Почему пора перестать вести базу кандидатов в Excel и перейти на ATS

Елена Леонова

Редактор Hurma Blog

  • 12 мин
  • 3384
  • 0

Долгое время электронные таблицы, в основном Microsoft Excel, были стандартом управления данными в компании. Поэтому рекрутеры начали отказываться от бумажных резюме и использовать таблицы для ежедневных задач по подбору персонала.

Сегодня использование Excel для рекрутинга – это устаревшее решение. К сожалению, очень многие компании все еще работают в нем, хотя появились десятки специальных программ, которые значительно упрощают работу специалистам по подбору персонала.

В этой статье мы поговорим о том, почему в 2019 давно стоит изменить способ ведения базы кандидатов и переходить с Excel на ATS.

Эволюция баз данных в рекрутинге

Таблицы Excel – это фантастический инструмент. Excel был первым вариантом полноценной системы управления набором персонала, поскольку хорошо соответствовал основным потребностям рекрутеров. Но сегодня смело можно сказать, что этот инструмент становится недостаточно функциональным. В какой-то момент этот тип ведения базы резюме кандидатов стал создавать больше проблем, чем преимуществ, и оказался недостаточно надежным.

Но почему некоторые организации продолжают использовать Excel для набора персонала?

  • Причина, по которой Excel широко используется при наборе персонала, понятна: это знакомый и хорошо известный инструмент. Проблема возникает, когда организация начинает расти, и риск ошибок, зависящих от человеческого фактора, возрастает в геометрической прогрессии.
  • Есть еще один фактор, который следует учитывать: после глобального экономического кризиса мир бизнеса сильно изменился, а вместе с ним и рекрутинг. Текущее положение заставляет работать быстрее и эффективнее. А кому так нужна максимальная эффективность, как ни рекрутеру?
  • Экономический кризис сократил миллионы рабочих мест, вынуждая компании решать больше задач с меньшим количеством людей и экономических ресурсов. HR и рекрутерам необходимо добиваться выдающихся результатов с минимумом ресурсов.
  • Excel стал базой данных кандидатов на работу еще и потому, что установлен по умолчанию на большинстве бизнес-компьютеров. А также потому, что многие знают как им пользоваться и в нем удобно структурировать большие объемы данных.

5 причин отказаться от Excel уже сегодня

Вот пять основных причин, почему Excel больше не является стандартом и не может удовлетворить потребности современного рекрутера.

Потеря времени

Когда в компании работает более десяти сотрудников, одновременно открыты несколько офисов и несколько вакансий, отслеживание и анализ данных из нескольких источников (например, резюме из разных агрегаторов вакансий) выходит за рамки управления Excel.

Проблема становится еще более острой при поиске профиля кандидата между несколькими электронными таблицами Excel, несколькими вкладками и десятками электронных писем. Слишком часто кандидата невозможно найти, или затраченное время определенно превышает все допустимые рамки.

Рекрутеры тратят большую часть своего времени на рутинную работу вместо того, чтобы сосредоточиться на действительно важных вещах.

Ошибки

Работа с Excel – это всегда человеческий фактор и большинство рекрутеров рано или поздно ошибаются. Ошибки могут оказать огромное влияние на компанию, учитывая то, что решения по найму принимаются на основе данных таблиц.

Важно, чтобы информация о нанятых людях была достоверной, иначе она неэффективна и даже может быть причиной финансовых потерь. Неточность данных может привести к ошибкам и повышению затрат на рекрутинг.

Неэффективная отчетность

Создание отчетов из таблиц Excel может занять много времени: часто часы, а в худшем случае – целые дни. Даже если вы решите потратить время на создание отчета из Excel, зачастую сложно выйти за рамки базового анализа, не будучи гуру таблиц, особенно если вам нужно создать отчет за короткое время.

Безопасность

Отдел кадров обрабатывает большое количество конфиденциальных данных. Таблица Excel не обеспечивает приемлемый уровень безопасности, поскольку объединяет слишком много конфиденциальных данных в одном месте, и эти данные можно скопировать за считанные секунды. Но риск на самом деле еще больше: бумажные отчеты или резюме в цифровых файлах, хранящихся в одном месте, могут быть уничтожены при непредвиденных обстоятельствах и все труды будут напрасны.

Отсутствие стандарта

В сфере рекрутинга не существует стандартов для создания, организации и анализа данных в Excel. Каждый рекрутер по-разному оформляет таблицы, используя совершенно разные формулы, таблицы и файлы.

Общая координация команды рекрутинга, использующей Excel, может стать очень сложной, даже если электронные таблицы хорошо организованы. Не говоря уже о ситуациях, когда менеджер по персоналу, который разработал всю систему, уходит из компании. Новому специалисту может потребоваться много времени для декодирования всех данных и начала работы.

Сколько стоит использование Excel для набора персонала

Использование Excel для набора персонала может тратить драгоценное время, съедать деньги и возможности. Кроме того, потеря конфиденциальных данных может стоить вашей компании огромные суммы. Если вы относитесь к тем рекрутерам, которые испытывают трудности при организации работы с помощью Excel, то вам следует знать, что есть решение, которое поможет лучше управлять своими задачами.

ATS или Applicant Tracking System (система отслеживания кандидатов) – это программное обеспечение для набора персонала, которое специализируется на полном управлении процессом найма: от публикации вакансии до просмотра резюме и выбора окончательного кандидата.

Использование специального софта для найма позволяет компаниям существенно экономить на рекрутинге без потери качества. С ATS можно сократить административные расходы, сосредоточиться на действиях, которые приносят реальную выгоду и как можно быстрее выбрать лучшего кандидата.

Какую ATS выбрать

Для бизнеса характерно использование специального программного обеспечения для отдела продаж, внутреннего сотрудничества и маркетинга, но отдел подбора персонала все еще управляет своими ежедневными операциями с помощью Excel. Сегодня на рынке много систем, которые помогают HR-менеджерам и рекрутерам быстрее и эффективнее выполнять свои задачи. Но когда дело доходит до выбора многие компании теряются и не знают, с какой системой лучше работать.

Популярные ATS:

  • SmartRecruiters – это программное обеспечение для отслеживания кандидатов, позволяющее оптимизировать процесс приема на работу: от отслеживания, проверки и оценки кандидатов до совместной работы.
  • Zoho Recruit – это софт для рекрутинга и система отслеживания кандидатов, которая помогает оптимизировать процесс найма.
  • Jobvite – платформа для рекрутинга, которая ускоряет процесс набора с помощью простых в использовании функций.
  • Greenhouse – платформа, на которой собран весь функционал необходимый для быстрого и эффективного найма.
  • RecruiterBox – объединяет онлайн-инструменты для отслеживания кандидатов и беспроблемного найма

Все эти современные системы, безусловно, функциональны и полезны. Но они плохо адаптированы под наш рынок (у многих нет русского или украинского интерфейса) и из-за этого некоторые функции сложно использовать полноценно. К тому же, цена большинства продуктов достаточно высока и не все компании могут их себе позволить.

Hurma System объединяет в себе HRM и ATS возможности:

  • База вакансий и кандидатов
  • Публикация вакансий на сайте компании
  • Импорт резюме
  • Статус кандидатов
  • Назначение встреч и собеседований
  • Внутренняя статистика
  • Управление отпуском и больничным

Эти и ряд других возможностей реализованы в одной системе, которая позволяет оптимизировать все рекрутинговые и HR-процессы. Система оптимизирована под наш рынок и, по сравнению с другими ATS, стоит дешево.

Почему пора использовать ATS

Экономия времени

Больше не нужно вручную вводить данные в электронные таблицы. С помощью ATS все данные кандидатов автоматически импортируются в программную платформу, что экономит драгоценное время.

Эффективность

ATS позволяет легко управлять и отслеживать кандидатов, сохраняя данные и делая их доступными для просмотра всеми членами команды. Кроме того, ATS может стандартизировать не только все данные кандидатов, но и сам процесс набора персонала, что позволяет рекрутерам оптимизировать цикл приема на работу, находить лучших кандидатов и принимать правильные решения о найме.

Аналитика

Отчеты позволяют отслеживать ключевые показатели набора персонала и предоставляют полезную информацию для лучшего управления процессом набора персонала. Использование отчетов для оценки эффективности набора персонала позволяет легко определить на что уходят ресурсы компании, и оптимизировать затраты на найм.

Улучшение опыта кандидатов

Большинство компаний считают, что рынок все больше ориентирован на кандидатов, а это означает, что опыт кандидатов, является важной частью процесса найма. Предоставление более современного, организованного и привлекательного процесса набора персонала повысит ценность не только вашей компании, но и ваших кандидатов. Помимо этого, использование ATS в рекрутинге помогает усилить бренд работодателя.

Рекрутинг должен быть эффективным

В битве за таланты компаниям необходимо использовать все ресурсы для того, чтобы оптимизировать рекрутинг и сделать его более эффективным. Ведение базы в Excel раньше было хорошим решением, но сегодня этот подход устарел. Рекрутингу нужны новые решения, и это – ATS.

Оптимизация процессов, автоматическая работа с базой кандидатов на вакансии, доступ для всех членов команды – это просто, безопасно и эффективно.

    5 ошибок при найме, которые убьют ваш стартап
    Решение о найме в стартапе – это всегда серьезный шаг. Когда в вашей команде всего несколько человек, каждый имеет решающее значение. И вы просто не можете себе позволить совершать ошибки ...
    Как написать деловое письмо
    С написанием деловых писем приходится сталкиваться специалистам многих профессий. Для HR-менеджеров и рекрутеров умение писать деловые письма особенно важно, ведь это часть их основных обязанностей. Деловые письма все разные и ...