Как правильно оформить рекомендательное письмо: практический гид для HR и руководителей

В профессиональной карьере бывают моменты, когда именно слово бывшего работодателя становится решающим. Рекомендательное письмо подтверждает опыт, демонстрирует сильные стороны работника и усиливает его позиции на рынке труда. Для компании же — это знак уважения к команде и показатель зрелости HR-процессов.

Для чего нужно рекомендательное письмо

Рекомендательное письмо выполняет функцию своеобразного «моста доверия» между работодателями:

• для работника — это поддержка на новом этапе, инструмент для поиска работы, участия в программах или стипендиях.
• для компании — показатель сильной корпоративной культуры и доказательство того, что она ценит своих специалистов даже после завершения сотрудничества.

Когда и зачем компании выдают рекомендательное письмо с места работы

Есть несколько ситуаций, когда рекомендательное письмо становится уместным и полезным:

1. По просьбе работника после увольнения. Это помощь в дальнейшем карьерном развитии.
2. По инициативе компании. Как проявление благодарности за достижения и вклад в развитие бизнеса.
3. Во время внутренних или внешних переходов. Например, если сотрудник переходит в партнерскую компанию.
4. Для формирования HR-бренда. Регулярная практика выдачи рекомендательных писем показывает открытость и человечность бизнеса.

В каждом случае это часть кадровой стратегии.

Кто должен писать рекомендательные письма

Важное значение имеет не только содержание, но и авторство документа:

1. Непосредственный руководитель. Лучший вариант для большинства случаев. Он может привести конкретные примеры достижений.
2. HR-директор или HRBP. В крупных компаниях часто отвечают за формализованные версии писем для архивов или внешних мероприятий.
3. CEO или топ-менеджмент. Используется редко, но имеет особое значение для ключевых позиций.

Ключевое правило: рекомендательное письмо сотруднику должен подписывать тот, кто действительно может подтвердить приведенные факты.

Что входит в рекомендательное письмо

Чтобы документ был полезным и выглядел профессионально, он должен включать следующие блоки:

• данные компании и дату составления;
• ФИО сотрудника, должность и период работы;
• описание основных обязанностей и результатов;
• примеры достижений (цифры, KPI, реализованные проекты);
• краткое описание личных качеств;
• завершающую часть с четкой рекомендацией;
• подпись и контакты автора.

Именно такая структура делает документ удобным для восприятия и позволяет быстро оценить профессиональный уровень кандидата.

Как написать рекомендательное письмо: тон и стиль

Рекомендательное письмо должно иметь профессиональный тон, но в то же время оставаться понятным и человечным. Чрезмерно шаблонные формулировки типа «работал ответственно» не несут ценности. Важны конкретные результаты, которые можно проверить.

Письмо с четкими примерами достижений повышает шансы кандидата на положительный результат. Поэтому стоит формулировать мысли так:

• «Ирина разработала новую программу адаптации, которая снизила текучесть персонала в первые 3 месяца на 25%».
• «Андрей возглавил проект по оптимизации рекрутинга, благодаря чему время закрытия вакансий сократилось с 45 до 25 дней».

Сочетание официальности и конкретики делает документ убедительным, а для HR или руководителя — еще и действенным инструментом поддержки профессиональной репутации сотрудника.

Юридические аспекты: что писать в рекомендательном письме, а чего избегать

Рекомендательное письмо — это юридически нейтральный, но потенциально рискованный документ. Чтобы избежать неприятностей и сохранить репутацию компании, важно соблюдать простые, но действенные правила.

Работайте только с проверенными, достоверными данными

Все утверждения в письме должны быть подтверждены фактами или личным опытом автора. Избегайте гипотез или предположений без доказательств — например, «она, видимо, справлялась хорошо» или «мне кажется, что он мог бы вести проекты».

Не используйте официальное название, титул или корпоративные бланки без разрешения

Если вы пишете рекомендательное письмо как частное лицо, не стоит использовать официальный бланк компании или публичную должность автора без предварительного согласования. В некоторых организациях существуют этические нормы, ограничивающие такую практику, поскольку это может выглядеть как неправомерное использование должностной информации.

Избегайте дискриминационных формулировок

Не упоминайте в письме характеристики, которые могут быть истолкованы как дискриминационные (возраст, пол, религия, этническое происхождение и т. д.), или включать связанные с ними оценки. Лучший способ обезопасить компанию — сосредоточиться исключительно на профессиональных компетенциях, коммуникационных способностях, проектных результатах.

Не включать конфиденциальную информацию или коммерческую тайну

Любые данные, которые могут составлять коммерческую или корпоративную тайну, должны быть тщательно проверены или исключены. Например, не стоит писать, что «он привлек стратегических клиентов, благодаря чему была увеличена рентабельность сделок на 40%», если эти данные являются внутренней информацией компании или не согласованы руководством.

Всегда согласовывайте текст с сотрудником

Чтобы избежать конфликтов и недоразумений, лучшая практика — поделиться черновиком письма с бывшим сотрудником и попросить обратную связь:

• не содержатся ли формулировки, которые могут быть восприняты как оскорбительные или неверные,
• не нарушены ли какие-либо договоренности о конфиденциальности.

Этот подход помогает сохранить доверие и демонстрирует уважение к человеку, которому вы пишете рекомендацию.

Рекомендательное письмо: образец

Пример рекомендательного письма образец, который можно адаптировать под собственные нужды:

Рекомендательное письмо

Настоящим письмом подтверждаем, что Доценко София Сергеевна работала в компании «Х» в должности менеджера по персоналу с марта 20__ года по август 20__ года.

За время работы София продемонстрировала высокий уровень профессионализма, ответственность и аналитические способности:

• разработала и внедрила новую систему онбординга, которая сократила текучесть персонала в первые 3 месяца на 25%;
• запустила ежегодный опрос eNPS, после чего уровень лояльности внутри компании повысился до 85%;
• внедрила HRM-систему и сократила время на расчет заработной платы в три раза.

Мы рекомендуем Софию для дальнейшей работы в сфере HR и уверены, что ее опыт и компетенции будут полезны для любой компании.

С уважением,

ФИО, должность

Контактный телефон, email

Выводы

Используйте приведенный образец в качестве основы, избегайте типичных ошибок и не забывайте: HRM-системы типа HURMA помогают хранить данные о сотрудниках, упрощая создание документов, включая рекомендательные письма.

Закажите демо HURMA и убедитесь, как легко можно автоматизировать кадровые процессы, включая подготовку рекомендаций.