Как написать холодное письмо, которое растопит лед между вами и кандидатом

По данным LinkedIn, 70% кандидатов относятся к пассивным и только 30% находятся в поиске работы. Это значительно усложняет рекрутеру жизнь, поскольку ему нужно уметь не просто найти кандидата, а заинтересовать его вакансией. 

Для коммуникации с пассивными кандидатами используются холодные письма. Что это, как правильно создавать холодные письма, чтобы вам ответили и как построить цепочку писем для успешной коммуникации – в новом материале от команды Hurma. 

Холодные письма: чем отличаются от горячих и какие бывают

Рекрутинг – это маркетинг, только вместо какого-то товара мы продаем свою вакансию. Если в продажах есть холодные, теплые и горячие звонки, то в рекрутинге – холодные и горячие письма.

Главное отличие холодного письма от горячего – это то, что горячие письма мы отправляем кандидатам, которые уже откликнулись на вакансию и заинтересованы в сотрудничестве. Холодное письмо же отправляется кандидату, который или не ищет работу, или ищет, но в отправляемой вакансии не заинтересован. Эта ситуация сложнее, поскольку в сотрудничестве заинтересована сначала только одна сторона – компания, а значит вакансию придется продавать. 

Основная задача холодного письма – привлечь внимание кандидата, расположить его к себе и добиться положительного отклика. 

Виды холодных писем

Есть два типа холодных писем – персонализированные и не персонализированные. 

• Персонализированные письма

Их писать сложнее, поскольку нужно изучить информацию о кандидате в его социальных сетях, посмотреть проекты над которыми он работал, узнать о его достижениях и сопоставить эти данные с вашей вакансией. Зачем все это? Затем, что на персонализированные письма кандидаты реагируют лучше и с большей вероятностью вам ответят. 

В Evergage проводили исследование в котором спрашивали маркетологов, согласны ли они с тем, что персонализация помогает улучшить отношения с клиентом и 96% согласились. 

Также и в рекрутинге. Персонализированные письма не похожи на спам, повышают конверсию и лояльность кандидата. 

• Не персонализированные письма 

Написание персонализированного письма занимает много времени, которое рекрутер не всегда может выделить. Не персонализированные, шаблонные письма – отличный вариант для поиска кандидатов на массовые и Junior-вакансии. 

Алгоритм создания холодного письма

Только 20-25% кандидатов отвечают на предложения рекрутеров. Генеральный директор SocialTalent, Джонатан Кэмпбелл сказал, что приложив немного усилий, вы можете повысить процент отклика по электронной почте пассивного кандидата до 65%.

Как это сделать?

1. Отберите подходящих кандидатов

От того, кому вы отправляете письма зависит успех набора персонала. Писать всем, кому можете – не лучшая идея, поскольку это неэффективно и прямая дорога в спам. 

Если у вас есть время, лучше всего самостоятельно составлять списки потенциальных кандидатов через LinkedIn или GitHub. Когда вы составляете список кандидатов, найдите что-то общее между вами. Возможно, вы читаете один и тот же паблик или лайкаете похожие публикации. Даже не большие общие интересы с кандидатом увеличат шанс того, что ваше письмо не затеряется в почтовом ящике. 

2. Позаботьтесь о структуре и содержании письма

При составлении сообщения обращайте внимание на 5 ключевых факторов:

• Имя отправителя

Люди общаются с людьми. Кандидаты с большей вероятностью откроют ваше письмо, если вы представитесь своим именем, а не названием компании.  

• Тема

Оптимальный вариант, когда тема состоит из 2-6 слов, например, «Вакансия QA Engineer». К тому же большинство кандидатов проверяют почту со смартфона, где длинные темы обрезаются.

• Ясность

Не пишите длинные письма с большим описанием кто вы и, что ваша компания несомненный лидер в области цифровых технологий. Уделите описанию компании одно предложение и коротко опишите, кого вы ищите и зачем. Кроме того, не лишним будет упомянуть вилку заработной платы и задачи, которые надо будет выполнять на работе.

• Персонализация 

Обращайтесь к кандидату по имени и указывайте город, в который требуются специалисты. Это влияет на открываемость писем и обеспечивает положительный результат. 

• Спамность

Не стоит писать в теме письма стоп-слова, по типу «зарабатывайте миллионы», «невероятная возможность для карьерного роста» и т.д. О том, как не попасть в спам, вы можете подробнее прочитать в нашей статье.

• Призыв к действию 

В письме очень важно побудить человека к действию. Нужно рассказать, что делать, если его заинтересовала ваша вакансия, оставить контакты для связи.

Например: «Хотелось бы обсудить подробности сотрудничества в телефонном разговоре или при личной встречи. Дайте знать, если вас заинтересовала наша вакансия».

3. Уделяйте внимание на обращение к человеку

При обращении к человеку, важно понимать, к какому поколению он относится. Если ваше письмо для представителя поколения X, разумно обращаться к нему: «Здравствуйте, Анатолий Степанович». Если же вы ищите кандидатов поколения Y или Z, можно обращаться с меньшим официозом: «Добрый день, Сергей». 

4. Вычитывайте письмо перед отправкой

Очень важно, чтобы текст был без грамматических ошибок, воды, штампов и канцеляризмов. Проверить текст на лишние слова, можно в сервисе Главред для проверки орфографии есть расширение LanguageTool. 

Пример холодного письма

Добрый день, (имя кандидата)!

Меня зовут (имя) я представляю компанию (название компании), мы занимаемся (род деятельности).

Наша компания ищет (название должности) для работы в (название города). Мы ищем специалиста, который усилит команду, предложит новые решения и сгенерирует новые идеи.

Просмотрев ваш профиль, я увидел(а), что вы работали на (позиция кандидата) в компании (название). Ваш опыт и навыки в выполнении задач (перечень задач) полностью релевантен задачам нашей команды на должности (название). Предлагаю Вам рассмотреть нашу вакансию (ссылка на вакансию), заработная плата (примерная вилка).

Я был(а) бы рад(а) пообщаться с вами лично, ответить на ваши вопросы и детальнее рассказать о нашей вакансии. Если вас заинтересовало предложение, дайте мне знать. 

До связи и хорошего вам дня!

(ваше имя)

(телефон)

(e-mail)

Всего доброго! (ваше имя и название компании)

Цепочка холодных писем

Этот метод применяется в маркетинге. Он подразумевает рассылку сообщений пользователям, в зависимости от их поведения. По сути, этот метод можно использовать в любой сфере бизнеса, чтобы продвигать свой продукт. Рекрутинг не исключение.

Предложение

Первое сообщение в цепочке холодных писем – это само предложение о работе. Поэтому важно составить его правильно, придерживаясь правил из алгоритма выше. Обязательно укажите тему, обратитесь к человеку по имени, расскажите как вы его нашли и почему он вас заинтересовал, расскажите про компанию, вакансию и задачи.

В сообщении с предложением можете сделать призыв к действию, но без лишней настойчивости, чтобы кандидат не ощутил давления.

Если вы не получили ответ 

Следует отправить второе письмо, в котором вы напомните о себе. Представьтесь, скажите, что вы уже отправляли письмо с предложением и продублируйте информацию из первого сообщения. Важно! Не стоит упрекать кандидата в том, что он вам не ответил, даже если его не заинтересовало ваше предложение, такой подход повлияет на его восприятие еще сильнее. 

Если вы получили отрицательный ответ

Конечно, получать отказы не очень приятно, но это лучше, чем писать письма в одну сторону и не получать никаких ответов. В таком случае, нужно поблагодарить кандидата за внимание, которое он вам уделил, договориться поддерживать общение и обозначить, что вам будет приятно посотрудничать с ним в будущем.

Кроме того, можно ненавязчиво попросить у кандидата рекомендации специалистов, которые бы могли подойти для вашей позиции и прикрепить еще раз ссылку на вакансию. 

Если кандидат проявил интерес

Дайте знать кандидату, что вы действительно рады положительному ответу и предложите несколько вариантов для связи, чтобы он мог выбрать. Таким образом вы сфокусируете его внимание на одном действии и далее продолжите общение касательно предложения. 

А в ответ тишина...

Бывают ситуации, когда кандидаты вообще не отвечают. Это грустно, но даже из такой ситуации можно извлечь для себя выгоду. Напишите письмо, в котором постарайтесь узнать, почему кандидат вам не отвечает. Можете указать несколько вариантов ответов и предложить человеку выбрать один из них. Например:

• моё текущее место работы меня полностью устраивает;
• мне не подходят условия;
• маленькая зарплата;
• не близки ценности компании;
• не интересные задачи;

В зависимости от ответа вы можете или отработать возражение кандидата, если вакансия и условия работы это позволяют, или же попрощаться на хорошей ноте и вернуться к алгоритму «получение отрицательного ответа». 

Если же кандидат просто не видел ваши сообщения и заинтересовался, возвращаемся к алгоритму «проявил интерес». 

Но при этом, важно не выходить за рамки и понимать баланс между настойчивостью и раздражением. Не стоит врываться в личное пространство человека и атаковать его сообщениями, как рекрутер на следующем скриншоте 🙂

Настойчивости ему конечно не занимать, но кандидат явно не заинтересован. 

Коротко о главном

Чтобы холодные письма принесли результат, рекрутеру нужно будет исследовать целевую аудиторию, проанализировать репутацию компании и подготовить холодное письмо, которое заинтересует кандидата. 

При составлении письма, важно придерживаться правильной структуры и следовать алгоритму, не забывая о такой вещи как цепочка писем. 

Мы желаем, чтобы ваши холодные письма растопили сердца даже самых серьезных кандидатов 🙂

• Привлечение талантов