Подписывайтесь на рассылку статей для HR и рекрутеров! Будьте в тренде с Hurma ;)
Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача
Каждый HR-специалист сталкивается с вопросами правильности заполнения документов. Особенно, если это касается юридических аспектов ведения документации, таких как смена фамилии сотрудника.
В каких же случаях меняют фамилию, как выглядит список необходимых документов для этой процедуры и нужно ли менять трудовую книжку? Команда Hurma System нашла ответы на эти и другие популярные вопросы от HR и сотрудников.
Сменить фамилию в Украине имеет возможность каждый гражданин, возрастом от 16 лет. Какие могут быть причины:
Изменить фамилию можно в отделении регистрации актов гражданского состояния по месту прописки, предоставив такой список необходимых документов:
Если у вас есть такие документы, их также нужно предоставить:
Максимальный срок по принятию решения государственным органом составляет 12 недель. Срок может быть продлен до 24 недель (6 месяцев) или вы получите отказ, если в процессе будут обнаружены нарушения, такие как подача фальшивых документов, нахождение под следствием или в международном розыске, а также непогашенный срок судимости.
Во всех остальных случаях решение скорее будет положительным и вы можете в течение 3-х месяцев забрать справку.
Обязательно ли менять паспорт, ИНН, загранпаспорт при смене фамилии после свадьбы и что для этого необходимо? Давайте разбираться.
В любом случае изменения фамилии необходимо сменить паспорт. Это является обязательной процедурой в Украине. И хотя на первый взгляд кажется, что смена фамилии это долгое и утомительное занятие, на сегодня законодательно регламентирован порядок процедуры, список документов и сроки их подачи.
Перечень необходимых документов для замены паспорта
Срок изменения фамилии после замужества составляет 1 месяц с даты заключения брака. Граждане Украины должны уложиться в этот срок, в другом случае, согласно ст. 197 Кодекса об административных правонарушениях, им грозит административный штраф от одного до трех необлагаемых минимумов доходов граждан. Также с недействительным паспортом они не могут осуществлять юридические операции: заключать договора, совершать банковские операции, оформлять доверенность и т.д.
Срок выдачи: от 1 до 4 недель.
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) не меняется на протяжении жизни, он присваивается человеку раз и навсегда. Поэтому, при смене фамилии выдается ИНН с новой фамилией и старым номером. Порядок подачи документов мало чем отличается от замены паспорта:
Неподача заявления о смене документа влечет за собой административный штраф. Пока документ заменяют, при необходимости вы можете предоставить старый ИНН и документ, который подтверждает смену фамилии.
Срок выдачи: 2-3 недели.
Изменять фамилию в загранпаспорте, в соответствии с действующим законодательством, также необходимо, поскольку загранпаспорт является удостоверением личности украинца за рубежом. Это означает, что изменения личных данных обязывают гражданина Украины сменить паспорт для выезда за рубеж.
Заменить загранпаспорт после вступления в брак необходимо в течение 1 месяца. Если эти сроки будут нарушены, Государственная миграционная служба признает старый загранпаспорт недействительным.
Срок выдачи загранпаспорта: до 1 месяца
Обязательными документами, которые нужно обновить после смены фамилии, являются:
В Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников сказано, что изменять записи в трудовых книжках, такие как ФИО или дата рождения может собственник или работник отдела кадров по месту работы. Если владелец сменил личные данные, то нужно внести следующие изменения:
1. На титульном листе трудовой книжки необходимо зачеркнуть прежнюю фамилию работника одной чертой и записать рядом новую фамилию. Старая запись должна быть хорошо читабельна, поэтому штриховать ее, стирать или заклеивать нельзя.
2. На внутренней стороне обложки обычно ссылаются на документ, свидетельствующий о смене фамилии, с упоминанием органа, который его выдал и дату выдачи. Ссылка заверяется подписью руководителя или работника отдела кадров, также ставится печать.
Трудовая книжка работника может быть дополнена вкладышем. В этом случае фамилию следует также сменить на титульном листе вкладыша.
Помимо трудовой книжки, фамилию нужно изменить во всех документах, которые содержат персональные данные работника. Для этого ему необходимо написать заявление и прикрепить копии документов, удостоверяющих смену фамилии (справку о смене фамилии, свидетельство о браке или разводе).
Пример заявления о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников:
Прошу изменить в документах предприятия, содержащие персональные данные работников, мою фамилию «Иванова» на «Васильева» в связи с регистрацией брака.
К заявлению прилагаю:
1. Свидетельство о браке; серия; №; орган, который выдал; дата выдачи (копия).
2. Паспорт №; орган, который выдал; дата выдачи (копия).
3. Регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (копия).
В свою очередь, приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников, не имеет типовой формы. Поэтому составлять его необходимо согласно с общими правилами оформления документов.
Пример приказа о смене фамилии сотрудника:
Приказ
«О внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников»
Изменить фамилию Ивановой Анны Сергеевны, специалиста отдела маркетинга и рекламы, на фамилию Васильева в документах, содержащих персональные данные работников предприятия, в связи с регистрацией брака.
Основание:
1. Заявление Ивановой А.С. от 01.09.2023.
2. Свидетельство о браке; серия; №; орган, который выдал; дата выдачи (копия).
3. Паспорт №; орган, который выдал; дата выдачи (копия).
4. Регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (копия).
В наше время, профессия HR подразумевает обязанности, выходящие за рамки работы кадровика. Но наравне с функциями фасилитатора, ментора и мотиватора сотрудников, HR часто должен заниматься работой с документами. Поэтому, специалистам по персоналу необходимо понимать, как правильно заполняется та или иная документация.
В любом случае знать, как сменить фамилию в документах, если ваши сотрудники выходят замуж, разводятся или меняют фамилию по другим причинам, необходимо. Тогда делопроизводство в вашей компании всегда будет четко организовано, а вы сможете подсказать сотрудникам, как правильно и быстро решить все бюрократические вопросы, связанные с изменением фамилии.
Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача