onboarding buddies” — людей, помогающих новичкам адаптироваться.
5. Не делайте выход новичка простым рабочим днем. Мини-вечеринка в честь новичка, маленький подарок от команды или веселая активность поможет окрасить воспоминания о первом рабочем дне в вашей компании в позитивный тон, сделать их прочной основой для долгосрочного сотрудничества.
6. Не оставляйте новичка в неведении касательно предстоящих событий. Напишите понятный план предстоящих мероприятий и активностей, чтобы человек мог заранее подготовиться ко всем ступеням процесса онбординга.
7. Не оставляйте знакомство с ЛПР и коллегами на волю случая. Сложно сразу запомнить имена и должности всех людей в новой компании. Пройдитесь с новичком по отделам, представьте его/её всем, с кем человек будет с наибольшей вероятностью взаимодействовать в рабочей жизни, помогите наладить первые контакты с ключевыми фигурами в команде.
8. Не пытайтесь вложить онбординг в 8-часовой курс молодого бойца. Однодневный крэш-курс перегружает людей информацией и сильно утомляет. Давайте ключевые сведения по мере необходимости и предоставьте доступ к вспомогательным материалам, которые можно освоить в любое время.
9. Не оставляйте работу новичка на самотек. Помогайте ему/ей справляться с задачами, пока человек полностью не усвоит все рабочие процессы в компании.
10. Не забывайте о тимбилдингах. Участие в регулярных и приятных мероприятиях помогает гораздо быстрее влиться в коллектив. Празднование дней рождения, просмотр кино, настольные игры, просто пиво с пиццей по пятницам — всё это помогает всем членам команды быстрее найти общий язык.

Мы рассмотрели основные ошибки при онбординге. А как же провести этот процесс правильно?

Чек-лист для правильного онбординга

1. Заранее сообщите о точной дате и времени выхода на работу, удобном маршруте, ближайшей парковке, рекомендуемом дресс-коде.
2. Пообщайтесь с новичком о его хобби и биографии и упомяните основные пункты в Welcome email для всей компании, чтобы увеличить вероятность быстрее найти людей со схожими интересами и предпочтениями.
3. Заранее подготовьте рабочий компьютер со всем необходимым ПО, настройте доступы к принтеру, доступ к зарядкам для телефона и т.д.
4. Создайте новичку корпоративную почту и добавьте во все необходимые рассылки
5. Заведите учетные записи во всех важных инструментах и платформах, используемых в компании
6. Составьте список совещаний с участием новичка и постепенно вводите его в курс дел на регулярных совещаниях команды
7. Подготовьте расписание активностей на первую неделю и вышлите новичку
8. Запланируйте график необходимых тренингов
9. Проведите мини-праздник в обеденный перерыв, чтобы отметить первый рабочий день новичка и представить его команде
10. Составьте план первого рабочего назначения для новичка.

Идеальный первый рабочий день

Проведите новичку экскурсию по офису компании, покажите расположение туалетов, кухни, где стоят принтеры, где лежат запасы бумаги, салфетки и прочие расходные материалы, где лежит аптечка первой помощи, где находятся курилки.

Кроме того, полезно сделать следующее:

1. Проверить с бухгалтерией и HR-отделом наличие всего необходимого пакета документов
2. Разослать оповещение о выходе нового сотрудника во все команды, в которых он будет работать, с кратким описанием его интересов и биографии
3. Познакомить сотрудников с новичком и представить ему ключевых лиц в компании
4. Обучить новичка работе с вашими системами для видеоконференций, подключению проекторов, заказу митинг-рума для встреч и совещаний в вашей корпоративной системе. Также полезно описать процедуру доступа к ресурсам корпоративной сети — общим дискам и папкам, и т.д., если таковые имеются
5. Познакомить новичка с ИТ командой и показать, как подать заявку на обслуживание сисадминам
6. Устроить небольшую вечеринку, чтобы отпраздновать этот день
7. Порекомендовать близлежащие рестораны и кафе, если нет практики корпоративных обедов с доставкой в офис
8. Взять новичка на ланч с ключевыми игроками вашей команды и обсудить общую стратегию его предстоящей работы
9. Объяснить процесс регулярных пересчетов оклада, performance review и работы по OKR, если это внедрено в вашей компании
10. Дать новичку четкий план задач, который он/она должны выполнить за время испытательного периода и помочь приступить к первой задаче.

Почему важно в первые же дни поставить первую боевую задачу? Потому что человек начнет заниматься тем, для чего его нанимали и тем, что он хочет делать. Это поможет быстрее втянуться в работу и показать себя с наилучшей стороны.

Древняя китайская пословица гласит: “Расскажи мне — я забуду; покажи мне — я запомню; дай мне сделать — я пойму”. Мудрость этого утверждения неоспорима, и статистические данные его еще раз подтверждают.

Краткие выводы о топ 10 ошибках при онбординге

Как видите, большинство ошибок при онбординге можно легко избежать, а чек-лист правильного онбординга совсем несложен. Но разница между стандартной ситуацией, когда новый сотрудник должен все узнать сам, и продуманной стратегией адаптации — колоссальна. Ведь именно по причине топ 10 ошибок при онбординге каждый третий сотрудник увольняется в конце испытательного срока.

Система HR и рекрутинга Hurma позволяет автоматизировать множество аспектов онбординга, помогая и HR-специалистам и новым сотрудникам оптимально выстроить взаимодействие и скорее начать приносить пользу компании. Если у вас есть вопросы по построению правильного процесса онбординга — мы будем рады ответить на них!